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Vergabeunterlage A

(Aufforderungsschreiben und

Bewerbungsbedingungen)

Lieferung

und Einführung einer

Business Intelligence (BI) / Corporate Planning Manage-

ment (CPM) Lösung

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Vergabeunterlage A

Inhaltsverzeichnis

Aufforderung zur Teilnahme am Vergabeverfahren ..................................................................... 4
Besondere Bewerbungsbedingungen ............................................................................................. 6

2.1. Inhalte des Teilnahmeantrags ................................................................................................ 6

2.1.1. Unternehmerbogen zur Eignung ................................................................................... 6

2.1.1.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ......................................................... 6

2.1.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit .................................................... 6

2.1.1.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit ........................................................... 7

2.1.2. Nachunternehmereinsatz ............................................................................................... 8

2.2. Inhalte des Angebots ................................................................................................................ 9

2.2.1. Preisblatt ............................................................................................................................ 9

2.2.2. Kriterienkatalog .............................................................................................................. 10

2.2.3. Konzept ........................................................................................................................... 10

2.2.3.1. Einführung ....................................................................................................................... 11

2.2.3.2. Reporting und Analysefunktionen .............................................................................. 12

2.2.3.3. Integration ....................................................................................................................... 12

2.2.3.4. Nutzung im Finanzcontrolling ..................................................................................... 12

2.2.3.5. Nutzung im Projektcontrolling .................................................................................... 13

2.2.4. Nachunternehmereinsatz ............................................................................................ 13

2.3. Verhandlungen ........................................................................................................................ 13

Allgemeine Bewerbungsbedingungen (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb) 14

3.1. Allgemeine Hinweise .............................................................................................................. 14

3.1.1. Verfahrenssprache ........................................................................................................ 14

3.1.2. Hinweise und Informationen zum Datenschutz ...................................................... 14

3.1.3. Vergabeart ...................................................................................................................... 15

3.1.4. Nebenangebote ............................................................................................................. 15

3.1.5. Mehrere Hauptangebote .............................................................................................. 15

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Vergabeunterlage A

3.1.6. Losaufteilung .................................................................................................................. 15

3.1.7. Elektronisches Verfahren ............................................................................................. 16

3.1.8. Bewerber- /Bietergemeinschaft .................................................................................. 16

3.1.9. Einsatz von Unterauftragnehmern/Nachunternehmern ........................................ 16

3.1.10. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen ................................................... 17

3.1.11. Externe Unterstützung .................................................................................................. 17

3.1.12. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen / Mittelstandskartelle ........................ 17

3.1.13. Vergütung ....................................................................................................................... 18

3.1.14. Gesetzliche Ausschlussgründe .................................................................................. 18

3.2. Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge ................................................................... 19

3.2.1. Form und Frist der Teilnahmeantragsabgabe ......................................................... 19

3.2.2. Prüfung der Eignung und von gesetzlichen Ausschlussgründen ......................... 19

3.2.3. Begrenzung der Anzahl der Bewerber ....................................................................... 20

3.3. Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................... 20

3.3.1. Form und Frist der Angebotsabgabe ......................................................................... 20

3.3.2. AGB Abwehrklausel ....................................................................................................... 21

3.3.3. Ungewöhnlich niedrige Angebote .............................................................................. 21

3.3.4. Ggfs. Verhandlungen .................................................................................................... 22

3.3.5. Wettbewerbsregister .................................................................................................... 22

3.3.6. Information an die nicht berücksichtigten Bieter gemäß § 134 GWB ................. 22

Weitere Vergabeunterlagen ............................................................................................................ 24

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Vergabeunterlage A

1. Aufforderung zur Teilnahme am Vergabeverfahren

Sehr geehrte Damen und Herren,

das oben bezeichnete Vergabeverfahren hat den nachfolgend beschriebenen Gegenstand:

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Beschaffung, Einführung und Inbetriebnahme einer Busi- ness Intelligence- und Corporate Planning Management Lösung (BI-/CPM-Lösung) einschließ- lich aller erforderlichen Dienstleistungen wie die Installation, Konfiguration, Workshops, Schu- lung sowie die Erbringung von Betriebs-, Support- und Wartungsleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit. Die BI-/CPM-Lösung soll als integrierte, zentrale Analyse- und Steuerungs- ebene dienen und Informationen aus den führenden Fachsystemen zusammenführen. Beab- sichtigt ist eine Unterstützung des Finanz-, Projekt- und Baucontrollings sowie der unterneh- mensweiten Planung und Steuerung. Abgezielt wird auf eine Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen zur Erstellung standardisierter und individueller Berichte, Ana- lysen, Planungen und Forecasts sowie zur Unterstützung betrieblicher Entscheidungsprozesse.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Die Auftraggeber sind

• die Dachgesellschaft Bauvorhaben Hochschulmedizin Niedersachsen mbH (DBHN), Andreaestraße 7, 30159 Hannover;

• Die Hochschulmedizin Hannover Baugesellschaft mbH (HBG), Podbielskistraße 386, 30659 Hannover;

• Die Baugesellschaft Universitätsmedizin Göttingen mbH (BauG UMG), Robert-Koch-Straße 34, 37075 Göttingen.

