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Vergabeunterlagen
für das
Offene Verfahren
EU-OV/2026-161 „SQUID-Magnetometer mit ge-
schlossenem He-Kreislauf“
Auftraggeber:
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf Vergabestelle Leutragraben 1 07743 Jena
Anlage 1
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Inhaltsverzeichnis
1 Vorwort .....................................................................................................................................3 2 Allgemeine Bestimmungen .....................................................................................................4 2.1 Umfang der Ausschreibung ............................................................................................4 2.1.1 Allgemeine Beschreibung ...........................................................................................4 2.1.2 Ausschreibungsverfahren ...........................................................................................4 2.1.3 Kommunikation ...........................................................................................................4 2.1.4 Bieterfragen/Aufklärungsverlangen ...........................................................................4 2.1.5 Zuschlagserteilende Stelle/Auftraggeber .................................................................5 2.1.6 Vergabe in Losen .........................................................................................................5 2.1.7 Vertragsart ...................................................................................................................5 2.1.8 Nebenangebot .............................................................................................................5 2.1.9 Ausschlusskriterien .....................................................................................................5 2.1.10 Verpflichtende Erklärungen und Nachweise gemäß dem Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) ...............................................................5 2.1.11 Fremdfirmenerklärung ............................................................................................6 2.1.12 Datenerfassung Wirtschaftlich Berechtigter / Datenerfassung Unterauftragnehmer ................................................................................................................6 2.2 Verschwiegenheit ............................................................................................................7 2.3 Preisabsprachen ..............................................................................................................7 2.4 Angebotsabgabe .............................................................................................................7 2.5 Vertragsvorgaben ............................................................................................................8 2.6 Termine ............................................................................................................................8 2.7 Zuschlagskriterien ...........................................................................................................8 2.8 Bindefrist ..........................................................................................................................9 2.9 Erklärungen des Auftragnehmers ..................................................................................9 2.10 Erfüllungsort und Gerichtsstand ................................................................................. 10 3 Form und Inhalt des Angebotes........................................................................................... 10 3.1 Allgemeines .................................................................................................................. 10 3.2 Anschreiben .................................................................................................................. 11 3.3 Preisblatt ....................................................................................................................... 11 3.4 Angebotsänderungen ................................................................................................... 11 4 Auftragsabwicklung .............................................................................................................. 11 4.1 Standort/Ansprechpartner ........................................................................................... 11 4.2 Bestellauftrag ............................................................................................................... 11 4.3 Liefertermin/Lieferung ................................................................................................. 11 4.4 Lieferschein .................................................................................................................. 11 5 Sonstige Leistungen ............................................................................................................. 11 5.1 Leistungen des Auftragnehmers ................................................................................. 11 5.2 Lieferfrist ....................................................................................................................... 12 5.3 Subunternehmer ........................................................................................................... 12 5.4 Bietergemeinschaften, Eignungsleihe......................................................................... 12 5.5 Gefahrentragung ........................................................................................................... 13 6 Sonstige vertragliche Regelungen ....................................................................................... 13 6.1 Lieferfristüberschreitung/Vertragsstrafe ................................................................... 13 6.2 Deeskalationsmanagement ......................................................................................... 14 6.3 Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge ........................................ 14 6.4 Informationspflicht, Rügen und Nachprüfungen ........................................................ 14 6.4.1 Rügen ........................................................................................................................ 15 6.4.2 Stelle für Nachprüfungsverfahren ........................................................................... 15 7 Kauf ........................................................................................................................................ 15 8 Schlussbestimmung ............................................................................................................. 15
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1 Vorwort
Die Friedrich-Schiller-Universität Jena verbindet: Menschen und Ideen, Wissenschaft und Wirtschaft, Hochschulen und außeruniversitäre Forschung. Verwurzelt im Herzen Deutschlands und vernetzt in alle Welt, prägt sie den Charakter Jenas als zukunftsorien- tierte und weltoffene Stadt. Thüringens einzige Volluniversität kann auf über 450 Jahre Tradition „gelebter Universi- tät“ zurückblicken, in denen sie jungen Menschen Wissenshorizonte, Forschungsmetho- den und Urteilskompetenz vermittelt hat und vermittelt: Ein echtes Erfolgsmodell. Denn die Universität Jena hat stets Grenzen durchbrochen und durch interdisziplinäre For- schung auf Fragen der Gegenwart und Zukunft zu antworten gesucht. Unter dem Motto „Light, Life, Liberty – Connecting Visions“ bleibt sie diesem Konzept treu: Fest verwurzelt in der eigenen Tradition stellt sie sich immer wieder den jeweils aktuellen Herausforde- rungen in Forschung und Lehre, um Antworten zu finden und Zukunftschancen zu eröff- nen.
Ob Archäologie oder Zahnmedizin, Physik oder Psychologie: Die Universität Jena bietet mehr als 200 Studiengänge und -fächer. Neben den großen Fächern und Instituten haben auch „Orchideen“ wie Kaukasiologie und Südosteuropastudien ihren Platz, die zum Teil einzigartig in der deutschen Hochschullandschaft sind.
