2026-05_Informationsmemorandum Teilnahmewettebwerb.pdf

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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines ......................................................................................................... 2

2 Auftraggeber ....................................................................................................... 2

3 Ansprechpartner für Auskünfte .......................................................................... 2

4 Auftragsgegenstand ........................................................................................... 3

4.1 Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung ............ 5

4.2 Losaufteilung .............................................................................................. 5

5 Informationen zum Vergabeverfahren ............................................................... 5

6 Der Teilnahmeantrag .......................................................................................... 6

6.1 Geforderte Nachweise und Erklärungen ................................................... 7

6.1.1 Geforderte Sicherheiten ......................................................................... 7

6.1.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ................................... 8

6.1.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ................................ 8

6.1.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ...................................... 9

6.2 Teilnahmeanträge von Bewerber-/Bietergemeinschaften ...................... 12

6.3 Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe gem. § 47 VgV) ..... 13

6.4 Bestandteile des Teilnahmeantrages ...................................................... 13

6.5 Wertung der Teilnahmeanträge und eventuelle Auswahlentscheidung 14

7 Nachprüfungsverfahren .................................................................................... 19

8 Hinweis auf die Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren ............................ 19

9 Anlagen ............................................................................................................. 20

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1 Allgemeines

Dieses Informationsmemorandum soll den interessierten Bewerbern dazu dienen, einen detaillierten Überblick über die ausgeschriebene Leistung zu erhalten und um damit einen qualifizierten Teilnahmeantrag einzureichen.

2 Auftraggeber

Gegenstand des Unternehmens Hamburg Messe und Congress GmbH (im Folgenden auch kurz: „HMC“ oder „Auftraggeber“ bzw. „AG“) ist die Durchführung von Messen, Ausstellungen, Veranstaltungen (Tagungen, Kongressen, Events, Konzerten) im Inland und auch im Ausland.

3 Ansprechpartner für Auskünfte

Ansprechpartner beim Auftraggeber für Fragen der Bewerber und sonstige Auskünfte ist ausschließlich:

Hamburg Messe und Congress GmbH Abteilung Purchasing Frau Melanie Boysen Messeplatz 1 20357 Hamburg E-Mail: ausschreibungen@hamburg-messe.de

Fragen der Bewerber zum Verfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich schriftlich, über die Vergabeplattform DTVP, bis zum 02.11.2026, 12:00 Uhr, an den AG zu richten.

Rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte werden bis spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist erteilt. Der Auftraggeber wird Fragen zum Verfahren und den Vergabeunterlagen, soweit notwendig, zeitgleich in anonymisierter Form im Rahmen allgemeiner Bieterinformationsschreiben beantworten.

Die Vergabestelle behält sich vor, verspätet eingegangene Fragen nicht mehr zu beantworten.

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4 Auftragsgegenstand

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Agenturleistungen für die strategische, kreative, kommunikative und redaktionelle Betreuung der maritimen Veranstaltungen der Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC). Die Leistungen beziehen sich insbesondere auf die SMM, die MS&D Conference und Expo und ALL ABOUT PORTS. Darüber hinaus soll die Möglichkeit bestehen, bei Bedarf Leistungen für weitere maritime Veranstaltungen der HMC, insbesondere für die Seatrade Europe, in den Auftrag einzubeziehen.

Die zu betreuenden Veranstaltungsmarken unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Marktposition, ihres Reifegrades, ihrer Veranstaltungsformate und ihrer jeweiligen Kommunikationsziele. Während die SMM als international etablierte Leitmesse über einen bestehenden Marken- und Kommunikationsauftritt verfügt, erfordern die geplante Weiterentwicklung der MS&D Conference und Expo sowie die Aufbau- und Etablierungsphase von ALL ABOUT PORTS jeweils eine auf ihre spezifische Ausgangslage abgestimmte strategische und kreative Unterstützung. Die Agentur muss daher in der Lage sein, die unterschiedlichen Veranstaltungsmarken bedarfsgerecht weiterzuentwickeln und zugleich eine konsistente, hochwertige B2B- und Markenkommunikation sicherzustellen.