Falls Sie Interesse an einer Beteiligung an dem Verfahren haben, werden Sie gebeten, zunächst einen Teilnahmeantrag innerhalb der Teilnahmefrist zu stellen.

Teilnahmefrist: 01.12.2026, 12:00 Uhr

Frist für Fragen im Teilnahmewettbewerb: 20.11.2026

Beantwortung bis spätestens: 24.11.2026

Beachten Sie bitte, dass es sich um ein mehrstufiges Verfahren handelt. In dieser ersten Stufe, dem sog. Teilnahmewettbewerb, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Eignung nachzuweisen.

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Vergabeunterlage A

Erst in der zweiten Stufe – Angebotsverfahren bzw. Bieterwettbewerb – werden die geeigneten Unternehmen aufgefordert, Angebote einzureichen. Für diesen Bieterwettbewerb sind bisher die folgenden Termine angedacht. Diese Termine können noch verschoben werden.

Aufforderung zur Angebotsabgabe: Ende Dezember 2026

Frist für verbindliche Erstangebote: Ende Januar 2027

Ggf. Verhandlungen: Mitte Februar 2027

Ggf. Abgabe finale Angebote: Ende Februar 2027

Zuschlagsentscheidung: Ende März 2027

Beachten Sie bitte auch die nachstehenden Besonderen Verfahrensbedingungen, insbesondere die Hinweise zu der mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisenden Eignung.

Für den mit der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren verbundenen Aufwand möchten wir uns bereits jetzt bei Ihnen bedanken.

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Vergabeunterlage A

2. Besondere Bewerbungsbedingungen

Nachfolgend werden die erwarteten Inhalte des Teilnahmeantrags und des Angebots sowie de- ren Bewertung dargestellt.

ACHTUNG: Im derzeitigen Verfahrensstand sind Unternehmen nur zur Abgabe eines Teilnahme- antrags (Abschnitt 2.1.) aufgefordert. Bitte erstellen Sie noch keine Angebote. Zur Abgabe eines Angebots wird eine Auswahl an Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt aufgefordert.

2.1. Inhalte des Teilnahmeantrags

2.1.1. Unternehmerbogen zur Eignung

Die an dem Auftrag interessierten Unternehmen haben ihre Eignung mittels des vollständig aus- zufüllenden Unternehmerbogens und der dort vorgesehenen Anhänge (Vergabeunterlage C1) nachzuweisen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist zu jedem Bewerbergemeinschaftsmit- glied ein Unternehmerbogen abzugeben.

Die Abgabe mehrerer Teilnahmeanträge ist nicht zulässig.

Es gelten die folgenden Eignungsanforderungen:

2.1.1.1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Mindestanforderungen:

Eine Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die or-

ganisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten, max.

zwei DIN A4 Seiten, ist dem Teilnahmeantrag beigefügt.

Ein Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichba-

res Register oder eine Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht, ist beigefügt

2.1.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Mindestanforderungen:

Es muss eine Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden in einer Höhe

von mindestens 2.500.000,00 EUR (pro Jahr zweifach maximiert) sowie für Vermö-

gensschäden in einer Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (pro Jahr zweifach ma-

ximiert) bestehen oder das Unternehmen muss sich verpflichten, eine solche spätes-

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Vergabeunterlage A

tens zum Zeitpunkt der Auftragserteilung abzuschließen oder eine bestehende zu erhö-

hen.

Der durchschnittliche Gesamtumsatz muss in den letzten drei abgeschlossenen Ge-

schäftsjahren durchschnittlich bei über 1.000.000,00 EUR (netto) gelegen haben.

Der durchschnittliche Gesamtumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung und

Einführung von Business Intelligence (BI) und Corporate Planning Management (CPM)

Lösungen) muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich

bei über 500.000,00 EUR (netto) gelegen haben.

2.1.1.3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestanforderungen:

Die Beschäftigtenzahl des Unternehmens in Bezug auf den Tätigkeitsbereich des Auf-

trages beträgt im Durchschnitt in den letzten drei Jahren mindestens 10 Personen.

Dem Teilnahmeantrag sind für die einzusetzenden Fachkräfte Qualifikations- und Er-

fahrungsprofile vollständig ausgefüllt im Unternehmerbogen (Vergabeunterlage C1)

einzureichen. In den Erfahrungs- und Qualifikationsprofilen ist die einzusetzende Fach-

kraft für die jeweilige Rolle zu benennen. Es sind mindestens 4 Qualifikations- und Er-

fahrungsprofile anzugeben, davon eines für den Senior Projektmanager (m/w/d), eines

für den Senior BI-/CPM-Fachberater - Solution Consultant (m/w/d), eines für den Se-

nior Datenbank- und Integrationsspezialist (m/w/d) sowie eines für den Trainer / Schu-

lungsspezialist (m/w/d). Mit den Qualifikations- und Erfahrungsprofile sind die im Un-

ternehmerbogen (Vergabeunterlage C1) benannten Mindestanforderungen zu belegen.