Die Universität Jena hat sich einer konsequent forschungsbasierten Lehre verschrieben. Denn die Inhalte der Lehre sind stets an den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen ausgerichtet. Ziel ist es, die Studierenden bei der Entwicklung methodisch geschulter Eigenständigkeit, einer kritischen Urteilskompetenz und breiten berufsqualifizierenden Fähigkeiten zu unterstützen. Die Studiengänge an der Universität Jena schließen mit dem Bachelor oder Master ab. Ausnahme ist das Staatsexamen für künftige Juristen, Mediziner und Lehrer. Bei Letzte- ren setzt die Universität auf das „Jenaer Modell“ der Lehrerbildung, das Theorie und Pra- xis eng miteinander verzahnt und eine intensive Betreuung gewährleistet.
Die Studierenden profitieren an der Friedrich-Schiller-Universität von einer sehr guten Infrastruktur: Die Hörsäle sind mit modernster Medientechnik ausgestattet, Seminarräu- me attraktiv und vielfältig gestaltet und moderne Labore hervorragend eingerichtet. Da- neben ist die Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek ein leistungsstarker Partner für Studierende aller Fachrichtungen: Sie verfügt über einen 4 Millionen Einheiten starken Buchbestand und baut ihr digitales Angebot stetig aus. In Rankings bescheinigen die Jenaer Studierenden ihrer Universität immer wieder gute Studienbedingungen. Forschung ist an der Friedrich-Schiller-Universität Jena ein dynamisches Feld, dessen leitendes Prinzip seit jeher in der Interdisziplinarität liegt. Die Universität bündelt ihre Spitzenforschung in drei Profillinien:
Light – Optik und Photonik, Innovative Materialien und Technologien, Energiespeicher Life – Mikrobiologie, Infektions- und Sepsisforschung, Biodiversität und Bio-Geo- Interaktionen, Alternsforschung Liberty – Sozialer Wandel, Aufklärung, Romantik und Zeitgeschichte
Sonderforschungsbereiche, Graduiertenkollegs, Forschungsgruppen und andere Projekte in koordinierten Programmen und über alle Fächer hinweg bilden das Rückgrat der Profil-
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linien. Hinzu kommen u.a. der im Rahmen der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern geförderte Exzellenzcluster „Balance of the Microverse“ (https://www.uni- jena.de/Exzellenzcluster.html) und das mit den Universitäten Leipzig und Halle einge- worbene Deutsche Zentrum für integrative Biodiversitätsforschung (iDiv).
Diese Erfolge basieren ganz entscheidend auf exzellenter Einzel- und Teamforschung und dem traditionell forschungs-, innovations- und kooperationsfreundlichen Klima in Universität, Stadt und Umland. Die Universität, außeruniversitäre Forschungseinrichtun- gen sowie forschende Unternehmen und Kultureinrichtungen bilden ein eng verflochte- nes Netzwerk, das seinerseits in große internationale Verbünde integriert ist.
Hohe Qualitätsstandards in der Qualifizierung des wissenschaftlichen Nachwuchses sind in Jena selbstverständlich, der Nachwuchsförderung gilt das besondere Augenmerk der Universität. Ihre Graduierten-Akademie setzt bundesweit anerkannte Maßstäbe.
2 Allgemeine Bestimmungen
2.1 Umfang der Ausschreibung
2.1.1 Allgemeine Beschreibung Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und gilt als staatlicher Auftraggeber. Als öffentliche Einrichtung verfährt der Auftraggeber beim Kauf von Liefer- und Dienstleistungen nach dem Vergaberecht. Die Ausschreibung wird im Wege eines Offenen Verfahrens gem. § 119 Abs. 3 GWB durchgeführt.
2.1.2 Ausschreibungsverfahren Die Ausschreibung wird als Lieferauftrag im Sinne von § 103 Abs. 2 GWB erfolgen.
2.1.3 Kommunikation Die Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere das Stellen von Bieterfragen und spätere Nachforderungen erfolgt ausschließlich im jeweiligen Verfahren über die e-Vergabeplattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de/) – Rubrik „Nachrich- ten“. Bei neuen Nachrichten erhalten Sie unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihren Posteingang unter „Nachrichten“ und bestätigen dort die Kenntnisnahme.
2.1.4 Bieterfragen/Aufklärungsverlangen Bieterfragen sowie Aufklärungs- und Auskunftsverlangen im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung werden ebenfalls über die e-Vergabeplattform beantwortet und damit zeitgleich allen Bietern zur Verfügung gestellt.
Grundsätzlich erteilt die Vergabestelle Auskünfte über die Vergabeunterlagen bis spätes- tens sechs Tage vor Fristablauf. Daher ist ein Auskunftsersuchen spätestens acht Tage vor Ende der Angebotsfrist zu stellen.
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2.1.5 Zuschlagserteilende Stelle/Auftraggeber Zuschlagerteilende Stelle sowie auch Auftraggeber ist die Friedrich-Schiller-Universität Jena.
