05 Informationen zur DSGVO bei Ausschreibungen Stand 01_26.pdf

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Informationen nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) im Bereich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

Wir, die Hochschule Koblenz, verarbeiten im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogene auch personenbezogene Daten. Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Verantwortliche Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Hochschule Koblenz vertreten durch den Präsidenten Konrad-Zuse-Straße 1 56075 Koblenz E-Mail: praesident@hs-koblenz.de

2. Behördliche Datenschutzbeauftragte Bei allen Fragen rund um den Schutz personenbezogener Daten können Sie unsere behördliche Datenschutzbeauftragte über folgende Kontaktdaten erreichen:

E-Mail: datenschutz@hs-koblenz.de

3. Kategorien personenbezogener Daten Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnern von Bietern (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail Adresse, Telefonnummer)

• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigte des Bieters

• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen

4. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage a) Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c), Abs. 3 DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz und Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer dienstlichen Aufgaben und Pflichten. Diese Aufgaben und Pflichten ergeben sich aus und aufgrund gesetzlicher Vorgaben [Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die rheinland-pfälzische Landeshaushaltsordnung (LHO)]. Gemäß diesen gesetzlichen Vorgaben sind insbesondere die Eignung der Bieter sowie die Angebote im Hinblick auf das wirtschaftlichste Angebot zu prüfen sind.

b) Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten mit dem Ziel, den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und mit dem erfolgreichen Bieter einen Vertrag abzuschließen (Erfüllung eines Vertrags).

c) Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO (Einwilligung) Wir verarbeiten personenbezogene Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke auch dann, wenn Sie uns dazu eine Einwilligung erteilt haben. Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

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5. Kategorien von Empfängern Alle personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen verarbeiten, werden von uns nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung gehören insbesondere:

• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOL/A (§ 46 Abs. 1 UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).
• Gerichte im Falle von Klagen.
• Bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung geben wir Ihre Daten an öffentliche Stellen oder Institutionen weiter.
• Wenn es für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, geben wir Ihre Daten beispielsweise an Banken weiter.
• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30.000 € (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister einholen.
• Bei Vorliegen einer expliziten Einwilligung geben wir Ihre Daten auch an sonstige Stellen weiter.

6. Speicherdauer Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie sie für das jeweilige Vergabeverfahren und die Dokumentation der Prüfung des wirtschaftlichen Angebotes erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt dabei im Rahmen und unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Vergabeverfahren. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Steuerrecht ergeben. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich zudem nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgt, verarbeiten wir Ihre Daten bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

7. Datenübermittlung an ein Drittland Eine Datenübermittlung an ein Drittland erfolgt grundsätzlich nicht. Alle Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich in Rechenzentrum der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verarbeitet.

8. Betroffenenrechte Sie erhalten jederzeit unentgeltlich Auskunft (Art. 15 DS-GVO) über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person sowie zu Herkunft, dem Empfänger und dem Zweck der Datenverarbeitung. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen eine Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DS-GVO).

Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS- GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich in Schrift- oder Textform an folgende Adresse wenden: Hochschule Koblenz, vertreten durch den Präsidenten, Konrad-Zuse-Straße 1, 56075 Koblenz, E-Mail: praesident@hs-koblenz.de

Weiterhin haben Sie das Recht bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

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