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Anlage 2 zum Vertrag –
Leistungsbeschreibung
BIT14-0230-1246
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemein ....................................................................................................................... 5
2 Angaben zur Auftraggeberin ........................................................................................ 5
2.1 Aufbauorganisation ................................................................................................... 6
3 Losstruktur .................................................................................................................... 7
4 Ziele der Leistungserbringung ..................................................................................... 8
5 Rahmenbedingungen .................................................................................................... 8
5.1 Generelle Rahmenbedingungen und Leistungen ...................................................... 8
6 Gremien- und Steuerungsstruktur ............................................................................... 9
6.1 Operatives Koordinationsgremium ............................................................................ 9
6.2 Fachliche Arbeitsgruppen ....................................................................................... 10
6.3 Mitwirkung des Auftragnehmers .............................................................................. 10
6.4 Eskalationsverfahren .............................................................................................. 10
7 Anforderungen an die Leistungserbringung ............................................................. 11
8 Anforderungen an die Planung und Durchführung der Leistungen ........................ 12
8.1 Schonender Einsatz der Ressourcen der Auftraggeberin ........................................ 12
8.2 Wahl eines geeigneten Vorgehensmodells ............................................................. 13
8.3 Projekt- und Arbeitspaketerfolg ............................................................................... 13
8.4 Initiierung und Planung von Arbeitspaketen ............................................................ 13
8.4.1 Erster Projektplan und Risikoanalyse ..............................................................14
8.4.2 Kommunikationsstrategie und Dokumentation .................................................14
8.5 Projekt- und Arbeitspaketplanung ........................................................................... 14
8.6 Projekt- und Arbeitspaketdurchführung ................................................................... 15
8.7 Durchführung, Steuerung und Berichtswesen ......................................................... 16
8.8 Kommunikation und Stakeholder-Management....................................................... 16
8.9 Risikomanagement ................................................................................................. 17
8.10 Qualitätsmanagement ......................................................................................... 17
8.11 Projekt- und Arbeitspaketabnahme ..................................................................... 18
8.12 Abschluss und Übergabe .................................................................................... 19
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
8.13 Nutzung der IT-Infrastruktur und Vorlagen der Auftraggeberin ............................ 20
9 Allgemeine Regelungen .............................................................................................. 21
9.1 Overhead-Aufwand ................................................................................................. 21
9.2 Personaleinsatz und Austausch von Personen ....................................................... 21
9.3 Einarbeitung und Vertretung ................................................................................... 22
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Organisationsstruktur der Auftraggeberin (Stand August 2026) ............ 7
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
1 Allgemein
Unter dieser Leistungsbeschreibung und den nachrangig zu dieser Leistungs-
beschreibung geltenden losbezogenen Leistungsbeschreibungen (Anlage 2.1 zum
Vertrag für Los 1, Anlage 2.2 zum Vertrag für Los 2) sind alle Informationen
zusammengefasst, die nach Auffassung der Auftraggeberin zur Angebotserstellung
durch den Bieter notwendig sind.
Diese Leistungsbeschreibung regelt die losübergreifenden Festlegungen
(insbesondere Losstruktur, Höchstmenge, Abrufcharakter, Laufzeit, Einzel-
beauftragungen und Datenschutz). Die losbezogenen Leistungsbeschreibungen
beschreiben den jeweiligen Leistungsgegenstand und treffen ergänzende
losspezifische Festlegungen; bei Widersprüchen geht diese Leistungsbeschreibung
vor. Die Rangfolge der Vertragsbestandteile im Übrigen regelt der Vertrag.
Die relevanten Leistungskriterien des Ausschreibungsgegenstandes sind dieser
Leistungsbeschreibung und den Anlagen 2.1 (Los 1) und 2.2 (Los 2) zu entnehmen.
2 Angaben zur Auftraggeberin
Die Auftraggeberin (IT Baden-Württemberg) ist die zentrale IT-Dienstleisterin der
gesamten Landesverwaltung Baden-Württembergs. Als Landesoberbehörde
verantwortet sie den Betrieb der digitalen Infrastruktur, stellt moderne Arbeitsplatz-
lösungen bereit und gewährleistet die Informationssicherheit im staatlichen Sektor.
Durch die Bündelung von IT-Beschaffung, Betrieb und technischem Support bildet sie
das technologische Rückgrat für die Digitalisierung der Verwaltung. Ziel ihrer Arbeit ist
eine leistungsfähige, sichere und zukunftsorientierte IT-Landschaft für alle Ministerien
und Behörden des Landes.
