20261009 Leistungsbeschreibung Sicherheitsdienst Bruchhöhe.pdf

[Seite 1]

Leistungsbeschreibung

Sicherheitsdienst für die

Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe

Kolpingstadt Kerpen Jahnplatz 1 50171 Kerpen

[Seite 2]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

1. Präambel

2. Auftragsgegenstand, Leistung und Objekt

2.1 Auftragsgegenstand

2.2 Vertragslaufzeit

2.3 Objektbeschreibung, Ziel des Auftrages

3. Allgemeines

3.1 Stammmannschaft und Sicherheitsbehörde

3.2 Dienstkleidung, Erscheinungsbild

3.3 Unterweisung

3.4 Verwaltung von Schlüsseln

3.5 Durchsetzung der Hausordnung

3.6 Vertraulichkeit

3.7 Pausen

3.8 Nachweis der Leistungszeiten

3.9 Haftung

4. Sicherheitsdienstleistungen

4.1 Auswahl, Überprüfung, Ausbildung und Ausrüstung der Sicherheitskräfte

4.2 Dienstzeiten

4.3 Aufgaben der Sicherheitskräfte

5. Zuschlagskriterien

2

[Seite 3]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

1. Präambel Kerpen ist eine große kreisangehörige Stadt im Rhein-Erft-Kreis in Nordrhein- Westfalen, Deutschland. Die Stadt liegt im rheinischen Braunkohlerevier und in der Kölner Bucht nur wenige Kilometer westlich von Köln. Seit dem 19.03.2012 führt Kerpen den offiziellen Zusatz „Kolpingstadt“. Kerpen ist mit etwa 70.000 Einwohnerinnen und Einwohner die größte Stadt des Rhein-Erft-Kreises.

2. Auftragsgegenstand, Leistung und Objekt

2.1 Auftragsgegenstand Vertragsgegenstand ist ein Dienstleistungsvertrag über die Durchführung von Sicherheitsdienstleistungen für die Kolpingstadt Kerpen, Jahnplatz 1, 50171 Kerpen.

2.2 Vertragslaufzeit Der Vertrag über die vorstehend genannte Dienstleistung beginnt voraussichtlich am 01.01.2027, spätestens jedoch 14 Werktage nach Zugang des Auftragsschreibens. Das Vertragsende ist der 31.12.2029. Option der Vertragsverlängerung um jeweils 1 Jahr zu den gleichen Konditionen. Preisgleitvereinbarungen gem. tariflicher Anpassungen sind zulässig. Vertragsverlängerungen sind maximal 3-mal um ein Jahr möglich“.

Es wird eine 3-monatige Probezeit vereinbart. In dieser Zeit kann der AG mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen den Auftrag jederzeit kündigen. Hieraus entstehende Schäden und Kosten des AN, insbesondere entgangenen Gewinn, ersetzt der AG nicht.

Der Auftraggeber hat das Recht, diesen Vertrag jederzeit innerhalb einer Frist von drei Monaten zum Monatsende einseitig zu kündigen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Die Kündigungsfrist beginnt mit dem Zugang der Kündigungserklärung beim Auftragnehmer

2.3 Objektbeschreibung, Ziel des Auftrages Das Objekt „Flüchtlingsunterkunft“ befindet sich am Standort Bruchhöhe 22, 50170 Kerpen.

Die Flüchtlingsunterkunft verfügt über: 16 Containeranlagen mit je 12 Wohneinheiten mit insgesamt 768 Untergebrachten Personen, eine Küche, zwei Sanitärbereiche, eine

3

[Seite 4]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

Waschkücheneinheit und einer Technikeinheit. Das Gelände verfügt weiterhin über eine Grünfläche sowie zwei Feuerwehr Bereitstellungsräume.

Ziel des Auftrages ist der Schutz des Objekts, Personals und der Bewohner in der Flüchtlingsunterkunft der Kolpingstadt Kerpen. Übergriffe sind zu unterbinden und nicht befugte Personen sind an dem Zutritt der Anlage zu hindern.

3. Allgemeines

3.1 Stammmannschaft und Sicherheitsbehörde a) Der Auftragnehmer stellt eine Stammmannschaft für die Besetzung in dem o.g. Objekt zur Verfügung, sind 2 Sicherheitskräfte zeitgleich im Einsatz. Das Sicherheitspersonal hat die in 4.1 genannten Kriterien zu erfüllen.