Es ist mittels mind. zwei Referenzen nachzuweisen, dass innerhalb der letzten drei

Jahre in mindestens zwei Aufträgen Leistungen erbracht wurden, die in Art und Um-

fang mit den vom Auftragnehmer erwarteten Leistungen vergleichbar sind. In der Art

vergleichbar sind Aufträge, deren Gegenstand die Einführung einer Business Intelli-

gence (BI) / Corporate Planning Management (CPM) Lösung, deren Anbindung an ex-

terne Finanzcontrollingsysteme und deren anschließender Support war.

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2.1.2. Nachunternehmereinsatz

Bei Nachunternehmereinsatz kann das Formblatt Verpflichtungserklärung (Vergabeunterlage C2) beigefügt werden, siehe Allgemeine Bewerbungsbedingungen.

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Vergabeunterlage A

2.2. Inhalte des Angebots

Mittels den nachfolgend dargestellten, dem Angebot beizufügenden Unterlagen, wird das wirt- schaftlichste Angebot ermittelt.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der gewichteten Punktmethode. Der Preis wird mit 40 % und die Qualität mit 60 % gewichtet. Die Qualitätswertung setzt sich aus der Bewertung des Kriterienkatalogs mit 35 % sowie der Bewertung der Konzepte mit insgesamt 25 % zusammen. Für jedes Zuschlagskriterium werden zunächst bis zu 4 Bewertungspunkte (BP) vergeben. Die jeweils erreichten Bewertungspunkte werden mit der für das Zuschlagskrite- rium festgelegten Gewichtung multipliziert. Die Summe der gewichteten Bewertungspunkte ergibt die Gesamtpunktzahl des Angebots. Maximal können 4,00 Gesamtpunkte erreicht wer- den. Es wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Die Gewichtungen betragen im Einzelnen: Preis 40 %, Kriterienkatalog 35 %, Konzept zur Einfüh- rung 4 %, Konzept zu Reporting- und Analysefunktionen 4 %, Konzept zur Integration 5 %, Kon- zept zur Nutzung im Finanzcontrolling 6 % und Konzept zur Nutzung im Projektcontrolling 6 %. Bei Punktgleichheit wird die Wertung des Kriterienkatalogs als Entscheidungskriterium festge- legt, zweites Entscheidungskriterium ist der Preis.

2.2.1. Preisblatt

Mindestanforderungen:

Der Bieter gibt eine vollständig ausgefüllte Version des Preisblatts ab.

Bewertung:

Aus dem Preisblatt ergibt sich der Wertungsgesamtpreis. Für den vom Bieter angegebenen Wer- tungsgesamtpreis werden bis zu 4 BP vergeben. Bitte verwenden Sie für Ihre Preisangaben das separate Preisblatt [Vergabeunterlage C3].

Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungsgesamtpreis erhält 4 BP. Ein Wertungsgesamtpreis, der mindestens doppelt so hoch ist wie der niedrigste Wertungsgesamtpreis, erhält 0 BP. Die Bewertungspunkte für die dazwischenliegenden Wertungsgesamtpreise werden linear interpo- liert und auf zwei Nachkommastellen gerundet. Die erreichten Bewertungspunkte werden mit 40 % gewichtet.

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Vergabeunterlage A

2.2.2. Kriterienkatalog

Mindestanforderungen:

Der Bieter gibt mit dem Angebot eine ausgefüllte Version des Kriterienkatalogs ab. Er bestätigt alle dort beschriebenen A-Kriterien.

Bewertung:

Die A-Kriterien sind Mindestanforderungen. Sämtliche A-Kriterien müssen erfüllt sein; wird min- destens ein A-Kriterium nicht erfüllt, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlos- sen. Bewertet wird der Erfüllungsgrad der B- und B+-Kriterien. Für jedes erfüllte B-Kriterium wird 1 Punkt und für jedes erfüllte B+-Kriterium werden 3 Punkte vergeben. Maximal können 96 Kri- terienpunkte erreicht werden; dies entspricht einem Erfüllungsgrad von 100 %.

Für einen Erfüllungsgrad von 100 % werden 4 BP vergeben. Bei einem Erfüllungsgrad von unter 60 % werden 0 BP vergeben. Zwischen 60 % und 100 % werden die Bewertungspunkte linear interpoliert und auf zwei Nachkommastellen gerundet. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel: BP = (Erfüllungsgrad - 60 %) / 40 % × 4. Die erreichten Bewertungspunkte werden mit 35 % gewichtet.

2.2.3. Konzept

Mindestanforderungen:

Der Bieter gibt mit dem Angebot ein Konzept ab. Das Konzept enthält die folgenden Abschnitte und Ausführungen zum aus der jeweiligen Überschrift folgenden Themenbereich. Die Ausfüh- rungen stehen nicht im Widerspruch zur Leistungsbeschreibung.

Formale Hinweise: Das Konzept darf - abzüglich Deckblätter - einen Umfang von 20 DIN-A4 Sei- ten einschließlich Tabellen, Screenshots oder Grafiken (Schriftart Arial, Schriftgröße 11, 1,5-fa- cher Zeilenabstand) nicht überschreiten. Konzeptangaben, die über diesen Umfang hinausge- hen, werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.

Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand des nachfolgend dargestellten Bewertungsmaßstabs unter Be- rücksichtigung der jeweiligen Aufgabenstellung. Die in den einzelnen Konzeptteilen genannten Aspekte konkretisieren, worauf es dem Auftraggeber bei der Bewertung besonders ankommt.. Je Konzeptkategorie werden 0 bis 4 BP nach dem nachstehenden Bewertungsmaßstab verge- ben. Die Bewertungspunkte werden anschließend mit der bei der jeweiligen Kategorie angege-

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Vergabeunterlage A

benen Gewichtung multipliziert. Die Konzeptbewertungen fließen insgesamt mit 25 % in die Ge- samtwertung ein.

Die Bewertung erfolgt nach folgendem Maßstab:

0 BP: Das Konzept beantwortet die jeweilige Aufgabenstellung nicht oder nur in einer Weise, die keine belastbare Bewertung ermöglicht. Dies ist insbesondere der Fall, wenn kein auf die jeweilige Konzeptkategorie bezogener Inhalt eingereicht wurde oder wenn die Aus- führungen wesentliche Teile der Aufgabenstellung nicht erfassen und deshalb nicht er- warten lassen, dass das mit der Konzeptkategorie verbundene Auftragsziel erreicht wer- den kann

1 BP: Das Konzept greift die jeweilige Aufgabenstellung nur in begrenztem Umfang auf. Die Ausführungen sind teilweise unvollständig, wenig konkret, nicht hinreichend auftragsbe- zogen oder weisen wesentliche Schlüssigkeits- beziehungsweise Umsetzungsdefizite auf. Eine erfolgreiche Umsetzung erscheint deshalb nur eingeschränkt zu erwarten.

BP: Das Konzept beantwortet die wesentlichen Teile der jeweiligen Aufgabenstellung. Das dargestellte Vorgehen ist im Wesentlichen nachvollziehbar, auftragsbezogen und schlüssig. Verbleibende Lücken oder Unschärfen betreffen keine für die jeweilige Kon- zeptkategorie wesentlichen Gesichtspunkte. Eine erfolgreiche Umsetzung erscheint ins- gesamt zu erwarten.

3 BP: Das Konzept beantwortet die jeweilige Aufgabenstellung weitgehend vollständig, konk- ret und auftragsbezogen. Das dargestellte Vorgehen ist schlüssig, nachvollziehbar und unter Berücksichtigung der maßgeblichen Rahmenbedingungen gut umsetzbar. We- sentliche Risiken, Abhängigkeiten und Erfolgsfaktoren werden erkannt und angemessen berücksichtigt. Eine erfolgreiche Umsetzung erscheint daher sehr wahrscheinlich.

BP: Das Konzept beantwortet die jeweilige Aufgabenstellung vollständig, besonders konkret und in besonderem Maße auftragsbezogen. Das dargestellte Vorgehen ist durchgehend schlüssig, nachvollziehbar und auch unter den maßgeblichen auftragsspezifischen Rah- menbedingungen überzeugend umsetzbar. Relevante Risiken, Abhängigkeiten und Er- folgsfaktoren werden differenziert behandelt; die Ausführungen lassen eine besonders hohe Qualität der Zielerreichung erwarten. Eine erfolgreiche Umsetzung erscheint daher in besonders hohem Maße wahrscheinlich.

2.2.3.1. Einführung

Bewertung

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Vergabeunterlage A

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Aufgabenstellung: Legen Sie dar, in welchen Pha- sen und mit welchem Vorgehen Sie eine Einführung Ihrer Software-Lösung in der Umgebung der DBHN und weiteren Gesellschaften planen. Beschreiben Sie die wesentlichen Tätigkeiten in den Phasen, die kritischen Erfolgsfaktoren für jede Phase und eine realistische Zeitplanung. Be- rücksichtigen Sie dabei explizit die Informationen aus den Unterlagen. Gewichtung: 4 %.

2.2.3.2. Reporting und Analysefunktionen

Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Aufgabenstellung: Der Auftraggeber will die Soft- ware-Lösung zur Unternehmenssteuerung nutzen, weshalb Reporting- und Analysefunktionen entscheidend sind. Legen Sie anhand von Bildern und Beschreibungen dar, welche Möglichkei- ten zur Erstellung von Reports zur Verfügung gestellt werden und wie die Analyse der dargestell- ten Inhalte unterstützt wird. Stellen Sie dar, wie neue Berichte erstellt, gespeichert und geteilt werden. Legen Sie zusätzlich dar, wie Ad-Hoc Berichte erstellt werden und geteilt werden kön- nen. Gehen Sie darauf ein, welche Darstellungsmöglichkeiten es sowohl für Ad-Hoc-, Standard- berichte und eine Berichtsübersicht gibt. Beschreiben Sie, wie und in welchem Turnus Berichts- daten üblicherweise aktualisiert werden. Gewichtung: 4 %.

2.2.3.3. Integration

Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Aufgabenstellung: Legen Sie dar, wie Sie andere Systeme an Ihre Lösung anbinden und einen erfolgreichen Datenaustausch ermöglichen. Wel- che Schnittstellen, Import- und Exportmöglichkeiten werden dafür genutzt? Wie würden Sie mit heutigem Wissensstand die bestehenden Systeme der DBHN anbinden? Gehen Sie auch darauf ein, inwieweit für eine vollständige Integration auch Arbeiten an den Bestandsystemen notwen- dig sind und inwieweit Sie diese übernehmen können. Gewichtung: 5 %.