Die Auftraggeberin ist dem Innenministerium Baden-Württemberg unmittelbar
nachgeordnet und wurde zum 01.07.2015 als Kernstück der IT-Neuordnung im Land
gegründet. Sie bündelt die IT-Leistungen für die Landesverwaltung, standardisiert
Services und sorgt für hohe Verfügbarkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit der IT-
Leistungen im Land. Sie ist damit ein zentraler Baustein der Digitalisierungsstrategie
Baden-Württembergs.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Der stetige Wandel der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung, insbesondere im
Kontext der Anforderungen der Auftraggeberin und ihrer Kunden, führt zu
kontinuierlich steigenden Erwartungen an Leistungsfähigkeit, Flexibilität und
Innovationskraft. Die Auftraggeberin gestaltet diesen Wandel aktiv mit: Sie entwickelt
ihre Strukturen und Prozesse konsequent weiter und passt ihre Aufbauorganisation an
künftige Anforderungen an. Ziel ist es, Serviceverbesserungen nicht nur umzusetzen,
sondern Veränderung als gemeinsame Haltung in der Organisation zu verankern.
2.1 Aufbauorganisation
Die Auftraggeberin gliedert sich in fünf Abteilungen mit insgesamt 20 Referaten:
Abteilung 1 Verwaltung, Abteilung 2 Kunden- und Servicemanagement, Abteilung 3
Infrastrukturdienste, Abteilung 4 Basisdienste und Abteilung 5 Digitale Lösungen und
Anwendungsmanagement. Hinzu kommen der Präsidialstab, die Stabsstellen
Informations- und Cybersicherheit, ferner die Beauftragten und Interessens-
vertretungen.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Abbildung 1: Organisationsstruktur der Auftraggeberin (Stand August 2026)
3 Losstruktur
Das AZ BIT14-0230-1246 umfasst die folgenden beiden Rahmenvereinbarungen:
Los 1 umfasst die Strategie- und Transformationsberatung im Programm Kairos
einschließlich der Programm- und Portfoliosteuerung. Der
Leistungsgegenstand ist in der Anlage 2.1 zum Vertrag beschrieben.
Los 2 umfasst Beratungsleistungen für die Weiterentwicklung der
Gesamtorganisation der Auftraggeberin. Der Leistungsgegenstand ist in der
Anlage 2.2 zum Vertrag beschrieben.
Je Los wird die Rahmenvereinbarung mit fünf (5) Marktteilnehmern geschlossen.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
4 Ziele der Leistungserbringung
Auf Basis der Rahmenvereinbarungen können Beratungsleistungen wie Management-
und Strategieberatung, Konzept- und Methodenberatung, Unterstützung bei Projekten
und Umsetzungsbegleitung (nachfolgend insgesamt als „Beratungsleistungen“
bezeichnet) in Form einzelner Arbeitspakete bedarfsorientiert beauftragt werden. Die
Handlungsfelder je Los sind in den losbezogenen Leistungsbeschreibungen (Anlagen
2.1 und 2.2) beschrieben; sie können sich im Laufe der Vertragslaufzeit dynamisch
fortentwickeln.
Die Beratungsleistungen sollen grundsätzlich dazu beitragen, die Selbstbefähigung
der Auftraggeberin nachhaltig zu erhöhen. Die Auftraggeberin erwartet daher von ihren
Rahmenvertragspartnern die Bereitstellung von Instrumenten und Maßnahmen, die
die Beschäftigten zur aktiven Unterstützung und Umsetzung der entwickelten
Strategien befähigen, motivieren und die Zielerreichung nachhalten.
Der ergänzende Einsatz externer Unterstützung ist erforderlich, weil spezifische
Kenntnisse intern nicht in ausreichendem Umfang vorgehalten werden können und
personelle Engpässe bei großen oder komplexen Vorhaben zu überbrücken sind.
Interne Ressourcen sind vielfach langfristig gebunden und reichen bei Großvorhaben,
Migrationen, dem Parallelbetrieb mehrerer Initiativen oder zeitkritischen Aufgaben
nicht aus. Zugleich erhöht sich die Flexibilität der Auftraggeberin, da externe
Kapazitäten kurzfristig und bedarfsgerecht eingesetzt werden können, um auf
technologische und organisatorische Veränderungen zu reagieren. Externe Rahmen-
vertragspartner bringen darüber hinaus innovative Ansätze, moderne Methoden und
aktuelle Erfahrungen aus vergleichbaren Vorhaben ein.
5 Rahmenbedingungen
5.1 Generelle Rahmenbedingungen und Leistungen
Die Beratungsleistungen werden innerhalb des Vertragszeitraumes beauftragt und
lassen sich erst vor dem Hintergrund konkreter Außenanforderungen und der inneren
Transformation der Auftraggeberin in Inhalt, Umfang und Umsetzungsform präzisieren.
