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Ausschreibung Nr. 2026 / 283
Technischer Support für die www.ludwigshafen.de
Januar 2027 bis Dezember 2028
Die Stadtverwaltung Ludwigshafen, Bereich Kommunikation und Beteiligung, beabsichtigt, Leistungen für den Technischen Support für die städtische Internetseite www.ludwigshafen.de in Anspruch zu nehmen. Angeboten werden sollen in diesem Zusammenhang neben dem Technischen Support auch statistische Auswertungen, ein monatlicher Jour Fixe, die optionale Umsetzung von so genannten Microsites sowie ein optional abrufbares Budget. Eine feste Ansprechperson ist zu benennen.
Der Auftrag wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach § 9 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vergeben.
Die www.ludwigshafen.de wird zurzeit mit Typo3 Version 13.4 betrieben.
Leistungsverzeichnis:
Das Angebot soll folgende Leistungen beinhalten:
- Technischer Support Typo3 Im Rahmen des Supportvertrages muss monatlich folgende Unterstützung für die städtischen Internetseiten sichergestellt sein. • Know-how-Support • Nachschulungen bei Fragen der Admins • Expertise • Trouble Shooting • Unterstützung bei technischen Fragen zur Erweiterung der Typo3 Installationen und Sicherheitsupdates
Vorgesehen ist ein Stundenkontingent 96 Stunden von Januar 2027 bis Dezember 2028 bzw. je nach Bedarf, 4 Stunden im Monat.
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Ansprechpersonen Im Unternehmen muss eine feste Ansprechperson und Stellvertretung zur Verfügung gestellt werden, die bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit den oben genannten Internetseiten zur Verfügung steht.
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Jour Fixe Jeden Monat muss ein zweistündiger Jour Fixe stattfinden, mit dem Ziel, die Internetseiten zu optimieren, aktuelle Tendenzen aufzugreifen und beratend tätig zu sein um den Internetauftritt weiterzuentwickeln. Unter anderem sollen Fragen der Online-Redaktion sollen dabei besprochen werden.
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Statistische Auswertung Für die www.ludwigshafen.de und die in der www.ludwigshafen.de liegenden Microsites soll eine monatliche Auswertung erfolgen: • stadtbibliothek.ludwigshafen.de • musikschule.ludwigshafen.de • wildpark.ludwigshafen.de • lu4u.ludwigshafen.de • helmut-kohl-allee.ludwigshafen.de • lce.ludwigshafen.de (noch in der Entwicklung)
Die Auswertung der städtischen Internetseite und der Microsite erfolgt mit Matomo und soll zusammenfassend als Tabelle für alle Seiten per E-Mail erfolgen.
Folgende Auswertungen müssen monatlich zur Verfügung gestellt werden: Besucher, Seitenaufrufe und Verweildauer.
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- Microsites
Im Rahmen des Supports sollen es möglich sein insgesamt vier Microsites (zwei pro Jahr) zusätzlich zu erstellen, analog zu bereits bestehenden Microsites wie zum Beispiel wildpark.ludwigshafen.de oder stadtbibliothek.ludwigshafen.de. Das Kontingent soll optional zusätzlich zum Support bei Bedarf abgerufen werden können und nur bei tatsächlicher Inanspruchnahme abgerechnet werden. Die Stadtverwaltung behält sich vor, dieses optionale Angebot ganz, teilweise oder gar nicht in Anspruch zu nehmen.
- Optional abrufbares Budget
Weiterhin soll für den Leistungszeitraum 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2028 ein optionales Kontingent von 5.000 Euro netto jährlich und gesamt 10.000 Euro netto für zwei Jahre angeboten werden. Dieses Kontingent soll zur Weiterentwicklung der ludwigshafen.de genutzt werden. Die Stadtverwaltung behält sich vor, dieses optionale Angebot ganz, teilweise oder gar nicht in Anspruch zu nehmen.
Ablauf der Ausschreibung
Der Auftrag wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nach § 9 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vergeben. Die öffentliche Ausschreibung wird am 30. September 2026 veröffentlicht. Submissionstermin ist am 15. Oktober 2026, 10 Uhr.
Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die Ausschreibungsplattform der Metropolregion Rhein Neckar (MRN) unter www.auftragsboerse.de und über www.bund.de ausgeführt. Eventuelle Bieterfragen sind unverzüglich elektronisch über das Bietercockpit zu stellen, zum Beispiel bei Unklarheiten, missverständlichen Formulierungen, Widersprüchen zwischen Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen. Alle Fragen müssen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt werden, sofern in den Vergabeunterlagen keine abweichende Frist angegeben ist. Angebote können nur noch in elektronischer Form abgegeben werden. Bieter*innen sind am Eröffnungstermin nicht zugelassen. Schriftlich eingehende Angebote müssen ausgeschlossen werden.
Der Zuschlag erfolgt bis spätestens 4. Dezember 2026. Wir bitten, dies bei der Bindefrist des Angebots zu berücksichtigen.
Vor der endgültigen Vergabeentscheidung muss vom besten Anbieter eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 19 Mindestlohngesetz eingeholt werden.
Bieterfragen werden bis zum 12. Oktober 2026 beantwortet.
Erwartet wird ein ausführliches schriftliches Angebot in dem die einzelnen Bestandteile aus dem Leistungsverzeichnis beschrieben sind.