2.2.3.4. Nutzung im Finanzcontrolling

Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Aufgabenstellung: Legen Sie dar, wie Ihre Lösung für den Bereich Finanzcontrolling genutzt werden kann. Welche Funktionen werden dafür bereit- gestellt und welche Anforderungen werden an die Quellsysteme (in diesem Fall DATEV) gestellt? Gehen Sie explizit exemplarisch auf die Anforderungen 2.1 und 2.8 im Kriterienkatalog ein. Stel- len Sie anhand von Bildern und Beschreibungen dar, wie eine GuV-Darstellung bspw. mit Um-

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satz, Einzelkonten für Personalkonten, Summe der Personalkosten und weiteren Werten für die Betrachtungsperiode Quartal aussehen kann (Anforderung 2.1 Kriterienkatalog). Legen Sie ebenfalls dar, wie Daten für Mehrjahresplanungen am Beispiel Vorjahr, aktuelles Jahr und Plan- daten für das kommende Jahr erfasst, verwaltet und ausgewertet werden (Anforderung 2.8 Kri- terienkatalog). Gewichtung: 6 %.

2.2.3.5. Nutzung im Projektcontrolling

Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand der folgenden Aufgabenstellung: Bitte legen Sie dar, wie Ihre Lö- sung für den Bereich Projektcontrolling genutzt werden kann. Welche Funktionen werden dafür bereitgestellt und welche Anforderungen werden an die Quellsysteme (in diesem Fall iTWO) ge- stellt? Gehen Sie explizit exemplarisch auf die Anforderung 3.5 im Kriterienkatalog ein. Stellen Sie anhand von Bildern und Beschreibungen dar, welche Funktionen zur Analyse von Mittelab- flüssen auf Basis von Ist-, Plan- und Forecast-Daten zur Verfügung stehen. Machen Sie deutlich, welche Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten für diese Daten bezogen auf bspw. Verträge und Projekte bereitgestellt werden. Gewichtung: 6 %.

2.2.4. Nachunternehmereinsatz

Bei Nachunternehmereinsatz kann das Formblatt Verpflichtungserklärung (Vergabeunterlage C2) beigefügt werden, siehe Allgemeine Bewerbungsbedingungen.

2.3. Verhandlungen

Der Auftraggeber kann – statt der Erteilung des Zuschlags in der ersten Angebotsrunde – zur Teilnahme an Verhandlungen auffordern. Dabei behält sich der Auftraggeber vor, nur mit den drei auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien bestbewerteten Bietern in Ver- handlungen zu treten (Abschichtung).

Die Verhandlungen werden nach Wahl des Auftraggebers, schriftlich, am Sitz des Auftraggebers oder mittels virtueller Videokonferenzen durchgeführt.

Der Auftragnehmer erhält keine Zahlungen für die Teilnahme an Verhandlungen.

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Vergabeunterlage A

3. Allgemeine Bewerbungsbedingungen (Verhandlungsver-

fahren mit Teilnahmewettbewerb)

3.1. Allgemeine Hinweise

3.1.1. Verfahrenssprache

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Sämtliche Ausarbeitungen sind in deutscher Sprache zu er- arbeiten und vorzulegen. Soweit der Bieter fremdsprachige Nachweise einreicht, hat er eine amt- lich anerkannte Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen.

3.1.2. Hinweise und Informationen zum Datenschutz

Die nachfolgenden Hinweise und Informationen zum Datenschutz gelten ausschließlich für die Durchführung dieses Vergabeverfahrens. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rah- men der Vertragsdurchführung richtet sich nach dem Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem jeweiligen erfolgreichen Bieter.

Der Auftraggeber als verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO erhebt, speichert und verarbei- tet personenbezogene Daten ausschließlich zum Zwecke der Durchführung des Vergabeverfah- rens. Rechtsgrundlagen für die Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung sind Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO. Personenbezogene Daten werden entweder durch den Auftraggeber selbst oder durch die Bewerber/Bieter erhoben, verarbeitet und an den Auftraggeber übermittelt. Sämt- liche personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und nur dem für die Bearbeitung des Teilnahmeantrags bzw. Angebotes zuständigen Personenkreis zugänglich gemacht. Dies schließt ausdrücklich beauftragte und zur Verschwiegenheit verpflichtete Dritte zum Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens (z.B. zur Auswertung der Teilnahmeanträge) ein.

Personenbezogene Daten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet.

Sofern es sich bei den Angaben um personenbezogene Daten handelt, haben Sie das Recht auf:

Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten
Berichtigung Ihrer Daten
Löschung Ihrer Daten, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist

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Vergabeunterlage A

Einschränkung der Verarbeitung, sobald eine Verpflichtung zur Verarbeitung nicht mehr

besteht

Widerspruch gegen die Verarbeitung
Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Eine Liste aller Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.datenschutzkonferenz-on- line.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html.