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Ansprechpartner: Herr: Fulde Email: vergabestelle@uni-jena.de
2.1.6 Vergabe in Losen Die Ausschreibung wird als eine Gesamtheit vergeben und nicht in Lose aufgeteilt. Für die Gesamtvergabe spricht, dass es sich um ein komplexes Forschungsgerät handelt. Die Ausschreibung als Gesamtsystem ist daher zwingend notwendig, da sonst eine Kompatibilität der Komponenten untereinander nicht gewährleistet werden kann.
Der Zuschlag wird an einen Lieferanten vergeben, der als Generalunternehmer die in der Ausschreibung geforderten Leistungen zu erbringen hat. Hierzu wird falls erforderlich eine Individualzusatzvereinbarung geschlossen. Die Leistungen umfassen sowohl die Lieferung frei Verwendungsstelle, die Aufstellung, Installation und Inbetriebnahme des Gerätesystems mit Nachweis aller Leistungsparameter, eine Vor-Ort - Ersteinweisung im Rahmen der Inbetriebnahme in Wartung und Bedienung, min. 2 Tage für min. 2 Mitar- beiter*Innen (es wird ausdrücklich keine Schulung verlangt) als auch die erforderlichen Gewährleistungen und Zusicherungen und Auskünfte.
2.1.7 Vertragsart Erwartet wird ein Hauptangebot für einen Vertrag über die Lieferung eines (1) „SQUID-Magnetometer mit geschlossenem He-Kreislauf“ gemäß Anlage 2, inkl. der ge- forderten Nebenleistungen.
2.1.8 Nebenangebot Nebenangebote sind ausgeschlossen.
2.1.9 Ausschlusskriterien Der Angebotsausschluss erfolgt gemäß §§ 123, 124 GWB, §§ 56, 57 VgV sowie Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Angebote, die die in der Leis- tungsbeschreibung geforderten Mindestspezifikationen/-forderungen nicht erfüllen, wer- den ebenfalls von der Wertung ausgeschlossen. Auf Kapitel 2.9 dieser Vergabeunterla- gen wird zusätzlich hingewiesen.
2.1.10 Verpflichtende Erklärungen und Nachweise gemäß dem Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (ThürVgG) Der Bewerber erklärt, dass Ihm und seinem Unternehmen die Bestimmungen des Thürin- ger Vergabegesetzes bekannt sind und insbesondere die folgenden daraus resultieren- den Anforderungen und Verpflichtungen eingehalten werden:
- Die Pflicht zur Tariftreue gemäß § 6 Abs. 1 ThürVgG.
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- Die Pflicht zur Zahlung des für repräsentativ erklärten Tarifentgelts (§ 6 Abs. 4 S. 1 und 2). Falls keine Bekanntgabe nach § 6 Abs. 4 S. 4 vorliegt oder das Entgelt geringer wäre als das Entgelt nach § 6 Abs. 4 S. 5, die Pflicht zur Zahlung eines Entgelts, das mindestens 1,50 Euro über dem aktuell gültigen gesetzlichen Min- destlohn liegt (§ 6 Abs. 4 S. 5 und 6 ThürVgG). Dies gilt auch für jedwede einge- setzte Nachunternehmer.
- Die Anforderungen des § 6 Abs. 5, den Einsatz von Leiharbeitskräften betreffend.
- Die Pflicht zur Entgeltgleichheit nach § 6 Abs. 10 ThürVgG.
- Die Notwendigkeit vor dem Einsatz von jedweden Nachunternehmern gemäß § 7 Abs. 1 ThürVgG die Zustimmung des Auftraggebers einzuholen.
- Die Weitergabe der aus dem ThürVgG resultierenden Pflichten an jedweden von mir/uns eingesetzten Nachunternehmer gemäß § 7 Abs. 2 und 4 ThürVgG und damit einhergehend auch meine/ unsere Verpflichtung zur Kontrolle der Einhal- tung dieser Pflichten durch alle Nachunternehmer.
- Die Pflicht zur Vorhaltung von Unterlagen durch mich/uns nach § 12 Abs. 1 sowie jedweden von mir/ uns eingesetzten Nachunternehmer nach § 12 Abs. 2 ThürVgG für Kontrollen, auf deren Möglichkeit ich auch meine/ unsere Beschäftigten hin- weise.
Das entsprechende Formular ist als Anlage dieser Ausschreibung beigefügt. Es ist zu beachten, dass die Friedrich-Schiller-Universität Jena als staatlicher Auftraggeber fungiert.
Die Wertung eines Angebotes kann nur erfolgen, wenn die Eigenerklärung vorliegt.
2.1.11 Fremdfirmenerklärung Ist der Zuschlag erteilt, kommt die Fremdfirmenerklärung gemäß Geltungsbereich dieser Anlage zur Anwendung und gilt als vereinbart (Anlage 8). Der Auftragnehmer stimmt sich dazu mit dem benannten Ansprechpartner des Standortes nach Zuschlagserteilung ab.