Die Agentur unterstützt die HMC bei der strategischen und kreativen Entwicklung, Weiterentwicklung, Konzeption, Gestaltung, textlichen Ausarbeitung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen auf Basis der bestehenden Markenpositionierungen und Corporate-Design-Vorgaben. Erwartet wird eine fundierte Beratung zur B2B- und Markenkommunikation, die aktuelle Entwicklungen, Trends und Innovationen berücksichtigt und relevante Impulse für die Weiterentwicklung der Marken- und Kommunikationsauftritte liefert.

Die Arbeitssprache im Rahmen der Zusammenarbeit ist Deutsch. Kommunikationsmittel und -inhalte sind je nach Anforderungen vor allem in englischer Sprache umzusetzen.

Die Leistungen umfassen insbesondere folgende Leistungsbereiche je nach Bedarf:

• A Strategische Beratung & Konzeption o Strategische Kommunikationsberatung einschließlich Empfehlungen zur Weiterentwicklung bestehender Kommunikations- und Markenauftritte

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o Entwicklung von Kommunikationskonzepten für Kampagnen und Kommunikationsmaßnahmen o Trend- und Innovationsbeobachtung mit Ableitung von Handlungsempfehlungen

• B Kreation & Gestaltung o Weiterentwicklung und Adaption bestehender Key Visuals o Konzeption und Gestaltung von Print-, Digital- und Veranstaltungsmedien auf Basis bestehender Marken- und Designvorgaben o Entwicklung und Gestaltung neuer Werbemittel und Kommunikationsmaßnahmen o Sicherstellung eines konsistenten visuellen Auftritts über sämtliche Kommunikationsmittel hinweg

• C Textarbeiten o Erstellung und Überarbeitung von Werbe- und Kommunikationstexten für Print-, Digital- und Veranstaltungsmedien o Konzeption, Erstellung und redaktionelle Betreuung von Newslettern o Redaktionelle Prüfung, Qualitätssicherung und Abstimmung von Kommunikationsinhalten

• D Umsetzung, Projektsteuerung & Produktionsbegleitung o Adaption, Reinzeichnung und Druckdatenerstellung von Werbemitteln o Steuerung und Begleitung von Produktions- und Umsetzungsprozessen o Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Produktions- und Umsetzungspartnern o Vorbereitung, Durchführung und Moderation eines regelmäßigen, in der Regel wöchentlichen Projektstatus einschließlich der Pflege und Aktualisierung laufender Projekte, Aufgaben und nächster Schritte o Qualitätssicherung im Rahmen der Umsetzung und Produktion

• E PR-Leistungen o Erstellung, Redaktion und Überarbeitung von Pressemitteilungen o Erstellung weiterer anlassbezogener Pressetexte o Fachliche Abstimmung und Unterstützung bei ausgewählten Presse- und Medienanfragen

Zu den regelmäßig benötigten Kommunikationsmitteln und Anwendungen gehören insbesondere, jedoch nicht abschließend:

• Key Visuals und Kampagnenmotive • Aussteller- und Veranstaltungsbroschüren

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• Newsletter • digitale Werbemittel, insbesondere Webbanner, Digital Signage • OOH und Print, insbesondere Plakate, Mega-Light-Poster und Printanzeigen • Geländepläne • Präsentationsunterlagen und -vorlagen • Veranstaltungs- und Messegrafiken, insbesondere Bühnen- und Rückwand- Gestaltungen sowie Werbemittel zur Information und Orientierung • Pressetexte

4.1 Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung

Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung bzw. beidseitiger Unterzeichnung in Kraft. Vorgesehener Leistungsbeginn ist voraussichtlich der 01.04.2027. Die Festlaufzeit des Vertrages endet am 31.12.2030. HMC hat das einseitige Recht, den Vertrag einmalig für zwei weitere Jahre zu verlängern. Dieses Optionsrecht muss gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich bis sechs Monate vor Ablauf der Festlaufzeit bzw. des Verlängerungszeitraumes ausgeübt werden. Die maximale Vertragslaufzeit endet spätestens am 31.12.2032.

4.2 Losaufteilung

Eine Aufteilung der Leistung in Lose findet nicht statt.

5 Informationen zum Vergabeverfahren

Die Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen erfolgt gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 bis 4 VgV im europaweiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, da die Leistungsinhalte und –bedingungen notwendig der Verhandlung bedürfen.

Interessenten werden durch die europaweite Bekanntmachung und dieses Informationsmemorandum zunächst aufgefordert, ihren Teilnahmeantrag innerhalb der festgesetzten Teilnahmefrist (siehe Ziffer 6) einzureichen.