3.1.3. Vergabeart

Der Auftrag wird im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vergeben. Das Vergabe- verfahren ist somit zweistufig. In einer ersten Stufe müssen die interessierten Unternehmen im sog. Teilnahmewettbewerb ihre Eignung darlegen. Diejenigen Unternehmen, die zu der zweiten Stufe eingeladen werden, haben die Möglichkeit, ein Angebot einzureichen, über das dann ver- handelt werden kann, sog. „Angebotsverfahren“ oder auch „Bieterwettbewerb“.

Sofern in den allgemeinen Bewerbungsbedingungen nicht ausdrücklich abweichend geregelt, hat der Auftraggeber die Möglichkeit, den Zuschlag bereits auf die Erstangebote zu erteilen oder über diese zu verhandeln; d.h. Erstangebote sind bereits verbindlich.

3.1.4. Nebenangebote

Sofern in den allgemeinen Bewerbungsbedingungen nicht ausdrücklich abweichend geregelt, werden Nebenangebote nicht zugelassen.

3.1.5. Mehrere Hauptangebote

Sofern in den allgemeinen Bewerbungsbedingungen nicht ausdrücklich abweichend geregelt, werden mehrere Hauptangebote nicht zugelassen.

3.1.6. Losaufteilung

Sofern in den allgemeinen Bewerbungsbedingungen nicht ausdrücklich abweichend geregelt, erfolgt keine Aufteilung in Lose.

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3.1.7. Elektronisches Verfahren

Es handelt sich um ein ausschließlich elektronisch durchgeführtes Vergabeverfahren, das über die Vergabeplattform abgewickelt wird.

3.1.8. Bewerber- /Bietergemeinschaft

Bei Beteiligung als Bewerber-/ Bietergemeinschaft sind alle jeweiligen Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter zu benennen und die Aufgabenteilung ist zu be- schreiben. Alle Mitglieder der Bewerber-/ Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftragge- ber gesamtschuldnerisch.

Es ist ein Unternehmerbogen zu jedem Bewerber-/Bietergemeinschaftsmitglied abzugeben.

Die Gründe zur Bildung der Bewerber-/Bietergemeinschaft sind auf Anforderung darzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, eine von allen Mitgliedern unterschriebene Bewerber-/ Bieterge- meinschaftserklärung zu fordern. Auf Anforderung ist diese unverzüglich vorzulegen.

Die Mitglieder der Bewerber-/ Bietergemeinschaft müssen insgesamt die Eignungskriterien er- füllen. Beachten Sie unbedingt die Hinweise in dem Unternehmerbogen.

3.1.9. Einsatz von Unterauftragnehmern/Nachunternehmern

Wenn Sie beabsichtigen, zum Nachweis Ihrer Eignung (auch) die Kapazitäten eines Nachunter- nehmens in Anspruch zu nehmen, haben Sie bereits mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen, dass Ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Weiterhin hat sich das Nachunternehmen zu den gesetzlichen Ausschlussgründen zu erklären.

Sollten Sie beabsichtigen, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben, ohne dass eine Eignungsleihe vorliegt, da sie die Eignung selbst belegen können, dann haben Sie noch vor Zuschlag die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Weiterhin hat sich das Nachunternehmen zu den gesetzlichen Ausschlussgründen zu erklären.

Zur Nachweisführung kann das Formblatt Verpflichtungserklärung (Vergabeunterlage C2) bei- gefügt werden

Der öffentliche Auftraggeber überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Aus- schluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender gesetzlicher Ausschluss- gründe verlangt der öffentliche Auftraggeber die Ersetzung des Unterauftragnehmers. Bei Vor- liegen fakultativer gesetzlicher Ausschlussgründe kann der öffentliche Auftraggeber verlangen,

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Vergabeunterlage A

dass der Unterauftragnehmer ersetzt wird. Der öffentliche Auftraggeber kann dem Bewerber dafür eine Frist setzen.

3.1.10. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen

Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform über die Vergabeplattform zu stellen. Eine telefonische Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle ist nicht zulässig. Fragen, die auf diesem Wege gestellt werden, werden nicht beantwortet.

Die Vergabeunterlagen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass sie Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler enthalten. Sollte dies nach Auffassung eines Teilnehmers der Fall sein, so hat dieser unverzüglich die Vergabestelle vor Abgabe des Teilnahmeantrags bzw. bei danach zur Verfügung gestellten Unterlagen vor Beginn einer Dialogphase oder Angebotsabgabe darauf in Textform über die Vergabeplattform hinzu- weisen. Nur so erhalten wir die Möglichkeit, etwaige Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Feh- ler frühzeitig zu beseitigen.

Damit wir die Frage richtig zuordnen können ist stets die Stelle (betr. Abschnitt, Ziffer, u.ä.) in den Vergabeunterlagen unter Angabe des Dokumentennamens zu zitieren. Zur Gleichbehand- lung werden die im allgemeinen Interesse liegenden Fragen und Antworten allen Teilnehmern am Vergabeverfahren in anonymisierter Form über die Vergabeplattform zugänglich gemacht.

