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Projektnummer: DP31-2026000110

Teil B – Leistungsbeschreibung

Vergabegegenstand: Vergabe eines Rahmenvertrags über eine E-Akte Software sowie die Pflege und Wartung und die dazu gehörigen Dienstleistungen für 4 Jahre.

Kurzbezeichnung: „Rahmenvertrag E-Akte“

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Rahmenvertrag E-Akte

Inhalt

1 Ausgangslage und Zielsetzung ................................................................................... 3

2 Gegenstand des Vergabeverfahrens .......................................................................... 4 2.1 Abruf- und Bezugsberechtigung ...................................................................... 4 2.2 Funktionsumfang des Softwaresystems .......................................................... 4 2.2.1 Anforderungen an das Softwaresystem ........................................................... 4 2.3 Service und Support ........................................................................................ 4 2.4 Dienstleistungen .............................................................................................. 5 2.4.1 Schulungsleistungen ....................................................................................... 5 2.4.2 Beratung bei der Verfahrens- und Fachadministration ..................................... 6 2.4.3 Entwicklungsleistungen ................................................................................... 6 2.4.4 Projektberatung und -management.................................................................. 6 2.4.5 Migration aus Altsystemen ............................................................................... 6

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Rahmenvertrag E-Akte

1 Ausgangslage und Zielsetzung Vergeben wird ein zur ordnungsgemäßen Aktenführung auf Landes- und Kommunalebene vorkonfiguriertes Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem ohne Scan- funktionalitäten. Zielsetzung ist die Fortführung des Angebots zu einem Dokumentenmanage- ment- und Vorgangsbearbeitungssystem in dem Dataport-Kundenwarenkorb, den alle Data- portträger in Anspruch nehmen können. Das Produkt wird auch Bundes-, Landes- und Kom- munalverwaltungen angeboten, die nicht Träger von Dataport sind.

Dataport wird den Bedarf seiner Träger an einem Dokumentenmanagement- und Vorgangsbe- arbeitungssystem in Form eines Rahmenvertrages mit einem Vertragspartner bedienen. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 4 Jahre.

Die Bestellung und Beschaffung der Lizenzen zur dauerhaften Überlassung und als Mietmo- dell werden über Dataport abgewickelt. Lizenznehmer für alle Lizenzen gegenüber dem Bieter ist Dataport (d.h. Dataport erwirbt sämtliche benötigten Lizenzen beim Auftragnehmer und ist berechtigt, diese Endkunden zu überlassen).

Ein fester Leistungsumfang wird nicht vereinbart. Der Abruf erfolgt für alle Träger bedarfsab- hängig. Der Abruf ist den Trägern freigestellt und nicht verpflichtend. Es werden die folgenden Mengen in Aussicht gestellt:

Weitere mögliche Nutzende 10.000 Nutzende

Ziel der Vergabe ist der Abschluss eines EVB-IT Rahmenvertrages, inkl. der Module EVB- Überlassung Typ A oder B, EVB-IT Pflege S und EVB-IT Dienstleistung, sein. Dataport beab- sichtigt, seinen Kunden darauf basierende Services anzubieten. Gegenüber dem Auftragneh- mer wird ausschließlich Dataport die Rolle des Auftraggebers wahrnehmen.

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Rahmenvertrag E-Akte

2 Gegenstand des Vergabeverfahrens

2.1 Abruf- und Bezugsberechtigung Dataport ist Auftraggeber des Verfahrens und damit abrufberechtigt.

Aufgrund der Funktion als zentraler IT-Dienstleister kann Dataport für alle Trägerländer und Kunden aus diesem Vertrag Leistungen abrufen.

Träger und Kunden sind somit bezugsberechtigt.

Diesbezügliche Bedarfsschätzungen sind in die Gesamtbedarfsschätzung mit eingeflossen.

2.2 Funktionsumfang des Softwaresystems Das ausgewählte Produkt muss mindestens die benötigten Funktionen beinhalten, welche in dem Anforderungskatalog definiert sind, um die Geschäftsprozesse zwischen Landes- und Kommunalverwaltung bzw. zwischen Auftraggeber und Dataport über Systemgrenzen hinweg zu unterstützen.

Das Ablösen von Fachverfahren steht nicht im Fokus des Vergabeverfahrens.

Das Verfahren muss den Lebenszyklus von Schriftgut - von einer Eingangsschnittstelle in die E-Akte- bis hin zur Aussonderung – abdecken und sich als Kernkomponente in die E-Govern- ment- Infrastruktur der Dataport Träger integrieren lassen. Darüber hinaus muss das Verfah- ren die elektronische Zusammenarbeit im Sinne des Organisationskonzeptes „Elektronische Verwaltungsarbeit“ des BMI unterstützen. Das Softwaresystem kann auch als Open Source Software angeboten werden.

2.2.1 Anforderungen an das Softwaresystem Die Anforderungen an das Softwaresystem sind in der Anlage „Anforderungskatalog E-Akte“ zusammengefasst.

Enthalten sind sowohl konkrete Anforderungen an das Softwaresystem selbst, als auch bzgl. der Rechenzentrumskonformität zum Dataport-Rechenzentrum (TDC – Twin Data Center).

Die Anforderungen sind gestaltet als MUSS- sowie als SOLL-Anforderungen.