Die fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge werden auf Vollständigkeit sowie auf das Vorliegen von Ausschlussgründen geprüft. Soweit zulässig, behält sich der Auftraggeber dabei vor, nicht vorgelegte Erklärungen und Nachweise von den Bewerbern nachzufordern (vgl. § 56 Abs. 2 bis 5 VgV). Hierauf haben die Bewerber aber keinen Anspruch; sie können nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber von seiner Befugnis zur Nachforderung Gebrauch macht.

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Im Anschluss erfolgt die Wertung der Teilnahmeanträge. Wegen der Einzelheiten der Wertung verweisen wir auf die Ausführungen in Ziffer 6 zu den geforderten Erklärungen und Nachweisen, Eignungsanforderungen und Auswahlkriterien.

Im Ergebnis der Wertung der Teilnahmeanträge werden nur solche Bewerber zur Angebotsphase zugelassen und zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert, die die notwendige Eignung aufweisen und gegen die keine Ausschlussgründe vorliegen (vgl. § 122 Abs. 1 GWB, § 42 Abs. 1 VgV).

Der Auftraggeber beabsichtigt mindestens drei, höchstens fünf geeignete Bewerber für die Angebotsabgabe zuzulassen. Sofern mehr als fünf geeignete und nicht auszuschließende Teilnahmeanträge eingehen, erfolgt die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber anhand der unter Ziffer 6.5 genannten Auswahlkriterien. Sofern die Zahl der geeigneten Bewerber unter drei liegt, kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren mit den geeigneten Bewerbern fortführen.

Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt über das Vergabeportal DTVP, auf dem den für die Angebotsphase zugelassenen Bewerbern auch die weiteren Vergabeunterlagen zum Download bereitgestellt werden.

Mit den Erstangeboten werden von den für die Angebotsphase zugelassenen Bietern verschiedene Konzepte zur Leistungserbringung erwartet, welche entsprechend bewertet werden.

Die Einzelheiten der Prüfung und Wertung der fristgerecht eingegangenen Erstangebote und ggf. der weiteren Angebote werden in den weiteren Vergabeunterlagen für die Angebotsphase bekannt gegeben.

Der Auftraggeber behält sich vor, die ausgeschriebenen Leistungen bereits auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben (§ 17 Abs. 11 VgV). Der Auftraggeber behält sich auch vor, die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der Zuschlagskriterien zu verringern (§ 17 Abs. 12 VgV).

6 Der Teilnahmeantrag

Bitte prüfen Sie vor Absendung Ihren Teilnahmeantrag auf Vollständigkeit, da unvollständig eingereichte Teilnahmeanträge ausgeschlossen oder schlechter bewertet werden können.

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Ihren Teilnahmeantrag reichen Sie bitte vollständig mit den unter Ziffer 6.4 beschriebenen Nachweisen und Erklärungen bis zum 09.11.2026, 12:00 Uhr, über die Vergabeplattform DTVP ein.

Der Teilnahmeantrag und die dem Teilnahmeantrag beizufügenden Erklärungen sind ausschließlich in deutscher Sprache abzufassen. Nachweise und Unterlagen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, müssen mit einer beglaubigten Übersetzung oder mit einer durch einen vereidigten Übersetzer erstellten Übersetzung vorgelegt werden.

Bitte verwenden Sie die diesem Informationsmemorandum auf der Vergabeplattform beigefügten Formblätter. Abschriften oder eigene Vorlagen sind nur zulässig, soweit sie inhaltlich vollständig den beigefügten Formblättern entsprechen.

Bei Bescheinigungen o.ä. reicht jeweils die Vorlage einfacher Kopien aus. Eigenerklärungen sind im Original und rechtswirksam unterzeichnet vorzulegen.

6.1 Geforderte Nachweise und Erklärungen

Mit dem Teilnahmeantrag hat der Bieter folgende Nachweise und Erklärungen einzureichen, die im Wesentlichen der Prüfung der Eignung und des (Nicht-) Vorliegens von Ausschlussgründen dienen (alternativ bzw. ergänzend akzeptiert der AG die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE), allerdings nur, sofern und soweit diese die nachfolgend geforderten Eigenerklärungen umfasst/enthält):

6.1.1 Geforderte Sicherheiten

Im Falle einer Beauftragung hat der Bieter eine Betriebshaftpflichtversicherung im Sinne des § 102 in Verbindung mit § 100 des Versicherungsvertragsgesetzes, die ihm Versicherungsschutz für sämtliche Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die der HMC oder einem Dritten aus oder im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen und für die er nach den gesetzlichen Vorschriften haftet, gewährt, zu unterhalten.

Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Versicherungssummen:

a) für Personen- und Sachschäden: 5.000.000,00 Euro

b) für Vermögensschäden: EUR 100.000,00 Euro

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Die Deckungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert je Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.

Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages noch nicht bestehen, ist mit dem Teilnahmeantrag, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.

6.1.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

• Vorlage eines den Stand der letzten Änderung berücksichtigenden Handelsregister-auszuges, im Falle einer Kommanditgesellschaft auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im Handelsregister eingetragen).

• Vorlage einer Gewerbeanmeldung oder eines vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei Vorlage eines Handelsregisterauszuges).

• Eigenerklärung des Unternehmens, dass die in § 48 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB genannten Ausschlussgründe nicht vorliegen, durch die unterzeichnete Eigenerklärung auf dem beigefügten „Formblatt Eigenerklärung zu § 48 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB“ oder Angabe in EEE.

• Eigenerklärung des Unternehmens zu Russland-Sanktionen durch unterzeichnete Eigenerklärung auf dem beigefügten Formblatt „BMWK Muster Eigenerklärung 5. RUS-Sanktionspaket“.

• Eigenerklärung des Unternehmens zur Tariftreue durch unterzeichnete Eigenerklärung auf dem beigefügten „Formblatt Eigenerklärung zum Mindestlohn“.

6.1.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

• Vorlage einer aktuellen Bankauskunft zur Bonität des Bieters, nicht älter als 6 Monate oder Angabe in EEE.

• Eigenerklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, auf dem beigefügten „Formblatt Umsatz“.

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• Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung mit dem unter Ziffer 6.1.1 geforderten Inhalt, einschließlich der Deckungssummen. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit dem Inhalt gemäß Ziffer 6.1.1, einschließlich der vorgenannten Deckungssummen, zum Zeitpunkt der Einreichung des Teilnahmeantrages noch nicht bestehen, ist mit dem Teilnahmeantrag, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen der Ziffer 6.1.1 entsprechenden Versicherung verpflichtet.

6.1.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

• Referenzen über vergleichbare Aufträge:

Der Bewerber hat mindestens zwei und maximal drei Referenzen über vergleichbare Aufträge vorzulegen.

Die Referenzen müssen grundsätzlich Leistungen betreffen, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist erbracht wurden.

Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn sie mindestens wesentliche, für den ausgeschriebenen Auftrag prägende Leistungen aus dem Bereich der strategischen Kommunikations-, Marken-, Kampagnen- oder Kreativberatung sowie deren Umsetzung umfasst. Für die Beurteilung der Vergleichbarkeit sind insbesondere der Leistungsumfang, die Komplexität, die Anzahl der Kommunikationskanäle, der strategische Beratungsanteil und der Umfang der betreuten Kommunikationsmaßnahmen maßgeblich. Eine Identität hinsichtlich Auftraggeber, Veranstaltungsformat oder einzelner Kommunikationskanäle ist nicht erforderlich.

Die eingereichten Referenzen sollen in ihrer Gesamtheit insbesondere Erfahrungen in folgenden Bereichen erkennen lassen:

• Strategische B2B-Kommunikations- und Markenberatung einschließlich der Weiterentwicklung bestehender Marken- und Kommunikationsauftritte • Entwicklung von Kommunikations-, Kampagnen- und Kreativstrategien einschließlich der Entwicklung von Leitideen und/oder Key Visuals • Kreation, Gestaltung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen über digitale und analoge Kanäle • Erstellung werblicher sowie redaktionell, journalistische Kommunikationsinhalte (z. B. Kommunikations-, Newsletter-, Presse- oder Medientexte)

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Erfahrungen in der maritimen Wirtschaft sowie in der Messe- und Veranstaltungskommunikation sind keine Mindestanforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen. Sofern entsprechende Erfahrungen anhand der eingereichten Referenzen nachgewiesen werden, werden diese bei der Auswahl der zu Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nach Maßgabe der in der Auswahlmatrix festgelegten Kriterien und Punktewerte berücksichtigt.