2.1.12 Datenerfassung Wirtschaftlich Berechtigter / Datenerfassung Unterauftrag- nehmer
Die Vergabestelle behält sich vor, insbesondere bei Projektfinanzierungen aus den Mit- teln der Thüringer Aufbaubank (Förderbestimmungen), vor Auftragserteilung weitere Daten zu erheben und abzufragen, diese können bereits mit dem Angebot abgegeben werden:
Zur Datenerfassung ist / sind der / die Wirtschaftlich Berechtigte/ -n des Auftragneh- mers zu benennen: Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Steurer- Identifikationsnummer. Der Wirtschaftlich Berechtigte ist in § 3 Geldwäschegesetz defi- niert. Bei den Wirtschaftlich Berechtigten handelt es sich stets um natürliche Personen. Die Verpflichtung zur Erhebung und Verarbeitung der genannten Daten ergibt sich aus Artikel 69 Abs. 2 Verordnung (EU) 2021/1060 i. V. m. Feld 23 und 24, 84 Anhang XVII der Verordnung (EU) 2021/1060.
Wenn zutreffend: Datenerfassung des Unterauftragnehmers: Name des Unterauftrag- nehmers, Datum des Vertrags, Bezugsnummer, Vertragswert, Mehrwertsteuer- Identifikationsnummer oder Steuer-Identifikationsnummer. Die Verpflichtung zur Erhe- bung und Verarbeitung der genannten Daten ergibt sich aus Artikel 69 Abs. 2 Verordnung (EU) 2021/1060 i. V. m. Feld 24, 84 Anhang XVII der Verordnung (EU) 2021/1060.
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Liegen die Informationen innerhalb einer benannten Frist nicht vollständig vor, wird das Angebot ausgeschlossen.
2.2 Verschwiegenheit
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet wer- den und sind als vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter müssen zur vertraulichen Behandlung veranlasst werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist unzulässig.
Beide Geschäftsparteien verpflichten sich, Geschäftsdaten des Vertragspartners vertrau- lich zu behandeln und nur zur Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen einzusetzen. Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Bestimmung der Datenschutzgesetze verpflich- tet.
2.3 Preisabsprachen
Wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er fünf v. H. der Auf- tragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird.
Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist. Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere Verabredungen und Verhandlungen mit anderen Bietern über
• die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, • die zu fordernden Preise, • Bindungen sonstiger Entgelte, • Gewinnaufschläge, • Verarbeitungsspannen und andere Preisbestandteile, • Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, sowie sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen, • Zahlung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen, • Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben
sowie Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB - zulässig sind. Solchen Handlungen des Auftrag- nehmers selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.
2.4 Angebotsabgabe
Die Frist zur Einreichung der Angebote endet am 18.11.2026 um 10:00 Uhr.
Anträge/Angebote können ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de/) mittels der dort bereitgestellten Software- komponente AnA-Web eingereicht werden, und zwar
• in Textform nach § 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), • mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder • mit qualifizierter elektronischer Signatur.
In Papierform eingereichte Angebote können nicht gewertet werden. Angebote, die verspätet eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen!
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Die Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter sind hierbei nicht zugelassen.
2.5 Vertragsvorgaben
Sofern keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen werden, wird im Falle der Annahme Folgendes Vertragsbestandteil:
• die in diesen Unterlagen beschriebenen Anforderungen in Verbindung mit der Leistungsbeschreibung des Angebots, • die Ergänzungen aufgrund der Anfragen bezüglich der Ausschreibung, insbeson- dere Bieterinformationen, • die jeweils nach dem neuesten Stand herausgegebenen ”Zusätzlichen Vertrags- bedingungen (ZVB)“ (Anlage 3) sowie die VOL/B.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Änderungen und Ergänzungen an den nachfolgend aufgeführten Vertragsregelungen nicht zulässig sind.
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationaler Ver- einbarungen.
2.6 Termine
Folgender Terminplan ist vorgesehen:
Angebotsfrist: 18.11.2026, 10:00 Uhr Zuschlagsfrist: 18.12.2026 Ausführung: höchstens 10 Monate nach Zuschlagserteilung
Vor Ablauf der Zuschlagfrist wird den nicht berücksichtigten Anbietern die Absage elekt- ronisch zugestellt.
2.7 Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird nach § 58 VgV auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirt- schaftlichste Angebot erteilt. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden ausschließlich die nachfolgenden Kriterien angesetzt:
- Gesamtangebotspreis (netto; ohne Berücksichtigung von bedingten Rabatten, wie z. B. Skonto; soweit der Auftraggeber im Rahmen der Lieferung Einfuhrabgaben (Zollgebühren) zu entrichten hat, werden diese Kosten bei der Wertung berück- sichtigt).
- Die Vergabestelle behält sich vor, vor Zuschlagserteilung, im Rahmen einer Test- messung an einem übersandten Probestück zu überprüfen, ob die geforderten Mindestanforderungen durch ein Gerätesystem des Anbieters erbracht werden.
Hinweis: Eine Vorauszahlung gegen Bankbürgschaft in Höhe des Bruttoauftragswertes wird in Absprache vereinbart. Der Auftragnehmer reicht dazu umgehend nach Zuschlagsertei- lung eine Rechnung und Bürgschaft ein. Die Kosten sind einzukalkulieren und werden nicht vergütet. Anforderung: Bankbürgschaft eines europäischen Kreditinstituts / Bank, zudem selbstschuldnerisch und unbefristet, Zinsen und Kosten eingeschlossen, unter Verzicht auf die Einreden der Anfechtbarkeit, der Aufrechenbarkeit und der Vorausklage
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gemäß § 770, 771 BGB. Die Bürgschaft kann nach erfolgreicher Abnahme zurückgefor- dert werden. Eine Befristung, sowie Versicherungsscheine sind unzulässig.
