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Anlage 2.1 zum Vertrag –
Leistungsbeschreibung Los 1
Strategie- und Transformationsberatung im Programm Kairos
BIT14-0230-1246
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Anlage 2.1 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung Los 1
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemein ....................................................................................................................... 3
2 Das Programm Kairos als Referenzrahmen................................................................. 3
2.1 Das Programm.......................................................................................................... 3
2.2 Die laufenden Vorhaben ........................................................................................... 4
2.3 Weiterentwicklung des Programms ........................................................................... 5
3 Gegenstand von Los 1 .................................................................................................. 5
3.1 Multiprojektleitung / Programmleitung ....................................................................... 5
3.2 Projektleitung / Teilprojektleitung .............................................................................. 7
3.3 Consultant ................................................................................................................ 8
3.4 Project Management Office ...................................................................................... 9
4 Nicht Gegenstand der Leistung und Abgrenzung ..................................................... 10
5 Übernahme und Transition aus dem Bestand ........................................................... 11
6 Anforderungen an die Leistungserbringung ............................................................. 11
7 Zusammenarbeit und Gremien ................................................................................... 12
8 Einzelbeauftragungen und Abrufverfahren ............................................................... 12
9 Mengengerüst und Höchstmenge .............................................................................. 13
10 Datenschutz und Informationssicherheit ................................................................... 13
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Anlage 2.1 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung Los 1
1 Allgemein
Diese Anlage 2.1 zum Vertrag beschreibt den Leistungsgegenstand von Los 1 der Rahmenvereinbarung über Beratungs- und Unterstützungsleistungen: die Strategie- und Transformationsberatung im Programm Kairos einschließlich der Programm- und Portfoliosteuerung.
Sie gilt nachrangig zur losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Vertrag). Die dort getroffenen Regelungen, insbesondere zu Höchstmenge, Abruf- charakter, Laufzeit, Einzelbeauftragungen und Datenschutz, gelten auch für Los 1, soweit diese Anlage keine ergänzenden losspezifischen Festlegungen trifft.
Die relevanten Leistungskriterien des Ausschreibungsgegenstandes sind dem Kriterienkatalog (Anlage 2.1.1 zum Vertrag) zu entnehmen.
2 Das Programm Kairos als Referenzrahmen
2.1 Das Programm
Das Programm Kairos bündelt die strategisch relevanten Zukunftsprojekte der Auftraggeberin und schafft einen gemeinsamen Rahmen für die Weiterentwicklung der Organisation. Ziel ist es, die Auftraggeberin als leistungsfähige, moderne und zukunftsorientierte IT-Dienstleisterin des Landes nachhaltig zu stärken. Die Vorhaben adressieren sowohl die Optimierung interner Strukturen, Prozesse und Steuerungs- mechanismen als auch die Weiterentwicklung des Serviceportfolios für die Kunden der Auftraggeberin.
Im Fokus der strategischen Weiterentwicklung stehen insbesondere die Weiter- entwicklung der BITBW als moderne IT-Dienstleisterin, die Landes-IT-Konsolidierung, die Stärkung der Steuerungsfähigkeit, die digitale Zukunftsfähigkeit sowie der Ausbau von Cyber-Resilienz und Veränderungsfähigkeit. Die Beschreibung in diesem Kapitel stellt allen Bietern denselben Informationsstand zur Verfügung.
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2.2 Die laufenden Vorhaben
Das Programm umfasst derzeit folgende acht Vorhaben:
ServiceNow: Zentrale Plattform für Steuerung, Bereitstellung und Abrechnung der IT-Services. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Programm- und Projektmanagement. Unternehmenssteuerung: Transformation der Steuerung auf integrierter S/4HANA-Basis. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Strategische Beratung; Programm- und Projektmanagement. KI: Skalierbare Plattform für interne KI-Services auf eigener Infrastruktur. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Strategische Beratung. Cloud: Aufbau einer Multicloud-Umgebung für diverse Schutzbedarfe. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Programm- und Projektmanagement. Automated Services: Automatisierung von bestehenden Prozessen. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Project Management Office. Fachverfahrensmodernisierung: FV-Modernisierungen auf Basis von No- Code, Low-Code oder Pro-Code. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Programm- und Projektmanagement. RZ-Strategie und RZ-Umzüge: Neuausrichtung und Umzug der Rechenzentrumslandschaft der Landes-IT. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Programm- und Projektmanagement. Arbeitsplatz der Zukunft: Weiterentwicklung der Office-Arbeitsplatzumgebung der Landesverwaltung entlang der Herstellerstrategie. Berührte Leistungsblöcke (Kapitel 3): Fachspezifische Beratung; Strategische Beratung.