In den einzelnen Arbeitspaketen werden die zu erbringenden Leistungen, die
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
berührten Handlungsfelder und die angestrebte Umsetzungsform konkret
beschrieben. Der Rahmenvertragspartner muss agile Arbeitsformen managen und
Aktivitäten in einem auf strategische Initiativen bezogenen Wertschöpfungsstrom
dynamisch ausrichten können.
Der beauftragte Rahmenvertragspartner erbringt die Beratungsleistungen mit den für
die jeweilige Einzelbeauftragung spezifizierten Personen. Eine Ergebnis-
dokumentation stellt sicher, dass die Erkenntnisse und Arbeitsergebnisse auch nach
Abschluss der Beratung für die Weiterentwicklung der Auftraggeberin zur Verfügung
stehen und uneingeschränkt genutzt werden können.
Nicht Gegenstand der Leistung sind: Softwareentwicklung, technische Implemen-
tierung oder Systemintegration; Betrieb von IT-Systemen, Hosting oder produktive
Betriebsverantwortung; Beschaffung, Lieferung oder Einführung konkreter Produkte
und Lizenzen; Übernahme originärer Linienverantwortung der BITBW; Rechts-
beratung; hoheitliche Entscheidungen sowie Entscheidungen im Namen der
Auftraggeberin; Übernahme von Personalverantwortung für Beschäftigte der
Auftraggeberin.
6 Gremien- und Steuerungsstruktur
Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, transparenten und effizienten Umsetzung
der Rahmenvereinbarung richtet die Auftraggeberin eine abgestufte Gremien- und
Steuerungsstruktur ein. Die Mitwirkung des Auftragnehmers in diesen Gremien dient
ausschließlich der fachlichen und organisatorischen Abstimmung; sie begründet keine
Eingliederung in die Organisation der Auftraggeberin.
6.1 Operatives Koordinationsgremium
Zur operativen Abstimmung zwischen der Auftraggeberin und dem Auftragnehmer wird
je Los ein gemeinsames Koordinationsgremium eingerichtet. Ihm gehören auf Seiten
der Auftraggeberin die fachlich und organisatorisch verantwortlichen Personen an, auf
Seiten des Auftragnehmers die benannte zentrale Ansprechperson bzw.
Projektleitung.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Aufgaben des Koordinationsgremiums sind insbesondere:
Abstimmung der laufenden Einzelbeauftragungen
Klärung fachlicher Anforderungen und Leistungsinhalte
Termin- und Ressourcenabstimmung
Monitoring von Leistungserbringung, Qualität und Fristen
Das Gremium tagt regelmäßig (z. B. 14-tägig) oder anlassbezogen, bei mehreren
Rahmenvertragspartnern je Los als Einzeltermin je Partner.
6.2 Fachliche Arbeitsgruppen
Für die Durchführung einzelner Beauftragungen können fachliche Arbeitsgruppen
eingerichtet werden. Ihre Zusammensetzung erfolgt vorhaben- und abrufbezogen
nach Bedarf. Aufgaben sind die fachliche Abstimmung im jeweiligen Einzelauftrag, die
Durchführung und Begleitung der Leistungserbringung, die Qualitäts- und
Ergebnissicherung und die Dokumentation der Arbeitsergebnisse.
6.3 Mitwirkung des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Benennung fester Ansprechpersonen, zur
aktiven und konstruktiven Mitwirkung in den vorgesehenen Gremien und zur ordnungs-
gemäßen Dokumentation der Gremiensitzungen und ihrer Ergebnisse. Der Aufwand
für die Mitwirkung in den Gremien der Steuerungsstruktur ist mit den vereinbarten
Preisen abgegolten.
6.4 Eskalationsverfahren
Bei fachlichen, organisatorischen oder terminlichen Konflikten gilt ein zweistufiges
Eskalationsmodell: Die Klärung erfolgt zunächst in der fachlichen Arbeitsgruppe des
betroffenen Einzelauftrags, sodann im operativen Koordinationsgremium.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
7 Anforderungen an die Leistungserbringung
Die eingesetzten Personen müssen dem im Miniwettbewerb/Einzel-Direktabruf
geforderten Qualifikationsprofil entsprechen; Grundlage ist das Rollenmodell des
Preisblatts. Ein Austausch benannter Personen während eines Einzelauftrags bedarf
der Zustimmung der Auftraggeberin und setzt eine mindestens gleichwertige
Qualifikation voraus; der Rahmenvereinbarungspartner stellt Kontinuität und
Vertretung sicher.
Arbeitssprache ist Deutsch. Leistungsort ist der Sitz der Auftraggeberin. Die Leistung
wird zu 40 % vor Ort und zu 60 % remote erbracht; die konkreten Präsenzanteile
werden je Einzelauftrag-Direktabruf bzw. Miniwettbewerb innerhalb dieses Rahmens
vereinbart. Für Leistungen vor Ort und Remote-Leistungen gelten die jeweiligen
Tagessätze der Anlage 3.1 und 3.2 zum Vertrag (Preisblatt); beide Sätze schließen
sämtliche Reise- und Nebenkosten ein, abgerechnet wird nach dem tatsächlichen
Leistungsort.
