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Anlage 4 – Hinweise zum Datenschutz

Stadt Glinde Markt 1 21509 Glinde

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der

datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel

12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung

(DSGVO) für Vergabeverfahren

Vorwort

Die Vergabestelle (VSt) Stadt Glinde vergibt öffentliche Aufträge und Konzessionen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. Im Rahmen dieser Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die Stadt Glinde personenbezogene Daten von Bietern, Bewerbern und Vertragspartnern.

Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten. Das Verarbeiten personenbezogener Daten durch die VSt bedeutet, dass sie diese Daten zum Beispiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.

Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Inhaltsverzeichnis

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
2. Wer ist Datenschutzbeauftragter?
3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet?
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden?
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

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Anlage 4 – Hinweise zum Datenschutz

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Behörde, in welche die Vergabestelle eingegliedert ist. Sie erreichen diese unter den nachfolgenden Kontaktdaten: Zentrale Vergabestelle Markt 1 21509 Glinde Deutschland Tel.: (+49) 040 710 02 - 503 E-Mail: zvs@glinde.de Website: https://www.glinde.de/

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließlich über die Bieterkommunikation der E-Vergabe gestellt werden dürfen und auch nur über diese beantwortet werden.

2. Wer ist die Datenschutzbeauftragte? Die entsprechenden Kontaktdaten der Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit der Stadt Glinde lauten: Cornelia Kositzki Stadt Ahrensburg Manfred-Samusch-Straße 5 22926 Ahrensburg Deutschland Tel.: (+49) 04102 77-211 E-Mail: datenschutz@ahrensburg.de Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet? Für die Beteiligung als Bieter oder Bewerber am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge durch die VSt werden personenbezogene Daten benötigt. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollständige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Bietern/Bewerbern/Vertragspartnern und der Vergabestelle, die Durchführung der Angebotswertung, insbesondere die Überprüfung der Bietereignung, sowie die spätere Vertragsabwicklung verwendet. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbeitet. Die Erhebung erfolgt im Bieterportal bei der Registrierung sowie im Rahmen der Angebotsabgabe. Darüber hinaus werden im Einzelfall auch personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder mit Ihrer Einwilligung. Es werden beispielsweise Auszüge aus dem Gewerbezentralregister abgefordert oder Wirtschaftsauskünfte von entsprechenden Auskunfteien abgefragt. 2

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Anlage 4 – Hinweise zum Datenschutz

Die Erhebung personenbezogener Daten bei der Registrierung im Bieterportal ist erforderlich, um ein Angebot, einen Teilnahmeantrag oder eine Interessenbekundung abzugeben. Zudem sind bei Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung ggf. weitere personenbezogene Daten anzugeben. Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: • Identifikations- und Kontaktangaben Zum Beispiel Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer • Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Zum Beispiel werden im Rahmen der Eignungsprüfung u.a. auch Daten zur Überprüfung von Referenzen und / oder teilweise die Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u. ä. erhoben • Erhebung von Daten bei Dritten Darüber hinaus werden auch personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet oder berechtigt sind oder mit Ihrer Einwilligung. Es werden beispielsweise Auszüge aus dem Gewerbezentralregister abgefordert oder Wirtschaftsauskünfte von entsprechenden Auskunfteien abgefragt.

5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden? Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oderd ie Übermittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurchführung werden ihre personenbezogenen Daten an die beteiligten Dienststellen der Stadt Glinde weitergegeben.

• Bei Rahmenvereinbarungen werden die laut Vertrag jeweils abrufberechtigten Dienststellen (i.d.R. die Kernverwaltung sowie teilweise öffentliche Unternehmen) mittels Rundschreiben über das Ergebnis der Ausschreibung informiert und zum Abruf aus dem Vertrag verpflichtet. Hierbei werden der Name des erfolgreichen Bieters, der Name des zuständigen Ansprechpartners sowie die Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail) an die Dienststellen übermittelt. • Vergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Falle eines Nachprüfungsverfahrens oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten verpflichtet, die vollständige Vergabeakte der Vergabekammer oder dem zuständigen Gericht vorzulegen. Zudem können auch Bieter im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens Akteneinsicht verlangen. Es erfolgt jedoch in diesen Fällen eine Schwärzung der personenbezogenen Daten sowie der Betriebs-und Geschäftsgeheimnisse der übrigenB ieter.

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Anlage 4 – Hinweise zum Datenschutz

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen bestimmten Löschfristen, die sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben, wonach Daten nur solange aufbewahrt werden dürfen, wie dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen unserer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforderlich ist. Maßgeblich hierfür sind unter anderem die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung.

7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie? Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO. • Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie vom Verantwortlichen Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. • Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung eine Vervollständigung verlangen. • Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Vergabestelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtungen noch benötigt werden. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. • Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. • Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

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