03_ANLAGE Anforderungskatalog.pdf

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Nr. Kategorie Beschreibung 1 Grundlegende Anforderungen Die Software MUSS vollständig über Linuxbetriebssysteme betreibbar sein. 2 Grundlegende Anforderungen Die Software MUSS On-Premise im Twin Data Center von Dataport betrieben werden. 3 Grundlegende Anforderungen Die Software MUSS mandantenfähig sein. Die Software MUSS drei Szenarien für mandantenübergreifendes Arbeiten ermöglichen. Szenario 1: mandantenübergreifende Zusammenarbeit an Schriftgut Szenario 2: mandantenübergreifender Austausch von Schriftgutobjekten (einzeln oder in Masse) Szenario 3: Abgabe von Schrifgut von einem Quell- zu einem Zielmandanten. 4 Archiv- & Langzeitaufbewahrung Die Software MUSS eine TR-ESOR spezifische Schnittstelle für sicheren Datenaustausch mit TR-ESOR- Systemen beinhalten. 5 Allgemeine Anforderungen Die Software MUSS folgende Standardfunktionen eines DMS erfüllen:

• Aussonderung
• Formatkonvertierung
• Import/Export-Funktionen
• Imaging (Bildverarbeitung und Texterkennung)
• Hinterlegung eines Aktenplans mit Angaben zu Aufbewahrungsfristen und Archivvorgaben
• Reorganisation
• Löschfunktion im 4-Augen-Prinzip
• Chronologischer Aktenexport 6 Allgemeine Anforderungen Die Software MUSS Bildung und Konfiguration behördenspezifischer eindeutiger Aktenzeichen, Vorgangszeichen und Dokumentzeichen ermöglichen. 7 E-Akte Die Dateiformate, die im DMS abglegt werden können, MÜSSEN über Black-/Whitelists administrierbar sein. 8 E-Akte Dynamische Verweise zur Recherche nach Schriftgut MÜSSEN möglich sein. 9 Benutzer- & Rollen-Management Im Benutzer- und Rollenmanagement MÜSSEN folgende Anforderungen erfüllt werden:
• Erstellungs- und Änderungsrecht MÜSSEN getrennt werden können.
• Zugriffsrechte MÜSSEN objekt-, organisations- und rollenbezogen vergeben werden können.
• Rechtevergabe MUSS zwischen Metadaten und Dateien unterscheiden können. 10 Suche Die Software MUSS eine Volltextsuche ermöglichen. 11 Suche Die Software MUSS eine Recherche nach allen erfassten Primär- und Metadaten ermöglichen. 12 Suche Die Software MUSS eine Fuzzy-Suche und Relevanzsuche ermöglichen. 13 E-Akte Die Software MUSS den Druck von Berichten und Auswertungen (z. B. Aktenplan, Fristenkatalog) ohne Beeinträchtigung der Systemperformance ermöglichen. 14 Formatwandlung Die Software MUSS eine Autoformatwandlung von proprietären Formaten in Langzeitformate (TIFF, PDF/A, PDF/A 2u, PDF/UA) anbieten. Eine Konfiguration der Formatwandlung MUSS möglich sein. 15 E-Akte Die Eingabe in Metadatenmasken SOLL nach Nutzergruppen angepasst werden können. 16 E-Akte Die Software MUSS persönliche Nutzereinstellungen (z.B. Anzeige von Datenfeldern, Aktenin Bearbeitung, Verlauf) ermöglichen. 17 E-Akte Die Software MUSS die Erstellung von eigenen Schriftgutstrukturen und Dateivorlagen unterstützen. 18 E-Akte Metadaten MÜSSEN versioniert werden.

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19 E-Zusammenarbeit Die Software MUSS folgende Kriterien für eine Zusammenarbeit erfüllen:

