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| Hamburg Messe und Congress GmbH, Messeplatz 1, 20357 Hamburg | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ihre Anfrage vom | Vergabenummer | Telefon | Datum | |||
| 2026-05 | +49 4035692354 | 07.10.2026 | ||||
| Kreativagentur maritime Veranstaltungen | ||||||
| Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags | ||||||
| Sehr geehrte Damen und Herren, | ||||||
| es ist beabsichtigt, die in der anliegenden Beschreibung bezeichneten Leistungen durch ein | ||||||
| Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV zu vergeben. Es gelten die | ||||||
| beigefügten Bewerbungs-, Vergabe- und Vertragsbedingungen. | ||||||
| Ende der Teilnahmefrist | 09.11.2026 12:00 Uhr | |||||
| voraussichtlicher Tag für den Versand | 26.11.2026 | |||||
| der Anfrage zur Angebotsabgabe | ||||||
| Beginn der Liefer- / Leistungsfrist | 01.04.2027 | |||||
| Ende der Liefer- / Leistungsfrist | 31.12.2030 | |||||
| Liefer- / Leistungsort | Messeplatz 1 | |||||
| 20357 Hamburg | ||||||
| DE | ||||||
| DE600 | ||||||
| Der Auftraggeber behält sich vor, die Auftragsert eilung von der Beibringung folgender | ||||||
| Sicherheitsleistung(en) abhängig zu machen: Forderung Betriebshaftpflichtvrsicherung: | ||||||
| Die Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens einen marktüblichen Deckungsumfang | ||||||
| und mindestens folgende Versicherungssummen vorsehen: | ||||||
| (a) 5.000.000 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Bezug auf das Betriebs- / | ||||||
| Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflichtrisiko | ||||||
| (b) 100.000 Euro für reine Vermögensschäden, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der | ||||||
| Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen | ||||||
| Alle Versicherungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert für alle Schäden | ||||||
| eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen. |
eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen.
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Bitte beachten Sie die Zusammenstellung der einzureichenden Nachweise am Ende dieses Schreibens.
Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen kann sich der Bewerber oder Bieter an folgende Stelle (Vergabekammer) wenden:
Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg
Ihren Teilnahmeantrag können Sie elektronisch in Textform einreichen.
Zusätzliche Auskünfte über die Teilnahmeunterlagen und diese Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrag sind spätestens bis zum 02.11.2026 bei dem oben genannten Auftraggeber anzufordern.
Bis zum Ende der Teilnahmefrist können Sie Ihren Teilnahmeantrag elektronisch über den Vergabemarktplatz “DTVP“ zurückziehen.
Es handelt sich um eine Mindestanforderung an die Eignung, dass die Bieter zwei Referenzen über vergleichbare Aufträge einreichen.
Als Mindestanforderung an das verantwortliche Kernteam gilt:
-
Der benannte Projektleiter muss über mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in der strategischen und operativen Betreuung von Kommunikations-, Marken-, Marketing- oder Kreativprojekten verfügen. Davon muss er über nachweisbare Erfahrung in der Betreuung von B2B-Kommunikationsprojekten mit mehreren Leistungsbereichen verfügen.
-
Die Darstellung des Kernteams dient dem Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Ein Austausch einzelner Teammitglieder während der Vertragslaufzeit ist zulässig, sofern das Ersatzmitglied mindestens über eine gleichwertige Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung verfügt und die ordnungsgemäße Leistungserbringung weiterhin gewährleistet ist.
-
Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu bestätigen.
Detaillierte Anforderungen an die Referenzen sowie an das Kernteam sind dem beigefügtem Informationsmemorandum zu entnehmen.
Die von Ihnen erbetenen, personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung Ihres Teilnahmeantrages nach der VgV.
