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Anlage 2.2.1.1 zum Vertrag –
Konzeptvorlage Los 2
Beratung zur Weiterentwicklung der Gesamtorganisation
BIT14-0230-1246
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Anlage 2.2.1.1 zum Vertrag – Konzeptvorlage Los 2
Inhaltsverzeichnis
1 Hinweise für die Erstellung der Konzepte ................................................................... 3
2 K1: Vorgehen und Methodik in den Handlungsfeldern ............................................... 5
3 K2: Strategie- und Transformationsansatz für die Gesamtorganisation ................... 7
4 K3: Personal- und Teamkonzept: Aufbau und Sicherung der Leistungsfähigkeit .... 9
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1 Hinweise für die Erstellung der Konzepte
Mit dem Angebot für Los 2 (Beratung zur Weiterentwicklung der Gesamtorganisation) sind die nachfolgenden 3 Konzepte einzureichen. Die Konzepte sind in je einem gesonderten Dokument mit den unten aufgeführten Parametern zu erstellen. Weitere Dokumente oder Präsentationsformate (zum Beispiel Foliensätze) werden nicht gewertet. Form und Weg der Einreichung richten sich nach den Bewerbungs- bedingungen.
Je Konzept sind höchstens 6 Seiten DIN A4 zulässig. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und die Aufgabenstellungen zählen nicht mit. Formvorgaben: Schriftart Arial, Schriftgrad mindestens 12 pt, Zeilenabstand mindestens 1,5; in Abbildungen und Tabellen mindestens 8 pt. Abbildungen und Tabellen zählen zur Seitengrenze. Bei Überschreitung werden nur die ersten Seiten bis zur Seitengrenze gewertet. Die Rollensteckbriefe des Personal- und Teamkonzepts K3 können in kompakter Tabellen- form dargestellt werden; sie zählen zur Seitengrenze. Seitenränder mindestens 2 cm. Verstöße gegen die Formvorgaben (Schriftart, Schriftgrad, Zeilenabstand, Seiten- ränder) werden wie eine Seitenüberschreitung behandelt: Gewertet wird der Text bis zur auf die Formvorgaben umgerechneten Seitengrenze.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der im Kriterienkatalog (Anlage 2.2.2 zum Vertrag, Blatt 6_Konzepte, Kriterien K1, K2 und K3) veröffentlichten Wertungsstufen. Die in den Aufgabenstellungen nummerierten Teilaspekte beschreiben den Erwartungshorizont; die Wertungsstufen knüpfen daran an. Eine Gliederung Ihrer Antwort entlang der Teilaspekte wird empfohlen. Jedes Konzept muss aus sich heraus verständlich sein; Querverweise auf andere Konzepte werden nicht gewertet. Erfahrungswissen Ihres Unternehmens darf die Darstellung stützen; bewertet wird die Qualität des dargestellten Vorgehens für diesen Auftrag, nicht die Referenzlage Ihres Unternehmens.
Die Leistungsbeschreibung und ihre Anlagen enthalten verbindliche Anforderungen an die Leistungserbringung. Deren bloße Wiedergabe oder die Zusicherung, sie einzuhalten, ist keine Konzeptleistung und führt zu keinen Wertungspunkten. Gewertet wird, mit welchen konkreten eigenen Vorgehensweisen, Instrumenten und Nachweisen Sie diese Anforderungen erfüllen und ihre Einhaltung absichern.
Wird eines der drei Konzepte nicht eingereicht, führt dies zum Ausschluss des Bieters (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).
Es sind keine Personenprofile oder Lebensläufe einzureichen; die Nennung einzelner Personen ist nicht erforderlich und wird nicht gewertet. Die personenbezogenen
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Mindestanforderungen (Kriterienkatalog, Blatt 5_Personal) werden je Abruf über das Profilformblatt nachgewiesen.
Preisangaben sind in den Konzepten unzulässig; sie erfolgen ausschließlich im Preisblatt (Anlage 3 zum Vertrag).
Anlagen zu den Konzepten werden nicht gewertet.