2.8 Bindefrist
Der Bieter ist bis zum 17.12.2026 an sein Angebot gebunden. Der Bieter versichert, dass alle angebotenen Komponenten bzw. Ersatzteile spätestens in den folgenden 10 Mona- ten nach Zuschlagserteilung mängelfrei übergeben, aufgestellt und abgenommen wer- den können.
2.9 Erklärungen des Auftragnehmers
Zur ordnungsgemäßen Bearbeitung der Ausschreibung sind schriftliche Erklärungen und Nachweise des Anbieters erforderlich.
Folgende Unterlagen sind einzureichen:
• Unternehmensdarstellung o Allgemeine Unternehmensdarstellung o Firmenname, Rechtsform, Umsatzsteuerident-Nr. o Anschrift (Hauptsitz/Niederlassungen/Sitz der Niederlassung, die den Auf- traggeber betreuen würde) o Telefon-/Faxnummer und E-Mailadresse o Organisationsstruktur des Unternehmens, Geschäftsfelder/-zweige o Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Unternehmenshistorie etc. o Angaben zu den Umsätzen der letzte drei Jahre (ersatzweise Geschäftsbe- richte der letzten drei Jahre) sowie den Umsätzen des im Rahmen der Aus- schreibung maßgeblichen Geschäftsbereiches. • Nachweis von mindestens 3 Referenzen in vergleichbarer Art und Größenordnung in den vergangenen 3 Jahren mit Kontaktdaten des Auftraggebers (die Referenzen dür- fen nicht das Recht des Auftragsgebers ausschließen oder einschränken weitere In- formationen bei den Auftraggebern einzuholen) • Bescheinigung/Nachweis über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung ein- schließlich der Angabe der Deckungssummen • Einen aktuellen (nicht älter als 6 Monate) Nachweis der Eintragung in das Handel- sregister oder ein vergleichbares Register nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist • Eigenerklärung zum Ausschreibungsverfahren (Anlage 4.1) • Eigenerklärung zu Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fas- sung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Anlage 4.2) • Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen gemäß § 123 GWB (Anlage 5) • Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen gemäß § 124 GWB (Anlage 6) • Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1 (Anlage 7) • Angaben zum / zu den wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 3 GwG (Hier: Name, Vor- name, Geburtsdatum und persönliche Steuer ID) dies kann bereits mit dem Angebot erfolgen, wird aber im Auftragsfall zwingend notwendig.
Im Auftragsfall gelten die Regelungen der Fremdfirmenerklärung, diese ist nach Zu- schlagserteilung vom bezuschlagtem Bieter mit dem benannten Ansprechpartner des Standortes abzustimmen:
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• Fremdfirmenerklärung (Anlage 8).
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter behördliche/beglaubigte Originalbescheinigung abzufordern, welche die inhalt- lichen Aussagen der Eigenerklärungen nachweislich belegen und dokumentieren. Falschangaben in den abgeforderten Eigenerklärungen führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
2.10 Erfüllungsort und Gerichtsstand
Erfüllungsort für den Auftraggeber ist Jena bzw. der vorgegebene Aufstellungsort Friedrich-Schiller-Universität Jena, IAAC, Humboldtstraße 8, in 07743 Jena. (R. K012 & K013).
Gerichtsstand für beide Partner ist Jena.
3 Form und Inhalt des Angebotes
3.1 Allgemeines
Das Angebot muss alle in den hier festgelegten und in der Leistungsbeschreibung (Anla- ge 2) enthaltenen Anforderungen vollständig abdecken. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen und ist termingerecht elektronisch über den Angebots-Assistenten (ANA) der e-Vergabeplattform (https://www.evergabe-online.de) einzureichen. Es hat folgendes zu umfassen:
• Ein Anschreiben • Ein ausgefülltes Preisblatt (siehe Anlage 2) • Produkt- bzw. Leistungsbeschreibung/en, die exakten/eindeutigen Spezifikatio- nen des zum Angebot gebrachten Systems sind dem Angebot in Form von Da- tenblättern etc. beizufügen. • Alle in der Ziffer 2.9 geforderten Erklärung und Nachweise. Sämtliche Eigenerklä- rungen müssen an den hierfür vorgesehenen Stellen ausgefüllt sein. • Der/die für Rückfragen seitens des Bieters zuständige(n) Ansprechpartner.
Für die Auswertung der Angebote sind die schriftlichen Unterlagen maßgebend. Die Prei- se sind netto in EURO (EUR) anzugeben.
Anderslautende Geschäfts-/Liefer- oder Zahlungsbedingungen sind dem Angebot nicht beizufügen.
Soweit weitergehende Erläuterungen zur Beurteilung des Angebotes erforderlich er- scheinen, kann der Bieter sie als Anlage (Beiblätter) dem Angebot beifügen. Sie dürfen jedoch nur kommentierenden Charakter haben, müssen zweifelsfrei erkennbar sein und dürfen den Vergabeunterlagen inhaltlich nicht widersprechen.
