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Regierungspräsidium Karlsruhe Leistungsbeschreibung Vergabenummer: Vergabe der Sicherheitsdienstleistung Freizeitbereich AHE des Regierungspräsidiums RPK88-0230.1-86/1-Nr.2/2026 Karlsruhe, Abt. 8, Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe

Leistungsbeschreibung

1 Allgemeines

Zum 01.04.2016 wurde durch das Land Baden-Württemberg, vertreten durch das

Regierungspräsidium Karlsruhe (Referat 84), in Pforzheim der Betrieb einer

Abschiebungshafteinrichtung aufgenommen.

In der Zeit vom 01.01.2027 bis voraussichtlich 31.12.2027 besteht aufgrund von

unvorhergesehenen längerfristigen Personalausfällen, die nicht zeitgerecht vollständig

und mit der erforderlichen Dienstplanungssicherheit durch vorhandenes oder neu

einzustellendes Personal kompensiert werden können, durchgehend von Montag bis

Freitag, an Wochenenden und gesetzlichen Feiertagen in Baden-Württemberg ein

zusätzlicher Personalbedarf.

In der Abschiebungshafteinrichtung werden ausländische Personen untergebracht, die

aufgrund Haftbeschluss zur Sicherung der Ausreise oder aufgrund

Unterbringungsanordnung zur Prüfung eines Asylantrages zum Aufenthalt in der

Einrichtung verpflichtet sind.

Die Sicherheitsdienstleistungen, insbesondere die Wahrnehmung der hoheitlichen

Aufgaben, wird durch landeseigenes Personal wahrgenommen. Überdies wird aber auch

zu Unterstützungsleistungen der dortigen Bediensteten ein privates

Sicherheitsunternehmen im Rahmen der nachstehend genannten Anforderungen

benötigt. Die zusätzlichen Sicherheitskräfte werden insbesondere benötigt, um die für die

Untergebrachten vorgesehenen Aufenthalte im Freien und im Sport- und Freizeitbereich

zu gewährleisten.

1.1 Objekt

Die Leistungserbringung erfolgt in der Anlage der Abschiebungshafteinrichtung

Rohrstraße 17, 75175 Pforzheim.

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1.2 Dienstzeiten

Die Leistungserbringung erfolgt während der Vertragslaufzeit durchgehend Montag bis

Freitag sowie Samstag und Sonntag und an gesetzlichen Feiertagen in Baden-

Württemberg von 08:00-18:00 Uhr.

2 Besetzung, Erreichbarkeit sowie Anforderungen an das Personal

2.1 Besetzung und Erreichbarkeit

Soweit vom Auftraggeber nicht anders bestimmt, hat die Leistungserbringung in

nachfolgend aufgeführter Besetzung zu erfolgen:

• Montag bis Sonntag und an Feiertagen in Baden-Württemberg, jeweils von 08:00

Uhr bis 18:00 Uhr mit zwei Sicherheitsdienstmitarbeitern

Es ist ein möglichst konstanter Personaleinsatz mit gleichbleibendem Personal zu

gewährleisten.

Kurzfristig auftretender Personalausfall, z.B. aufgrund Krankheit, ist innerhalb von 2

Stunden nach Schichtbeginn mit Ersatzpersonal auszugleichen.

Eine ständige fernmündliche Erreichbarkeit ist zu gewährleisten. Eine mit

Führungspersonal besetzte Einsatzleitung ist täglich 24 Stunden besetzt. Hier ist stets

mindestens ein sachkundiger, deutschsprachiger Ansprechpartner mit umfassenden

Entscheidungsbefugnissen bezüglich aller die Vertragserfüllung betreffenden Fragen zu

benennen.

2.2 Anforderungen an das Personal

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Arbeiten nur mit fachkundigem Personal,

welches über die erforderliche Erfahrung und persönliche Zuverlässigkeit verfügt sowie

die Qualifikation zur Erbringung der nachstehend genannten Aufgaben innehat,

durchzuführen. Er setzt nur Personal ein, das den besonderen Anforderungen dieser

Dienstleistungen in psychischer und physischer Hinsicht gewachsen ist.