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2 K1: Vorgehen und Methodik in den Handlungsfeldern
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 25 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie Ihr Vorgehen für die Beratungsleistungen in den Handlungsfeldern dieses Loses; Handlungsfelder sind für Los 2 die in der Leistungs- beschreibung Los 2, Kapitel „Künftige Handlungsfelder“, aufgeführten Handlungsfelder der Gesamtorganisation (zur Ausgangslage siehe Kapitel „Die Weiterentwicklung der Gesamtorganisation als Referenzrahmen“ der Leistungsbeschreibung Los 2).
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) Ihr methodisches Vorgehen je Handlungsfeld mit Arbeitsschritten und Ergebnis- typen;
(2) die Beteiligten auf Seiten der Auftraggeberin und Ihres Unternehmens mit ihren Rollen;
(3) benannte Entscheidungspunkte und Abhängigkeiten zwischen den Handlungs- feldern;
(4) wie Sie auf der Ausgangslage der Auftraggeberin (Gesamtorganisation, Vorhaben gemäß Leistungsbeschreibung Los 2) aufsetzen;
(5) die begründete Übertragbarkeit Ihres Vorgehens auf die Vorhaben dieses Loses (Begründung über die Problemklasse der Vorhaben, nicht über Referenzen).
Allgemeine Methodendarstellungen ohne Bezug zur Ausgangslage werden mit höchstens Stufe 1 gewertet.
Für Teilaspekt (1) ist exemplarische Tiefe zulässig: Stellen Sie mindestens zwei Handlungsfelder ausführlich dar und fassen Sie Ihr Vorgehen für die übrigen tabellarisch zusammen. Begründen Sie Ihre Auswahl der vertieften Handlungsfelder.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Keine oder nur allgemeine Aussagen ohne Bezug zu den Handlungsfeldern
Stufe 1 (8 Wertungspunkte): Vorgehen mit Arbeitsschritten je Handlungsfeld beschrieben; die Merkmale der Stufe 2 liegen nicht vollständig vor (zum Beispiel ohne Ergebnistypen, ohne Beteiligte beider Seiten oder ohne Bezug zur Ausgangslage der Auftraggeberin)
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Stufe 2 (17 Wertungspunkte): Vorgehen je Handlungsfeld (exemplarische Tiefe zulässig) mit Arbeitsschritten, Ergebnistypen und Beteiligten beider Seiten mit ihren Rollen beschrieben und auf der Ausgangslage der Auftraggeberin aufsetzend
Stufe 3 (25 Wertungspunkte): Zusätzlich mit benannten Entscheidungspunkten, Abhängigkeiten zwischen den Handlungsfeldern und über die Problemklasse der Vorhaben begründeter Übertragbarkeit des Vorgehens auf die Vorhaben dieses Loses
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3 K2: Strategie- und Transformationsansatz für die
Gesamtorganisation
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 20 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie Ihren Ansatz, wie Ihr Unternehmen die Weiterentwicklung einer öffentlichen IT-Dienstleisterin begleitet, die sich parallel zu einem laufenden Transformationsprogramm organisatorisch und rechtlich weiter- entwickelt (unter anderem Rechtsformentwicklung, Konsolidierungsauftrag - als Rahmenbedingungen der Ausgangslage; Rechtsberatung ist nicht Gegenstand, erwartet wird die organisatorische und steuernde Begleitung).