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, bei unvollständig dokumentierten Ange- boten, aus denen sich die in Anlage 2 geforderten Mindestanforderungen nicht eindeutig entnehmen lassen, die notwendigen Informationen bzw. zusichernden schriftlichen Er- klärungen, vom Bieter abzufordern. Einen Anspruch hierauf hat der Bieter aber nicht. Änderungen an den Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein. Änderungen an den Vorgaben des Auftraggebers sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Ange- bots.
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Für die Bearbeitung des Angebots wird keine Entschädigung gewährt. Dem Angebot bei- gefügte Unterlagen, Muster usw. verbleiben, wenn nichts anderes vereinbart wird, ohne Anspruch auf Vergütung beim ausschreibenden Unternehmen.
3.2 Anschreiben
Das Anschreiben hat den Hinweis auf das Ausschreibungsverfahren „EU-OV/2026-161“ zu enthalten. Es gilt als Bestandteil des Angebotes. Darüber hinaus ist in diesem Schrei- ben ein Fixtermin zu benennen, der bei Überschreitung der Lieferfrist entsprechend die Vereinbarung einer Zahlung der untenstehenden Vertragsstrafe enthält.
3.3 Preisblatt
Das in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 6 aufgeführte Preisblatt ist auszufüllen.
3.4 Angebotsänderungen
Berichtigungen und Änderungen zu den eingereichten Angeboten sowie die Zurück- ziehung eines Angebotes sind bis zum Abgabetermin möglich und haben ausschließlich über die e-Vergabeplattform des Bundes zu erfolgen
4 Auftragsabwicklung
Für die Auftragsabwicklung ist folgende Vorgehensweise vorgesehen:
4.1 Standort/Ansprechpartner
Spätestens mit Zuschlag erhält der Auftragnehmer die genaue Adresse des Standortes, an den die Komponenten auszuliefern und aufzubauen sind, sowie die Ansprechpartner des Standortes mit Telefonnummern und Email-Adresse.
4.2 Bestellauftrag
Die Bestellung erfolgt seitens des Auftraggebers von zentraler Stelle.
4.3 Liefertermin/Lieferung
Nach der Bestellung vereinbart der Auftragnehmer den genauen Liefertermin mit dem Ansprechpartner des Standortes und informiert den Auftraggeber hinsichtlich Auftrags- nummer und Liefertermin. Es gilt die Fremdfirmenerklärung (Anlage 8), diese ist nach Zuschlagserteilung mit dem Ansprechpartner des Standortes abzustimmen.
Die Lieferungen haben als eine Lieferung an die Lieferadresse zu erfolgen. Teil- lieferungen sind nur nach Rücksprache mit dem Auftraggeber möglich.
4.4 Lieferschein
Der Lieferschein wird erst nach mängelfreier Abnahme der kompletten Lieferung vom Ansprechpartner vor Ort oder dessen Stellvertreter unterzeichnet (bestätigt die erfolgrei- che Auslieferung) und ist Basis für die Erstellung der Rechnung.
5 Sonstige Leistungen
5.1 Leistungen des Auftragnehmers
Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen sämtliche Leistungen, die zur Installation (Lieferung, Aufstellung und Einweisung) in Absprache mit dem Ansprechpartner der Lie-
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feradresse erforderlich sind. Diese umfassen neben den Vorgaben aus der Leistungsbe- schreibung (Anlage 2):
• Abstimmung des Liefertermins und der Fremdfirmenerklärung (Anlage 8) mit dem Warenempfänger • Termingerechte und kostenfreie Lieferung sowie Aufbau/ Installation/ Inbetriebnah- me nach Bestellauftrag sowie eine gewährleistungserforderliche Einweisung • Kostenfreie Mitnahme und ökologische und ökonomische Entsorgung sämtlicher Verpackungsmaterialien • Benennung eines zentralen Ansprechpartners für alle Angelegenheiten
Außer in den bereits hier erwähnten Vertragsbedingungen werden folgende Leistungen nicht gesondert vergütet, sondern sind von der Leistung mit umfasst: • Zusätzliche Frachtkosten, die durch Eilzustellung von Komponenten entstehen.
5.2 Lieferfrist
Die Lieferfrist der abgerufenen Komponenten beträgt maximal 9 Moante. Fristbeginn für die Berechnung der Lieferfrist ist der Tag, an dem der Zuschlag erteilt wird und der Be- stellauftrag beim Auftragnehmer eingegangen ist. Für das Fristende ist der Tag maßge- bend, an dem die abgerufenen Komponenten vollständig funktionsbereit und mängelfrei übergeben werden.
5.3 Subunternehmer
Der Auftragnehmer stellt für die Abwicklung des Auftrages zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber einen zentralen Ansprechpartner zur Verfügung.
Der Auftragnehmer kann für die Erfüllung des Auftrages grundsätzlich Subunternehmer einschalten, wobei die Anzahl möglichst gering zu halten ist (maximal 3).