Als Mindestanforderungen an die Referenzen gelten:

• Es sind mindestens zwei vergleichbare Referenzen im Sinne der vorstehenden Anforderungen vorzulegen.

• Die Gesamtheit der eingereichten Referenzen muss Leistungen aus mindestens drei der zuvor genannten Leistungsbereiche A bis E abdecken. Nicht jede einzelne Referenz muss sämtliche Leistungsbereiche umfassen.

• Mindestens eine Referenz muss die strategische und/oder kreative Betreuung eines international ausgerichteten B2B-Kommunikationsprojekts mit mehreren Kommunikations- bzw. Leistungsbereichen umfassen (international ausgerichtet heißt internationale Märkte / Zielgruppen oder mehrsprachige Kommunikationsmaßnahmen).

• Mindestens eine Referenz muss zudem die Entwicklung und Umsetzung englischsprachiger Kommunikationsmaßnahmen umfasst haben. Beide Anforderungen können durch dieselbe Referenz erfüllt werden.

Form und Umfang der Referenznachweise

Die gemäß den vorstehenden Anforderungen einzureichenden Referenzen sind unter Verwendung des Formblatts „Referenzliste“ schriftlich und jeweils für jeden einzelnen Auftrag unter Nennung des Auftragsgegenstandes, des Leistungsumfangs, der Laufzeit, des Auftragswertes und des Auftraggebers einschließlich Ansprechpartner darzustellen. Anderweitig eingereichte Referenzdarstellungen werden bei der Prüfung und Wertung nicht berücksichtigt.

• Darstellung des vorgesehenen Projektteams

Der Bewerber hat das für die Leistungserbringung vorgesehene Kernteam zu benennen und dessen Qualifikationen und Berufserfahrungen darzustellen.

Dabei sind insbesondere folgende Angaben zu machen:

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• Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung des Kernteams sowie namentliche Benennung der vorgesehenen Projektleitung und einer verantwortlichen Stellvertretung

• Darstellung der Qualifikationen und relevanten Berufserfahrungen der vorgesehenen Teammitglieder

Als Mindestanforderung an das verantwortliche Kernteam gilt:

• Der benannte Projektleiter muss über mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in der strategischen und operativen Betreuung von Kommunikations-, Marken-, Marketing- oder Kreativprojekten verfügen. Davon muss er über nachweisbare Erfahrung in der Betreuung von B2B- Kommunikationsprojekten mit mehreren Leistungsbereichen verfügen.

• Die Darstellung des Kernteams dient dem Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Ein Austausch einzelner Teammitglieder während der Vertragslaufzeit ist zulässig, sofern das Ersatzmitglied mindestens über eine gleichwertige Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung verfügt und die ordnungsgemäße Leistungserbringung weiterhin gewährleistet ist.

• Das vorgesehene Kernteam muss in seiner Gesamtheit über die Auftragsausführung ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse verfügen. Die englischen Sprachkenntnisse müssen insbesondere die eigenständige Erstellung, redaktionelle Bearbeitung und fachliche Abstimmung professioneller Kommunikationsinhalte ermöglichen. Die Bieter haben das Vorliegen der erforderlichen deutschen und englischen Sprachkenntnisse des vorgesehenen Kernteams durch Eigenerklärung zu bestätigen.

• Personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit

Der Bewerber hat nachzuweisen, dass für die Leistungserbringung ausreichend qualifiziertes und geschultes Personal zur Verfügung steht.

Hierzu sind folgende Angaben und Nachweise einzureichen:

• Darstellung der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen, unter Verwendung des beigefügten „Formblatts Personelle Ausstattung“ oder durch entsprechende Angaben in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung, EEE.

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• Der Bewerber hat durch Eigenerklärung darzulegen, dass er über ausreichende personelle und organisatorische Kapazitäten verfügt (Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung verfügbaren Mitarbeitenden), um die ausgeschriebenen Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit ordnungsgemäß zu erbringen. Die Eigenerklärung hat insbesondere Angaben zur Organisationsstruktur, zu Vertretungsregelungen für wesentliche Funktionen sowie zur Verfügbarkeit zusätzlicher personeller Kapazitäten zur Abdeckung von Arbeitsspitzen, kurzfristigen Änderungsbedarfen und veranstaltungsbedingten Leistungsspitzen zu enthalten.