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) Ihr Vorgehen zur Entwicklung und Umsetzung von Vision und Strategie der Auftraggeberin - von der Zielbild-Entwicklung mit der Hausspitze über Strategie- formulierung und Priorisierung bis zur Umsetzungsplanung und Erfolgsmessung;
(2) Ihre Phasen- und Entscheidungslogik für die Organisationsentwicklung parallel zum laufenden Programm;
(3) die Verankerung in den Gremien der Auftraggeberin, Ihre Entscheidungs- vorbereitung für die Hausspitze und die Einbindung der politisch-administrativen Umgebung (unter anderem Ministerium, Gesetzgebungsverfahren);
(4) Ihr Umgang mit Zielkonflikten zwischen Tagesgeschäft, Programm und Organisationsentwicklung;
(5) die Schnittstellen zu laufenden Vorhaben und weiteren Auftragnehmern.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Kein Strategie- oder Transformationsansatz erkennbar oder nur Nennung von Methoden ohne Bezug zur Gesamt- organisation
Stufe 1 (7 Wertungspunkte): Ansatz beschrieben; die Merkmale der Stufe 2 liegen nicht vollständig vor (zum Beispiel ohne durchgängiges Strategie- Vorgehen oder ohne Schnittstellen zu den laufenden Vorhaben)
Stufe 2 (13 Wertungspunkte): Ansatz mit durchgängigem Strategie-Vorgehen von der Vision bis zur Umsetzungsplanung, Phasen- und Entscheidungslogik parallel zum laufenden Programm und benannten Schnittstellen zu den laufenden Vorhaben und weiteren Auftragnehmern
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Stufe 3 (20 Wertungspunkte): Zusätzlich mit Erfolgsmessung der Strategie- umsetzung, Verankerung in den Gremien mit beschriebener Entscheidungsv- orbereitung für die Hausspitze, Einbindung der politisch-administrativen Umgebung und Umgang mit Zielkonflikten zwischen Tagesgeschäft, Programm und Organisationsentwicklung
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4 K3: Personal- und Teamkonzept: Aufbau und Sicherung der
Leistungsfähigkeit
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 25 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie, mit welchem Prozess Sie über die gesamte Vertragslaufzeit geeignete Kapazität bereitstellen.
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) ein Rollensteckbrief je Rolle (Manager, Senior Consultant, Consultant) mit Qualifikation, Methoden- und Verwaltungskompetenz, Verantwortung und typischen Einsatzszenarien in den Handlungsfeldern (Anforderungsprofile, keine Einzelpersonen; Erfahrungsjahre und Personalstärke werden im Blatt 5_Personal abgefragt und hier nicht bewertet);
(2) Ihr Prozess von der Abrufaufforderung bis zum Einsatzbeginn mit Reaktionszeiten je Schritt;
(3) Ihre Vorkehrungen für Nachbesetzung, Vertretung und Wissenstransfer bei Personenwechseln - die Ersatzfrist und die Vertretungsregelung der Anlage 2 sind dabei Mindestanforderung; darzustellen ist, wie Sie deren Einhaltung strukturell absichern und Wissensverluste beim Wechsel vermeiden;
(4) Ihre Eskalationswege bei Kapazitätsengpässen mit Reaktionszeit;
(5) wie Sie die Belastbarkeit dieses Prozesses über die gesamte Vertragslaufzeit sicherstellen (zum Beispiel Kapazitätsplanung, Partnernetzwerk, Qualifizierung);
(6) Ihre Standards für Wissenssicherung und Ihr Übergabevorgehen bei einem Partnerwechsel und zum Ende der Laufzeit (Personenwechsel sind Gegenstand des Teilaspekts 3).
Benennen Sie keine Einzelpersonen; Personenprofile werden nicht gewertet.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Keine Aussage zur Bereitstellung von Kapazität
Stufe 1 (8 Wertungspunkte): Bereitstellungsprozess beschrieben; die Merkmale der Stufe 2 liegen nicht vollständig vor (zum Beispiel ohne Reaktionszeiten je Schritt oder ohne Rollensteckbriefe für alle drei Rollen)
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Anlage 2.2.1.1 zum Vertrag – Konzeptvorlage Los 2
Stufe 2 (17 Wertungspunkte): Beschriebener Bereitstellungsprozess mit Reaktionszeiten je Schritt und Rollensteckbriefen für alle drei Rollen mit Qualifikation, Kompetenzen und Einsatzszenarien
Stufe 3 (25 Wertungspunkte): Zusätzlich mit Nachbesetzungs- und Eskalations- regeln mit Reaktionszeit, dargestellter Belastbarkeit über die gesamte Vertragslaufzeit sowie mit beschriebenen Standards für Wissenssicherung und Übergabe bei Partnerwechsel und Laufzeitende
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