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Für jeden Mitarbeiter ist vor Aufnahme der Tätigkeit der Nachweis einer positiven

Zuverlässigkeitsüberprüfung/polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag (nicht älter als

drei Monate) dem Auftraggeber ohne gesonderte Aufforderung vorzulegen.

Die unternehmerische Eigenverantwortung für das eingesetzte Personal liegt bei dem

Auftragnehmer, der auch das alleinige Weisungsrecht gegenüber seinen beim

Auftraggeber eingesetzten Mitarbeitern hat.

Das Personal ist möglichst langfristig, optimaler Weise über den gesamten

Vertragszeitraum, einzusetzen. Ein häufiger Wechsel bzw. Austausch des Personals, das

dem Einsatzort zugeteilt ist, ist zwingend zu vermeiden.

In begründeten Fällen ist der Auftragnehmer verpflichtet, auf Verlangen des

Auftraggebers Personal unverzüglich auszutauschen.

Sämtliche bei der Leistungserbringung eingesetzten Sicherheitskräfte müssen folgende

Anforderungen erfüllen:

a) Vorliegen sämtlicher öffentlich-rechtlicher Erlaubnisse, insbesondere § 34 a

GewO, sowie Freigabe nach § 9 der Verordnung über das Bewachungsgewerbe

(BewachV) bzw. sonstigen Voraussetzungen zur Ausübung der beschriebenen

Tätigkeiten

b) Nachweis über die erfolgreich abgelegte Prüfung nach § 34 a GewO oder

höherwertig

c) Sichere Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

d) Angemessenes Erscheinungsbild

e) Ausstattung mit angemessener einheitlicher Dienstkleidung und Schutzausrüstung

(durch Auftragnehmer zu stellen, zu unterhalten und zu pflegen);

sicherheitsgefährdender Schmuck wie Piercings oder Ohrringe dürfen nicht

getragen werden

f) Sicherheit im Umgang mit Menschen aus verschiedenen Herkunftsländern und ein

hohes Maß an interkultureller Kompetenz

g) Höflicher und respektvoller Umgang mit den untergebrachten Personen, auch in

extrem Situationen wie z.B. Beleidigungen, verbalen oder körperlichen Übergriffen

und sonstigen Belastungssituationen

h) Freundliches und bestimmtes Auftreten

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3 Leistungskatalog

a) Das Personal des Auftragnehmers darf ausschließlich diejenigen Rechte ausüben,

die ihnen der Auftraggeber zugesteht. Es hat daneben nur solche unmittelbaren

Eingriffsbefugnisse, die gesetzlich jedermann in Anspruch nehmen kann,

insbesondere die bürgerlichen Schutz- und Selbsthilferechte, strafrechtliche

Notwehrrechte und Festhalterechte. Gegenüber Dritten darf er körperliche Gewalt

nur anwenden, wenn eine Notwehr- oder Nothilfelage vorliegt (z.B., wenn es selbst

oder eine andere Person angegriffen wird).

b) Schwerpunkt der Tätigkeit ist die Aufsicht über die Untergebrachten während des

Aufenthalts im Freien

c) Unterstützung bei der Aufsicht über die Untergebrachten in Freizeit- und

Gemeinschaftsräumen

d) Unterstützung der Bediensteten der Abschiebungshafteinrichtung bei der

Abwicklung des Tagesablaufes im Unterbringungsbereichs

e) Unterstützung bei der Besuchsabwicklung (Abholen und Zurückbringen der

Untergebrachten)

f) Mitwirkung und Aufsicht bei den Essensausgaben in den Wohngruppen

g) Unterstützung bei der Abarbeitung von Alarmen

h) Aufsicht über Fremdfirmen bei der Abarbeitung von Notfällen am Wochenende

i) Bei Notwendigkeit Durchführung von Kontrollgängen nach Weisung der

Wachhabenden im Innengelände sowie im Außenbereich

j) Mitwirkung bei der Sicherstellung der Außensicherung, z.B. Verschließen und

Öffnen von Außentüren

k) Vorkommnisse sind der Einrichtungsleitung unverzüglich mitzuteilen.