Angebote und Anforderungen an Bietende:
Die Angebotsunterlagen müssen folgende Bestandteile beinhalten:
• Angebotsschreiben Das Angebotsschreiben muss vollständig ausgefüllt und in Textform1 übermittelt werden.
• Erklärungen verpflichtende Erklärungen:
1 Textform bedeutet: Gem. § 126b BGB muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben werden. Die Nennung der Person des Erklärenden erfordert die Angabe der Identität desjenigen, dem die Erklärung zugerechnet werden soll. Für Sie als Bewerbenden/Bietenden bedeutet das: Nennung des Firmennamens, Nennung der Rechtsform, Nennung des/der konkreten Mitarbeiterin bzw. Vertreterin, der/die den Teilnahmeantrag/das Angebot für den Bewerbenden/Bietenden abgegeben hat.
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Eigenerklärung 124 LD einschließlich Anlage „Gesamtbeschäftigtenzahl der letzten drei Geschäftsjahre (mindestens 15 Beschäftigte)“ Erklärung Betriebshaftpflicht, Mustererklärung 3 Mindestentgelt, Schutzerklärung Scientology Eigenerklärung zu EU-Sanktionspaket – Russland-Sanktionen Vertrag über IT-Dienstleistungen (EVB-IT-Vertrag) Vertrag zur Datenvereinbarung im Auftrag einschließlich Anlagen 1 bis 3
• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Angaben zu Bestand am Markt Erbeten werden Angaben zur Gründung des Unternehmens und zur Entwicklung in den Jahren des Bestehens. Gefordert wird ein Mindestbestand am Markt von fünf Jahren.
• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit/ Umsatz Umsatzentwicklung in den Jahren 2023 bis 2025: Die Umsatzentwicklung des Unternehmens sollte über die letzten drei Jahre zumindest stabil verlaufen sein.
• Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit/Anzahl der Mitarbeitenden Anbietende sollen ausreichend Personal zur Verfügung stellen können, um den Auftrag zu erfüllen. Es wird eine Mindestanzahl von 15 Mitarbeitenden erwartet.
• Personalkonzept Es soll ergänzend zur festen Ansprechperson das Personalkonzept des Unternehmens dargelegt werden, aus dem hervorgeht, welche Mitarbeiter*innen mit welchem Profil zur Erfüllung des Auftrages eingesetzt werden sollen. Dabei werden vollständige Namen und die exakte Bezeichnung der Ausbildungs- bzw. Studiengänge erwartet. Aus dem Konzept muss hervorgehen, wie der Anbieter sicherstellt, dass Produktionstermine eingehalten werden können.
• Referenzen Bietende sollen den Nachweis erbringen, dass sie vergleichbare grafischen Leistungen bereits erfolgreich erbracht haben. Erwartet werden drei Referenzen.
• Leistungsverzeichnis Es wird erwartet, dass das Angebot ein nachvollziehbares und detailliertes Leistungsverzeichnis enthält, aus dem die geforderten Leistungen, die dazu benötigten Personentage und Kosten hervorgehen. Zudem soll die konzeptionelle Herangehensweise an die Aufgabenstellung umfassend beschrieben werden.
• Preis/Kalkulation Vorzulegen ist eine nachvollziehbare, detaillierte, vollumfängliche Kalkulation der im Pflichtenheft geforderten Leistungen mit Angabe der Kosten sowie der Personentage je Angebotsbestandteil sowie des Gesamtpreises und der Gesamtpersonentage unter Berücksichtigung auf das genannte Gesamtbudget.
• Kosten/Aufwand Es wird erwartet, dass die Personentage für alle Projektschritte im Angebot mit angegeben werden.
• Angaben zu Tagessätzen und Personentagen Wir bitten außerdem um eine allgemeine Aufstellung der aktuell gültigen Stunden- und Tagessätze des bietenden Unternehmens.
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Bewertung der Angebote
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot im Hinblick auf folgende Kriterien:
• 5 Punkte: Feste Ansprechperson
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 5 Punkte: Jour Fixe
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 5 Punkte: Statistische Auswertung
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 20 Punkte Technischer Typo3 Support und Sicherheitsupdates
Hinweis zum Punktesystem: 20 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 15 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 10 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht.
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• 5 Punkte: Angebot Microsites
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 5 Punkte: Optional abrufbares Budget
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 15 Punkte: Leistungsverzeichnis
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 10 Punkte: Referenzen, Personalkonzept und Personentage
Hinweis zum Punktesystem: 10 Punkte: Angebot wie im Pflichtenheft gefordert 7,5 Punkte: Das Kriterium ist zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden weitestgehend erfüllt, durchschnittliche Herangehensweise. 5 Punkte: Das Kriterium ist nur teilweise zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden in Ansätzen erfüllt, die Herangehensweise lässt eine Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung erkennen. 2,5 Punkte: Das Kriterium ist nicht zufriedenstellend, die Erwartungen der Auftraggeberin werden nicht erfüllt. 0 Punkte: Es werden keine Angaben gemacht
• 30 Punkte: Preis
Hinweis zum Punktesystem: 30 Punkte: Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme Ermittlung der Punktzahl der weiteren Angebote nach Maßgabe ihrer prozentualen Abweichung von der Höchstzahl.
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Es gelten die allgemeinen Vertragsbedingungen der Stadt Ludwigshafen am Rhein für Verträge mit freiberuflich Tätigen (außer Bau) AVB – FT.
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