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2.3 Weiterentwicklung des Programms
Das Programm entwickelt sich während der Vertragslaufzeit fort; Vorhaben können hinzukommen, sich verändern oder abgeschlossen werden. Künftige Themen ordnen sich nach ihrem Betrachtungsgegenstand Los 1 (programm- und vorhabenbezogen) oder Los 2 (Gesamtorganisation) zu. Die Leistungsblöcke in Kapitel 3 bleiben davon unberührt.
3 Gegenstand von Los 1
Los 1 umfasst die Beratungs-, Steuerungs- und PMO-Leistungen im Programm Kairos einschließlich der Programm- und Portfoliosteuerung. Die Einzelleistungen werden durch die Rollen Multiprojektleitung/Programmleitung, Projekt-/Teilprojektleitung, Consultant sowie Project Management Office erbracht:
3.1 Multiprojektleitung / Programmleitung
Kern des Leistungsblocks ist die Programm- und Portfoliosteuerung des Programms Kairos einschließlich der strategischen Weiterentwicklung des Programms sowie der managementgerechten Entscheidungsvorbereitung.
Programm- und Portfoliosteuerung Risiko-, Abhängigkeits- und Eskalationsmanagement Ressourcen-, Termin- und Budgetsteuerung Managementgerechte Entscheidungsvorbereitung und Berichtswesen Strategische Analyse, Zielbild- und Roadmapentwicklung Managementberatung Stakeholder-, Kommunikations- und Change-Begleitung
Die Leistungen umfassen insbesondere:
Auf Programmebene (Programm Kairos als Ganzes):
Entwicklung und Pflege des Programmzielbilds, Ableitung der Programmziele aus der Strategie der Auftraggeberin und Definition der Programmstruktur (Vorhaben, Arbeitsströme, Initiativen) Erstellung und Pflege der mehrjährigen Programm-Roadmap, Synchronisation der Einzelplanungen zu einem Gesamtplan und Steuerung der kritischen Pfadabhängigkeiten
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Betrieb der Programm-Governance: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Lenkungskreisen, Boards und Programmveranstaltungen mit entscheidungsreifen Unterlagen Programmweite Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Identifikation von Engpässen und Konflikten, Abstimmung mit Linienorganisation und weiteren Auftragnehmern Programmweites Risiko-, Abhängigkeits- und Konfliktmanagement über alle Vorhaben hinweg Einheitlicher Programm-Reporting-Standard, Konsolidierung der Statusberichte zu Management-Reports mit Fortschritt, Risiken und Budgetstatus Steuerung von Änderungen des Programmumfangs, Vorbereitung und Dokumentation von Programmentscheidungen Stakeholder- und Kommunikationsmanagement auf Programmebene einschließlich Eskalationsmanagement gegenüber der Leitungsebene Strategische Analyse und Bewertung von Handlungsoptionen Entwicklung von programmbezogenen Zielbildern und Roadmaps Managementberatung und Entscheidungsvorbereitung für die Auftraggeberin Begleitung von programmweiten Veränderungs- und Kommunikationsmaßnahmen
Die strategischen Leistungen beziehen sich in Los 1 auf das Programm Kairos und seine Vorhaben. Programmbezogene Zielbilder, Roadmaps und Entscheidungs- vorlagen sind Gegenstand von Los 1. Zielbilder und Governance der Gesamt- organisation sind Gegenstand von Los 2. Maßgeblich ist der Betrachtungsgegenstand des jeweiligen Abrufs.
Die Gesamtverantwortung für das Programm und seine Vorhaben verbleibt bei der Auftraggeberin; der Auftragnehmer steuert in ihrem Auftrag, bereitet Entscheidungen vor und dokumentiert diese.
Termin-, Ressourcen- und Budgetplanungen werden als Liefergegenstände erstellt; Entscheidungen über Budget und Personaleinsatz trifft ausschließlich die Auftraggeberin. Der Auftragnehmer konsolidiert Risiken und Abhängigkeiten und bereitet Eskalationen vor; die Eskalations- und Priorisierungsentscheidung trifft die Auftraggeberin.
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3.2 Projektleitung / Teilprojektleitung
Kern der Rolle ist die Leitung und Steuerung einzelner Vorhaben und Teilprojekte innerhalb des Programms Kairos.