• Zugriffsrechtegeschützte Dokumentablage für Organisationseinheiten
• Revisionssichere Protokollierung aller Übertragungsaktionen
• Übertragung von Dokumenten in Offline-Dokumentablage möglich
• Integrierter Aufgabenkorb für Aufgaben
• Integrierte Übersicht für Termine und Fristen 20 E-Vorgang Bearbeitungswege MÜSSEN über eine grafische Oberfläche ohne Programmierkenntnisse erstellt und geändert werden können 21 E-Vorgang Die Software MUSS die medienbruchfreie Zusammenarbeit in Geschäftprozessen zwischen unterschiedlichen Verwaltungen/Verwaltungseinheiten unterstützen. 22 Betrieb Der Bieter MUSS nachweisen, dass die Software mindestens 5 000 gleichzeitige aktive Nutzer pro Mandant in produktivem Betrieb unterstützen kann. 23 Betrieb Die Software MUSS skalierbar sein. 24 Betrieb Der Betrieb der Software MUSS in Containern über Kubernetes möglich sein. 25 Betrieb Die Software MUSS die NIST-Kriterien zur Cloudfähigkeit erfüllen. 26 Benutzerfreundlichkeit Die Software MUSS eine moderne, barrierefreie und intuitive Nutzeroberfläche (BITV 2.0) bieten 27 Benutzerfreundlichkeit Die Software MUSS einen Client für mobile Endgeräte bereitstellen. 28 Benutzerfreundlichkeit Der mobile Client SOLL sowohl auf iOS als auch auf Android verfügbar sein. Der Funktionsumfang SOLL vollumfänglich möglich sein. 29 Sicherheit & Compliance Die Software MUSS die BSI-Konformität beim Betrieb in einem ISO 20071 zertifizierten Rechenzentrum erfüllen. (Siehe hierzu Dokument IT-Sicherheitsanforderungen) 30 Sicherheit & Compliance Die Software MUSS die Anforderungen der ordnungsgemäßen Aktenführung erfüllen. Die Revisionssicherheit MUSS über folgende Funktionen sichergestellt werden: Maßnahmen zum Nachweis der Vollständigkeit, Integrität und Verfügbarkeit, Protokollierung und Historisierung aller Änderungen, Unveränderbarkeit des Schriftguts 31 Qualität & Service Der Bieter MUSS in der Lage sein, unter der Benennung einer Frist bestehende Funktionen der Software an neue gesetzliche Vorgaben kostenlos anzupassen. Er MUSS auch in der Lage sein, neue Funktionen bereitzustellen, wenn gesetzliche Vorgaben dies erfordern. 32 IT-Standards Die Software MUSS xdomea-Nachrichten erzeugen, auslesen und verarbeiten können. Die Anforderung bezieht sich auf folgende Nachrichtengruppen:
• Fachverfahrensdaten austauschen (Austausch von Daten zwischen Fachverfahren und DMS/E-Akte)
• Geschäftsgang durchführen (Übermittlung von Akten, Vorgängen und Dokumenten zur Bearbeitung, z. B. zur Weiterleitung, Mitzeichnung, Freigabe)
• Zwischenarchivierung durchführen (Übertragung von Akten und Dokumenten in ein Zwischenarchiv, z. B. zur revisionssicheren Aufbewahrung)
• Aussonderung durchführen Die Konfigurierbarkeit der Nachrichten, die Anpassung an den aktuellen Standard und die Abwärtskompatibilität MUSS sichergestellt sein. 33 IT-Standards Die Software MUSS die Anbindung von Governikus DATA Sign, DATA Boreum sowie DATA Varuna unterstützen, um die Anbringung elektronischer Signaturen und deren Verifikation zu ermöglichen.

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34 Schnittstellen & Integration Die Software MUSS eIDAS-konform sein. Prüfung, Anbringung und Erneuerung von (eingebetteten) elektronischen Signaturen und Siegeln MUSS gegeben sein. 35 IT-Standards Die Software MUSS aktuelle XÖV-Schnittstellen unterstützen. xJustiz-Nachrichten MÜSSEN erzeugt, ausgelesen und verarbeitet werden können. Z.B. folgende Nachrichtenschemata:

