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Besondere Bewerbungsbedingungen
Öffentliche Ausschreibung nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über
Splitterschutzwesten mit Schutzausrüstung für Einsatzkräfte im Zivilschutz
Az. B16.13 - 0059/26/VV : 1
Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren
Beschaffungsamt des BMI
Anschrift Beschaffungsamt des BMI
Referat B16.13 Brühler Straße 3 53119 Bonn
Telefon +49 228 99 610-2615 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail B16.13@bescha.bund.de
Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 05.09.2025
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Inhaltsverzeichnis
-
Hintergrund: .............................................................................................................................. 3
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Einleitung .................................................................................................................................. 3
-
Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3
-
Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 5
4.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 5
4.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 5
4.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 5
4.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 6 4.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO ..................... 7 4.4.2 Ausführungen zu den Tragekonzepten ............................................................. 8
4.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 9
4.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 9
4.5.2 Unternehmensdaten ......................................................................................... 9
4.6 Angebotsformular und Preisblatt ..................................................................................... 9
4.7 Prüfung und Wertung der Angebote .............................................................................. 10
4.7.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................. 10
4.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ................................................... 10
- Vertragsunterlagen ................................................................................................................. 11
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1. Hintergrund:
Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) strebt die Beschaffung von Schutzausrüstung für Einsatzkräfte im Zivilschutz an, um diese gegen lebensbedrohliche Einwirkungen von konventionellen und improvisierten Waffen im Zivilschutzfall zu schützen.
Das vorliegende Beschaffungsverfahren dient der Ermittlung innovativer, am Markt verfügbarer Schutz- und Tragekonzepte im Bereich des verdeckten Stich- und Splitterschutzes. Die im Rahmen dieser Beschaffung gewonnenen Erkenntnisse und praktischen Erfahrungen bilden die wesentliche Grundlage für die Erstellung einer zukünftigen Leistungsbeschreibung für ein Folgebeschaffungsverfahren. Die hierbei entwickelten Standards und Anforderungsprofile besitzen Pilotcharakter und dienen als Evaluierungsgrundlage für künftige flächendeckende Ausstattungsentscheidung im gesamten Zivilschutzbereich der Bundesrepublik Deutschland.
2. Einleitung
Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.
3. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente
Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 14 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.
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Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:
Angebotsformular
Preisblatt
Eigenerklärung Ausschlussgründe
Anlage Unternehmensdaten
Nachweise für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO (4.4.1)
Erläuterungen zu den eingereichten Tragekonzepten der entsprechenden Varianten (4.4.2)
Eigenerklärung gemäß Dokument „03 Leistungsbeschreibung“ Punkt 2. Leistungsanforderung
Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:
Bewerber Bietergemeinschaftserklärung
Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:
Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge
Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)
Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)
Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:
| Anlage Unteraufträge Hinweis: Die konkrete Benennung der Unterauftragnehmer muss spätestens vor Zuschlagserteilung erfolgen. | ||
|---|---|---|
| Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer. | ||
| Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des | ||
| Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung | ||
| Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jeden Unterauftragnehmer. Hinweis: Kann bereits mit dem Angebot abgegeben werden. Sofern nicht bereits mit Abgabe des Angebots möglich, spätestens vor Zuschlagserteilung |
Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.
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4. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren
4.1 Durchführung des Verfahrens
Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um eine öffentliche Ausschreibung nach der UVgO.
4.2 Fragen zum Vergabeverfahren
Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.
4.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung
Die Gesamtleistung wird in 10 Lose aufgeteilt.
Umfang je Los Splitterschutzwesten gemäß Leistungsbeschreibung (Los 1 -10) 1 Los = 3 Satz Westen Bestehend aus: 1 Satz Westen Variante 0, 1 Satz Westen Variante 1, 1 Satz Westen Variante 2
Es sind je Satz Westen zwei Tragekonzepte anzubieten. Ein Satz besteht somit aus je einer Weste je Tragekonzept.
Variante 0: kein Zusatzschutz Zwei Splitterschutzwesten gemäß Leistungsbeschreibung Jeweils Grundschutz: Splitterschutz nach STANAG 2920
Variante 1: K2 Klinge (40 J) Zwei Splitterschutzwesten gemäß Leistungsbeschreibung Jeweils Grundschutz: Splitterschutz nach STANAG 2920
Variante 2: K4 Klinge (80 J), I1 Injektionsschutz (2,5 J) Zwei Splitterschutzwesten gemäß Leistungsbeschreibung Jeweils Grundschutz: Splitterschutz nach STANAG 2920
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Nicht vollständig angebotene Lose werden von dem weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Bitte beachten Sie die in 4.7.1 und im Preisblatt genannte Preisobergrenze (Ausschlusskriterium).
Ferner gilt die unter 4.7.1 im Detail dargestellte Loslimitierung (Zuschlagslimitierung).
4.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung
Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.
Die Nachweise sind einmalig einzureichen und gelten für jedes Los.