Dieses Anschreiben ist zum Verbleib beim Bewerber bestimmt. Bitte senden Sie es nicht mit
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dem Teilnahmeantrag zurück.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Melanie Boysen
Melanie Boysen Purchasing Manager Hamburg Messe und Congress GmbH
Anlagen: 2026-05_Informationsmemorandum Teilnahmewettebwerb
Anlage 02_Bewerbungsbedingungen (BWB)_01-2024 Anlage 03_Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)_01-2024 Anlage 04_Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft 12-2017 Anlage 05_Verpflichtungserklaerung anderer Unternehmen 12-2017 Anlage 06_Eigenerklaerung zu Russland-Sanktionen Anlage 07_Eigenerklärung_Ausschlussgründe_VgV Anlage 08_Erklärung zum Mindestlohn Anlage 09_Formblatt Umsatz Anlage 10_Referenzleistungen Anlage 11_Personelle Ausstattung Anlage 12_Vordruck Teilnahmeantrag Anlage 13_Eignungsvordruck
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| Zusammenstellung der einzureichenden Nachweise | |
|---|---|
| Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Nachweise | |
| Bedingung an die Auftragsausführung | |
| • Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): | |
| Eigenerklärung des Unternehmens, dass die in § 48 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB | |
| genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen, durch die unterzeichnete Eigenerklärung | |
| auf dem beigefügten “Formblatt Eigenerklärung zu § 48 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 | |
| GWB” | |
| • Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): | |
| Eigenerklärung des Unternehmens zu Russland-Sanktionen durch unterzeichnete | |
| Eigenerklärung auf dem beigefügten Formblatt “BMWK Muster Eigenerklärung 5. | |
| RUS-Sanktionspaket”. | |
| • Eigenerklärung zum Mindestlohn (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die | |
| Eigenerklärung über die Eignung und Auftragsausführung gem. § 7 HmbVgG sowie § | |
| 35 UVgO oder § 48 VgV ist vollständig auszufüllen und unterschrieben einzureichen. | |
| • Eignungsvordruck (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Eigenerklärung über die | |
| Eignung und Auftragsausführung gem. § 7 HmbVgG sowie § 35 UVgO oder § 48 VgV | |
| ist vollständig auszufüllen und unterschrieben einzureichen. | |
| • Formblatt Bewerber-/Bietergemeinschaft (bei Bedarf): Das Formblatt ist vollständig | |
| ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| • Vordruck Teilnahmeantrag (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Vordruck ist | |
| ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung | |
| • Gewerbeanmeldung oder vergleichbarer Nachweis: Vorlage einer Gewerbeanmeldung | |
| oder eines vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei Vorlage eines | |
| Handelsregisterauszuges). | |
| • Handelsregisterauszug: Vorlage eines den Stand der letzten Änderung | |
| berücksichtigenden Handelsregisterauszuges im Falle einer Kommanditgesellschaft | |
| auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im | |
| Handelsregister eingetragen). | |
| • Unbedenklichkeitsbescheinigungen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): | |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes, mindestens einer | |
| Krankenversicherung und der Berufsgenossenschaft, nicht älter als 6 Monate | |
| Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit | |
| • Aktuelle Bankauskunft (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vorlage einer aktuellen | |
| Bankauskunft zur Bonität des Bieters, nicht älter als 6 Monate | |
| • Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): | |
| Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen zum | |
| Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages noch nicht bestehen, ist mit dem | |
| Teilnahmeantrag, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung | |
| in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, | |
| wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den | |
| vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet. | |
| • Eigenerklärung Umsatz (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung zum | |
| Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie zum | |
| Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich solcher | |
| Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, auf dem |
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| beigefügten “Formblatt Umsatz”. | |
|---|---|
| • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): gem. | |
| den im Informationsmemorandum genannten Summen. | |
| Technische und berufliche Leistungsfähigkeit | |
| • Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung und Qualifikation des Kernteams, | |
| Benennung des Projektleiters und einer entsprechenden Stellvertretung: Der Bewerber | |
| hat das für die Leistungserbringung vorgesehene Kernteam zu benennen und dessen | |
| Qualifikationen und Berufserfahrungen darzustellen. | |
| Dabei sind insbesondere folgende Angaben zu machen: | |
| - Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung des Kernteams sowie namentliche | |
| Benennung der vorgesehenen Projektleitung und einer verantwortlichen Stellvertretung | |
| - Darstellung der Qualifikationen und relevanten Berufserfahrungen der vorgesehenen | |
| Teammitglieder | |
| Als Mindestanforderung an das verantwortliche Kernteam gilt: | |
| - Der benannte Projektleiter muss über mindestens fünf Jahre einschlägige | |
| Berufserfahrung in der strategischen und operativen Betreuung von Kommunikations-, | |
| Marken-, Marketing- oder Kreativprojekten verfügen. Davon muss er über nachweisbare | |
| Erfahrung in der Betreuung von B2B-Kommunikationsprojekten mit mehreren | |
| Leistungsbereichen verfügen. | |
| - Die Darstellung des Kernteams dient dem Nachweis der technischen und beruflichen | |
| Leistungsfähigkeit. Ein Austausch einzelner Teammitglieder während der | |
| Vertragslaufzeit ist zulässig, sofern das Ersatzmitglied mindestens über eine | |
| gleichwertige Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung verfügt und die | |
| ordnungsgemäße Leistungserbringung weiterhin gewährleistet ist. | |
| - Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung | |
| ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen | |
| Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle | |
| Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte | |
| ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und | |
| englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu | |
| bestätigen. | |
| • Eigenerklärung zu den Sprachkenntnissen des vorgesehenen Kernteams (mittels | |
| Eigenerklärung vorzulegen): | |
| Mindestanforderung: | |
| Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung | |
| ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen | |
| Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle | |
| Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte | |
| ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und | |
| englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu | |
| bestätigen. | |
| • Eigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime Branche (mittels | |
| Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime | |
| Branche: Bestätigung, dass der Bewerber über die personellen und organisatorischen | |
| Voraussetzungen verfügt, um sich in die Themenfelder der maritimen Wirtschaft sowie | |
| der ausgeschriebenen Veranstaltungen einzuarbeiten. |
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| • Formblatt personelle Ausstattung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Das Formblatt | |
|---|---|
| ist vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| • Nachweis personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit (mittels Eigenerklärung | |
| vorzulegen): Der Bewerber hat durch Eigenerklärung darzulegen, dass er über | |
| ausreichende personelle und organisatorische Kapazitäten verfügt (Anzahl der für die | |
| ausgeschriebene Leistung verfügbaren Mitarbeitenden), um die ausgeschriebenen | |
| Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit ordnungsgemäß zu erbringen. Die | |
| Eigenerklärung hat insbesondere Angaben zur Organisationsstruktur, zu | |
| Vertretungsregelungen für wesentliche Funktionen sowie zur Verfügbarkeit zusätzlicher | |
| personeller Kapazitäten zur Abdeckung von Arbeitsspitzen, kurzfristigen | |
| Änderungsbedarfen und veranstaltungsbedingten Leistungsspitzen zu enthalten. | |
| Der Bewerber hat durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er sich innerhalb einer | |
| angemessenen Einarbeitungsphase in die Besonderheiten der maritimen Wirtschaft, | |
| ihrer Zielgruppen und Marktstrukturen einarbeiten kann und die hierfür erforderlichen | |
| personellen Ressourcen bereitstellt. | |
| • Referenzen: Der Bewerber hat mindestens zwei und maximal drei Referenzen über | |
| vergleichbare Aufträge vorzulegen. | |
| Die Referenzen müssen grundsätzlich Leistungen betreffen, die innerhalb der letzten | |
| drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist erbracht wurden. | |
| Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn sie mindestens wesentliche, für den | |
| ausgeschriebenen Auftrag prägende Leistungen aus dem Bereich der strategischen | |
| Kommunikations-, Marken- Kampagnen- oder Kreativberatung sowie deren Umsetzung | |
| umfasst. Für die Beurteilung der Vergleichbarkeit sind insbesondere der | |
| Leistungsumfang, die Komplexität, die Anzahl der Kommunikationskanäle, der | |
| strategische Beratungsanteil und der Umfang der betreuten | |
| Kommunikationsmaßnahmen maßgeblich. Eine Identität hinsichtlich Auftraggeber, | |
| Veranstaltungsformat oder einzelner Kommunikationskanäle ist nicht erforderlich. | |
| Die eingereichten Referenzen sollen in ihrer Gesamtheit insbesondere Erfahrungen in | |
| folgenden Bereichen erkennen lassen: | |
| - Strategische B2B-Kommunikations- und Markenberatung einschließlich der | |
| Weiterentwicklung bestehender Marken- und Kommunikationsauftritte | |
| - Entwicklung von Kommunikations-, Kampagnen- und Kreativstrategien einschließlich | |
| der Entwicklung von Leitideen und/oder Key Visuals | |
| - Kreation, Gestaltung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen über digitale | |
| und analoge Kanäle | |
| - Erstellung werblicher sowie redaktionell, journalistische Kommunikationsinhalte (z. B. | |
| Kommunikations-, Newsletter-, Presse- oder Medientexte) | |
| Erfahrungen in der maritimen Wirtschaft sowie in der Messe- und | |
| Veranstaltungskommunikation sind keine Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit | |
| der Referenzen. Sofern entsprechende Erfahrungen anhand der eingereichten | |
| Referenzen nachgewiesen werden, werden diese bei der Auswahl der zu | |
| Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nach Maßgabe der in der Auswahlmatrix | |
| festgelegten Kriterien und Punktewerte berücksichtigt. | |
| Als Mindestanforderungen an die Referenzen gelten: | |
| - Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzen im Sinne der vorstehenden | |
| Anforderungen vorzulegen. | |
| - Die Gesamtheit der eingereichten Referenzen muss Leistungen aus mindestens drei | |
| der zuvor genannten Leistungsbereiche A bis E abdecken. Nicht jede einzelne Referenz | |
| muss sämtliche Leistungsbereiche umfassen. | |
| - Mindestens eine Referenz muss die strategische und/oder kreative Betreuung eines |
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| international ausgerichteten B2B-Kommunikationsprojekts mit mehreren | |
|---|---|
| Kommunikations- bzw. Leistungsbereichen umfassen (international ausgerichtet heißt | |
| internationale Märkte / Zielgruppen oder mehrsprachige Kommunikationsmaßnahmen). | |
| - Mindestens eine Referenz muss zudem die Entwicklung und Umsetzung | |
| englischsprachiger Kommunikationsmaßnahmen umfasst haben. Beide Anforderungen | |
| können durch dieselbe Referenz erfüllt werden. | |
| Form und Umfang der Referenznachweise: | |
| Die gemäß den vorstehenden Anforderungen einzureichenden Referenzen sind unter | |
| Verwendung des Formblatts “Referenzliste” schriftlich und jeweils für jeden einzelnen | |
| Auftrag unter Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungsumfangs, der Laufzeit, | |
| des Auftragswertes und des Auftraggebers einschließlich Ansprechpartner darzustellen. | |
| Anderweitig eingereichte Referenzdarstellungen werden bei der Prüfung und Wertung | |
| nicht berücksichtigt. | |
| • Verzeichnis der Leistungen Kapazitäten anderer Unternehmen (bei Bedarf) (mittels | |
| Eigenerklärung vorzulegen): Das Formblatt ist vollständig ausgefüllt und | |
| unterschrieben einzureichen. |