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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden

Allgemeine Vergabebedingungen

der Akademie der Künste (AdK) für die Vergabe von Leistungen

(einschl. gewerbliche Dienstleistungen und Lieferungen)

Inhaltsübersicht Seite

1. Allgemeine Erläuterungen 2 1.1 Einführung 2 1.2 Form des Angebots 2 1.3 Übersendung des Angebots 2 1.4 Berichtigung oder Änderung des Angebots 3 1.5 Nebenangebote 3 1.6 Angebotserstellungskosten 3 1.7 Behandlung von Proben und Muster / Zustelladresse 3

2. Inhalt und Gestaltung des Angebots 4 2.1 Nachweis und Eignung 4 3.2 Preisprüfung 4

3. Fristen 5 3.1 Angebotsfristen 5 3.2 Bindefrist 5

4. Eigenerklärung 5

5. Rahmenvereinbarung 5

6. Mitteilungenund Bekanntmachungen 5 6.1 Nichtberücksichtigung von Teilnahmeanträgen 5 6.2 Nichtberücksichtigung von Angeboten 5 6.3 Bekanntmachung über vergebene Aufträge 6

7. Teilung in Lose 6

8. Vertraulichkeit 6

9. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen 6

10. Bietende/ Bewerbende 6 10.1 Bieterinnengemeinschaften 6 10.2 Unterauftragnehmerinnen / Subunternehmer*innen 7

11. Nachprüfungsbehörde 7

12. Hinweise auf einschlägige Vorschriften 7 11.1 Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsanweisungen 7 11.2 Geschäftsbedingungen 7 11.3 Verwendung der Vergabeunterlagen 7

13. Rechtsbehelfsbelehrung 7

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1. Allgemeine Erläuterungen

1.1 Einführung

Die Allgemeinen Vergabebedingungen sollen Ihnen helfen, Fehler bei der Angebotserstellung und –abgabe zu vermeiden.

Erfahrungsgemäß müssen viele Angebote wegen Verstoßes gegen zwingende vergaberechtli- che Vorschriften von der Wertung ausgeschlossen werden.

Bitte lesen Sie sich die Vergabeunterlagen sorgfältig durch. Die Vergabeunterlagen für die jeweilige Vergabe gehen den Hinweisen / Vorgaben in diesen Allgemeinen Vergabebe- dingungen vor.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Korrespondenz mit der AdK ist in deut- scher Sprache zu führen. Fremdsprachige Unterlagen sind mit beglaubigter deutscher Überset- zung einzureichen.

Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich über das Internetportal www.dtvp.de an die Vergabestelle zu richten, da aus vergaberechtlichen Gründen keine mündlichen Anfragen beantwortet werden können. Die zuständigen Ansprechpartner sind in den ergänzenden Be- werbungsbedingungen für Bieter aufgeführt.

Es gilt deutsches Recht. Auf die Vorschriften des Vierten Teils des GWB, der VgV sowie der UVgO (VOL/B) wird ausdrücklich verwiesen. In der jeweiligen Bekanntmachung und den zuge- hörigen Vergabeunterlagen ist angegeben, ob für die betreffende Vergabe die Vorschriften des GWB in Verbindung mit der VgV oder die UVgO gelten.

1.2 Form des Angebots

Angebote sind ausschließlich auf der Basis der jeweils vorgegebenen Vergabeunterlagen und insbesondere der jeweiligen Leistungsbeschreibung sowie mit den im Einzelfall bereitgestellten Angebotsformularen zu erstellen. Die Verwendung selbst gefertigter Formblätter, Vervielfälti- gungen, Abschriften oder Kurzfassungen ist unzulässig, es sei denn, dies ist ausdrücklich er- laubt.

Dies gilt nicht für Nebenangebote und Änderungsvorschläge, die, sofern sie nicht ausgeschlos- sen sind, auf besonderer Anlage gefertigt und als solche deutlich gekennzeichnet werden müs- sen.

Angebote, Nebenangebote, Änderungsvorschläge und die mit ihnen einzusendenden Formula- re müssen eindeutige Angaben über Sie als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Person).

Wichtig: Das Angebot und die ggf. auszufüllenden Anlagen zum Angebot (z.B. Preislisten) sowie die Ei- generklärung sind mit Firmenstempel (falls vorhanden) und rechtsverbindlicher Unterschrift zu versehen. Andernfalls wird das Angebot gemäß § 42 UVgO / § 57 VgV vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Das Angebot ist wegen der Rechtsverbindlichkeit der Vertragsbedingungen auch dann unter- schrieben zurückzugeben, wenn nur ein Nebenangebot auf besonderem Blatt abgegeben wird.