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4.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte Folgendes ein:
Herstellernachweis & Unternehmensprofil:
Eine Darstellung des Unternehmens, aus der hervorgeht, dass der Bieter selbst Hersteller im Bereich ist oder als autorisierter Partner eines solchen Herstellers agiert. Das Unternehmen muss nachweisen, seit mindestens 3 Jahren am Markt in diesem Segment tätig zu sein.
Der Nachweis ist über ein eigens erstelltes Dokument (Eigenerklärung) auszuführen.
Referenzen:
Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
● Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
● Wert des Auftrages,
● Zeitraum der Leistungserbringung,
● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung).
● Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Serienreife Herstellung oder professionelle Implementierung von Splitterschutzwesten für öffentlich-rechtliche Auftraggeber
● Die genannten Referenzprojekte müssen grundsätzlich abgeschlossen sein. Ein nicht vollständig abgeschlossenes Referenzprojekt kann mit entsprechender Erläuterung benannt werden, wenn es mit seinem bereits abgeschlossenen Teil die Referenzanforderungen erfüllt. Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
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● Für die Referenzen ist das Formular „Vordruck Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach.
● Es ist nur 1 Referenz gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Fertigungsnachweis:
Zertifiziertes Qualitätsmanagement gemäß ISO 9001, oder gleichwertig, für den Bereich der Produktion / Herstellung.
Der Nachweis ist über das aktuell gültige Zertifikat auszuführen.
4.4.2 Ausführungen zu den Tragekonzepten
Eine Verdeutlichung der Unterschiede der einzelnen Tragekonzepte, inklusive einer Erklärung zur Nutzung und ggf. Einstellmöglichkeit auf den jeweiligen Träger. Diese Erklärung wird ggf. gestützt durch Bilder, technische Zeichnungen oder ähnliche Dokumente.
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4.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise
Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.
4.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.
4.5.2 Unternehmensdaten
Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.
Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.
4.6 Angebotsformular und Preisblatt
Der Vordruck „Angebotsformular“ als auch das Formular „Preisblatt“ sind vollständig auszufüllen. Die Summe aller Preise aus dem Preisblatt stellt die Summe des angebotenen Preises je Los innerhalb des Angebotsformulares dar. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.
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4.7 Prüfung und Wertung der Angebote
Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 41 ff. UVgO wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB, nach § 42 UVgO oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.
Bitte beachten Sie, dass für alle in der Leistungsbeschreibung genannten nationalen oder EU- Normen bezüglich der Anforderungen auch die gleichwertige Art zugelassen wird. Die Gleichwertigkeit muss der Bieter durch geeignete Mittel (z. B. technische Beschreibung des Herstellers oder Prüfbericht einer anerkannten Stelle) mit seinem Angebot nachweisen.
4.7.1 Angemessenheit der Preise
Gemäß § 44 Abs. 1 UVgO verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, kann der Bieter ausgeschlossen werden. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 44 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 UVgO i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.
4.7.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
- Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt.
Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und eventuell sonstigen von der Auftraggeberin zu tragende Kosten z. B. Zollgebühren sowie Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen.
Der Gesamtpreis ergibt sich aus dem Vordruck „Angebotsformular“.
Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.
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- Preisobergrenze (Ausschlusskriterium)
Für jedes Los (1 bis 10) gilt eine verbindliche Netto- Preisobergrenze von maximal 3000 €.
Angebote, deren Gesamtpreis für das jeweilige Los diese Preisobergrenze überschreiten, entsprechen nicht den Vergabeunterlagen und werden von der Wertung für dieses Los ausgeschlossen.
- Loslimitierung (Zuschlagslimitierung)
Bieter dürfen Angebote für alle 10 Lose einreichen. Ein Bieter kann jedoch für maximal ein (1) Los den Zuschlag erhalten.
Die Loslimitierung erfolgt aus dem unter 1. dargestellten Hintergrund. Um einen möglichst breiten Marktüberblick zu erlangen, ist es erforderlich, unterschiedliche Konzepte verschiedener Hersteller zu beschaffen.
- Zuteilungsmechanismus
Die Wertung und Zuteilung der Lose erfolgt streng sequenziell in aufsteigender Reihenfolge der Lose:
Los 1: Den Zuschlag für Los 1 erhält das Angebot mit dem wirtschaftlichsten bedingungsgemäßen Angebot (s.o. 1)). Der für Los 1 bezuschlagte Bieter wird für die Wertung aller weiteren Lose (Lose 2-10) nicht mehr berücksichtigt.
Lose 2-10: In der Folge wird für jedes nachfolgende Los unter den verbleibenden, bislang nicht bezuschlagten Bietern das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot (s.o. 1)) ermittelt. Dieses Angebot erhält den Zuschlag für dieses Los und scheidet für die Vergabe der nachfolgenden Lose aus.
5. Vertragsunterlagen
Mit der Zuschlagserteilung wird ein Auftrag erteilt. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.
Hinweise zur E-Rechnung
Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.
Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.
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