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Lastenheft für das neue Produkt für einen E-Mail-Footer
| 1. Einleitung und Zielsetzung | ||
|---|---|---|
| Momentan haben wir eine Eigenentwicklung im Einsatz, die dem User eine | ||
| Signatur in Outlook bereitstellt. Diese Signatur kann über eine Weboberfläche | ||
| vordefiniert und mit Platzhaltern versehen werden. Über eine kleine | ||
| Anwendung auf dem Client, die ähnlich wie ein Anmeldescript fungiert, wird | ||
| die Signatur vom Server abgerufen und die Platzhalter werden über Daten aus | ||
| dem ActiveDirectory ersetzt. Diese Clientseitige Software verteilen wir über | ||
| unsere Softwareverteilung mit den dazugehörigen Config-Files. | ||
| Da die bisherige Software nur eine Signatur für Outlook zur Verfügung stellen | ||
| kann, gibt es keine Möglichkeit für die ActiveSync-Geräte oder andere | ||
| Systeme auf diese Signatur zuzugreifen. Der Aufwand die bisherige | ||
| Eigenentwicklung, um diese Möglichkeit zu erweitern wurde als zu hoch | ||
| eingeschätzt und zusätzlich entspricht eine Solche Applikation dann nicht | ||
| mehr dem Kerngeschäft unseres Unternehmens. | ||
| Aus diesem Grund wird eine Ausschreibung erstellt, über die eine Software mit | ||
| den entsprechenden Kriterien gesucht wird. Als Rechenzentrum möchten wir | ||
| unseren Kunden dadurch ein Produkt mit besserer Skalierbarkeit anbieten, da | ||
| dies durch die Eigenentwicklung ebenfalls nicht abgedeckt werden konnte. | ||
| Wir haben aktuell 3 unterschiedlich aufgebaute On-Prem Exchange- | ||
| Strukturen, für die das neue Produkt eingesetzt werden soll. | ||
| 1. Umgebung: Es gibt nur eine AD-Domäne, in die die zwei Exchange Server | ||
| installiert sind. Hier werden die Postfächer unseres Unternehmens, aber | ||
| auch welche von Kunden gehostet. Die Postfächer sind als Linked | ||
| Mailboxes angelegt und die entsprechenden ADs, in denen die Accounts | ||
| liegen, mit denen die User arbeiten, werden über eine Vertrauensstellung | ||
| angebunden. | ||
| Keiner der Kunden hat direkten Zugriff auf das Exchange-Admin-Center | ||
| oder per Remote-PowerShell auf die Exchange-Server. | ||
| 2. Umgebung: Es gibt einen Forest mit 13 Domänen. In einer zentralen | ||
| Domäne sind unsere 6 Exchange Server installiert. Die Kunden, die jeweils |
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| eine eigene Domäne besitzen, werden auf diesen Exchange Servern | ||
|---|---|---|
| gehostet. Die Postfächer hier werden als “normale” User Mailboxes | ||
| angelegt. Die Administratoren der Kunden haben Zugriff über das | ||
| Exchange-Admin-Center Zugriff auf diese Umgebung und haben die | ||
| Möglichkeit z.B. Postfächer anzulegen, Verteiler zu pflegen o.ä. | ||
| 3. Umgebung: Die Umgebung besteht aus einem Forest aus 43 Domänen. | ||
| Hier haben wir 4 zentrale Exchange Server und 14 dezentrale Exchange | ||
| Server. Ein Großteil der Kunden wird auf den zentralen Servern gehostet, | ||
| vereinzelt haben Kunden einen eigenen Server gefordert. | ||
| Diese Exchange Server sind, aufgrund von Firewalls, so aufgebaut, dass | ||
| die zentralen Exchange-Server das Zentrum einer Sternstruktur bilden und | ||
| die dezentralen Exchange Server nicht direkt miteinander kommunizieren | ||
| können. Auch hier haben die Kunden Zugriff auf das Exchange-Admin- | ||
| Center und können dort z.B. Postfächer anlegen, Verteiler pflegen usw. | ||
| 2. Funktionale Anforderungen (WAS das Produkt tun muss) | ||
| Die Software muss folgende Funktionen und Merkmale unterstützen: | ||
| o Die Software muss Signaturen an E-Mails anbringen, unabhängig | ||
| davon, ob ein lokaler Client, ein ActiveSync-Gerät oder separate | ||
| Software verwendet wird. | ||
| o Die Software muss Mandantenfähig sein. | ||
| o Es muss eine Verwaltungskonsole geben, die unabhängig vom | ||
| Exchange-Server nutzbar ist. | ||
| o Bilddaten müssen eingebettet sein, um die Mailgröße klein zu halten | ||
| und keine Download-Links zu generieren. | ||
| o Platzhalter für AD-Attribute müssen unterstützt werden. | ||
| o Die Software muss Zero-Touch für Endanwender unterstützen. | ||
| o Es muss eine rollenbasierten Rechteverwaltung geben. | ||
| o Es muss neben einer Zuweisung auf Basis von ActiveDirectory | ||
| Gruppen, auch eine Filterfunktion für einzelne AD-Attribute geben, um | ||
| separate Signaturzuweisungen vornehmen zu können. |
Die Zielgruppe für die Verwaltung der Anwendung liegt primär bei Marketing-
Mitarbeitern, die das Corporate Design und wechselnde Werbeelemente in
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den E-Mail-Footer einbringen wollen. Diese Gruppe verwendet in erster Linie
den Editor der Software.