• xjustiz_0005_nachrichten_3_2.xsd (insbes. nachricht.gds.uebermittlungSchriftgutobjekte.0005005 für die Übermittlung von SGO ein- wie ausgehend)
• xjustiz_0500_straf_3_6.xsd (hier Nachrichtentypen: ausgehend nachricht.straf.owi.verfahrensmitteilung.externAnJustiz.0500010, eingehend nachricht.straf.owi.verfahrensmitteilung.justizAnExtern.0500011, ergänzend nachricht.straf.aktenzeichenmitteilung.0500002) 36 IT-Standards Die Software SOLL die Funktionalitäten des DokuFIS-Standards zur Anbindung von Fachverfahren an das DMS unterstützen. 37 Schnittstellen & Integration Die Software MUSS die Anbindung und Automation von BPMN-Prozessen unterstützen. 38 Schnittstellen & Integration Das System SOLL die Anbindung von Dataport-eigenen (On-Premise) KI-Assistenzsystemen über MCP ermöglichen. 39 Schnittstellen & Integration Der Bieter MUSS in der Lage sein, die angebotene Software um kundenspezifische Lösungen zu erweitern. Die kundenspezifischen Lösungen MÜSSEN auch über eine Releaswechsel hinweg nutzbar und anpassbar sein. 40 Schnittstellen & Integration Der Bieter MUSS ein Konzept für die standardisierte Anbindung von Fachverfahren vorlegen. 41 Schnittstellen & Integration Die Software MUSS mindestends folgende standardisierte Schnittstellen zu Fachverfahren bereitstellen:
• REST
• SOAP
• Odata
• CMIS

42 Schnittstellen & Integration Der Bieter MUSS ein Konzept vorlegen, wie eine Datenmigration von einer anderen E-Akte Software sowie von VIS erfolgen kann. 43 Schnittstellen & Integration Der Bieter MUSS Migrationen von anderen E-Akte Softwarelösungen umsetzen können. 44 Schnittstellen & Integration Die Software MUSS eine Integration in gängige Office-Programme (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation (auch Open Source)) bereitstellen. 45 Scannen Die Software MUSS einen Dateiimport aus einen Scan-Service bereitstellen. Der Import MUSS auf Dateiebene protokolliert werden und TR-ResiScan konform sein. 46 Scannen Die Software MUSS eine Möglichkeit zum Massenimport gescannter PDF-Dokumente mit einer XML Steuerdatei bereitstellen. Der Import muss zeitgesteuert möglich sein. 47 Scannen Die Software MUSS einen Import gescannter Posteingangsdokumente (Leitdokument + Anlagen) über eine REST API bereitstellen. Die Software MUSS eine Verarbeitung von Einzel- oder Batch-Aufträgen emöglichen. Die Software MUSS eine Anreicherung der Objekte mit Metadaten aus dem Scan-Prozess ermöglichen. 48 Client Der Client MUSS ein Identitäts- und Zugriffs-Management bereitstellen, das aktuellen Sicherheitsstandards entspricht. Single-Sign-On MUSS möglich sein.

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49 Allgemeine Anforderungen Die Software SOLL mit dem OpenDesk/Deutschland-Stack interoperabel sein. 50 Betrieb Die Software MUSS eine Fileshare-Verschlüsselung (beispielsweise über AES-Verschlüsselung) unterstützen 51 Qualität & Service Der Bieter SOLL bei Incidents innerhalb der folgenden Reaktionszeiten reagieren:

Kritisch ->½ Stunde Hoch ->1 Stunde Mitte -> 2 Stunden Niedrig -> 4 Stunden 52 Qualität & Service Der Bieter SOLL im Bedarfsfall kostenfrei alle gesetzlich notwendigen Änderungen an der gelieferten Software implementieren und dem Auftraggeber innerhalb von maximal vier Wochen nach offizieller Benachrichtigung bereitstellen. 53 Qualität & Service Der Bieter MUSS innerhalb der folgenden Servicezeiten erreichbar sein: Montag - Donnerstag: 08:00-17:00 Uhr Freitag: 08:00-15:00 Uhr 54 Qualität & Service Der Bieter SOLL Schulungsleistungen in der folgenden Form bereitstellen:

• Vor Ort
• Remote
• E-Learning 55 Qualität & Service Der Bieter SOLL nachweisen auf CVEs (Common Vulnerabilities and Exposures) innerhalb der folgenden Zeiten zu reagieren: Critical (CVSS<=9) <= 48 Stunden High (CVSS 7-8) <= 7 Kalendertage Medium (CVSS 4-6) <= 30 Kalendertage Low (CVSS <4) <= 90 Kalendertage

56 Schnittstellen & Integration Der Bieter SOLL im Bedarfsfall qualifiziertes Personal sowie funktionsfähige Migrations-Skripte bereitstellen, um die Daten-Migration aus bereits bestehenden Dokumenten- bzw. Akten-Systemen in das im Warenkorb von Dataport ausgewählte System zu ermöglichen.