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Vergabenummer: 2026-6501-0502: Serviceverträge Tanken / Waschen und Reinigung der Dienstfahrzeuge
Leistungsbeschreibung:
Allgemeine Bedingungen / Informationen:
Der Kreis Soest beabsichtigt, den Tankservice (Los 1 – Tanken und Waschen) und den Reinigungsservice (Los 2) des Fuhrparks zu vergeben. Der Rahmenvertrag ist ein für die in der Bekanntmachung oder den Vertragsbedingungen genannte Laufzeit abgeschlossener Vertrag, der den / die Auftragnehmer verpflichtet, die mit Einzelaufträgen abgerufenen Leistungen zu den in dem Rahmenvertrag und den jeweiligen Einzelauftrag festgelegten Bedingungen auszuführen. Es ist beabsichtigt, je Los einen Rahmenvertrag abzuschließen. Die Gesamtvertragslaufzeit je Los beträgt max. 4 Jahre. Die Abrufe aus den Rahmenverträgen erfolgen ausschließlich durch den Kreis Soest. Die Rahmenverträge werden auf der Basis der Anforderungen aus der im Nachfolgenden beschriebenen Leistungsbeschreibung, den Leistungsverzeichnissen und dem Angebot des Bestbietenden geschlossen.
Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen für beide Lose beläuft sich auf 380.000,00 € inkl. 19 % USt. hochgerechnet auf 4 Jahre. Dabei entfallen ca. 288.000,00 € inkl. 19 % USt. auf die Kraftstoff- und Waschkosten und ca. 92.000,00 € inkl. 19 % USt. auf die Reinigungskosten. Der Höchstwert ermittelt sich aus den voraussichtlichen, maximalen Gesamtkosten unter der Berücksichtigung der maximal möglichen Gesamtvertragslaufzeit. Das geschätzte Auftragsvolumen wird hiermit nach unten nicht festgelegt. D.h. es kann geringer ausfallen. Der Rahmenvertrag gilt für den gesamten Fuhrpark der Kreisverwaltung Soest, der von der Abteilung Immobilienmanagement bewirtschaftet wird.
Der Kreis Soest beabsichtigt, den Tankservice (Los 1 – Tanken uns Waschen) und den Reinigungsservice (Los 2) des Fuhrparks zu vergeben. Bei dem Fuhrpark handelt es sich derzeit um 60 Fahrzeuge (PKW zur Personenbeförderung, sowie Außendienstfahrzeuge etc.). Der Auftrag soll für den Zeitraum vom 01.04.2027 bis maximal zum 31.03.2031 vergeben werden. In diesem Zeitraum sind bereits zwei Jahre als Verlängerungsoption gefasst. Die Verträge können frühestens zum 31.03.2029 von einem der beiden Vertragspartner gekündigt werden. Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt somit am 01.04.2027 und endet spätestens mit dem Ablauf der maximalen Laufzeit des Rahmenvertrags zum 31.03.2031. Es wird eine Probezeit bis zum 30.06.2027 vereinbart. Innerhalb dieser Probezeit kann der Vertrag vom Auftraggeber ohne Angaben von Gründen fristlos gekündigt werden.
Der Auftraggeber ist berechtigt, diesen Rahmenvertrag mit einer Frist von 4 Wochen durch schriftliche Erklärung zu kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen aus diesem Rahmenvertrag (z.B. durch wiederholt qualitative Mängel) nicht nachgekommen ist. Für den durch die Kündigung entstandenen Schaden kann er vom Auftragnehmer Ersatz verlangen. Die Kündigung hat schriftlich per Einschreiben zu erfolgen.
Die Rahmenverträge verlängern sich jeweils zum 01.04.2029 und 01.04.2030 um 12 Monate, wenn diese nicht 3 Monate vor Ablauf von einer der Parteien gekündigt wird. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.
Die Rechnungen müssen monatlich erstellt und zugesandt werden. Der Rechnung für den Tank- und Waschservice (Los 1) ist eine tabellarische Aufstellung per Excel nach Vorgabe des Auftraggebers beizufügen.
Die Ausschreibung erfolgt im Rahmen eines europaweiten offenen Verfahrens in zwei Losen (Los 1 – Tanken/Waschen; Los 2 – Reinigungsservice). Bei der Wertung der Angebote wird bei beiden Losen zu 100 % der Preis zu Grunde gelegt. Angebote können für ein Los und für mehrere Lose abgegeben werden.
Es muss gewährleistet sein, dass für den Kreis Soest eine feste, deutschsprechende Ansprechperson während der Vertragslaufzeit beim Auftragnehmer zur Verfügung steht.