Erfüllt ein Subunternehmer seine Aufgaben nicht zufriedenstellend, so ist der Subunter- nehmer auf Verlangen des Auftraggebers auszutauschen. Der Auftragnehmer hat dann dafür zu sorgen, dass sämtliche Garantieleistungen vom Auftragnehmer selbst oder ei- nem neuen Subunternehmer zu leisten sind.
Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass der beauftragte Subunternehmer Arbeiten nicht an Dritte vergibt. AGB der Subunternehmer gelten nicht im Rahmen der zu treffen- den Vereinbarung.
Der Auftragnehmer hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Subunter- nehmen übertragen will. Der Auftragnehmer haftet hier für die Qualität der Arbeits- leistung des Subunternehmers.
5.4 Bietergemeinschaften, Eignungsleihe
Bietergemeinschaften (nachfolgend: „BG“) sind zugelassen. Der Bieter hat zu erklären, ob er sein Angebot in Form einer BG oder als Einzelbieter ab- gibt. Eine BG hat mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bietergemein- schaftserklärung abzugeben, die beinhaltet, • dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird, • in der alle Mitglieder aufgeführt sind und eines der Mitglieder als bevollmächtigter Ver-treter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeichnet ist (nachfolgend: „geschäftsführendes Mitglied“), • dass das geschäftsführende Mitglied alle Mitglieder der BG und späteren Ar- beitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
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• dass das geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, Zahlungen des Auftraggebers für jedes Mitglied der BG und späteren Arbeitsgemeinschaft mit befreiender Wir- kung anzunehmen, und • dass alle Mitglieder der späteren Arbeitsgemeinschaft für die Erfüllung des Ver- trages als Gesamtschuldner haften Grundsätzlich schließt eine BG die gegenseitige Verpflichtung ein, von eigenen Angebo- ten abzusehen und mit anderen Unternehmen nicht zusammenzuarbeiten, was grund- sätzlich den Tatbestand einer Wettbewerbsbeschränkung im Sinne des § 1 GWB erfüllt. Ein Ausschluss von Angeboten ist geboten, denen in Bezug auf die Vergabe eine wett- bewerbsbeschränkende Abrede unter Bietern zugrunde liegt. Um diesem Vorwurf der Wettbewerbsbeschränkung entgegenzutreten, hat die BG bereits mit dem Angebot aufzuklären, ob • es sich bei den Mitgliedern der BG um gleichartige Unternehmen handelt, die sich auf dem gleichen Sektor gewerblich betätigen und zueinander jedenfalls in einem potentiellen Wettbewerbsverhältnis stehen; und • die Mitglieder mit einem eigenständigen Angebot aufgrund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse (z.B. mit Blick auf Kapazitäten, technische Ein- richtungen und/oder fachliche Kenntnisse) nicht leistungsfähig sind, und erst der Zusammenschluss zu einer BG sie in die Lage versetzt, sich daran zu beteiligen.
Eine BG hat die unter Kapitel 2.9 geforderten Eignungsnachweise (Zuverlässigkeit) von jedem einzelnen Mitglied der BG mit dem Angebot vorzulegen, soweit dort nicht aus- drücklich etwas anderes vorgesehen ist. Zusätzlich hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die unterschriebenen Eigenerklä- rungen gemäß der Kapitel 2.9 der Ausschreibungsunterlagen dem Angebot beizufügen.
Im Angebot ist in einer detaillierten Übersicht darzustellen, welches Mitglied der BG vo- raussichtlich im Einzelnen für die Erbringung welcher Leistungen verantwortlich ist.
Bitte beachten Sie: Beteiligt sich ein Mitglied einer BG auch als Mitglied in einer weiteren BG, die ein konkurrierendes Angebot einreicht, oder auch als Einzelbieter mit einem kon- kurrieren-den Angebot an dem Vergabeverfahren, führt dies zum Ausschluss beider An- gebote.
Beabsichtigt der Bieter die Eignungsleihe im Sinne von § 47 VgV zu nutzen, ist dies im Angebot durch entsprechende Erklärung dazulegen.
5.5 Gefahrentragung
Der Gefahrenübergang für die gelieferten Komponenten an den Auftraggeber erfolgt mit mängelfreier Abnahme und der Gegenzeichnung des Lieferscheines durch den Auftrag- geber vor Ort. Der Garantie- bzw. Gewährleistungszeitraum beginnt ebenfalls mit män- gelfreier Abnahme. Der Auftraggeber übernimmt in diesem Zusammenhang keinerlei Haftung für Verzögerungen, die durch höhere Gewalt, Streik und Aussperrung entstehen.
6 Sonstige vertragliche Regelungen
6.1 Lieferfristüberschreitung/Vertragsstrafe
Sollte die Lieferfrist um eine Woche oder mehr überschritten werden, so behält sich der Auftraggeber vor, vom Vertrag vorzeitig zurückzutreten. Schadensersatzforderungen seitens des Auftragnehmers sind aus diesem Grund nicht zulässig.
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Für eine Überschreitung der Lieferfrist hat der Auftragnehmer eine Vertragsstrafe ent- sprechend § 11 VOL/B zu zahlen, die ohne Verzugssetzung bereits am ersten Werktag nach zugesichertem Fixtermin der Lieferung beginnt. Es gilt die Höchstgrenze von 8 % nach § 11 Abs. 2 VOL/B.
