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Ausschreibung Nr. 2026 / 282

Technischer Support für die www.vhs-lu.de, die www.dashaus-lu.de, das Intranet der Stadt Ludwigshafen und die Multi Side fähige Typo Installation „Mandanten Master“

Januar 2027 bis Dezember 2028

Die Stadtverwaltung Ludwigshafen, Bereich Kommunikation und Beteiligung, beabsichtigt, Leistungen für den Technischen Support von Internet- und Intranetseiten in Anspruch zu nehmen.

Der Support soll für folgende Seiten erfolgen: die Seiten der Volkshochschule Ludwigshafen: www.vhs-lu.de, die Seiten des Ernst-Bloch-Zentrums: www.bloch.de, die Seiten des Kulturzentrums dasHaus: www.dashaus-lu.de, die Seiten der Pfalzbau Bühnen: www.theater-im-pfalzbau.de, die Seiten des Wilhelm-Hack-Museums: www.wilhelmhack.museum.de und die Seiten des Jugendportals, www.lu4u.de sowie das Intranet der Stadt Ludwigshafen. Dabei liegen folgende Seiten in einer Multi- Side fähigenTypo3 Installation, nachfolgendend Mandanten-Master genannt: www.theater.im- pfalzbau.de, www.bloch.de www.wilhelmhack.museum und die www.lu4u.de. Die www.vhs-lu.de und die www.dashaus-lu.de liegen jeweils in einer eigenen Typo3 Installation.

Angeboten werden sollen in diesem Zusammenhang neben dem Technischen Support auch statistische Auswertungen und ein monatlicher Jour Fixe. Der Auftrag wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach § 9 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vergeben.

Die oben aufgeführten Seiten werden zurzeit mit Typo3 Version 13.4. betrieben.

Leistungsverzeichnis:

Das Angebot soll folgende Leistungen beinhalten:

Technischer Support Typo3 Im Rahmen des Supportvertrages muss monatlich folgende Unterstützung für die städtischen Internetseiten sichergestellt sein. • Know-how-Support • Nachschulungen bei Fragen der Admins • Expertise • Trouble Shooting • Unterstützung bei technischen Fragen zur Erweiterung der Typo3 Installationen und Sicherheitsupdates

Vorgesehen ist ein Stundenkontingent von insgesamt 192 Stunden von Januar 2027 bis Dezember 2028 bzw. je nach Bedarf, 8 Stunden im Monat.

Ansprechpersonen Im Unternehmen muss eine feste Ansprechperson und Stellvertretung zur Verfügung gestellt werden, die bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit den oben genannten Internetseiten zur Verfügung steht.
Jour Fixe Jeden Monat muss ein zweistündiger Jour Fixe stattfinden, mit dem Ziel, die Internetseiten zu optimieren, aktuelle Tendenzen aufzugreifen und beratend tätig zu sein um den Internetauftritt weiterzuentwickeln. Unter anderem sollen Fragen der Online-Redaktion sollen dabei besprochen werden.
Statistische Auswertung Für folgende Seiten soll eine monatliche Auswertung erfolgen: • www.lu4u.de • www.vhs-lu.de • www.theater-im-pfalzbau.de • www.wilhelm-hack.museum

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• www.bloch.de • www.dashaus-lu.de • Intranet Stadt Ludwigshafen

Die Auswertung der städtischen Internetseite und der Microsite erfolgt mit Matomo und soll zusammenfassend als Tabelle für alle Seiten per E-Mail erfolgen.

Folgende Auswertungen müssen monatlich zur Verfügung gestellt werden: Besucher, Seitenaufrufe und Verweildauer.

Ablauf der Ausschreibung

Der Auftrag wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach § 9 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vergeben. Die öffentliche Ausschreibung wird am 30. September 2026 veröffentlicht. Submissionstermin ist am 14. Oktober 2026, 10.15 Uhr.

Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die Ausschreibungsplattform der Metropolregion Rhein Neckar (MRN) unter www.auftragsboerse.de und über www.bund.de ausgeführt. Eventuelle Bieterfragen sind unverzüglich elektronisch über das Bietercockpit zu stellen, zum Beispiel bei Unklarheiten, missverständlichen Formulierungen, Widersprüchen zwischen Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen. Alle Fragen müssen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden, sofern in den Vergabeunterlagen keine abweichende Frist angegeben ist. Angebote können nur noch in elektronischer Form abgegeben werden. Bieter*innen sind am Eröffnungstermin nicht zugelassen. Schriftlich eingehende Angebote müssen ausgeschlossen werden.

Der Zuschlag erfolgt bis spätestens 4. Dezember 2026. Wir bitten, dies bei der Bindefrist des Angebots zu berücksichtigen.

Vor der endgültigen Vergabeentscheidung muss vom besten Anbieter eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 19 Mindestlohngesetz eingeholt werden.

Bieterfragen werden bis zum 12. Oktober 2026 beantwortet.