2.3 Service und Support Es muss eine erforderliche Support-Infrastruktur (Hotline bzw. Help-Desk) zur Entgegen- nahme von Störungsmeldungen durch den Auftragnehmer über definierte Kommunikationska- näle bereitgestellt werden. Die Verfolgung von Störungsmeldungen muss über ein professio- nelles Ticketsystem erfolgen. Die Behebung von Störungen (über Umgehungslösungen, Pat- ches oder Updates) ist zu gewährleisten. Alle Patches, Umgehungslösungen und Hotfixes zur Behebung gemeldeter Mängel müssen grundsätzlich ohne weitere Veränderungen / Anpas- sungen (z.B. Umbenennung von Tabellennamen in Skripten o.ä.) durch das Rechenzentrum

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Rahmenvertrag E-Akte

bei Dataport installierbar sein. Alle Patches, Umgehungslösungen und Hotfixes zur Behebung gemeldeter Mängel müssen mit einer Schritt-für-Schritt-Installationsanleitung (z.B. Screens- hots) in deutscher oder englischer Sprache zur Verfügung gestellt werden. Bereitstellung einer Wissensbasis für aufgetretene Fehler und Lösungsansätze über geeignete Medien (z.B. Inter- netseite für FAQs).

Es wird eine Service-Hotline bzw. Help-Desk innerhalb der Servicezeiten (Mo-Do: 8-17 Uhr, Fr: 8 -15 Uhr) vom Auftragnehmer bereitgestellt.

Dataport behält sich vor den 1st und 2nd-Level Support selbst anzubieten. Der Auftragnehmer muss entsprechend 1st, 2nd und 3rd Level Support einzeln ausweisen.

2.4 Dienstleistungen Dataport muss vom Hersteller in die Lage versetzt werden, eigenständig das technische Ver- fahrensmanagement, den 1st und 2nd-Level-Support sowie die Projektdienstleistung für die Endkunden durchführen zu können.

Sinngemäß umfasst diese Ausschreibung neben dem Dokumentenmanagement- und Vor- gangsbearbeitungssystem zusätzlich folgende Dienstleistungen:

2.4.1 Schulungsleistungen

2.4.1.1 Schulungsleistungen für Dataport Mitarbeiter An dieser Stelle werden vom Auftragsvolumen unabhängige Schulungsleistungen ausge- schrieben, die dazu dienen, den Mitarbeitern von Dataport diejenigen Produktkenntnisse zu vermitteln, die erforderlich sind, um die folgenden Aufgaben eigenständig und qualifiziert zu bewerkstelligen:

• Fachliche Verfahrensadministration (Customizing)

• Technische Verfahrensadministration (Installation, Verfahrensbetrieb)

• Falls nötig spezifische fachliche Rollen (u.a. Registratur, Sachbearbeiter, Führungs- kraft)

Bei den Schulungen für Dataport Mitarbeiter ist dem Umstand Rechnung zu tragen, dass die Teilnehmenden ggf. bereits über umfangreiche Kompetenzen bei der Bewerkstelligung der oben genannten Aufgabenstellungen mit einem Dokumenten- und Vorgangsbearbeitungssys- tem für die elektronische Aktenführung verfügen.

2.4.1.2 Schulungsleistungen für Endkunden An dieser Stelle werden zielgruppenorientierte Schulungen für Endkunden (siehe oben Kapitel 2.1) angeboten.

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Rahmenvertrag E-Akte

Dataport wird parallel dazu ein eigene Schulungsangebot aufbauen, sodass sich der Anteil der Endkundenschulungen durch den Bieter sukzessive reduzieren wird.

2.4.2 Beratung bei der Verfahrens- und Fachadministration Dataport erbringt Leistungen zur technischen Verfahrensadministration

• Installation des Fachverfahrens,

• Systemkonfiguration des Fachverfahrens,

• Verfahrensbetrieb

und zur fachlichen Verfahrensadministration:

• Customizing und Konfiguration der Fachmandanten,

• Test des Fachverfahrens, z.B. bei Releasewechseln.

Der Auftragnehmer erbringt die vereinbarten Beratungsleistungen und stellt die leistungsge- rechte Umsetzung sicher.“.

2.4.3 Entwicklungsleistungen Zukünftige Anforderungen, welche durch den Funktionsumfang des Softwaresystems noch nicht abgedeckt sind und die der Auftragnehmer nicht in seine Releaseplanung übernimmt, soll der Bieter im Rahmen von Entwicklungsaufträgen implementieren.

Rechte an projektspezifischen Entwicklungen, die über den Rahmenvertrag beauftragt wer- den, bleiben bei der beauftragenden Stelle. In Abstimmung zwischen Auftragnehmer und be- auftragender Stelle kann die projektspezifische Entwicklung in das Standardprodukt übernom- men werden.

2.4.4 Projektberatung und -management Der Auftragnehmer stellt bedarfsorientiert einen zentralen Ansprechpartner für die Koordina- tion der aus dem Auftragnehmerbetrieb zu erbringenden Leistungen bereit.

Außerdem erbringt der Auftragnehmer bedarfsorientiert Leistungen des Projektmanagement für die Koordination der zu erbringenden Leistungen.

2.4.5 Migration aus Altsystemen Bei Verwaltungen, die bereits ein Dokumentensystem für die Führung der elektronischen Akte einsetzen und die sich für den Wechsel auf das im Rahmen dieser Ausschreibung in den Wa- renkorb Dataport aufgenommene System entscheiden, ist eine Migration der Daten erforder- lich. Der Hersteller wird beratend tätig und stellt ggf. Migrationsskripte bereit.

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