Der Auftragnehmer erhält keine Weisungsbefugnis gegenüber Beschäftigten der
Auftraggeberin oder gegenüber weiteren Auftragnehmern, vertritt die Auftraggeberin
nicht nach außen und trifft keine Entscheidungen in deren Namen. Die eingesetzten
Personen sind nicht in die Organisation der Auftraggeberin eingegliedert.
Jeder Miniwettbewerb/Einzel-Direktabruf beschreibt ein Arbeitspaket mit Ergebnis,
Zeitraum und Umfang. Eine allgemeine Mitarbeit oder Anwesenheit ohne
beschriebenes Ergebnis wird nicht beauftragt. Der Fortschritt der Einzelaufträge wird
gegenüber der Auftraggeberin regelmäßig berichtet; Form und Rhythmus werden je
Miniwettbewerb/Einzel-Direktabruf festgelegt.
Arbeitsergebnisse werden in den vereinbarten Formaten übergeben; die Einräumung
der Nutzungsrechte richtet sich nach den vertraglichen Regelungen.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
8 Anforderungen an die Planung und Durchführung der
Leistungen
Die nachfolgenden Anforderungen bilden den verbindlichen Rahmen für die Planung
und Durchführung von Projekten sowie definierten Aufgaben. Der Auftragnehmende
ist verpflichtet, diese Grundsätze in allen Projekten und Arbeitspaketen im Rahmen
dieser Rahmenvereinbarung anzuwenden.
Unabhängig von Umfang und Komplexität der jeweiligen Projekte oder Arbeitspakete
sind diese einheitlich und standardisiert durchzuführen, um konsistente, effiziente und
qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen. Die Auftraggeberin legt besonderen
Wert auf eine hohe Qualität der Projektdurchführung. Es wird erwartet, dass die
nachfolgend definierten Standards in allen Projekten und Arbeitspaketen konsequent
eingehalten werden. Der Umfang der einzelnen Anforderungen richtet sich nach dem
jeweiligen Arbeitspaket; der Miniwettbewerb/Einzel-Direktabruf kann Anforderungen
konkretisieren oder als nicht einschlägig bezeichnen.
8.1 Schonender Einsatz der Ressourcen der Auftraggeberin
Die rolleninhabende Person stellt sicher, dass das Projekt- und
Arbeitspaketmanagement konsequent nach dem Minimal-Impact-Prinzip ausgerichtet
ist. Ziel ist es, die sehr begrenzten personellen Ressourcen der Auftraggeberin
möglichst schonend einzusetzen. Die rolleninhabende Person ist verpflichtet, die
Organisation der Auftraggeberin so gering wie möglich zu belasten. Dies umfasst
insbesondere:
eine effiziente Planung und Nutzung der Ressourcen der Auftraggeberin,
die Minimierung von Anforderungen und Mitwirkungsleistungen seitens der
Mitarbeitenden der Auftraggeberin sowie
die eigenständige Durchführung des überwiegenden Teils der
Projektmanagement- und definierten Aufgaben durch den Auftragnehmenden.
Regelmäßige Abstimmungen und Berichterstattungen sind so zu gestalten, dass der
Arbeitsaufwand für die Auftraggeberin minimiert wird und Entscheidungen schnell,
fundiert und effizient getroffen werden können.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
8.2 Wahl eines geeigneten Vorgehensmodells
Im Rahmen der Leistungserbringung arbeitet die rolleninhabende Person eng mit
verschiedenen Bereichen der Auftraggeberin sowie gegebenenfalls mit deren
Kundinnen und Kunden zusammen. Dabei sind Projekte und Arbeitspakete mit
unterschiedlichen Anforderungen, Rahmenbedingungen und Zielsetzungen
erfolgreich umzusetzen.
Die rolleninhabende Person ist verantwortlich für die Auswahl eines geeigneten
Projektmanagementansatzes und dessen bedarfsgerechte Anpassung an die
jeweilige Aufgabe. Zu Beginn eines Projekts oder Arbeitspakets bewertet die
rolleninhabende Person auf Basis der spezifischen Anforderungen und
Rahmenbedingungen geeignete Projektmanagementansätze. In enger Abstimmung
mit der Auftraggeberin wird anschließend der am besten geeignete Ansatz ausgewählt
(z. B. klassisch, agil oder hybrid). Der gewählte Ansatz ist zu dokumentieren und allen
Beteiligten transparent zu kommunizieren. Darüber hinaus stellt sie sicher, dass der
Projektmanagementansatz nahtlos in die bestehenden Prozesse und Strukturen der
Auftraggeberin integriert wird.