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Diese Ansprechperson ist im Leistungsverzeichnis zu beiden Losen an der dafür vorgesehenen Stelle zu benennen.
Bei auftretenden Mängeln führt der Kreis Soest die Geltendmachung des Anspruches auf Mängelhaftung gegenüber dem Auftragnehmer durch.
Alle Rahmenvereinbarungspartner verpflichten sich, alle nicht allgemein offenkundigen Informationen aus dem Bereich der anderen Partei, die ihnen durch die Geschäftsbeziehungen bekannt werden, geheim zu halten und nicht für außerhalb des Rahmenvertrags liegende Zwecke zu verwenden. Die Verpflichtungen gelten auch über die Laufzeit des Rahmenvertrags hinaus. Weiterhin verpflichten sich beide Parteien dazu, über den Inhalt des Rahmenvertrags Stillschweigen zu bewahren. Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Vertragserfüllung beauftragt sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen, soweit sie nicht offenkundig sind, nicht an Dritte weitergeben oder anderweitig verwenden.
Für Schäden, die nicht an den Vertragsgegenständen selbst entstanden sind, haftet der Auftragnehmer – aus welchen Rechtsgründen auch immer –
a) Bei Vorsatz b) Bei grober Fahrlässigkeit c) Bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit d) Bei Mängeln, die er arglistig verschwiegen oder deren Abwesenheit er garantiert hat, e) Bei Mängeln der Vertragsgegenstände, soweit nach Produkthaftungsgesetz für Personen- und Sachschäden an privat genutzten Gegenständen gehaftet wird.
Bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Auftragnehmer auch bei grober Fahrlässigkeit und bei leichter Fahrlässigkeit, in letzterem Fall begrenzt auf den vertragstypischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden.
Der Auftraggeber haftet darüber hinaus nicht für Ansprüche gegen den Auftragnehmer für die Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes an seine Arbeitnehmer. Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber zu, die Regelungen zum Mindestlohn in seinem Unternehmen strikt einzuhalten. Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber zur Absicherung der Mindestlohnregelung Einsichtnahme- und Kontrollrechte ein.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die Dauer des Vertragsverhältnisses eine Versicherung abzuschließen, die alle im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung stehenden Schäden (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) abdeckt.
Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich für die im Vormonat erbrachten Leistungen. Die Rechnung ist dem Kreis Soest unter Beifügung prüffähiger Unterlagen per E-Mail einzureichen. Dazu stellt der Auftraggeber eine Excel-Liste zur Verfügung, die vom Auftragnehmer auszufüllen und der Rechnung beizufügen ist.
Der Zahlungsverkehr erfolgt ausschließlich zwischen dem Kreis Soest und dem Auftragnehmer.
Hinweise: Für beide Lose gilt: Bei den Mengenangaben zum Fuhrpark handelt es sich um ca.-Angaben. Sie sind nicht verbindlich und können sich während der Vertragsdauer verändern. Eine Verpflichtung des Kreises Soest für die Abnahme bestimmter Liefermengen besteht nicht.
Für Los 2 gilt zusätzlich: Alle genannten Mengenangaben beziehen sich auf den in der Leistungsbeschreibung genannten Reinigungsrhythmus von 8 Wochen und können sich während der Vertragslaufzeit ändern. Die Örtlichkeiten, an
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denen der Hol- und Bringdienst bzw. die Reinigung erbracht werden soll, können sich ebenfalls während der Vertragslaufzeit ändern.
Nähere Anforderungen zu Los 1 – „Tanken / Waschen“:
Die nächste Tankstelle rund um das Kreishaus darf sich lediglich in einem Umkreis von fünf Kilometern vom Kreishaus, Hoher Weg 1-3, 59494 Soest, entfernt befinden. An dieser Tankstelle muss mindestens das Tanken, SB-Waschen, sowie eine Waschanlage möglich bzw. verfügbar sein. Weitere Tankstellen müssen im gesamten Kreisgebiet, wie im gesamten Gebiet der BRD verfügbar sein (z. B. über das TND-Tanknetz). Im gesamten Kreisgebiet müssen weitere Örtlichkeiten verfügbar sein, an denen die Dienstfahrzeuge in SB- Waschboxen oder in Waschanlagen gereinigt werden können.
