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Stand: 30.04.2024 Datenschutzhinweise Rev 6 Ausschreibungen / Vergabeverfahren gemäß Klassifizierung: OFFEN EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Datenschutzhinweise Ausschreibungen / Vergabeverfahren
gemäß EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Mit diesen Hinweisen informieren wir gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezoge- nen Daten durch die Agentur für Innovation in der Cybersicherheit GmbH (Cyberagentur) im Rahmen von Ausschreibungen bzw. vergaberechtlichen Verfahren (Vergabeverfahren).
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
VERANTWORTLICHE STELLE: DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE: Agentur für Innovation in der Cybersicherheit GmbH Agentur für Innovation in der Cybersicherheit GmbH Große Steinstraße 19 Beauftragte für den Datenschutz 06108 Halle (Saale) Große Steinstraße 19 Telefon: +49 151 44150645 06108 Halle (Saale) E-Mail: presse@cyberagentur.de E-Mail: datenschutz@cyberagentur.de
- Welche personenbezogenen Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten die von Ihnen bereitgestellten personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung des Vergabeverfahrens soweit diese hierfür erforderlich sind. Folgende Datenarten können Gegenstand der Verarbeitung sein: • Personenstammdaten: Name, Vorname • Kontaktdaten: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer(n) • Qualifikationsdaten: abhängig vom Umfang der Ausschreibungsunterlagen z.B. Referenzen, Zeug- nisse, Zertifikate, Bescheinigungen etc. • Gesprächsnotizen: Mitschriften aus Telefonaten, aus E-Mail-Verkehr, ggf. aus Bietergesprächen • Bewertungsdaten: z.B. Analysebogen • Protokolldaten allgemein aus IT-Systemen, Webanwendungen und Software wie Uhrzeit, Datum, Absender, IP-Adresse, Upload-Daten im Vergabeportal, aus E-Mail-Kommunikation, aus Dateien (PDF, Word, Excel), Verbindungsdaten • Bankverbindung
Darüber hinaus können sich Konstellationen ergeben, in denen wir personenbezogenen Daten verarbei- ten, die hier nicht genannt sind bzw. deren Zwecke hier nicht mitgeteilt wird. In einem solchen Fall werden wir anlassbezogen gesonderte Informationen zum Datenschutz bereithalten und vorab informieren, so- weit dies gesetzlich erforderlich ist.
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- Was ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung?
Die Verarbeitung personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der Vergabeverfahren der Cyberagentur zur Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und e), Art. 6 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 BDSG. Weiterhin können sich Rechtsgrundlagen aus weiteren gesetzlichen Regelungen ergeben, welche wir zu beachten haben, wie etwa §§ 7, 55 Bundeshaushaltsordnung (BHO), §§ 97 ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Vergabeverordnung (VgV), VSVgV, Unterschwellenvergabe- ordnung (UVgO).
Im Falle einer Beauftragung verarbeiten wir die zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlichen per- sonenbezogenen Daten von Vertragspartnern sowie ggf. von diesen benannten Unterauftragnehmern oder sonstigen Ansprechpartnern gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
- Wer erhält personenbezogene Daten und wo werden diese verarbeitet
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten lediglich die Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, welche diese zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen. Im Rahmen von Evaluationen können die für die Durchführung der Evaluation erforderlichen (personenbezogenen) Daten an eine Jury weitergegeben werden. Evaluationen werden in der Regel durch eine zur Vertraulichkeit verpflichtete Jury, bestehend aus Expertinnen und Experten der Cyberagentur sowie aus Behörden und Organisationen der gesamtstaatlichen Sicherheitsvorsorge durchgeführt.
Darüber hinaus sind wir nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz (MiLoG), § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer-Entsende- gesetz (AEntG) und § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzarbG) verpflichtet, bei Aufträ- gen ab einer Höhe von 30.000 Euro (netto) für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zu- schlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister anzufordern. Zu diesem Zweck werden die erforderlichen personenbezogenen Daten (Name und Adresse) an das zuständige Bundeskartellamt wei- tergeleitet.
Für den Fall, dass es sich bei dem zukünftigen Auftragnehmer um eine natürliche Person handelt, wird er- gänzend auf Folgendes hingewiesen: Wir werden gemäß den vergaberechtlichen Reglungen (vgl. § 134 Abs. 1 GWB, § 62 Abs. 2 VgV, § 36 Abs. 2 VSVgV bzw. § 46 Abs. 1 UVgO) die Bieter bzw. Teilnehmer, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sol- len, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, informieren. Dieser Unternehmensname wird im Falle eines EU-weiten Verfahrens gemäß § 39 VgV bzw. § 35 VSVgV in der Vergabebekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EU veröffentlicht.
Die Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirt- schaftsraums (EWR) verarbeitet. Es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.
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- Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten?
Die Teilnahme an unseren Vergabeverfahren ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Bei Teil- nahme ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten zur Durchführung des Verfahrens und für den geplanten Vertragsabschluss erforderlich. Werden die geforderten Informationen nicht bereitgestellt, kann die Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten nicht oder nicht vollständig erfolgen, mit der Folge, dass diese ausgeschlossen werden müssen.
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren übermittelten personenbezogenen Daten werden zur ordnungsgemäßen Haushalts-, Kassen- und Rechnungsführung der Cyberagentur und zum Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des Verfahrens gemäß der haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen der Bundeshaushaltsordnung (BHO) sowie der für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und den einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften gespeichert.
- Welche Rechte haben Sie?
Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verar- beitung ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO sowie das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungs- recht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Es besteht das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d) DSGVO) zu beschwe- ren. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Der Bundesbeauftrage für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn Telefon: +49 (0)228-997799-0, E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
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