3.1.11. Externe Unterstützung

Der Auftraggeber wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens rechtlich unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieser Dienstleister zugänglich gemacht. Die Mitarbeiter des Dienstleisters unterliegen hinsichtlich aller Informatio- nen zu den Bewerbern/Bietern sowie zu den Inhalten der Teilnahmeanträge/ Angebote der Be- werber/Bieter der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der vergebenden Stelle unterzeichnet bzw. sind standesrechtlich zur Geheimhaltung verpflich- tet. Insoweit gelten diese Dienstleister und die beteiligten Mitarbeiter nicht als Dritte. Mit Abgabe eines Teilnahmeantrags erklären sich die Bewerber/Bieter mit dieser Vorgehensweise einver- standen.

3.1.12. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen / Mittelstandskartelle

Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bewerber/Bieter auf Verlangen Aus- künfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist oder ein sog. „Projektschutz“ besteht. Ein solcher Projektschutz besteht, wenn ein

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Vergabeunterlage A

Hersteller in Ansehung des Vergabeverfahrens dem Bewerber/ Bieter zugesagt hat, dass er kei- nem Wettbewerber des Bewerbers/Bieters günstigere Konditionen einräumt bzw. dass er dem Bewerber/Bieter stets bessere Konditionen einräumt als dessen Wettbewerbern.

3.1.13. Vergütung

Für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren einschl. Erstellung des Teilnahmeantrags, der Angebote sowie der Teilnahme an Verhandlungsgesprächen wird keine Vergütung gewährt.

3.1.14. Gesetzliche Ausschlussgründe

Mit Abgabe des Teilnahmeantrags oder des Angebots erklärt der Bewerber/ Bieter, dass fol- gende Aussagen auf ihn zutreffen:

Umstände, die nach § 123 GWB zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach § 124 GWB zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der aktuellen Fas-

sung zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.

Umstände, die nach § 19 MiLoG zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach § 21 AEntG zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach § 98c AufenthG zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach § 21 SchwarzArbG zum Ausschluss führen können, liegen nicht

vor.

Umstände die nach § 22 LkSG zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände die nach § 14 BTTG zum Ausschluss führen können, liegen nicht vor.
Umstände, die nach § 15 Abs. 3 NTVergG zum Ausschluss führen können, liegen nicht

vor.

Kann das Unternehmen dies nicht erklären, hat es auf einer eigenen Anlage darzustellen, warum die Erklärung nicht möglich war, und welche Maßnahmen getroffen wurden, die bei einer Ent- scheidung über die Notwendigkeit eines Ausschlusses zu berücksichtigen wären (insb. Selbst- reinigung).

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3.2. Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

3.2.1. Form und Frist der Teilnahmeantragsabgabe

Der Teilnahmeantrag muss spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist eingegangen sein. Später eingehende Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt.

Der Auftraggeber öffnet die Teilnahmeanträge nach Ablauf der Teilnahmefrist und prüft diese zunächst auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit. Der Auftraggeber behält sich, sofern nicht in den besonderen Bewerbungsbedingungen abweichend geregelt, vor, die Bewerber unter Ein- haltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, un- vollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärun- gen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

Von der Wertung ausgeschlossen werden Teilnahmeanträge, die nicht den Formerfordernissen genügen, insbesondere:

Teilnahmeanträge, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der

Bewerber hat dies nicht zu vertreten,

Teilnahmeanträge, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthal-

ten,

Teilnahmeanträge, in denen Änderungen des Bewerbers an seinen Eintragungen nicht

zweifelsfrei sind,

Teilnahmeanträge, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an der Bekanntmachung

oder den Teilnahmeunterlagen vorgenommen worden sind.

3.2.2. Prüfung der Eignung und von gesetzlichen Ausschlussgründen

Der Auftraggeber prüft die Eignung der Unternehmen anhand der mit dem Teilnahmeantrag ein- gereichten und evtl. nachgeforderten Belege und Unterlagen zur Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen. Der öffentliche Auftraggeber kann dabei Bewerber auffordern, die er- haltenen Unterlagen zu erläutern. Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, die eingereichten Referenzen durch Kontaktaufnahme mit dem Referenzgeber zu überprüfen.

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Vergabeunterlage A

3.2.3. Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Der öffentliche Auftraggeber kann in den besonderen Verfahrensbedingungen vorsehen, dass nicht alle geeigneten Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Die Aus- wahl und Rangbildung unter allen geeigneten Bewerbern erfolgt dann anhand objektiver und nichtdiskriminierender Eignungskriterien.

Unterschreitet die Anzahl der geeigneten Bewerber die festgelegte Mindestanzahl, kann der Auf- traggeber das Verfahren fortführen, er ist nicht verpflichtet, es aufzuheben.

Ist in den besonderen Bewerbungsbedingungen nicht festgelegt, wie eine Bewerberbegrenzung vollzogen wird, werden alle geeigneten Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.

3.3. Prüfung und Wertung der Angebote

Zum Angebotsverfahren (Bieterwettbewerb) werden ausschließlich die im Rahmen des Teilnah- mewettbewerbs ausgewählten Bewerber zugelassen. Hierzu erhalten die zugelassenen Bewer- ber ein gesondertes Aufforderungsschreiben.

Mit diesem Aufforderungsschreiben erhalten die Unternehmen die Unterlagen, die dem Angebot zugrunde gelegt werden sollen. Diese weichen ggf. von im Teilnahmewettbewerb veröffentlich- ten Unterlagen ab.