1.3 Übersendung des Angebots

Die Vergabeunterlagen sind vollständig, unverändert, gestempelt und mit dem rechtsverbindlich unterschriebenen Angebot sowie der unterschriebenen Eigenerklärung über die Webadresse https://dtvp.de/ hochzuladen. Weitere Informationen zur Nutzung des Deutschen Vergabepor- tals finden sie hier: https://dtvp.de/bieter/.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden 1.4 Berichtigung oder Änderung des Angebots

Nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des Angebotes sind in der gleichen Weise wie das abgegebene Angebot zu behandeln (Ziffer 1.3).

Die Berichtigung und/oder Änderung eines Angebots ist nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig; sie muss eindeutig bzw. zweifelsfrei vorgenommen werden.

1.5 Nebenangebote

Nebenangebote sind Angebote, die zunächst nicht den Ausschreibungsbedingungen entspre- chen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen. Wenn Nebenangebote nicht zugelassen sind, kann die AdK sie nicht berücksichtigen.

Sofern Nebenangebote zugelassen sind, sind diese auf einer gesonderten Anlage zu erstellen, als solche deutlich zu kennzeichnen und aussagekräftig zu formulieren. In dem Angebotsvor- druck ist auf die Anzahl der eingereichten Nebenangebote unter Punkt 9 hinzuweisen. Das Angebot ist in jedem Fall zwecks Anerkennung der allgemeinen und ergänzenden Vergab- ebedingungen zu unterschreiben.

1.6 Angebotserstellungskosten

Für die Erstellung des Angebotes und der ggf. geforderten Angebotsmuster wird grundsätzlich keine Vergütung gewährt. Angebotsunterlagen und Angebotsmuster sind auf Kosten des/der Bietenden/Bewerbenden zu übermitteln.

1.7 Behandlung von Proben und Mustern / Zustelladresse

Proben und Muster zu Angeboten sind einzureichen, sofern dies in der Ausschreibung gefordert wird. Die AdK haftet nicht für Wertminderungen oder Verlust der Proben und Muster, die als Folge notwendiger Prüfungen entstehen.

Die Rücksendung von Proben und Mustern erfolgt auf Antrag des Bietenden, welcher innerhalb von 24 Werktagen nach Ablehnung des Angebotes bzw. Ablauf der Bindefrist zu stellen ist. Die AdK kann Proben und Muster auch ohne Antrag des/der Bietenden zu ihrer Entlastung zurück- senden. Gefahr und Kosten der Rücksendung trägt der/die Bietende. Ist die Rückgabe in der Ausschreibung nicht angekündigt worden und verlangt der/die Bietende die Rückgabe nicht in- nerhalb der Frist von 24 Werktagen, so gehen die Proben und Muster in das Eigentum der Bundesrepublik Deutschland über.

Für Proben und Muster ist die folgende Adresse zu verwenden und folgende Angaben zu ma- chen:

Akademie der Künste Vergabestelle Hanseatenweg 10 10557 Berlin

Aktenzeichen der Ausschreibung: ........................... Ablauf der Angebotsfrist: ........................................

Proben und Muster müssen getrennt vom Angebot übermittelt werden, müssen jedoch als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein.

Prämierte Entwürfe gehören der ausschreibenden Stelle, die Nutzungsrechte verbleiben bei der/dem Bietenden.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden 2. Inhalt und Gestaltung des Angebots

Das Angebot muss den Leistungsgegenstand, die Preise (in Euro) und die sonstigen geforder- ten Angaben und Erklärungen enthalten. An den vorgegebenen Texten in allen Teilen der Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden, es sei denn, dies ist ausdrücklich erlaubt. Die Änderung der Vergabeunterlagen führt grundsätz- lich zum Ausschluss vom Vergabeverfahren gemäß § 42 UVgO / § 57 VgV.

Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Auf Anlagen ist in dem Angebotsvordruck hinzuweisen.

Die Änderungen an Ihren Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Andernfalls führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren gemäß § 42 UVgO / § 57 VgV.

Fehler beim Angebotsinhalt führen teils zwingend, teils fakultativ zum Ausschluss des Ange- bots.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihr Angebot vollständig ist und insbesondere alle geforderten Un- terlagen sowie Erklärungen und Nachweise enthält. Fehlen Erklärungen und Nachweise, so liegt es im Ermessen der AdK, ob sie diese mit Nachfristsetzung nachfordert. Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, müssen ge- mäß § 42 UVgO / § 57 VgV ausgeschlossen werden.