Um auf unvorhergesehene Personalwechsel (z.B. bei Erkrankung des Stammpersonals) reagieren zu können, ist für das o.g. Objekt eine ausreichende Personalreserve vorzuhalten. Für die als Personalreserve vorgesehenen Sicherheitskräfte gilt die oben beschriebene Verpflichtung.

b) Da es sich um einen sensiblen Dienstleistungsauftrag handelt, sind die Personaldaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum) der Sicherheitsmitarbeiter vor dem ersten Einsatz dem Fachamt, zu melden, damit eine Überprüfung nach § 9 BewachV bei der zuständigen Sicherheitsbehörde erfolgen kann. Die Sicherheitsbehörde kann ein generelles Beschäftigungsverbot für einzelne Sicherheitskräfte erlassen oder eine Empfehlung gegen den Einsatz in diesem sensiblen Objekt aussprechen. In diesen Fällen darf die Sicherheitskraft nicht eingesetzt werden.

3.2 Dienstkleidung, Erscheinungsbild Der Auftragnehmer muss auf seine Kosten die Sicherheitskräfte mit einer zweckmäßigen und dem Auftrag angemessenen, einheitlichen Dienstkleidung ausstatten. Ein gepflegtes, auch optisch seriöses Erscheinungsbild des eingesetzten Personals wird vorausgesetzt.

3.3 Unterweisung Alle Sicherheitskräfte, inklusive der Personalreserve, müssen grundsätzlich durch geeignete beauftragte Personen des Auftragsnehmers und auf Grundlage der Dienstanweisung in das konkrete Tätigkeitsfeld vor Ort unterwiesen

4

[Seite 5]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

werden. Der Auftragnehmer muss den Auftraggeber immer über neu eingesetztes Personal informieren. Die Unterweisung ist schriftlich festzuhalten und von der jeweiligen Sicherheitskraft zu unterschreiben. Der Nachweis über die erfolgte Unterweisung ist vor Aufnahme des Dienstes der Kolpingstadt Kerpen vorzulegen. Diese Unterweisungen bzw. Belehrungen sind mindestens alle 12 Monate nachweislich zu wiederholen.

3.4 Verwaltung von Schlüsseln Schlüssel, die vom Auftraggeber dem Auftragnehmer für die Durchführung der Sicherheitsdienstleistungen überlassen werden, müssen gegenständlich quittiert werden, wobei die Quittungen (Schlüsselquittungen bzw. – Empfangsbestätigung) Datum, Uhrzeit und Name (der die Schlüssel empfangenden Personen) enthalten müssen. Die Nutzung der Schlüssel darf nur im Rahmen der Sicherheitsdienstleistung erfolgen. Der Verlust eines Schlüssels/ Transponder ist sofort zu melden. Für etwaige Schäden durch den Verlust haftet der Auftragnehmer. Schlüssel sind nach Beendigung des Auftragsverhältnisses unverzüglich zurückzugeben. Die Herausgabe von Schlüssel aus dem Objekt obliegt einzig dem Auftraggeber.

3.5 Durchsetzung der Haus- und Platzordnung Die Sicherheitskräfte des Auftragnehmers müssen die Hausordnung im Objekt durchsetzen, Störungen des unterbinden und auf Anweisungen eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin Störer des Hauses verweisen. Gegebenenfalls ist die Polizei hinzu zu ziehen. Jedoch ist ausschließlich der Auftraggeber berechtigt, Strafanträge wegen Hausfriedensbruch zu stellen.

3.6 Vertraulichkeit Vertrauliche Informationen sind alle mündlichen oder schriftlichen Informationen, die der Auftragnehmer und dessen Mitarbeitende direkt oder indirekt vom Auftraggeber zur Abwicklung des Auftrages erhält und deren Vertraulichkeit sich aus ihrem Gegenstand oder sonstigen Umständen ergibt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle direkt oder indirekt zur Kenntnis gekommenen Informationen vertraulich zu behandeln und nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Kolpingstadt Kerpen an Dritte weiterzugeben, zu verwerten oder zu verwenden. Der Auftragnehmer wird alle geeigneten Vorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit sicherzustellen. Vertrauliche Informationen werden nur an die Mitarbeitende weitergegeben, die sie aufgrund ihrer Tätigkeit erhalten müssen. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die zum Einsatz kommenden Personen ebenfalls die Vertraulichkeit wahren.

5

[Seite 6]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

Die Pflicht zur Vertraulichkeit dauert auch nach Beendigung der Zusammenarbeit an. Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden in vollem Umfang, die dem Auftraggeber durch Verletzung dieser vertraglichen Pflichten entstehen.

3.7 Pausen Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten (§ 4 ArbZG) sind in den jeweils angegebenen Dienstzeiten einzubringen. Die Pausen sind so zu legen, dass ein geordneter Betriebsablauf sichergestellt ist.

3.8 Nachweis der Leistungszeiten Beginn und Ende der Dienstzeit wird vor Ort eingetragen. Hierzu liegt eine Anwesenheitsliste für das Sicherheitspersonal aus. Der Auftragnehmer hat die vertragsgemäßen Leistungszeiten ebenfalls zu dokumentieren. Die Nachweisdokumentation ist mit der Rechnung vorzulegen.