4 Allgemeine Regelungen

Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Leistungserbringung zudem folgende Regelungen

zu beachten:

a) Die untergebrachten Personen sind respektvoll zu behandeln. Ein höflicher und

respektvoller Umgangston wird dabei vorausgesetzt.

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b) Die untergebrachten Personen sind mit „Sie“ anzureden, der Gebrauch des

persönlichen „Du“ ist nicht gestattet.

c) Der Sicherheitsdienst soll bei Konflikten deeskalierend auf die jeweiligen

Betroffenen einwirken. Das Tragen von Einsatzmitteln (Waffen, Handschellen,

Reizgas etc.) ist verboten. Ausnahmen hiervon sind nur mit schriftlicher

Genehmigung des Auftraggebers zulässig. Die gesetzliche Prüfung der

Zulässigkeit des Tragens ist durch den Auftragnehmer zu leisten.

d) Der Sicherheitsdienst hat eine einheitliche Dienstkleidung zu tragen. Die Kosten

dafür sind von dem Auftragnehmer zu tragen.

e) Für das eingesetzte Personal ist es obligatorisch, ein von der Einrichtung gestelltes

Personalkommunikationsmittel mit Notruffunktion zu tragen.

f) Die Angehörigen des Sicherheitsdienstes haben sichtbar einen Dienstausweis

gemäß Bewachungsverordnung zu tragen.

g) Das Mitführen von Telefonen mit Kamerafunktion ist in der Einrichtung untersagt.

h) Politische und religiöse Tätigkeiten sowie mündliche Aufrufe, das Verteilen von

Flugblättern und Anbringen von Plakaten sind verboten.

i) Der Genuss von Alkohol und anderen berauschenden Mitteln ist vor dem

Dienstbeginn und während der Dienstzeit nicht gestattet.

j) Es ist verboten, für die Bewohner Post- bzw. Paketlieferungen etc.

entgegenzunehmen.

k) Sexueller Kontakt zu untergebrachten Personen, auch auf beidseitig freiwilliger

Basis, ist innerhalb des Areals verboten.

l) Geschäfte mit untergebrachten Personen dürfen nicht geschlossen werden. Von

den untergebrachten Personen dürfen auch keine Geschenke angenommen

werden.

m) Es ist ausdrücklich verboten, Auskünfte über das Objekt und die untergebrachten

Personen an Dritte Personen (z.B. Besucher oder Presse) weiterzugeben.

n) An den Auftragnehmer herangetragene Beschwerden sind unverzüglich an die

Einrichtungsleitung zu melden.

o) Der Einsatz von Personal ist vor dessen erstmaligem Einsatz mindestens 8 Ar-

beitstage vorher schriftlich mit den zu einer Personenüberprüfung notwendigen An-

gaben und einer Eigenerklärung des Personals anzuzeigen. Hierzu stellt die Ein-

richtung Vordrucke zur Verfügung.

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p) Das eingesetzte Personal ist bei Vertragsbeginn sowie bei Eintritt bzw.

Personalwechsel entsprechend zur Vorbereitung auf die Leistungserbringung zu

schulen und zu unterrichten.

q) Die eingesetzten Mitarbeiter des Sicherheitsdienstes sind vor ihrem Dienstantritt

entsprechend zu unterweisen. Eine Mehrfertigung der aktuellen Dienstanweisung

ist jedem Sicherheitsmitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit in der Einrichtung

gegen Unterschrift auszuhändigen. Die Empfangsbestätigung(en) ist/sind dem

Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen.

r) Zur Erfüllung der Aufgaben des Auftragsnehmers ist es erforderlich, das einge-

setzte Personal mit Schlüsseln des Sicherheitssystems auszustatten. Das Über-

lassen der Schlüssel an Dritte ist nicht gestattet; ebenso wenig dürfen Unterge-

brachte Zugriff auf die Schlüssel erhalten. Die Schlüssel sind möglichst verdeckt

zu tragen. Die Schlüssel dürfen in keinem Fall aus dem umschlossenen Einrich-

tungsgelände mitgenommen werden und sind in einem zur Verfügung gestellten

persönlichen Schließfach zu verwahren.

s) Um Engpässe bzw. zusätzlichen Aufwand bei Personalwechsel zu vermeiden, wird

der Auftragnehmer Reservekräfte rechtzeitig in die durchzuführenden Aufgaben

einweisen.

