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Anlage 2.1.1.1 zum Vertrag –
Konzeptvorlage Los 1
Strategie- und Transformationsberatung im Programm Kairos
BIT14-0230-1246
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Anlage 2.1.1.1 zum Vertrag – Konzeptvorlage Los 1
Inhaltsverzeichnis
1 Hinweise für die Erstellung der Konzepte ................................................................... 3
2 K1: Vorgehen und Methodik in den Handlungsfeldern ............................................... 5
3 K2: Transformations- und Steuerungsansatz im Programmumfeld .......................... 7
4 K3: Personal- und Teamkonzept: Aufbau und Sicherung der Leistungsfähigkeit .... 8
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1 Hinweise für die Erstellung der Konzepte
Mit dem Angebot für Los 1 (Strategie- und Transformationsberatung im Programm Kairos) sind die nachfolgenden 3 Konzepte einzureichen. Die Konzepte sind in je einem gesonderten Dokument mit den unten aufgeführten Parametern zu erstellen. Weitere Dokumente oder Präsentationsformate (zum Beispiel Foliensätze) werden nicht gewertet. Form und Weg der Einreichung richten sich nach den Bewerbungs- bedingungen.
Je Konzept sind höchstens 6 Seiten DIN A4 zulässig. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und die Aufgabenstellungen zählen nicht mit. Formvorgaben: Schriftart Arial, Schriftgrad mindestens 12 pt, Zeilenabstand mindestens 1,5; in Abbildungen und Tabellen mindestens 8 pt. Abbildungen und Tabellen zählen zur Seitengrenze. Bei Überschreitung werden nur die ersten Seiten bis zur Seitengrenze gewertet. Die Rollensteckbriefe des Personal- und Teamkonzepts K3 können in kompakter Tabellen- form dargestellt werden; sie zählen zur Seitengrenze. Seitenränder mindestens 2 cm. Verstöße gegen die Formvorgaben (Schriftart, Schriftgrad, Zeilenabstand, Seiten- ränder) werden wie eine Seitenüberschreitung behandelt: Gewertet wird der Text bis zur auf die Formvorgaben umgerechneten Seitengrenze.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der im Kriterienkatalog (Anlage 2.2.1 zum Vertrag, Blatt 6_Konzepte, Kriterien K1, K2 und K3) veröffentlichten Wertungsstufen. Die in den Aufgabenstellungen nummerierten Teilaspekte beschreiben den Erwartungshorizont; die Wertungsstufen knüpfen daran an. Eine Gliederung Ihrer Antwort entlang der Teilaspekte wird empfohlen. Jedes Konzept muss aus sich heraus verständlich sein; Querverweise auf andere Konzepte werden nicht gewertet. Erfahrungswissen Ihres Unternehmens darf die Darstellung stützen; bewertet wird die Qualität des dargestellten Vorgehens für diesen Auftrag, nicht die Referenzlage Ihres Unternehmens.
Die Leistungsbeschreibung und ihre Anlagen enthalten verbindliche Anforderungen an die Leistungserbringung. Deren bloße Wiedergabe oder die Zusicherung, sie einzuhalten, ist keine Konzeptleistung und führt zu keinen Wertungspunkten. Gewertet wird, mit welchen konkreten eigenen Vorgehensweisen, Instrumenten und Nach- weisen Sie diese Anforderungen erfüllen und ihre Einhaltung absichern.
Wird eines der drei Konzepte nicht eingereicht, führt dies zum Ausschluss des Bieters (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV).
Es sind keine Personenprofile oder Lebensläufe einzureichen; die Nennung einzelner Personen ist nicht erforderlich und wird nicht gewertet. Die personenbezogenen
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Mindestanforderungen (Kriterienkatalog, Blatt 5_Personal) werden je Abruf über das Profilformblatt nachgewiesen.
Preisangaben sind in den Konzepten unzulässig; sie erfolgen ausschließlich im Preisblatt (Anlage 3.1 zum Vertrag).
Anlagen zu den Konzepten werden nicht gewertet.