8.3 Projekt- und Arbeitspaketerfolg
Die jeweils rolleninhabende Person trägt die Gesamtverantwortung für den Erfolg
ihrer Projekte oder Arbeitspakete. Dazu zählen insbesondere:
die Erreichung der definierten Ziele in der vereinbarten Qualität sowie
die Einhaltung der abgestimmten Zeit- und Budgetvorgaben
8.4 Initiierung und Planung von Arbeitspaketen
Die rolleninhabende Person stellt eine sorgfältige Vorbereitung und Initiierung von
Projekten und Arbeitspaketen sicher. Zu Projektbeginn wird in enger Abstimmung mit
der Auftraggeberin ein detaillierter Projekt- bzw. Arbeitspaketauftrag erstellt. Dieser
definiert insbesondere Ziele, Umfang und Anforderungen. Im Zuge der Initiierung
werden alle relevanten Interessenvertretenden identifiziert und frühzeitig
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
eingebunden, um deren Erwartungen und Anforderungen angemessen zu
berücksichtigen.
8.4.1 Erster Projektplan und Risikoanalyse
Zu Beginn wird ein initialer Projektplan erstellt, der einen Überblick über die geplanten
Phasen, den Zeitplan, die erforderlichen Ressourcen sowie die vorgesehenen
Meilensteine gibt. Dieser Plan bildet die Grundlage für die weitere Planung und
Umsetzung des Projekts oder Arbeitspakets. Darüber hinaus führt die rolleninhabende
Person eine erste Risikoanalyse durch, um potenzielle Risiken und
Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur
Risikominimierung abzuleiten.
8.4.2 Kommunikationsstrategie und Dokumentation
Die rolleninhabende Person entwickelt eine klare und zielgerichtete
Kommunikationsstrategie, die sicherstellt, dass alle Beteiligten jederzeit über den
aktuellen Stand des Projekts oder Arbeitspakets informiert sind. Der Projekt- bzw.
Arbeitspaketplan sowie alle relevanten Dokumente und Entscheidungen werden
vollständig und nachvollziehbar dokumentiert. Diese Dokumentation wird den
Interessenvertretenden zur Verfügung gestellt, um Transparenz und eine
revisionssichere Projekt- bzw. Arbeitspaketführung zu gewährleisten.
8.5 Projekt- und Arbeitspaketplanung
Aufbauend auf der initialen Projektplanung, die während der Projekt- bzw.
Arbeitspaketinitiierungsphase erstellt wurde, entwickelt die rolleninhabende Person
einen umfassenden und detaillierten Projektplan. Dieser bildet alle wesentlichen
Aspekte des Projekts oder des Arbeitspakets ab und umfasst eine strukturierte
Planung der Projektphasen sowie der einzelnen Arbeitspakete.
Ein zentraler Bestandteil ist die Erstellung eines detaillierten Zeitplans mit klar
definierten Meilensteinen. Dieser ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Vorgehensweise und dient als Grundlage für die Steuerung und Überwachung des
Projektfortschritts.
Ergänzend dazu erstellt und pflegt die rolleninhabende Person bei Bedarf einen
Ressourcenplan. Dieser beschreibt den erforderlichen Einsatz personeller und
materieller Ressourcen und stellt sicher, dass das Projekt oder Arbeitspaket mit den
notwendigen Mitteln ausgestattet ist, um die gesetzten Ziele erfolgreich zu erreichen.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Projekt- und Arbeitspaketplanung ist das
Risikomanagement. Bei Bedarf wird ein Risikomanagementplan entwickelt, der
potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert und bewertet. Auf dieser Basis werden
geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung definiert und umgesetzt, um
Projektrisiken zu reduzieren und den erfolgreichen Abschluss des Projekts oder
Arbeitspakets zu unterstützen.
Darüber hinaus werden Kommunikations- und Berichterstattungsprozesse festgelegt.
Diese stellen sicher, dass alle beteiligten Stakeholder jederzeit über den aktuellen
Projektstatus informiert sind. Durch eine regelmäßige, transparente Kommunikation
können Herausforderungen frühzeitig erkannt und erforderliche Anpassungen
vorgenommen werden, um die Projekt- und Arbeitspaketziele zuverlässig zu erreichen.
8.6 Projekt- und Arbeitspaketdurchführung
Die rolleninhabende Person ist verantwortlich für die Planung, Durchführung sowie die
Überwachung des Projekts bzw. des jeweiligen Arbeitspakets auf Grundlage des
erstellten Projektplans. Dazu zählen die Koordination und Steuerung aller Aktivitäten,
die Sicherstellung der termingerechten und qualitativ hochwertigen Umsetzung der
geplanten Aufgaben sowie die Durchführung regelmäßiger Team- und
Statusmeetings.
Während der Projektlaufzeit überwacht sie kontinuierlich den Projektfortschritt und
passt den Projektplan bei Bedarf an, um auf Änderungen und unvorhergesehene
Ereignisse angemessen reagieren zu können. Zur Sicherstellung der Qualität der
Projekt- und Arbeitspaketergebnisse werden regelmäßige Qualitätskontrollen und
Prüfungen durchgeführt. Darüber hinaus werden Änderungen und Risiken fortlaufend
dokumentiert, nachverfolgt und bewertet, um eine effektive Projektsteuerung und -
kontrolle zu gewährleisten.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
8.7 Durchführung, Steuerung und Berichtswesen
Der Auftragnehmer verantwortet die Durchführung und Überwachung des
Arbeitspakets auf Grundlage des abgestimmten Plans. Dazu zählen die Koordination
und Steuerung der Aktivitäten, die Sicherstellung der termingerechten und qualitativ
hochwertigen Umsetzung sowie die Durchführung der erforderlichen Abstimmungs-
und Statustermine.
Während der Laufzeit überwacht er kontinuierlich den Fortschritt und passt die
Planung bei Bedarf an, um auf Änderungen und unvorhergesehene Ereignisse
angemessen zu reagieren. Zu den Steuerungsaufgaben zählen insbesondere:
die regelmäßige Erstellung von Statusberichten für die Auftraggeberin und
weitere relevante Beteiligte
die Überwachung von Zeitplänen, Aufwänden und Ressourceneinsatz
die Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen zur frühzeitigen Identifikation von
Abweichungen.
Werden Abweichungen festgestellt, schlägt der Auftragnehmer geeignete Korrektur-
maßnahmen vor und setzt die abgestimmten Maßnahmen um. Änderungen und
Risiken werden fortlaufend dokumentiert, nachverfolgt und bewertet. Entscheidungen
über Priorisierung, Budget und Personaleinsatz verbleiben bei der Auftraggeberin.
8.8 Kommunikation und Stakeholder-Management
Eine effektive Kommunikation sowie ein strukturiertes Stakeholder-Management sind
entscheidend für den Erfolg eines Projekts oder Arbeitspakets. Die rolleninhabende
Person entwickelt und implementiert einen Kommunikationsplan, der sicherstellt, dass
alle relevanten Informationen zeitnah, transparent und zielgruppengerecht an die
Stakeholder übermittelt werden. Regelmäßige Abstimmungen mit der Auftraggeberin
sowie weiteren Stakeholdern dienen dazu, Erwartungen zu klären und sicherzustellen,
dass alle Beteiligten kontinuierlich über den Projektfortschritt sowie über potenzielle
Risiken oder Änderungen informiert sind. Darüber hinaus organisiert und moderiert die
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
rolleninhabende Person bei Bedarf Stakeholder-Workshops und Meetings und stellt
die Einhaltung der definierten Kommunikationsrichtlinien und -prozesse sicher.
8.9 Risikomanagement
Das Management von Projektrisiken ist eine kontinuierliche Aufgabe der
rolleninhabenden Person. Sie identifiziert und bewertet fortlaufend potenzielle Risiken
und entwickelt geeignete Strategien zu deren Steuerung. Diese
Risikomanagementstrategien werden regelmäßig überprüft und an den aktuellen
Projektfortschritt sowie an veränderte Rahmenbedingungen angepasst. Die
rolleninhabende Person führt ein Risikoregister, dokumentiert sämtliche Risiken
einschließlich der zugehörigen Maßnahmen zur Risikominderung und stellt sicher,
dass diese Maßnahmen wirksam umgesetzt werden.
8.10 Qualitätsmanagement
Die Sicherstellung der Qualität von Projekt- und Arbeitspaketergebnissen gehört zu
den zentralen Aufgaben der der rolleninhabenden Person. Zu diesem Zweck wird ein
Qualitätsmanagementplan implementiert, der regelmäßige Qualitätskontrollen und -
prüfungen vorsieht. Die verantwortliche Person stellt sicher, dass sämtliche
Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards und Richtlinien entsprechen.
Die Auftraggeberin übernimmt dabei nicht die Rolle der Qualitätssicherungsinstanz für
die rolleninhabenden Person oder deren Aufgabe. Die Verantwortung für die Qualität
der Arbeitsergebnisse liegt vollständig bei der der rolleninhabenden Person.
Dokumentationen werden sorgfältig geprüft und freigegeben, und erforderliche
Korrekturmaßnahmen werden zeitnah eingeleitet und umgesetzt.
Nachbesserungen von Projekt- und Arbeitspaketergebnissen, die aufgrund
mangelnder Qualität durch den Auftragnehmenden notwendig werden, sind
unentgeltlich durchzuführen. Die Qualitätssicherungsmaßnahmen werden während
des gesamten Projektverlaufs konsequent angewendet.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
8.11 Projekt- und Arbeitspaketabnahme
Vor dem Abschluss eines Projekts oder Arbeitspakets erfolgt eine offizielle Abnahme
durch die Auftraggeberin. Hierzu reicht die für die rolleninhabenden Person alle
erstellten und geschuldeten Arbeitsergebnisse einschließlich eines Abschlussberichts,
der die Ergebnisse und den Verlauf des Projekts oder Arbeitspakets dokumentiert, bei
der Auftraggeberin zur finalen Prüfung ein (Bereitstellung zur Abnahme).
Die Leistungen dieser Rahmenvereinbarung und der auf ihrer Grundlage erteilten
Einzelaufträge werden als Dienstleistungen erbracht. Die Prüfung nach diesem
Abschnitt ist keine Abnahme im Sinne der §§ 640 ff. BGB; sie dient der Feststellung,
ob die vereinbarten Leistungen erbracht wurden und die Arbeitsergebnisse den
vereinbarten Anforderungen entsprechen.
Die Auftraggeberin prüft die Arbeitsergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist.
Dabei werden eventuell festgestellte Mängel in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert
und dieser verantwortlichen Person spätestens zum Ablauf der Frist bereitgestellt.
Kategorien von Mängeln
Mängel können in folgende Klassen eingeteilt werden und werden entsprechend im
Abnahmeprotokoll vermerkt:
Fehlerklasse 1 – schwerwiegende Mängel:
Die Abnahme wird verweigert, wenn z. B. wesentliche Dokumente fehlen, feh-
lerhaft sind, sich widersprechen oder bei der Erstellung bzw. Implementierung
von Dokumenten gravierende Abweichungen aufgetreten sind.
Fehlerklasse 2 – erhebliche Mängel:
Die Abnahme kann verweigert oder unter Vorbehalt durchgeführt werden,
wenn z. B. inhaltliche oder formelle Fehler in den erarbeiteten Dokumenten
vorliegen, die die Verständlichkeit oder Korrektheit nicht unmittelbar beein-
trächtigen (z. B. fehlerhafte Gliederung, abweichende Bezeichnungen).
Fehlerklasse 3 – geringfügige Mängel:
Die Abnahme erfolgt in jedem Fall, gegebenenfalls unter Vorbehalt der Män-
gelbeseitigung, wenn z. B. kleinere Rechtschreib- oder Grammatikfehler oder
Abweichungen von der gewünschten Formatierung vorliegen.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Beseitigung von Mängeln
Die rolleninhabende Person ist verpflichtet, aufgetretene Mängel innerhalb einer an-
gemessenen Frist unentgeltlich zu beheben. Bei Mängeln der Fehlerklasse 1 oder 2,
die eine Abnahme verhindern, müssen diese behoben werden, bevor das Projekt
oder Arbeitspaket erneut zur Abnahme bei den Auftraggebenden eingereicht wird.
Eine Abnahme erfolgt erst, wenn alle abnahmeverhindernden Mängel behoben sind.
Grundlage der Abrechnung sind bei Vergütung nach Aufwand die tatsächlich
geleisteten Beratertage zu den Preisen der Rahmenvereinbarung, bei Einzelaufträgen
mit Pauschalfestpreis der vereinbarte Festpreis nach dem im Einzelauftrag
festgelegten Zahlungsplan. Der Auftragnehmer führt je Einzelauftrag einen Leistungs-
nachweis, der die erbrachten Leistungen und die aufgewendeten Beratertage
ausweist; die Auftraggeberin bestätigt ihn. Der bestätigte Leistungsnachweis ist der
Rechnung beizufügen.
8.12 Abschluss und Übergabe
Ein Arbeitspaket gilt als abgeschlossen, wenn die Auftraggeberin die Arbeits-
ergebnisse entgegengenommen hat und alle im Prüfprotokoll dokumentierten
Beanstandungen behoben sind. Auf Wunsch der Auftraggeberin führt der
Auftragnehmer einen Abschluss- oder Lessons-Learned-Termin durch.
Mit dem Abschluss übergibt der Auftragnehmer die relevanten Unterlagen,
insbesondere:
Projektbericht: Zusammenfassung der Projekt- oder Arbeitspaketsziele,
Ergebnisse, Risiken, Meilensteine und Lessons Learned.
Dokumentation: Alle relevanten Unterlagen wie Anforderungsspezifikationen,
Entwürfe, Testergebnisse, Benutzerhandbücher und technische
Dokumentationen.
Projektmanagement-Dokumente: Projektplan, Ressourcenplan,
Kommunikationsplan, Risikomanagement-Plan und Qualitätssicherungs-Plan.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Quellcode und Software: Alle im Projekt oder Arbeitspaket entwickelten
Softwarebestandteile.