Die Abrechnung erfolgt mittels Tankkarten. Jedes Dienst-Kfz soll nach Auftragserteilung in Absprache mit dem Auftraggeber eine kostenlose Tankkarte erhalten. Das Deaktivieren und die Neuerstellung von Tankkarten soll in Absprache mit dem Auftraggeber während der gesamten Vertragsdauer kostenlos erfolgen. Die Tankkarten müssen mit den folgenden Funktionen ausgestattet werden: Tanken von Kraftstoff und AdBlue, SB-Waschen, sowie Waschen in der Waschanlage. Bei den E-Kfz sollen lediglich die Funktionen für das Waschen freigeschaltet werden. Der Fuhrpark der Verwaltungsfahrzeuge des Kreises Soest umfasst aktuell (09-2026) 60 Fahrzeuge. 27 Fahrzeuge davon sind vollelektrische Fahrzeuge – 33 Fahrzeuge sind Fahrzeuge mit Verbrennungsmotor. Für diese 33 Fahrzeuge werden aktuell Tankkarten benötigt (mit Tank- und Waschfunktion). Für die vollelektrischen Fahrzeuge werden im Rahmen dieser Ausschreibung keine Ladekarten benötigt. Diese sind bereits vorhanden.
Nähere Anforderungen zu Los 2 – „Reinigungsservice“:
Die Örtlichkeit, wo die Reinigung der Dienst-Kfz durchgeführt wird, darf sich ebenfalls nur in einem Umkreis von fünf Kilometern vom Kreishaus, Hoher Weg 1-3, 59494 Soest, entfernt befinden. Der Reinigungsservice beinhaltet einen Hol- und Bringdienst von derzeit ca. 33 Fahrzeugen insgesamt die im 8 Wochen-Turnus gereinigt werden sollen. Von den insgesamt 33 zu reinigenden Fahrzeugen befinden sich aktuell ca. 30 Fahrzeuge in der Tiefgarage des Kreishauses. Die übrigen drei Fahrzeuge befinden sich am Standort des Verwaltungsgebäudes am Senator-Schwartz-Ring 21 – 23 in Soest. Diese Fahrzeuge sollen nach Vertragsbeginn alle 8 Wochen, freitags ab ca. 09 Uhr nach vorheriger Abstimmung mit einem zuständigen Mitarbeiter der Kreisverwaltung Soest für die Reinigung vom beauftragten Unternehmen abgeholt und anschließend wieder zurückgebracht werden. Alternativ zum Hol- und Bringservice, kann die Innenreinigung auch vor Ort (in der Tiefgarage des Kreishauses / auf dem Parkplatz, bzw. in den Garagen am Senator-Schwartz-Ring 21 -23 in Soest) erfolgen. Sofern der Hol- und Bringdienst nicht kostenfrei durch den Auftragnehmer angeboten werden kann, muss der Hol- und Bringservice in die Einzelpreise für die Außen- oder Innenreinigung mit einkalkuliert werden. Im Falle einer Vor-Ort-Innenreinigung muss der Auftragnehmer entsprechendes Equipment vorhalten, wie z. B. Akku-Staubsauger oder andere Reinigungsgeräte auf Akku-Basis. Es wird kein Stromanschluss zur Verfügung gestellt. Frisch- sowie Abwasser stehen an beiden Örtlichkeiten kostenlos zur Verfügung.
Der Rahmenvertrag endet entweder mit Erreichen seines Höchstwertes oder mit Ende der Vertragslaufzeit. Wenn bei 8-wöchigem Rhythmus und dem Angebotspreis die Laufzeit z.B. nur 2 Jahre möglich ist, ist neu auszuschreiben. Gem. den Auftragswerten steht für das Los 2 (Reinigungsservice) für die maximale Laufzeit von 4 Jahren ein maximal verfügbares Budget i. H. v. 92.000,00 € inkl. 19 % USt. zur Verfügung.
Die Reinigung der Dienst-Kfz umfasst folgende Bestandteile: eine Außenreinigung, eine gründliche Innenreinigung, inkl. Türfalze etc. sowie ggf. nach Absprache eine Oberflächendesinfektion. Die gründliche Innenreinigung umfasst folgende Reinigungsleistungen: Saugen des gesamten Innenraums inkl. des Kofferraums, sowie der Fußmatten und Türfalze, feuchtes Abwischen aller glatten Flächen und Innentüren, Reinigung der Glasscheiben von Innen und Absaugen der Sitzbänke.
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Bei Bedarf werden alle übrigen Dienstfahrzeuge, die nicht im Rahmen der turnusmäßigen Reinigung enthalten sind, von den Mitarbeitenden zur Reinigung zum Auftragnehmer gebracht und abgeholt. Dies hat kurzfristig nach Absprache zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer erfolgen.