Projekt- und Teilprojektleitung komplexer Vorhaben Risiko-, Issue- und Eskalationsmanagement auf Vorhaben- und Teilprojektebene Ressourcen-, Termin- und Qualitätssteuerung Schnittstellen- und Abhängigkeitsmanagement Projektkommunikation und Statusreporting
Die Leistungen umfassen insbesondere:
Auf Vorhabenebene (einzelnes Vorhaben des Programms):
Initiierung und Aufbau der Projektorganisation: Rollen- und Verantwortlichkeitsmatrix, Ziele, Umfang, Liefergegenstände, Projektauftrag und Abstimmung der Governance mit der Programmebene Detaillierte Projektplanung nach Zeit, Kosten, Qualität und Ressourcen mit Meilensteinen, Abhängigkeiten sowie Test-, Migrations- und Einführungsphasen Operative Steuerung mit Soll-Ist-Vergleichen, Maßnahmensteuerung bei Abweichungen, Status- und Steuerungsrunden und Transparenz gegenüber der Programmebene Strukturierung und Priorisierung von Anforderungen, Sicherstellung der Nachverfolgbarkeit und Moderation der Abstimmung zwischen Fachbereichen Planung und Steuerung von Test- und Qualitätssicherungsphasen, Definition von Prüfkriterien, Organisation der Ergebnisprüfung und Freigabeempfehlungen für Liefergegenstände Risiko-, Issue- und Eskalationsmanagement des Vorhabens mit Entscheidungsvorlagen an die Programmebene Projektkommunikation: Abstimmung mit Fachbereichen und Beteiligten, Projektmeetings und Vorbereitung der Lenkungskreise
Auf Teilprojektebene (fachliche oder technische Teilverantwortung):
Planung und Strukturierung des Teilprojekts in Teilaufgaben, Meilensteine und Ressourcen sowie Abstimmung der Schnittstellen zu anderen Teilprojekten Steuerung der operativen Umsetzung, Koordination der zugewiesenen Beteiligten und Überwachung des Fortschritts auf Aufgabenebene
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Klärung fachlicher Detailanforderungen, Unterstützung technischer Designentscheidungen und Sicherstellung der Konsistenz mit der Zielarchitektur Schnittstellen- und Abhängigkeitsmanagement einschließlich der Koordination von Übergaben zwischen Teams Statusreporting an die Vorhabenebene, Pflege der Teilprojektpläne und Nachweisführung der erbrachten Leistungen Planung und Begleitung von Teilprojekt- und Integrationstests, Vorbereitung der Ergebnisprüfung und Nachverfolgung von Korrekturen
3.3 Consultant
Kern der Rolle ist die strategische, fachliche und methodische Beratung der Programm-, Projekt- und Teilprojektleitungen bei der Konzeption, Vorbereitung und Umsetzung komplexer Transformations- und Digitalisierungsvorhaben.
Fachliche und methodische Beratung der Programm-, Projekt- und Teilprojektleitungen bei komplexen Fragestellungen Erstellung strategischer Analysen sowie Bewertung von Anforderungen, Problemstellungen und Handlungsoptionen Erarbeitung von Konzepten, Fachkonzepten, Zielbildern, Roadmaps und Entscheidungsvorlagen Unterstützung bei der Operationalisierung strategischer Vorgaben in konkrete Maßnahmen und Umsetzungsansätze Vorbereitung, Durchführung und Moderation von Workshops, Arbeitsgruppen und Abstimmungsterminen einschließlich Ergebnissicherung Unterstützung bei der fachlichen Abstimmung, Konsolidierung und Berücksichtigung unterschiedlicher Stakeholder- und Anforderungsinteressen Methodische Unterstützung bei der Anwendung von Standards, Vorgehensmodellen und Best Practices innerhalb der Programm- und Projektorganisation Qualitätssicherung fachlicher Ergebnisse, Konzepte und Deliverables Eigenständige Bearbeitung abgegrenzter fachlicher Arbeitspakete Erstellung managementgerechter Unterlagen, Analysen und Präsentationen Fachspezifische Beratung und Unterstützung in den Vorhaben des Programms Projektorganisation
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Fachspezifische Beratungsleistungen:
Die fachspezifische Beratung ordnet sich jeweils einem oder mehreren der laufenden Vorhaben zu.
Service Management und ServiceNow SAP S/4HANA und Unternehmenssteuerung Cloud- und Infrastrukturtransformation Künstliche Intelligenz Prozessmanagement und Verwaltungsmodernisierung IT-Architektur und Plattformstrategien
Die fachspezifischen Beratungsleistungen umfassen ausschließlich Beratungs-, Analyse- und Konzeptionsleistungen. Implementierungsleistungen, Systemintegra- tionen sowie die Übernahme von Betriebsverantwortung sind nicht Bestandteil der Leistungserbringung. Die organisationsweite Beratung zur Daten- und KI-Governance ist nicht Gegenstand von Los 1.
3.4 Project Management Office
Kern der Rolle ist die methodische, operative und fachliche Unterstützung der Programm- und Projektsteuerung sowie die Erbringung strategischer und fach- spezifischer Beratungsleistungen.
Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung von Programm- und Projektmanagementstrukturen Planung, Monitoring und Reporting auf Programm- und Projektebene Steuerung von Meilensteinen, Liefergegenständen und Aktionspunkten Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Steuerungsgremien, Workshops und Großveranstaltungen Konsolidierung von Projektständen sowie programmweites Fortschritts- und Risikoreporting Qualitätsmanagement und Sicherstellung einheitlicher Standards, Methoden und Templates Unterstützung des Abhängigkeits- und Schnittstellenmanagements zwischen Projekten Operative Unterstützung der Programm- und Projektleitungen Strategische Analyse und Konzepterstellung
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Fachliche Beratung und Unterstützung in den Vorhaben des Programms Kairos
Das Project Management Office liefert insbesondere:
Regelmäßige Statusberichte und Management-Reports Gepflegte Projektpläne, Maßnahmenlisten sowie Budget- und Kostenübersichten Risikoübersichten einschließlich Bewertung Entscheidungsunterlagen für Gremien Protokolle von Gremiensitzungen mit Beschlüssen und Nachverfolgung Strukturierte Projektdokumentation einschließlich Lessons Learned und Projektabschluss
Meilensteine, Liefergegenstände und Aktionspunkte werden nachgehalten und entscheidungsreif aufbereitet; die Entscheidung darüber bleibt bei der Auftraggeberin. Auch laufende PMO-Leistungen werden als Arbeitspakete mit beschriebenem Ergebnis beauftragt. Das Fortschritts- und Risikoreporting wird als ein konsolidierter Berichtsstand im von der Auftraggeberin vorgegebenen Format geführt; erforderliche Zulieferungen weiterer Auftragnehmer stellt die Auftraggeberin im Rahmen ihrer Mitwirkung bereit.
Die Gesamtverantwortung für Programm und Vorhaben verbleibt bei der Auftrag- geberin. Der Auftragnehmer übernimmt koordinierende und steuernde Aufgaben im Rahmen der beauftragten Vorhaben und Teilprojekte und bereitet Entscheidungen vor.
Für alle Rollen gilt: Leistungen werden als Arbeitspakete mit beschriebenem Ergebnis, Zeitraum und Umfang abgerufen; Entscheidungen über Programm, Budget und Priorisierung verbleiben bei der Auftraggeberin.
4 Nicht Gegenstand der Leistung und Abgrenzung
Nicht Gegenstand der Leistung sind die in der losübergreifenden Leistungs- beschreibung (Anlage 2) geregelten allgemeinen Ausschlüsse; sie gelten unverändert auch für dieses Los. Dort geregelt sind ebenso die Weisungsfreiheit der eingesetzten Personen und die Möglichkeit, Angebote für beide Lose abzugeben.
Im Vorhaben Arbeitsplatz der Zukunft werden ausschließlich Konzeptions-, Weiterentwicklungs- und Begleitleistungen abgerufen. Der Betrieb der Office- Arbeitsplatzumgebung, der Anwendersupport und vergleichbare Betriebs- und
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Supportleistungen sind nach der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2) nicht Gegenstand der Leistung.
Abgrenzung zu Los 2: Themen der Gesamtorganisation (unter anderem Organisations- und Rechtsformentwicklung, Landes-IT-Konsolidierung, organisations- weite Governance) liegen in Los 2; maßgeblich ist der Betrachtungsgegenstand der jeweiligen Beauftragung.
5 Übernahme und Transition aus dem Bestand
Die Programm- und Portfoliosteuerung wird bis zum 31.12.2026 über einen bestehenden Vertrag erbracht; bis zu dessen Ende liegt die Verantwortung beim bisherigen Auftragnehmer. Der über diese Rahmenvereinbarung beauftragte Auftragnehmer übernimmt die Leistung zum Vertragsbeginn am 01.01.2027.