• Der Bewerber hat durch Eigenerklärung zu bestätigen, dass er sich innerhalb einer angemessenen Einarbeitungsphase in die Besonderheiten der maritimen Wirtschaft, ihrer Zielgruppen und Marktstrukturen einarbeiten kann und die hierfür erforderlichen personellen Ressourcen bereitstellt.

6.2 Teilnahmeanträge von Bewerber-/Bietergemeinschaften

Bewerber-/Bietergemeinschaften haben auf dem beigefügten Vordruck „Formblatt Bietergemeinschaft“ eine entsprechende Bietergemeinschaftserklärung abzugeben, in der ihre Mitglieder ausgewiesen sind, eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt wird, erklärt wird, dass dieser bevollmächtigte Vertreter die Bietergemeinschaft insgesamt gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft als Gesamtschuldner haften. Die Erklärung entsprechend dem Vordruck ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft rechtsverbindlich zu unterzeichnen.

Bewerber bzw. Bieter, die sich im Rahmen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft an dieser Ausschreibung beteiligen, können darüber hinaus keinen eigenständigen Teilnahmeantrag/Angebot einreichen. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bieter an verschiedenen Bewerber-/Bietergemeinschaften beteiligt. Falls derartige Teilnahmeanträge/Angebote eingehen sollten, würde dies zwingend zum Ausschluss des Teilnahmeantrags/Angebotes führen.

Die Bildung oder Änderung von Bewerber-/Bietergemeinschaften nach Abgabe des Teilnahmeantrages ist unzulässig.

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Bewerbergemeinschaften haben für ihre sämtlichen Mitglieder die unter Ziffer 6 geforderten Nachweise und Erklärungen einzureichen.

6.3 Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe gem. § 47 VgV)

Beabsichtigt der Bewerber/Bieter, sich für den Nachweis der erforderlichen Eignung eines anderen Unternehmens zu bedienen, so hat er mit dem Teilnahmeantrag durch entsprechende Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens nachzuweisen, dass ihm die entsprechenden Kapazitäten des anderen Unternehmens tatsächlich zur Verfügung stehen. Im Einzelnen gelten die Anforderungen des § 47 VgV, die im Falle der beabsichtigten Eignungsleihe unbedingt zu beachten sind. Im Falle einer solchen Eignungsleihe sind auch für das Unternehmen, dessen sich der Bewerber/Bieter bedient, die unter Ziffer 6 geforderten Nachweise und Erklärungen einzureichen.

Angaben zu etwaigen Unterauftragnehmern sind im Teilnahmewettbewerb nicht erforderlich und werden erst in der Angebotsphase abgefragt.

6.4 Bestandteile des Teilnahmeantrages

Der Teilnahmeantrag muss die nachfolgend aufgeführten Nachweise und Erklärungen enthalten (siehe auch Ziffer 6.1).

• Ggf. Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) • Formblatt Bewerber-/Bietergemeinschaft (soweit zutreffend) • Handelsregisterauszug • Gewerbeanmeldung (soweit zutreffend) • Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung • Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (sofern zutreffend) • Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen • Eigenerklärung zu Ausschlussgründen • Eigenerklärung zum Mindestlohn • Aktuelle Bankauskunft • Eigenerklärungen zum Umsatz • Referenzen (Referenzliste) • Darstellung der vorgesehenen Zusammenstellung und Qualifikation des Kernteams, Benennung des Projektleiters und einer entsprechenden Stellvertretung • Eigenerklärung zu den Sprachkenntnissen des vorgesehenen Kernteams • Eigenerklärung personelle Ausstattung

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• Eigenerklärung zur organisatorischen Leistungsfähigkeit einschließlich personeller Kapazitäten und Vertretungsregelungen • Eigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime Branche • Erklärungen zur Eignungsleihe nebst Verpflichtungserklärungen (sofern zutreffend)

6.5 Wertung der Teilnahmeanträge und eventuelle Auswahlentscheidung

Es werden nur solche Bewerber zur Angebotsphase zugelassen, die die für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen erforderliche Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) aufweisen und gegen die keine Ausschlussgründe vorliegen (§ 122 Abs. 1 GWB). Das Bestehen der hinreichenden Eignung der Bewerber wird grundsätzlich anhand der mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Nachweise und Erklärungen zur Eignung (vgl. Ziffer 6.1.) geprüft. Im Rahmen der Prüfung und Feststellung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gilt die o.g. Mindestanforderung an den Nachweis von Referenzen über vergleichbare Leistungen (oben Ziffer 6.1.4).