3.9 Haftung Der Auftragnehmer haftet für alle Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die er bzw. seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen im Zusammenhang mit der Durchführung seines Auftrages verursachen oder infolge der Verletzung der Sicherheitsdienstleistungen entstehen. Der Auftragnehmer weist vor Vertragsabschluss für sich und die in seinem Gewerbebetrieb beschäftigten Personen zur Deckung der Schäden, die dem Auftraggeber oder Dritten bei der Durchführung der Sicherheitsdienstleistungen entstehen, das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung nach. Für die Dauer der Vertragslaufzeit muss diese aufrechterhalten werden. Die Betriebshaftpflichtversicherung ist mit den Mindestdeckungssummen

• 3.000.000 € Personenschäden
• 500.000 € sonstige Schäden abzuschließen. Soweit Dritte Schaden erleiden und den Auftraggeber in Anspruch nehmen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber von etwaigen Schadenersatzansprüchen Dritter frei zu halten.

4 Sicherungsdienstleistungen

4.1 Auswahl, Überprüfung, Ausbildung und Ausrüstung der Sicherheitskräfte:

Das Sicherheitsunternehmen hat folgende Kriterien zu erfüllen:

6

[Seite 7]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

• Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bieter mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes beizufügen.).

• Nachweis des Auftragnehmers, dass eine Zertifizierung nach Qualitätsmanagement ISO 9001 (oder gleichwertig)

• Darstellung von Referenzen aus den letzten drei Kalenderjahren (2023, 2024, 2025) oder dem Jahr 2026 über die Erbringung von vergleichbaren Sicherheitsdienstleistungen: Die Vergleichbarkeit der erbrachten Sicherheitsdienstleistungen setzt voraus, dass der Bieter dort hauptverantwortlich die Sicherheitsdienstleistungen für mindestens 6 Monaten (zum Zeitpunkt Ablauf der Angebotsfrist) organisiert/e und erbringt/erbrachte (kein Nachunternehmen eines anderen Sicherheitsdienstleisters. Es werden nur Referenzen für Sicherheitsdienstleistungen in Einrichtungen zur Unterbringung von Asylbewerbern mit mindestens 100 Personen (Regelbelegung) berücksichtigt.

• Der Bieter muss im Durchschnitt der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) einen Nettojahresgesamtumsatz von 300.000 EUR erzielt haben.

• Der Bieter muss bei Ablauf der Angebotsfrist über mindestens 20 Beschäftigte, die mindestens über eine der nachfolgenden Qualifikationen aufweist, verfügen: Meister für Schutz und Sicherheit, Fachkraft für Schutz und Sicherheit, geprüfte Schutz und Sicherheitskraft, Sachkundeprüfung im Bewachungsgewerbe gem. § 34a GewO (oder gleichwertiger Abschluss).

Das Sicherheitspersonal hat folgende Kriterien zu erfüllen:

• Nachweis des erfolgreichen Abschlusses der Sachkundeprüfung oder ausgebildete Fachkraft für Sicherheit

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, dies entspricht dem Niveau B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen; Fremdsprachenkenntnisse sind wünschenswert

7

[Seite 8]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

• Einwandfreier Leumund (polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintragungen)

• Soziale Kompetenz, Erfahrung im Umgang mit schwierigen Situationen

• Interkulturelle Kompetenz

• Kompetenz zur konfliktarmen Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden, von denen möglicherweise Einschränkungen und Verhaltensänderungen gefordert werden müssen

• Absolute Zuverlässigkeit

• Ausgeprägte Kundenorientierung

• Gepflegtes Erscheinungsbild

• Freundliches, bestimmtes Auftreten

• Kooperations- und Teamfähigkeit in der Zusammenarbeit mit den Hausmeistern und Mitarbeitenden der Abteilung Integration und Migration der Kolpingstadt Kerpen

• Die Sicherheitskräfte müssen den physischen und psychischen Anforderungen der zu erbringenden Sicherheitsleistung vollumfänglich gewachsen sein (im Not- und Räumungsfall und bei den Kontrollgängen müssen alle Gebäude zu Fuß abgegangen werden)

• Der Auftragnehmer garantiert, dass er alle für Bewachungsaufgaben eingesetzten Personen der zuständigen Behörde gemäß § 16 der BewachV gemeldet hat. Unaufgefordert ist die Meldung dem Auftraggeber nachzuweisen.

• Telekommunikation: Jede Sicherheitskraft ist vom Auftragnehmer mit Mobiltelefon zur Kommunikation und Erreichbarkeit im Notfall auszustatten.

• Sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis

Wenn Sicherheitskräfte den Anforderungen der Dienstleistung nicht gerecht werden, muss der Mangel unverzüglich vom Auftragnehmer abgestellt werden

8

[Seite 9]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

bzw. die Sicherheitskräfte durch entsprechend qualifizierten Personals ersetzt werden.