6.2 Deeskalationsmanagement
Die Parteien werden stets versuchen, eventuell auftretende Meinungsverschiedenheiten gütlich und im Sinne kooperativer Zusammenarbeit zu regeln. Zu diesem Zweck kann jede Partei ein Treffen der Hauptverantwortlichen verlangen.
6.3 Sanktionen im Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge
Mit der am 08. April 2022 im EU-Amtsblatt veröffentlichten Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über rest- riktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands wurden Sanktionen erlassen, die die Vergabe und die Ausführung öffentlicher Aufträge und Konzessionen ab Errei- chen der EU-Schwellenwerte nach § 106 GWB unmittelbar betreffen. Gegenstand der Sanktionen sind ein Zuschlagsverbot soweit Personen oder Unterneh- men, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10% gemes- sen am Auftragswert als Unterauftragnehmer, Lieferant oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises an dem in Rede stehenden Auftrag beteiligt sind. Ein Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift besteht: a) Durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/ Bieters oder die Nieder- lassung des Bewerbers/ Bieters in Russland b) Durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/ Bieter über das Hal- ten von Anteilen im Umfang von mehr als 50% c) Durch das Handeln der Bewerber/ Bieter im Namen oder auf Anweisung von Per- sonen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/ oder b zu- trifft. Unter der Berücksichtigung der Regelungssystematik der Verordnung besteht der Russland-Bezug im Sinne der Vorschrift auch dann, wenn die betroffene Person ne- ben der russischen Staatsangehörigkeit eine weitere Staatsangehörigkeit (einschl. einer EU-Staatsangehörigkeit) innehat.
6.4 Informationspflicht, Rügen und Nachprüfungen
Die Vergabestelle informiert den/die Bieter, dessen/deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, in der von ihr in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen be- stimmten Form. Spätestens zehn Kalendertage vor dem beabsichtigten Vertragsab- schluss informiert die Vergabestelle den/die unterlegenen Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebotes und den frühestmöglichen Zeitpunkt der Zu- schlagserteilung. Die Vergabestelle bestimmt eine mindestens zehn Tage betragende Frist, in der eine mögliche Beanstandung / Rüge vorzubringen ist.
Die Beanstandungen / Rügen sind schriftlich zu übermitteln an:
Friedrich-Schiller-Universität Jena Abteilung Einkauf 07743 Jena
Zulässig sind Beanstandungen und Rügen ausschließlich per E-Mail an:
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Beanstandungen und Rügen sind dabei klar als diese zu benennen und zu kennzeichnen.
6.4.1 Rügen Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabever- fahren vortragen, sind ausnahmslos (per E-Mail) an die Vergabestelle zu richten. Hilft die Vergabestelle der Rüge nicht ab, wird mit Eingang des entsprechenden Antwortschrei- bens der Vergabestelle, eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB), innerhalb derer der Bieter einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer einreichen kann.
6.4.2 Stelle für Nachprüfungsverfahren Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen kann sich der Bie- ter an nachfolgende Vergabekammer wenden:
Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt Jorge-Semprún-Platz 4 99423 Weimar
Vorsorglich möchten wir auf die Kostenfolge nach § 14 Abs. 5 ThürVgG für Nachprü- fungsverfahren hinweisen.
7 Kauf
Die Beschaffung der Komponenten wird mittels Vorauszahlung gegen Bürgschaft abge- wickelt. Es gelten folgende Bestimmungen:
Eine Vorauszahlung gegen Bankbürgschaft in Höhe des Bruttoauftragswertes wird in Absprache vereinbart. Der Auftragnehmer reicht dazu umgehend nach Zuschlagsertei- lung eine Rechnung und Bürgschaft ein. Die Kosten sind einzukalkulieren und werden nicht vergütet. Anforderung: Bankbürgschaft eines europäischen Kreditinstituts / Bank, zudem selbst-schuldnerisch und unbefristet, Zinsen und Kosten ein-geschlossen, unter Verzicht auf die Ein-reden der Anfechtbarkeit, der Aufrechenbarkeit und der Vorausklage gemäß § 770, 771 BGB. Die Bürgschaft kann nach erfolgreicher Abnahme zurückgefor- dert werden. Eine Befristung ist unzulässig.
Für die Rechnung an den Auftraggeber sind die unterschriebenen Lieferscheine beizufü- gen.
8 Schlussbestimmung
Dieser Vertrag enthält sämtliche Absprachen zwischen den Parteien. Mündliche Neben- absprachen und Zusicherungen bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen des Ver- trages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einen etwaigen Verzicht auf die Schriftform.
Machen die Parteien von Rechten aus diesem Vertrag im Einzelfall nicht Gebrauch be- deutet dies kein Verzicht für die Zukunft.
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Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder undurchführbar sein, berührt dies die Wirksamkeit dieses Vertrages im Übrigen nicht. An Stelle der un- wirksamen Bestimmung tritt eine solche Regelung, die dem wirtschaftlichsten Zweck der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt.
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