Erwartet wird ein ausführliches schriftliches Angebot in dem die einzelnen Bestandteile aus dem Leistungsverzeichnis beschrieben sind.

Angebote und Anforderungen an Bietende:

Die Angebotsunterlagen müssen folgende Bestandteile beinhalten:

• Angebotsschreiben Das Angebotsschreiben muss vollständig ausgefüllt und in Textform1 übermittelt werden. • Erklärungen verpflichtende Erklärungen: Eigenerklärung 124 LD einschließlich Anlage „Gesamtbeschäftigtenzahl der letzten drei Geschäftsjahre (mindestens 15 Beschäftigte)“ Erklärung Betriebshaftpflicht, Mustererklärung 3 Mindestentgelt, Schutzerklärung Scientology

1 Textform bedeutet: Gem. § 126b BGB muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben werden. Die Nennung der Person des Erklärenden erfordert die Angabe der Identität desjenigen, dem die Erklärung zugerechnet werden soll. Für Sie als Bewerbenden/Bietenden bedeutet das: Nennung des Firmennamens, Nennung der Rechtsform, Nennung des/der konkreten Mitarbeiterin bzw. Vertreterin, der/die den Teilnahmeantrag/das Angebot für den Bewerbenden/Bietenden abgegeben hat.

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Eigenerklärung zu EU-Sanktionspaket – Russland-Sanktionen Vertrag über IT-Dienstleistungen (EVB-IT-Vertrag) Vertrag zur Datenvereinbarung im Auftrag einschließlich Anlagen 1 bis 3

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Angaben zu Bestand am Markt Erbeten werden Angaben zur Gründung des Unternehmens und zur Entwicklung in den Jahren des Bestehens. Gefordert wird ein Mindestbestand am Markt von fünf Jahren.

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit/ Umsatz Umsatzentwicklung in den Jahren 2023 bis 2025: Die Umsatzentwicklung des Unternehmens sollte über die letzten drei Jahre zumindest stabil verlaufen sein.

• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit/Anzahl der Mitarbeitenden Anbietende sollen ausreichend Personal zur Verfügung stellen können, um den Auftrag zu erfüllen. Es wird eine Mindestanzahl von 15 Mitarbeitenden erwartet.

• Personalkonzept Es soll ergänzend zur festen Ansprechperson das Personalkonzept des Unternehmens dargelegt werden, aus dem hervorgeht, welche Mitarbeiter*innen mit welchem Profil zur Erfüllung des Auftrages eingesetzt werden sollen. Dabei werden vollständige Namen und die exakte Bezeichnung der Ausbildungs- bzw. Studiengänge erwartet. Aus dem Konzept muss hervorgehen, wie der Anbieter sicherstellt, dass Produktionstermine eingehalten werden können.

• Referenzen Bietende sollen den Nachweis erbringen, dass sie vergleichbare grafischen Leistungen bereits erfolgreich erbracht haben. Erwartet werden drei Referenzen.

• Leistungsverzeichnis Es wird erwartet, dass das Angebot ein nachvollziehbares und detailliertes Leistungsverzeichnis enthält, aus dem die geforderten Leistungen, die dazu benötigten Personentage und Kosten hervorgehen. Zudem soll die konzeptionelle Herangehensweise an die Aufgabenstellung umfassend beschrieben werden.

• Preis/Kalkulation Vorzulegen ist eine nachvollziehbare, detaillierte, vollumfängliche Kalkulation der im Pflichtenheft geforderten Leistungen mit Angabe der Kosten sowie der Personentage je Angebotsbestandteil sowie des Gesamtpreises und der Gesamtpersonentage unter Berücksichtigung auf das genannte Gesamtbudget.

• Kosten/Aufwand Es wird erwartet, dass die Personentage für alle Projektschritte im Angebot mit angegeben werden.

• Angaben zu Tagessätzen und Personentagen Wir bitten außerdem um eine allgemeine Aufstellung der aktuell gültigen Stunden- und Tagessätze des bietenden Unternehmens.

Bewertung der Angebote

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot im Hinblick auf folgende Kriterien:

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• 5 Punkte: Feste Ansprechperson

Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht

• 10 Punkte: Jour Fixe

• 10 Punkte: Statistische Auswertung

• 20 Punkte Technischer Typo3 Support und Sicherheitsupdates

Hinweis zum Punktesystem: 20 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 15 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 10 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht.

• 15 Punkte: Leistungsverzeichnis

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2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht

• 10 Punkte: Referenzen, Personalkonzept und Personentage

• 30 Punkte: Preis

Hinweis zum Punktesystem: 30 Punkte: Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme Ermittlung der Punktzahl der weiteren Angebote nach Maßgabe ihrer prozentualen Abweichung von der Höchstzahl.

Es gelten die allgemeinen Vertragsbedingungen der Stadt Ludwigshafen am Rhein für Verträge mit freiberuflich Tätigen (außer Bau) AVB – FT.

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