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2 K1: Vorgehen und Methodik in den Handlungsfeldern
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 25 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie Ihr Vorgehen für die Beratungsleistungen in den Handlungsfeldern dieses Loses; Handlungsfelder für Los 1 sind die Leistungsblöcke Unternehmenssteuerung, KI, Cloud und Fachverfahrensmodernisierung (zur Ausgangslage siehe Kapitel 2 der Leistungsbeschreibung Los 1).
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) Ihr methodisches Vorgehen je Leistungsblock mit Arbeitsschritten und Ergebnis- typen;
(2) die Beteiligten auf Seiten der Auftraggeberin und Ihres Unternehmens mit ihren Rollen;
(3) benannte Entscheidungspunkte und Abhängigkeiten zwischen den Leistungs- blöcken;
(4) wie Sie auf der Ausgangslage der Auftraggeberin (laufendes Programm, Vorhaben gemäß Leistungsbeschreibung Los 1) aufsetzen;
(5) die begründete Übertragbarkeit Ihres Vorgehens auf die Vorhaben dieses Loses (Begründung über die Problemklasse der Vorhaben, nicht über Referenzen).
Allgemeine Methodendarstellungen ohne Bezug zur Ausgangslage werden mit höchstens Stufe 1 gewertet.
Für Teilaspekt (1) ist exemplarische Tiefe zulässig: Stellen Sie mindestens zwei Leistungsblöcke ausführlich dar und fassen Sie Ihr Vorgehen für die übrigen tabellarisch zusammen. Begründen Sie Ihre Auswahl der vertieften Leistungsblöcke.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Keine oder nur allgemeine Aussagen ohne Bezug zu den Handlungsfeldern
Stufe 1 (8 Wertungspunkte): Vorgehen mit Arbeitsschritten je Handlungsfeld beschrieben; die Merkmale der Stufe 2 liegen nicht vollständig vor (zum Beispiel ohne Ergebnistypen, ohne Beteiligte beider Seiten oder ohne Bezug zur Ausgangslage der Auftraggeberin)
Stufe 2 (17 Wertungspunkte): Vorgehen je Handlungsfeld (exemplarische Tiefe zulässig) mit Arbeitsschritten, Ergebnistypen und Beteiligten beider Seiten mit
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ihren Rollen beschrieben und auf der Ausgangslage der Auftraggeberin aufsetzend
Stufe 3 (25 Wertungspunkte): Zusätzlich mit benannten Entscheidungspunkten, Abhängigkeiten zwischen den Handlungsfeldern und über die Problemklasse der Vorhaben begründeter Übertragbarkeit des Vorgehens auf die Vorhaben dieses Loses
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3 K2: Transformations- und Steuerungsansatz im
Programmumfeld
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 20 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie Ihren Ansatz, wie Ihr Unternehmen Beratungs- leistungen in einem laufenden Großprogramm mit etablierten Steuerungsstrukturen erbringt.
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) die Abgrenzung Ihrer Schnittstellen gegenüber Programmleitung, Gremien und weiteren Auftragnehmern (die Rollen der Beteiligten werden im Konzept K1 bewertet);
(2) Ihre Mechanismen für den Umgang mit Eskalationen und Zielkonflikten - darzustellen ist, wie Sie Konflikte bereits vor der formalen Eskalation nach der Leistungsbeschreibung auflösen und wie Sie eine Eskalation entscheidungsreif vorbereiten;
(3) Ihr Vorgehen bei konkurrierenden Vorhaben und knappen Ressourcen;
(4) die Steuerungsartefakte, die Sie einsetzen, und deren Übergabefähigkeit (die Auftraggeberin kann die Artefakte ohne Sie weiterführen);
(5) Ihr Vorgehen für die Übernahme oder Weiterführung der Programm- und Portfoliosteuerung mit gesicherter Kontinuität (Transition, Wissenssicherung, Parallel- phase) mit Phasen und Verantwortlichkeiten.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Kein Steuerungsansatz erkennbar oder nur Nennung von Methoden ohne Bezug zum Programmumfeld
Stufe 1 (7 Wertungspunkte): Ansatz für die Beratung im Programmumfeld beschrieben; die Abgrenzung der Schnittstellen gegenüber Programmleitung, Gremien und weiteren Auftragnehmern liegt nicht vollständig vor
Stufe 2 (13 Wertungspunkte): Ansatz mit Abgrenzung der Schnittstellen gegenüber Programmleitung, Gremien und weiteren Auftragnehmern
Stufe 3 (20 Wertungspunkte): Zusätzlich mit Eskalations- und Konflikt- mechanismen, Vorgehen bei konkurrierenden Vorhaben, benannten übergabefähigen Steuerungsartefakten und beschriebener Übernahme oder Weiterführung der Programmsteuerung mit Phasen und Verantwortlichkeiten
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4 K3: Personal- und Teamkonzept: Aufbau und Sicherung der
Leistungsfähigkeit
Höchstens erreichbare Wertungspunkte: 25 von 70 Wertungspunkten Leistung.