5 Allgemeine Vertragliche Bedingungen

Die Leistungserbringung beginnt ab dem 01.01.2027 und endet am 31.12.2027. Somit

beträgt die Vertragsdauer 12 Monate. Der Auftraggeber kann den Vertrag zweimal durch

einseitige Erklärung um jeweils 6 Monate verlängern (bis längstens 31.12.2028).

5.1 Vor-Ort-Besichtigung

Die Liegenschaft muss vor Abgabe eines Angebotes besichtigt werden. Die Vor-Ort-

Begehungen sind zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten vom 19.10.2026 – 06.11.2026

beabsichtigt. Bitte nehmen Sie zur Vereinbarung eines Termins unverzüglich Kontakt mit

Herrn Tügge auf (Sebastian.Tuegge@rpk.bwl.de).

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5.2 Wettbewerbsregister

Der Auftraggeber ist nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz verpflichtet, bei einem

geschätzten Auftragswert in Höhe von 30.000 Euro netto bei der Registerbehörde

abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu demjenigen Bieter, an der der

öffentliche Auftraggeber den Auftrag zu vergeben beabsichtigt, gespeichert sind. Daher

wird vorliegend eine Abfrage nach Durchführung der Wertung entsprechend durchgeführt.

Sollten Eintragungen vorliegen, kann ein Zuschlag auf dieses Angebot nicht erteilt

werden.

5.3 Preise

Die im Angebot angegeben Preise im beigefügten Angebots- und Preisblatt werden als

Festpreise festgesetzt, durch welche sämtliche Leistungen des Auftragnehmers

einschließlich insbesondere den Personal- und Materialkosten sowie ggfs. anfallende

Verwaltungs- und Nebenkosten, anfallende Entgelte sowie sonstige Kosten abgegolten

sind. Ein darüberhinausgehender Anspruch besteht nicht.

Preisanpassungen während der Vertragslaufzeit (inklusive der Verlängerungsoption) sind

ausgeschlossen.

Die Mehrwertsteuer wird mit dem am Tag der Entstehung der Steuerschuld geltenden

Steuersatz in Rechnung gestellt.

5.4 Zahlungsbedingungen

Die Rechnungsstellung ist nach vollständiger Abnahme an das Regierungspräsidium

Karlsruhe, Referat 88, zu stellen und entsprechend der nachfolgenden Regelungen zu

übermitteln.

Die Vergütung der monatlich konkret erbrachten Leistungen inklusive aller Nebenkosten

erfolgt nach Eingang der Rechnung gemäß den vom Auftragnehmer angebotenen

Festpreisen. Die Zahlung des Auftraggebers erfolgt innerhalb von 30 Arbeitstagen nach

Zugang der Rechnung. Jedweder Zahlungsverkehr erfolgt bargeldlos durch Überweisung.

Streitigkeiten über das zu zahlende Entgelt berechtigen den Auftragnehmer nicht zur

Einstellung der vertraglich zu erbringenden Leistungen.

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Ab dem 1. Januar 2022 sind Sie als öffentlicher Auftragnehmer nach § 4a E-Government-

Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-

Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Eine

Ausnahme von diesem Grundsatz gilt nur für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000

Euro ohne Umsatzsteuer. Für die elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte

ausschließlich den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg, den Sie

zusammen mit weiteren Informationen unter https://service-bw.de/erechnung erreichen.

Ihr Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der

Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference

(BT-10) unsere Leitweg-ID aufweisen. Die Leitweg-ID lautet: 08-A7399-69.

Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen

nebst Anlage (Technische Informationen) des Zentralen Rechnungseingangs Baden-

Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen

Fassung.

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3 - Anlage 2 Leistungsbeschreibung Security AHE ab 01.01.20.pdf