4.2 Dienstzeiten Die Flüchtlingsunterkunft ist Montag bis Sonntag von 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr geöffnet. Die Sicherheitsleistung ist in dieser Zeit zu erbringen.

4.3 Aufgaben der Sicherheitskräfte

• Aufrechterhaltung und Durchsetzung der Hausordnung

• unverzüglicher Schutz des Dienstpersonals bei und vor Übergriffen durch Bewohner

• unverzügliches, differenziertes Einschreiten und Unterstützung der Dienstkräfte in schwierigen Situationen (Deeskalation)

• Schutz vor Vandalismus durch Bewohner

• Sicherstellung von Sauberkeit im Außenbereich

• Präsenz im Eingangsbereich

• Zugangskontrollen sind auf Anforderung und bei Bedarf durchzuführen

• Wegweisung und Orientierungshilfe für Besucher (Beantwortung von Fragen zur Orientierung – keine fachlichen Aussagen)

• regelmäßige Kontrollgänge (einmal pro Stunde) im gesamten Objekt; im Alarmierungsfall ist der Kontrollgang zu unterbrechen, Hilfe zu leisten und später fortzuführen

• Auffälligkeiten sind sofort zu melden o Über besondere Vorkommnisse (z.B. schwierige Situationen, Eskalationen, Übergriffe auf Personen) ist ein Protokoll zu erstellen und am folgenden Werktag unverzüglich und schriftlich zu übermitteln

9

[Seite 10]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

o Im Alarmierungsfall durch das Mobiltelefon ist unverzüglich der genannte Bereich aufzusuchen und Hilfe zu leisten o Im Rahmen der Nothilfe bzw. Notwehr ist das Sicherheitspersonal im Bedarfsfall verpflichtet, aktiv einzugreifen. Es müssen dabei die Verhältnismäßigkeit der Mittel beachtet werden. Bei erkennbarem Erfordernis sind zudem im Rahmen der Nothilfe, -wehr weitere Stellen (Polizei, Rettungsdienst, Feuerwehr) zu verständigen.

o Durch schnelles und wirksames Handeln sollen Schadensprozesse verhindert oder gestoppt, bzw. durch zielgerichtete Sofortreaktionen das Schadensausmaß begrenzt werden.

• Die Sicherheitskräfte sind unbewaffnet! o Keine Schuss-, Hieb- und Stichwaffen.

5. Zuschlagskriterium Der Zuschlag erfolgt aufgrund des niedrigsten Angebotspreises. Für den Zeitraum 01.01.2027 (voraussichtliche Auftragsvergabe) bis 31.12.2029.

In den anzubietenden Stundenverrechnungssätzen sind die An- und Abfahrt zum Einsatzort mit vergütet.

Die vereinbarten Leistungen werden zu den angebotenen Festpreisen des Angebots, denen die jeweils geltende Umsatzsteuer hinzuzurechnen ist, vergütet. Das Entgelt wird monatlich nachträglich gezahlt. Der AN stellt für die im abgelaufenen Monat erbrachten Leistungen eine spezifizierte Kostenrechnung aus und sendet sie dem AG bis zum 10. des jeweils folgenden Monats in einfacher Ausfertigung zu.

Im Falle von tariflichen Lohnerhöhungen für das Wach- und Sicherheitsgewerbe kann der AN einen schriftlichen Antrag auf Erhöhung des Vertragspreises beim AG einreichen. Hierbei sind die tarifvertraglichen Änderungen zu belegen. Anträge, die später als drei Monate nach Inkrafttreten der Lohnerhöhung eingehen, werden, wenn die Preiserhöhung anerkannt wird, vom 1. Tag des Eingangsmonats an berücksichtigt.

Bei einer Preiserhöhung werden 80 % der tariflichen Lohnkostensteigerungsrate – bezogen auf den jeweiligen Ecklohn – dem Preis der Angebotspositionen hinzugerechnet.

10

[Seite 11]

Kolpingstadt Kerpen Sicherheitsdienst Flüchtlingsunterkunft Bruchhöhe Leistungsbeschreibung

Bei tariflichen Lohnsenkungen ist der AN verpflichtet, ab deren Inkrafttreten die eingetretenen Lohnersparnisse einschließlich einer evtl. Änderung der Zuschlagssätze von den angebotenen Einheitspreisen abzuziehen.

Einzureichende Unterlagen:

• Angebotsschreiben Formblatt
• Preisblatt
• Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bieter mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes beizufügen)
• Nachweis des Auftragnehmers, dass eine Zertifizierung nach Qualitätsmanagement ISO 9001 vorliegt (oder gleichwertig)
• Erklärung des Versicherers über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen oder die Erklärung der Versicherungsgesellschaft, dass im Auftragsfall eine Versicherung über die Deckungssummen abgeschlossen wird

11