Die Abwicklung des Angebotsverfahrens erfolgt in verschiedenen aufeinander folgenden Pha- sen, die nachfolgend näher beschrieben werden.

3.3.1. Form und Frist der Angebotsabgabe

Das Angebot ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist vollständig elektronisch über die Vergabe- plattform zu übermitteln. Es wird darauf hingewiesen, dass die rechtzeitige Übermittlung des Angebots im Verantwortungsbereich des Bieters liegt. Berücksichtigt werden ausschließlich An- gebote, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über die Vergabeplattform eingegan- gen sind.

Mit der Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass dem Angebot ausschließlich die mit der Auffor- derung zur Abgabe eines Angebotes übersandten bzw. in Bezug genommenen Vergabeunterla- gen in der ggf. durch die Beantwortung von Bieterfragen aktualisierten Fassung zugrunde liegen.

Der Auftraggeber öffnet die Angebote nach Ablauf der Angebotsfrist und prüft diese zunächst auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit. Der Auftraggeber behält sich, sofern in den beson- deren Bewerbungsbedingungen nicht abweichend geregelt, vor, den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige

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Vergabeunterlage A

oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen (d.h. etwa Konzepte oder Preisblätter) ist jedoch ausgeschlossen, da sie die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wer- tungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Von der Wertung ausgeschlossen werden:

Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter

hat dies nicht zu vertreten,

Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,
Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei

sind,

Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an der Bekanntmachung oder den

Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind,

Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt

sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht ver-

ändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen, und

nicht zugelassene Nebenangebote.

3.3.2. AGB Abwehrklausel

Liefer-, Zahlungs- und sonstige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Unternehmens werden zu keinem Zeitpunkt Vertragsbestandteil.

3.3.3. Ungewöhnlich niedrige Angebote

Erscheinen der Preis oder die Kosten des Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leis- tung ungewöhnlich niedrig, verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung. Im Rah- men der Aufklärung prüft der öffentliche Auftraggeber die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen.

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Vergabeunterlage A

Kann der öffentliche Auftraggeber nach der Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Er wird das Angebot ablehnen, wenn er festgestellt hat, dass der Preis oder die Kosten des Angebots ungewöhnlich niedrig sind, weil das Unternehmen nicht alle für sie geltenden rechtlichen Verpflichtungen einhält.

Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bie- ter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so lehnt der öffentliche Auftraggeber das Angebot ab, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig ge- währt wurde.

3.3.4. Ggfs. Verhandlungen

Sofern in den allgemeinen Bewerbungsbedingungen nicht anders angegeben, behält sich der Auftraggeber vor, Erstangebote unmittelbar zu bezuschlagen ohne über den Angebotsinhalt zu verhandeln. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Verhandlungen.

Sofern der Auftraggeber dazu auffordert, haben die Bieter die Möglichkeit, Änderungswünsche zu dem Vertrag und der Leistungsbeschreibung einzureichen. Der Änderungswunsch muss kon- kret sein, er muss sich in den Kontext des Vertrages bzw. der Leistungsbeschreibung einfügen lassen. Jeder Änderungswunsch ist außerdem kurz zu begründen. Die Vorteile für den Auftrag- geber sind darzustellen. Soweit es Ihnen möglich ist, teilen Sie uns bitte auch mit, wie es sich auf Ihren Preis auswirken würde, wenn wir dem Änderungswunsch nachkämen.

Im Anschluss an die Verhandlungen werden die Bieter aufgefordert, (endgültige) Angebote ein- zureichen.

3.3.5. Wettbewerbsregister

Der Auftraggeber wird vor Erteilung des Zuschlags bei der Registerbehörde abfragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter, an den der Auftrag vergeben werden soll, Eintragungen vorhanden sind.

3.3.6. Information an die nicht berücksichtigten Bieter gemäß § 134 GWB

Der Auftraggeber informiert gemäß § 134 GWB unverzüglich diejenigen Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot ange- nommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Dies gilt auch für Bewerber, falls die-

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Vergabeunterlage A

sen zuvor keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde. Der Auftraggeber wird den Vertrag nicht vor Ablauf von zehn Kalendertagen abschließen. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

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4. Weitere Vergabeunterlagen

Vergabeunterlage B Leistungsbeschreibung
Vergabeunterlage C1 Unternehmerbogen
Vergabeunterlage C2 Verpflichtungserklärung
Vergabeunterlage C3 Preisblatt
Vergabeunterlage C4 Kriterienkatalog
Vergabeunterlage D1 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Vergabeunterlage D2 EVB-IT Vertrag
Vergabeunterlage D3 EVB-IT AGB

A Aufforderungsschreiben und Bewerbungsbedingungen.pdf

Vergabeunterlage A

(Aufforderungsschreiben und

Bewerbungsbedingungen)

Lieferung

und Einführung einer

Business Intelligence (BI) / Corporate Planning Manage-

ment (CPM) Lösung

Inhaltsverzeichnis

1. Aufforderung zur Teilnahme am Vergabeverfahren

2. Besondere Bewerbungsbedingungen

3. Allgemeine Bewerbungsbedingungen (Verhandlungsver-

fahren mit Teilnahmewettbewerb)

4. Weitere Vergabeunterlagen