Aufgabenstellung: Beschreiben Sie, mit welchem Prozess Sie über die gesamte Vertragslaufzeit geeignete Kapazität bereitstellen.
Erwartet wird eine Darstellung zu folgenden Teilaspekten:
(1) ein Rollensteckbrief je Rolle (Multiprojekt-/Programmleitung, Projekt-/Teilprojekt- leitung, Consultant, PMO) mit Qualifikation, Methoden- und Verwaltungskompetenz, Verantwortung und typischen Einsatzszenarien in den Leistungsblöcken (Anforderungsprofile, keine Einzelpersonen; Erfahrungsjahre und Personalstärke werden im Blatt 5_Personal abgefragt und hier nicht bewertet);
(2) Ihr Prozess von der Abrufaufforderung bis zum Einsatzbeginn mit Reaktionszeiten je Schritt;
(3) Ihre Vorkehrungen für Nachbesetzung, Vertretung und Wissenstransfer bei Personenwechseln - die Ersatzfrist und die Vertretungsregelung der Anlage 2 sind dabei Mindestanforderung; darzustellen ist, wie Sie deren Einhaltung strukturell absichern und Wissensverluste beim Wechsel vermeiden;
(4) Ihre Eskalationswege bei Kapazitätsengpässen mit Reaktionszeit;
(5) wie Sie die Belastbarkeit dieses Prozesses über die gesamte Vertragslaufzeit sicherstellen (zum Beispiel Kapazitätsplanung, Partnernetzwerk, Qualifizierung);
(6) Ihre Standards für Wissenssicherung und Ihr Übergabevorgehen bei einem Partnerwechsel und zum Ende der Laufzeit (Personenwechsel sind Gegenstand des Teilaspekts 3).
Benennen Sie keine Einzelpersonen; Personenprofile werden nicht gewertet.
Wertungsstufen laut Kriterienkatalog (Blatt 6_Konzepte); eine Stufe ist erreicht, wenn alle in ihr genannten Merkmale nachprüfbar im Konzept enthalten sind:
Stufe 0 (0 Wertungspunkte): Keine Aussage zur Bereitstellung von Kapazität
Stufe 1 (8 Wertungspunkte): Bereitstellungsprozess beschrieben; die Merkmale der Stufe 2 liegen nicht vollständig vor (zum Beispiel ohne Reaktionszeiten je Schritt oder ohne Rollensteckbriefe für alle drei Rollen)
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Anlage 2.1.1.1 zum Vertrag – Konzeptvorlage Los 1
Stufe 2 (17 Wertungspunkte): Beschriebener Bereitstellungsprozess mit Reaktionszeiten je Schritt und Rollensteckbriefen für alle drei Rollen mit Qualifikation, Kompetenzen und Einsatzszenarien
Stufe 3 (25 Wertungspunkte): Zusätzlich mit Nachbesetzungs- und Eskalations- regeln mit Reaktionszeit, dargestellter Belastbarkeit über die gesamte Vertragslaufzeit sowie mit beschriebenen Standards für Wissenssicherung und Übergabe bei Partnerwechsel und Laufzeitende
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