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Information zur Datenverarbeitung im Vergabeverfahren
nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Einleitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig und ein besonderes Anliegen. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ist für uns selbstverständlich. Mit den nachfolgenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin) Anstalt des öffentlichen Rechts Berliner Straße 112-115 10713 Berlin
Telefon: +49 30 90222-0 E-Mail: post@itdz-berlin.de
Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragten per Post oder per E-Mail:
Datenschutzbeauftragter@itdz-berlin.de
- Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe erhebt und verarbeitet das ITDZ Berlin unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben personenbezogene Daten, um Vergabeverfahren effizient und rechtssicher abwickeln zu können. Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit personenbezogene Daten für ein Vergabeverfahren notwendig sind.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG):
Zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (Art. 6 Abs 1e DSGVO i. V. m. Art. 3 BlnDSG)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das ITDZ Berlin erfolgt, soweit es zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des ITDZ Berlin liegenden Aufgaben im Rahmen der Durchführung eines Vergabeverfahrens erforderlich ist.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c DSGVO)
Das ITDZ Berlin unterliegt als öffentlicher Auftraggeber gesetzlichen Anforderungen und vergaberechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO)
Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Durchführung von Verträgen, sofern die betroffene Person Vertragspartei ist oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, sofern diese auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
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- Welche Daten werden von Ihnen verarbeitet?
Wir verarbeiten folgende Daten oder Datenkategorien von Ihnen:
Kontaktdaten (Name und Anschrift des Bewerbers/Bieters, Unterschrift), Angaben zu Eignung und Qualifikation, Kompetenzen und Erfahrungen von Fachkräften, die im Zusammenhang der Vergabe mit der geforderten Leistungserbringung beauftragt werden sollen, Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens, Personenbezogene Daten aus Bieterfragen oder Kommunikation mit dem ITDZ Berlin, Daten aus Personaleinsatzkonzepten und Benennungen des verantwortlichen Personals, Daten aus Anlagen, die Sie selbst als Bewerber/Bieter zum Angebot hochladen.
- Aus welchen Quellen stammen Ihre Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir in der Durchführung eines Vergabeverfahrens direkt von Ihnen erhalten.
Sofern das ITDZ Berlin bei Ihnen personenbezogene Daten von Dritten (Referenzauftraggeber, Mitarbeitende, Unterauftragnehmer usw.) erhebt, obliegt Ihnen die Pflicht, diese Informationen an die Betroffenen weiterzureichen.
Es ist Pflicht der Bewerber/Bieter, vor Abgabe des Angebots sicherzustellen, dass Dritte mit der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an das ITDZ Berlin und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch das ITDZ Berlin einverstanden sind. Bitte achten Sie darauf, nur solche personenbezogenen Daten zu übermitteln, die auch abgefragt werden.
Darüber hinaus erheben wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Register und Auskunfteien oder erhalten diese von anderen Behörden. Insbesondere gehören dazu:
Wettbewerbsregister Finanzsanktionslisten Amtliches Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) des Landes Berlin Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) Unternehmensregister des Bundesanzeiger Verlag GmbH
- Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb des ITDZ Berlin erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese im Rahmen des sog. „Least Privilege“ (Zuweisung von Nutzerrechten im geringstmöglichen Umfang) und des "Need-To-Know- Prinzips" (Kenntnis von Daten nur, wenn nötig) benötigen.
Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Kooperationspartner können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn dies erforderlich ist.
Darüber hinaus muss das ITDZ Berlin auf Nachfrage den jeweiligen Aufsichts- oder Prüfbehörden Daten offenlegen. Im Falle von Nachprüfungsverfahren kann das ITDZ Berlin gesetzlich verpflichtet sein, Daten an die zuständige Vergabekammer bzw. das Kammergericht weiterzuleiten.
Eine weitere Offenlegung an Dritte erfolgt nur zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, der das ITDZ
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Berlin unterliegt, oder in Ausnahmefällen mit Ihrem vorherigen Einverständnis.
- Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/EWR (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Das ITDZ Berlin verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange diese zur Erfüllung des Zwecks erforderlich sind. Sind die Daten nicht mehr erforderlich, werden Ihre Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, es stehen dieser Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegen.
Im Rahmen eines Vergabeverfahrens besteht die Pflicht, Daten mindestens 10 Jahre nach Auftragserteilung (Vertragsschluss) aufzubewahren. In Ausnahmefällen, beispielsweise bei der Verwendung von Fördermitteln, kann die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung auch länger sein.
- Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Die Rechte betroffener Personen bleiben unberührt. Dieses betrifft insbesondere:
Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten nach Art. 16 DSGVO, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Datenverarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Beim Auskunftsrecht und beim Löschrecht gelten die Einschränkungen nach § 23 BlnDSG.
Darüber hinaus besitzen Sie ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO. Sie erreichen diese unter:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) Alt-Moabit 59–61 10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0 Telefax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de Website: www.datenschutz-berlin.de
- Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Automatisierte Entscheidungsfindungen sind ausschließlich maschinell getroffene Entscheidungen ohne Bewertung einer natürlichen Person. Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.
- Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Beteiligung am Vergabeverfahren und für einen Vertragsschluss erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Angebot im Zuge des Vergabeverfahrens somit nicht berücksichtigt werden.
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