Wichtig: Das Angebot und ggf. auszufüllende Anlagen zum Angebot (z.B. Preislisten) sowie die Eigener- klärung sind mit Firmenstempel (falls vorhanden) und rechtsverbindlicher Unterschrift zu verse- hen. Andernfalls wird das Angebot gemäß § 42 UVgO / § 57 VgV vom Vergabeverfahren aus- geschlossen.

2.1 Nachweis und Eignung

Welche Eignungsnachweise (z.B. Strafregisterauszug, Eintragung in Berufs- oder Handelsregis- ter, Umsatzerklärungen) im jeweiligen Vergabeverfahren nach § 35 UVgO / § 48 VgV vorzule- gen sind, ergibt sich aus den Vergabeunterlagen.

Statt vieler Einzelnachweise werden Sammelbescheinigungen staatlicher anerkannter Zertifizie- rungsstellen akzeptiert (z.B. Zertifikat über die Aufnahme in die Präqualifizierungsdatenbank der Industrie- und Handelskammern und den Auftragsberatungsstellen der Länder (PQ-VOL). So- weit die AdK weitergehende Unternehmensbezogene sowie auftragsbezogene Angaben und Erklärungen fordert, als sich aus dem Sammelnachweis ergeben, sind den Anforderungen ent- sprechende Einzelnachweise dem Angebot ergänzend beizufügen.

2.2 Preisprüfung

Auf den Vertragspreis findet die Verordnung über Preise (VOPR) 30/53 Anwendung. Die AdK behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständigen Preisprüfungsstellen.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden 3. Fristen

3.1. Angebotsfristen

Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist bei der AdK via Internetportal www.dtvp.de ein- gegangen sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des An- gebots, danach sind diese unwirksam.

Wichtig: Bitte beachten Sie die Fristsetzung (Uhrzeit) am letzten Tag der möglichen Angebotsabgabe im Anschreiben bzw. der Bekanntmachung.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgezogen werden.

Angebote, die aus Gründen, die vom Bietenden zu vertreten sind, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. Angebote, deren verspäteter Eingang nachweislich durch Umstände verur- sacht sind, die nicht von der/dem Bietenden zu vertreten sind, können berücksichtigt werden.

Die Bietenden tragen das Risiko des rechtzeitigen Zugangs Ihres Angebotes bei der ausschrei- benden Stelle.

3.2. Bindefrist

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist sind die Bietenden an Ihr Angebot gebunden. Während der Bindefrist kann das Angebot nicht geändert oder zurückgezogen werden.

4. Eigenerklärung

Das Angebot ist mit den vorgegebenen Erklärungen abzugeben. Dafür ist grundsätzlich eine Eigenerklärung zulässig, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

Eine wissentlich falsche Abgabe einer Erklärung hat den Ausschluss von weiteren Auftragser- teilungen und ggf. die Verhängung einer Vergabesperre zur Folge.

Die Eigenerklärung ist jeweils mit dem Firmenstempel (falls vorhanden) zu versehen und rechtsverbindlich zu unterschreiben.

5. Rahmenvereinbarung

Sofern der Entwurf einer Rahmenvereinbarung den Vergabeunterlagen beiliegt, ist dieser An- gebotsbestandteil.

6. Mitteilungen und Bekanntmachungen

6.1 Nichtberücksichtigung von Teilnahmeanträgen

Auf Antrag der Wettbewerbsteilnehmenden, gemäß § 46 UVgO / § 62 VgV teilt die AdK unver- züglich, die Ablehnung der Bewerbung sowie die Gründe für Ihre Nichtberücksichtigung mit.

6.2 Nichtberücksichtigung von Angeboten

Bei Vergaben, die den für die AdK maßgeblichen EU-Schwellenwert erreichen, erfolgt eine Vor- abinformation gem. §62 VgV in Bezug auf § 134 GWB .

Die Information enthält die Gründe für die Ablehnung des Angebotes, die Merkmale und Vor- teile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen der zuschlagserhaltenden Partei und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden Ein Vertragsabschluss („Auftragserteilung“) erfolgt gemäß § 134 GWB frühestens 15 Tage nach Absenden dieser Information durch die AdK. Wird die Information per Fax oder auf elekt- ronischem Weg versendet, verkürzt sich diese Frist auf 10 Tage.

Bei Verfahren unterhalb des für die AdK maßgeblichen EU-Schwellenwerts teilt die AdK nach Eingang eines entsprechenden Antrages den nicht berücksichtigten Bietenden gemäß § 46 UVgO die Gründe für die Ablehnung ihres Angebotes, die Merkmale und Vorteile des erfolgrei- chen Angebotes sowie den Namen der zuschlagserhaltenden Partei mit.

6.3 Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Mit der Abgabe eines Angebots erklären sich die Bietenden damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf das Angebot gemäß § 46 UVgO / § 39 VgV der Name und ggf. der zu zahlende Auftragspreis bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entschei- det die AdK nach pflichtgemäßem Ermessen.