Liegen mehr als fünf Bewerbungen von im Sinne der vorstehenden Prüfung hinreichend geeigneten und nicht auszuschließenden Bewerber vor, wird zwischen diesen eine Auswahlentscheidung getroffen. Die Auswahlentscheidung erfolgt – im Sinne der Prüfung eines „Mehr an Eignung“ anhand der folgenden Kriterien:

• Referenzen (75 % bzw. maximal 75 Punkte),
• Organisatorische und personelle Ressourcen (25 % bzw. maximal 25 Punkte)

Zur Angebotsphase werden diejenigen fünf Bewerber zugelassen, deren Teilnahmeanträge in der Gesamtbetrachtung über die zwei Kriterien die höchste Punktzahl (maximal möglich: 100 Punkte) erzielen. Bei Punktegleichstand behält sich der Auftraggeber die Durchführung eines Losentscheides vor. Er behält sich aber auch vor, mehr als fünf Bewerber zur Angebotsphase zuzulassen, wenn um den fünften Rang mehrere punktgleiche Teilnahmeanträge konkurrieren.

Für die Anwendung der zwei Kriterien und die kriterienbezogene Punktevergabe gilt:

Referenzen (75 % bzw. maximal 75 Punkte):

Bewertet wird die über die Mindestanforderung hinausgehende Eignung des Bewerbers anhand der eingereichten Referenzprojekte. Maßgeblich sind die

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nachfolgend festgelegten Auswahlkriterien und Punktewerte. Eine Auswahlwertung erfolgt ausschließlich für Teilnahmeanträge, die sämtliche Mindestanforderungen gemäß Ziffer 6.1 erfüllen. Die Erfüllung der Mindestanforderungen selbst wird nicht zusätzlich bepunktet.

Es werden maximal drei Referenzprojekte für die Auswahlwertung berücksichtigt. Sofern mehr als drei Referenzprojekte eingereicht werden, sind diese vom Bewerber in der Reihenfolge ihrer Priorität zu kennzeichnen. Werden keine Prioritäten angegeben, werden die ersten drei im Teilnahmeantrag dargestellten Referenzprojekte bewertet. Weitere Referenzprojekte bleiben in der Auswahlwertung unberücksichtigt.

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Organisatorische und personelle Ressourcen (25 % bzw. maximal 25 Punkte):

Bewertet werden die über die Mindestanforderungen hinausgehende einschlägige Qualifikation und Erfahrung der vorgesehenen Kernteams sowie die personellen Kapazitäten und Vertretungsregelungen des Bewerbers.

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7 Nachprüfungsverfahren

Zuständig für die Nachprüfung von Vergabeverstößen ist:

Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg Tel: 040/42823-1690 Telefax: 040/42792-3080 E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Nachprüfung zur Vergabekammer gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig ist, soweit

• der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat;

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden;

• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden;

• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

8 Hinweis auf die Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB

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grundsätzlich ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrages/Angebotes wird dieser/s Teilnahmeantrag/Angebot in die Akte des Auftraggebers aufgenommen. Jeder Bewerber/Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag/Angebot, mit allen wesentlichen Bestandteilen, von den Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bewerbers/Bieters, schon in seinen Teilnahmeantrags-/Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen, und die geheimhaltungsbedürftigen Teile seiner Teilnahmeantrags-/Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Der Auftraggeber ist in seiner Eigenschaft als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 4 GWB). Ein Bewerber/Bieter hat sich daher in einem solchen Falle zur Durchsetzung seiner Rechte an die Vergabekammer zu wenden.

9 Anlagen

Anlage 1: Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrags EU Anlage 2: Bewerbungsbedingungen für Liefer- und Dienstleistungen Anlage 3: Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) Anlage 4: Formblatt Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung Anlage 5: Formblatt Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen Anlage 6: Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen Anlage 7: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Anlage 8: Eigenerklärung zum Mindestlohn Anlage 9: Eigenerklärung zu Umsatz Anlage 10: Referenzliste Anlage 11: Eigenerklärung personelle Ausstattung Anlage 12: Vordruck Teilnahmeantrag Anlage 13: Eignungsvordruck

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