| 3. Nicht-funktionale Anforderungen (WIE das Produkt sein muss) | ||
|---|---|---|
| Die Software muss diese Anforderungen erfüllen: | ||
| o Das Produkt muss mit Microsoft Exchange kompatibel sein. | ||
| o Die Verwaltungssoftware muss ausgehend vom Client, unabhängig | ||
| vom IP-Adressbereich, die Exchange-Server erreichen können. |
o Anforderungen an die vom Produkt geforderten Komponenten
▪ Sofern für den Betrieb der Lösung serverseitige Komponenten
erforderlich sind, müssen diese unter Windows Server 2025,
SUSE Linux Enterprise oder Debian betrieben werden können.
Alternativ kann die Bereitstellung in Form von Docker-Containern
erfolgen.
▪ Der Betrieb der Komponenten erfolgt ausschließlich auf On-
Prem Infrastruktur. Ein direkter oder indirekter unbeaufsichtigter
Zugriff auf diese Infrastruktur ist nicht vorgesehen.
▪ Sofern für den Betrieb externe Datenbanken erforderlich sind,
dürfen ausschließlich Microsoft SQL Server, Oracle Database
oder PostgresSQL eingesetzt werden.
| o Die Kommunikation der Software muss TLS verschlüsselt sein. | |||
|---|---|---|---|
| 4. Lieferumfang und Rahmenbedingungen | |||
| Für die Einführung eines zentralen Outlook-Signaturmanagements wird im | |||
| Rahmen des ausgeschriebenen Rahmenvertrags (Laufzeit 4 Jahre) zunächst | |||
| ein Bedarf von ungefähr 500 Lizenzen vorgesehen. Darüber hinaus sollen | |||
| während der Vertragslaufzeit bei Bedarf weitere Lizenzen abgerufen werden | |||
| können. Der voraussichtliche Gesamtbedarf wird auf bis zu 4.000 Lizenzen | |||
| geschätzt, wobei kein Anspruch auf vollständigen Abruf dieser Menge besteht. | |||
| Die Bereitstellung zusätzlicher Lizenzen erfolgt im Rahmen der im | |||
| Rahmenvertrag definierten Abrufbedingungen. Der Auftragnehmer hat | |||
| sicherzustellen, dass die vereinbarten Leistungen und Lizenzen während der |
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gesamten Vertragslaufzeit zu den vertraglich festgelegten Konditionen
bereitgestellt werden können.
Sofern Schulungsleistungen für Administratoren erforderlich werden, können
diese als optionale Leistungen Bestandteil des Rahmenvertrags sein oder
über entsprechende Einzelabrufe beauftragt werden.
Der Ausschreibung ist dieser Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, um über die
entsprechenden Kriterien (siehe Anlage „Eignungskriterien zum
Teilnahmewettbewerb“) den Bieterkreis auf maximal 3 teilnehmende Anbieter
zu begrenzen.
Auswahlkriterien und Vorgehen bei Punktgleichheit:
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt anhand der in den Vergabeunterlagen
definierten Eignungskriterien und deren Matrix-Bewertung (Punkteverfahren).
Es werden die 3 punktbesten Bewerber ausgewählt.
Sollte es bei der Ermittlung der 3 punktbesten Bewerber zu einer
Punktgleichheit kommen, gilt folgende Regelung:
Zulassung bei Punktgleichheit: Alle Bewerber, die auf dem letzten
qualifizierenden Platz die gleiche Punktzahl erreichen, werden zur
Angebotsabgabe zugelassen. Dies gilt auch dann, wenn dadurch die
festgelegte Maximalzahl von 3 Teilnehmern überschritten wird.
Ein Losverfahren zur Bereinigung von Punktgleichheiten auf dem letzten
Qualifikationsrang wird für diesen Fall ausgeschlossen.
Im Rahmen der Ausschreibung ist die Software seitens des Bieters für eine
Teststellung bereitzustellen (in vollen Funktionsumfang), um technische
Aspekte und die Usability der Anwendung weitergehend bewerten zu können.
Die Terminierung erfolgt nach Einstellung der Ausschreibung.
Für die Teststellung, die Erstellung der Teilnahmeanträge und Angebote wird
weder eine Vergütung noch eine Kostenerstattung gewährt. Mit Abgabe eines
Teilnahmeantrages/Angebotes erklärt sich der Bieter mit dieser Regelung
einverstanden.
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Die Angebote, Teilnahmeanträge und Qualifikationsnachweise sind in
deutscher Sprache einzureichen.
Wenn Sie zur Angebotsphase zugelassen worden sind, gilt für das
abzugebende Angebot:
Das endgültige Angebot stellt die Bewertungsgrundlage für die Ermittlung der
Wirtschaftlichkeit dar und ergibt in Verbindung mit der erreichten Punktzahl
aus den Leistungskriterien die Grundlage zur Zuschlagserteilung. Preis und
Produktqualität werden hierbei in einem Verhältnis Produktqualität 60 %,
Preis 40 %, bewertet.
Formel: