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Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vergabe von öffentlichen Auf- trägen der Verbandsgemeinde Alzey-Land und den dazugehörenden Ortsge- meinden
Die Vergabestelle sowie die ausschreibenden Dienststellen der Verbandsgemeinde- verwaltung Alzey-Land verarbeiten im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Daten- schutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.
Namen und Kontaktdaten des Steffen Unger, Bürgermeister Verantwortlichen und seines Weinrufstraße 38, 55232 Alzey Stellvertreters Telefon: 06731 409 151 buergermeister@alzey-land.de
Petra Bade, Erste Beigeordnete Weinrufstraße 38, 55232 Alzey Telefon: 06731 409 107
Namen und Kontaktdaten des Dr. Christian Szidzek betrieblichen TÜV Süd Akademie GmbH Datenschutzbeauftragten Westendstraße 160 80339 München Telefon: +49 (0)15111466853 E-Mail: datenschutzbeauftragter@alzey-land.de
Namen und Kontaktdaten der/des Sandra Ullrich Verantwortlichen der Vergabestelle Weinrufstraße 38, 55232 Alzey und ihres/seines Stellvertreters Telefon: 06731 409 108 ullrich.sandra@alzey-land.de
Manuela Plößer Weinrufstraße 38, 55232 Alzey Telefon: 06731 409 117 ploesser.manuela@alzey-land.de
Zwecke der Verarbeitung Bei der Verbandsgemeinde Alzey-Land handelt es sich um eine Gebietskörperschaft des öffentlichen Rechts. Die Aufgaben der Verwaltung ergeben sich zunächst aus § 2 GemO. Die Datenerhebung, -verarbeitung, -übermittlung und - nutzung erfolgt zur Ausübung der übertragenen Aufgaben. Die einzelnen Verfahren sind in der Anlage dieses Verzeichnisses im Detail beschrieben.
Beschreibung der Kategorien Kundendaten, Mitarbeiterdaten sowie Daten von betroffener Personen und der Lieferanten sowie anderer Geschäftspartner, sofern Kategorien personenbezogener die Verarbeitung und Speicherung zur Durchführung Daten der Vergaben erforderlich sind
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Kategorien von Empfängern, denen Hierzu zählen: Verantwortliche des öffentlichen die Daten offengelegt worden sind Rechts bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften, bzw. werden (intern/extern) externe Auftragnehmer entsprechend Art. 28 DS- GVO sowie Dritte, sofern die Offenlegung zur Durchführung der Vergaben erforderlich ist.
Regelfristen für die Löschung der Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflich- Datenkategorien ten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig ge- löscht. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn ihre spezifischen Verarbeitungszwecke wegfallen.
Allgemeine Beschreibung der Die Systeme der Verbandsgemeindeverwaltung technischen und organisatorischen Alzey-Land werden durch eine Vielzahl von Maßnahmen Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Zerstörung und unzulässige Veränderung geschützt.
Weitergehende Informationen:
Die Vergabestelle sowie die ausschreibenden Dienststellen der Verbandsgemeinde- verwaltung Alzey-Land haben bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), die Vergabe-und Ver- tragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (KonzVgV). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabever- fahrens und erfolgt auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DS-GVO. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann ggf. kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig wären und damit grundsätzlich auszuschließen sind.
Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere: Persönliche Kontaktdaten und Namen von Unternehmen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpersonen des Unternehmens (z. B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Unternehmens, Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabe- akte beigefügt. Zugriff auf die Daten haben im Einzelfall nur die jeweils mit den Ver- gaben befassten Mitarbeiter/-innen der Verbandsgemeindeverwaltung Alzey-Land.
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Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen ver- arbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfängern, aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung, können insbesondere gehören: Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 19 Abs. 1 VOL/A (bzw. § 46 Abs. 1 UVgO), § 19 [EU] Abs. 2 VOB/A oder gemäß § 134 GWB über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind. Gewerbezentralregister: Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, bei einer Auftragssumme ab 30.000,- Euro (ohne Umsatzsteuer), muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen. Vergabeportal subreport und EU-Amtsblatt: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben erfolgen die vorgeschriebenen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen sowie zu Nachträgen bzw. Änderungen während der Vertragslaufzeit. Diese Informationen enthalten i. d. R. zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens. Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestim- mungen. Gerichte im Falle von Klagen.
Des Weiteren können im Rahmen von Vergabeverfahren extern beauftragte Dritte (z. B. Architekten, Ingenieure, Projektsteuerungen sowie sonstige Berater/-innen) beteiligt sein, z. B. im Rahmen der Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten. Die beteiligten externen Dritte werden von den ausschreibenden Dienst- stellen auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und das Datenge- heimnis verpflichtet.
Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landesrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Vergabeunterlagen.
Sie haben nach der DS-GVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DS-GVO. In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit. Es besteht weiter ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten und das Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der be- troffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind.
Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbei- tung - eine Vervollständigung verlangt werden. Eine betroffene Person kann die Lö- schung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Die betroffene Person hat weiter das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
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Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art.6 Abs. 1 lit. e DS-GVO verarbeiten werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegen- stehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist. Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle zu richten.
Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt. Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle zu richten.
Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informa- tionsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34 5 5116 Mainz E-Mail: info@datenschutz.rlp.de . Web: www.datenschutz.rlp.de
Auf Wunsch übersenden wir diese Information auch an Verfahrensbeteiligte in Papierform