Daten und Informationen: Alle während des Projekts oder Arbeitspakets
gesammelten relevanten Daten.
Sicherheits- und Datenschutzdokumente: Nachweise über implementierte
Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.
Wartungs- und Betriebsanleitungen: Anleitungen für den Betrieb und die
Wartung der Projektergebnisse.
Schulungs- und Unterstützungsmaterial: Materialien für die Schulung und
Unterstützung der nutzenden Personen.
Empfehlungen für zukünftige Projekte oder Arbeitspakete: Basierend auf
den Erfahrungen und Erkenntnissen des aktuellen Projekts.
Die Einräumung der Nutzungsrechte an den übergebenen Arbeitsergebnissen richtet
sich nach den vertraglichen Regelungen.
8.13 Nutzung der IT-Infrastruktur und Vorlagen der Auftraggeberin
Bei der Durchführung von Projekten und Arbeitspaketen sowie für die Dokumentation
sind die IT-Infrastruktur und die Anwendungen der Auftraggeberin zu nutzen. Die
Auftraggeberin stellt dafür die notwendige IT-Infrastruktur, ggf. mobilen Zugänge und
Systeme bereit. Die Verarbeitung projektbezogener Informationen auf den IT-
Systemen des Auftragnehmenden ist nur mit vorheriger Zustimmung der
Auftraggeberin zulässig.
Für die Planung, Durchführung und Dokumentation von Projekten oder Arbeitspaketen
sind die Vorlagen der Auftraggeberin verpflichtend zu verwenden.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
9 Allgemeine Regelungen
9.1 Overhead-Aufwand
Kosten seitens der Auftragnehmenden, welche zur Steuerung erforderlich sind und als
Overhead bezeichnet werden könnten, können nicht separat in Rechnung gestellt
werden. Dazu zählen zum Beispiel Tätigkeiten, die seitens des Auftragnehmers
gegenüber dem Auftraggeber Transparenz in puncto Personalmanagement schaffen.
9.2 Personaleinsatz und Austausch von Personen
Die Auftraggeberin kann den Austausch von Personal verlangen, wenn dieses nicht
den vereinbarten Anforderungen entspricht oder sich als nicht geeignet für die
jeweilige Aufgabenstellung erweist. Die Auftragnehmenden stellen sicher, dass
kurzfristig (innerhalb 10 Werktagen) adäquater Ersatz bereitgestellt wird, um den
Fortgang der Projekte oder der entsprechenden Leistungserbringung nicht zu
gefährden.
Der Auftragnehmer setzt Personen ein, die dem im jeweiligen Miniwettbewerb/Einzel-
Direktabruf geforderten Qualifikationsprofil entsprechen. Ein Wechsel der für einen
Miniwettbewerb/Einzel-Direktabruf eingesetzten Personen bedarf der vorherigen
Zustimmung der Auftraggeberin. Vor dem Einsatz einer anderen Person weist der
Auftragnehmer nach, dass diese das geforderte Qualifikationsprofil mindestens
gleichwertig erfüllt; die Auftraggeberin wird ihre Zustimmung nicht sachwidrig
verweigern.
Die Auftraggeberin kann den Austausch eingesetzter Personen verlangen, wenn diese
nicht dem geforderten Qualifikationsprofil entsprechen oder sich für die jeweilige
Aufgabenstellung als nicht geeignet erweisen. Fällt eine eingesetzte Person aus oder
verlangt die Auftraggeberin den Austausch, stellt der Auftragnehmer innerhalb von 10
Werktagen gleichwertigen Ersatz bereit (Ersatzfrist), um den Fortgang der Leistungs-
erbringung nicht zu gefährden. Die Ersatzfrist und die Vertretungsregelung des
folgenden Kapitels sind Mindestanforderungen an den Personaleinsatz (Kriterien-
katalog, Blatt 5_Personal); ihre strukturelle Absicherung ist Gegenstand des Personal-
und Teamkonzepts K3.
Eine Vergütung für die Einarbeitungszeit erfolgt nicht.
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Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
9.3 Einarbeitung und Vertretung
Die Auftraggeberin vergütet den Einarbeitungsaufwand der zunächst eingesetzten
Person. Weitere Aufwände, die durch einen vom Auftragnehmer veranlassten
Personalwechsel entstehen, werden nicht vergütet.
Der Auftragnehmer trifft für jeden Einzelauftrag eine verbindliche Vertretungsregelung.
Während der vertraglich vereinbarten Geschäftszeiten muss ohne schuldhaftes
Zögern eine einsatzbereite Vertretung zur Verfügung stehen. Ein hierdurch
entstehender Mehraufwand wird nicht gesondert vergütet.
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