Für die Übernahme gilt eine Transitionsphase mit Übergabeplan, strukturierter Wissensübergabe und Verantwortungsübergang zum Stichtag. Der Auftragnehmer legt im ersten Einzelauftrag (wettbewerblicher Abruf unmittelbar nach dem Zuschlag, Anlage 2) einen Übergabeplan vor, der Informationsbedarfe, Übergabetermine und die Feststellung der Übernahmefähigkeit beschreibt.
Alle für die Angebotserstellung erforderlichen Informationen über den Stand des Programms und der Steuerungsstrukturen werden allen Bietern gleichermaßen über die Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt.
6 Anforderungen an die Leistungserbringung
Es gelten die Anforderungen an die Leistungserbringung nach der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2), insbesondere zu Qualifikationsprofilen und Rollenmodell des Preisblatts, zur Bewertung über Konzepte des Unternehmens statt einzelner Beraterprofile, zu Kontinuität und Personalaustausch, zur Arbeitssprache, zum Leistungsort sowie zu Arbeitsergebnissen und Nutzungsrechten.
Ebenso gelten die Anforderungen an die Planung und Durchführung der Leistungen nach der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2), insbesondere zum schonenden Einsatz der Ressourcen der Auftraggeberin, zur Wahl eines geeigneten Vorgehensmodells, zur Initiierung und Planung von Arbeitspaketen, zu Steuerung und Berichtswesen, zu Risiko- und Qualitätsmanagement, zur Prüfung, zum Abschluss und
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Anlage 2.1 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung Los 1
zur Übergabe der Arbeitsergebnisse sowie zur Nutzung der IT-Infrastruktur und der Vorlagen der Auftraggeberin.
7 Zusammenarbeit und Gremien
Für die Zusammenarbeit gilt die Gremien- und Steuerungsstruktur nach der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2): das operative Koordinations- gremium des Loses, die abrufbezogenen fachlichen Arbeitsgruppen und das dort geregelte Eskalationsverfahren.
Ergänzend für Los 1: Die Leistungen werden in die bestehenden Gremien des Programms Kairos eingebunden. Der Fortschritt der Einzelaufträge wird gegenüber diesen Programmgremien regelmäßig berichtet; Form und Rhythmus werden je Abruf festgelegt. Das Berichtswesen des Programms und die Berichterstattung im operativen Koordinationsgremium werden aufeinander abgestimmt, damit ein konsolidierter Berichtsstand entsteht.
Die Programmgremien sind von der vertraglichen Gremien- und Steuerungsstruktur der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2) zu unterscheiden: Das operative Koordinationsgremium steuert die Zusammenarbeit mit den Rahmen- vertragspartnern, die Programmgremien steuern das Programm selbst.
8 Einzelbeauftragungen und Abrufverfahren
Einzelaufträge werden nach dem in der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2) beschriebenen Verfahren vergeben: bis zur dort festgelegten Schwelle als Direktabruf nach der dort festgelegten Auswahlregel, darüber im wettbewerblichen Abrufverfahren unter allen Rahmenvertragspartnern des Loses.
Jeder Abruf in Los 1 benennt zusätzlich das betroffene Vorhaben oder die programm- weite Aufgabe sowie den Leistungsblock nach Kapitel 3, dem das Arbeitspaket zuzuordnen ist.
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Anlage 2.1 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung Los 1
9 Mengengerüst und Höchstmenge
Die Höchstmenge der über die Rahmenvereinbarung abrufbaren Leistungen ist in den ergänzenden Vereinbarungen (Anlage 1) geregelt. Eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin besteht nicht; verbindliche Umsatzvolumina werden nicht garantiert.
Der erste Einzelauftrag in Los 1 wird gemäß der losübergreifenden Leistungs- beschreibung unmittelbar nach dem Zuschlag im wettbewerblichen Abrufverfahren vergeben. Er umfasst die Übernahme der Programm- und Portfoliosteuerung einschließlich der Transition aus dem Bestand ab dem 01.01.2027; Umfang, Laufzeit und Wertungseinzelheiten werden mit der Abrufaufforderung mitgeteilt.
10 Datenschutz und Informationssicherheit
Es gelten die Regelungen der losübergreifenden Leistungsbeschreibung (Anlage 2) und des Vertrags zum Datenschutz, zur Vertraulichkeit und zur Informationssicherheit. Dies schließt die Vorgabe ein, dass im Rahmen der Leistungserbringung erlangte Informationen nicht für andere Zwecke verwendet werden, insbesondere nicht für die Vorbereitung eigener Angebote in wettbewerblichen Abrufen.
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