7. Teilung in Lose

Sofern die Leistung nach den Ausschreibungsbedingungen in Lose geteilt ist, ist es den Bieten- den freigestellt, auf die Gesamtleistung oder nur auf einzelne Lose zu bieten.

8. Vertraulichkeit

Die Bietenden verpflichten sich, dienstliche Angelegenheiten der ausschreibenden Stelle, die im Rahmen der Ausschreibung (oder der Durchführung des eventuellen Auftrags) bekannt werden, vertraulich zu behandeln. Dritte (insbesondere Mitarbeitende), die bei der Angebotserstellung (bzw. der Auftragsdurchführung) mitwirken, sind durch die bietende Partei entsprechend zu verpflichten.

9. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Angebots.

10. Bietende / Bewerbende

Auftragnehmende Einrichtungen/Personen müssen aufgrund ihrer technischen und personellen Voraussetzungen grundsätzlich in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen. Die Angebotsabgabe ist durch Einzelbieterinnen (Generalunternehmende) und Bie- terinnengemeinschaften zulässig.

10.1. Bieter*innengemeinschaften

Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietenden findet nur Berücksichtigung, wenn sie in den Angeboten jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mit- glied als bevollmächtigte Vertretung für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags be- nannt ist.

Dazu ist das Formblatt „Erklärung Bieter*innengemeinschaft“ zu verwenden“. (Ein entsprechen- des Formblatt ist ggf. gesondert bei der Vergabestelle über die Internetportal www.dtvp.de an- zufordern) Der Vordruck ist von der bevollmächtigten Person und von jedem Mitglied der Ge- meinschaft zu unterschreiben.

Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Gemeinschaft. Die Mitglieder der haften ge- genüber der Akademie der Künste gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung. Die Bil- dung oder Änderung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe ist nicht zulässig.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden 10.2 Unterauftragnehmerinnen / Subunternehmerinnen

Die Bietenden sollen sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie der/die Bietende es mit der vertrags- gemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann. Die Art und der Umfang der Leistung, die an Unterauftragnehmer*innen übertragen werden, sind anzugeben. § Nr. 4 VOL/B bleibt unbe- rührt.

Bietende sind verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmerinnen nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen der § 2 UVgO / § 47 VgV zu verfahren. Verträ- ge mit Unterauftragnehmerinnen müssen die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) zugrunde liegen. Unterauftragnehmerinnen darf der Bietende keine un- günstigen Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistun- gen – stellen, als zwischen dem Bietenden und der AdK vereinbart ist. Der /Die Bietende verpflichtet sich, die Unterauftragnehmerinnen vor oder bei Vertragsabschluss davon zu unter- richten, dass die VOPR 30/53 auf den Unterauftrag Anwendung findet.

Unterauftragnehmerinnen sind der AdK zu benennen. Dazu ist das Formblatt „Erklärung Un- terauftragnehmerinnen / Subunternehmer*innen“ zu verwenden. (Ein entsprechendes Form- blatt ist ggf. gesondert bei der Vergabestelle über das Internetportal www.dtvp.de anzufordern)

11. Hinweis auf einschlägige Vorschriften

11.1 Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsanweisungen

• Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) • Vergabeverordnung (VgV) • Bundeshaushaltsordnung (BHO) • Verordnung über Preise, VOPR 30/53 • Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (UVgO)

Die genannten Vorschriften gelten in der bei Versendung der Vergabeunterlagen aktuellen Fassung.

11.2 Geschäftsbedingungen

Vertragsbestandteil sind die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistun- gen (VOL/B) in der jeweils gültigen Fassung.

Es wird darauf hingewiesen, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen von Bietenden ausge- schlossen sind.

11.3 Verwendung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen der AdK dürfen nur zu Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des evtl. folgenden Auftrags benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke ist untersagt.

12. Rechtsbehelfsbelehrung:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der zuvor benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren einzureichen. Der Antrag ist nur zulässig, solange kein wirksamer Zu- schlag erteilt worden ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der/die Auftrag- geberin die unterlegenen Bieterinnen über den beabsichtigten Zuschlag ordnungsgemäß nach § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elekt- ronischem Weg zehn Kalendertage vergangen sind.

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Akademie der Künste Allgemeine Vergabebedingungen Vergabestelle Aktenzeichen:V220-2026-08 Für Ihre Unterlagen bestimmt! Bitte nicht einsenden Der Antrag ist auch vor wirksamer Zuschlagerteilung unzulässig, soweit:

• der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spä- testens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewer- bung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spä- testens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

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