Verfahrensbrief_JC_MA_10_2026.pdf

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Verfahrensbrief

1 Übersicht

1.1 Ziel des Verfahrensbriefes

Mit diesem Verfahrensbrief beschreibt der Jobcenter Mannheim („Jobcenter“ oder „Auftragge- ber“) den Ablauf des Verfahrens zur Vergabe des Auftrags

„Bewachungsdienste Jobcenter Mannheim“.

• Vergabeverfahren Nr. JC_MA_10_2026 -

1.2 Verfahrensart

offenes Verfahren nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Wettbewerblicher Dialog

1.3 Zeitplan

Der Terminplan für das Vergabeverfahren sieht wie folgt aus:

Der Zeitplan ist im Hinblick auf die Angebotsprüfung / Angebotswertung, die Versendung der Vorab-Information und die Zuschlagserteilung indikativ. Der Jobcenter behält sich insofern Ter- minänderungen ausdrücklich vor.

1.4 Anwendbares Recht

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und den weiteren einschlägigen Bestim- mungen durchgeführt.

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1.5 Vergabestelle – Auftraggeber

Vergabestelle und Auftraggeber ist der Jobcenter Mannheim. Das Jobcenter Mannheim ist eine Gemeinsame Einrichtung nach § 44b SGB II in der Rechtsform einer öffentlich-rechtlichen Ge- sellschaft. Träger sind die Stadt Mannheim und die Bundesagentur für Arbeit. Das Jobcenter Mannheim wird in den Vergabeunterlagen sowie den dazugehörigen Anlagen auch als „Job- center“, „JC“, „Auftraggeber“, „AG“ oder „Vergabestelle“ bezeichnet. Die Bieter werden in den Vergabeunterlagen sowie den Anlagen auch als „Auftragnehmer“ oder „AN“ bezeichnet. Die Vergabestelle wird in diesem Verfahren beratend unterstützt von:

Schulze-Hagen I Horschitz I Hauser Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft Rechtsanwalt Dr. Harald Hauser Theodor-Heuss-Anlage 12, 68165 Mannheim.

1.6 Ausschreibungsgegenstand

Die Auschreibung hat die Vergabe des Dienstleistungsauftrags zur Durchführung von Sicher- heitsdiensten in den Objekten des Jobcenters Mannheim in der Ifflandstr. 2-6 und Hebelstr. 1, 68161 Mannheim sowie in der Maybachstraße 10-12/Pettenkoferstraße 68169 Mannheim zum Gegenstand. Bei den Objekten handelt es sich um Hausrechtsbereiche mit tatsächlichem Öf- fentlichem Verkehr (§ 34a Abs. 1a S.2 Nr. 1 2.Alt. GewO). Zum Ausschreibungsgegenstand gehören zudem bedarfsabhängige Bewachungsdienste für Termine beim Sozialgericht, aber auch bei Terminen in den Sozialräumen sowie bei Hausbesuchen der Kund*innen durch Mitar- beitende des Jobcenters einschließlich Sonderbestellungen für die 13 weiteren Liegenschaften des Jobcenter verteilt im Stadtgebiet Mannheim. Wegen Umfang und Anforderung der Bewa- chungsdienste wird auf die den Vergabeunterlagen beigefügte Leistungsbeschreibung verwie- sen.

1.7 Auftragsbekanntmachung

Das Verfahren wurde am 01.10.2026 dem Amt für amtliche Veröffentlichung der EU zur euro- paweiten Bekanntmachung („Auftragsbekanntmachung“) übersandt. Die Auftragsbekanntma- chung ist nach Veröffentlichung auf der Homepage http://ted.europa.eu abrufbar.

2 Verfahrensbedingungen

2.1 Kommunikation im Vergabeverfahren

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt über die Vergabeplattform gemäß Ab- schnitt 5.1.11 der Auftragsbekanntmachung. Jeder Bewerber / Bieter ist verpflichtet, sich über die Vergabeplattform regelmäßig und selbstständig über zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Dokumente und Beantwortungen von Bewerber- / Bieterfragen zu informieren, unabhängig davon, ob er als registrierter Bewerber von der Vergabeplattform zusätzlich auto- matisch generierte Benachrichtigungsmails an seine hinterlegte Mail-Adresse erhält oder nicht. Nachrichten gelten bei nicht registrierten Bewerbern mit Einstellung auf der Vergabeplattform, bei registrierten Bewerbern spätestens mit Einstellung auf der Vergabeplattform und Erhalt der von der Vergabeplattform automatisch generierten Benachrichtigungsmail an die vom Bewer- ber hinterlegte Mail-Adresse als zugegangen.

Angebote sind in deutsche Sprache abzufassen und in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform einzureichen.

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Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss vom wei- teren Vergabeverfahren führen. Etwaige Änderungen an den Angebotseintragungen des Bie- ters müssen zweifelsfrei und dokumentenecht sein. Es ist ferner darauf zu achten, dass Dateien im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden sollten.

2.2 Verwendung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen des Jobcenters dürfen nur zur Erstellung des Angebots und zur Erfül- lung des evtl. folgenden Auftrags verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln. Jede Verwendung für andere Zwecke, jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Jobcenters untersagt.

2.3 Verschwiegenheit

Jeder Bieter hat - auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens - über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten. Mit dem Angebot ist vom Bieter / von jedem Mit- glied einer Bietergemeinschaft die Vertraulichkeitserklärung in Textform (§ 126b BGB) einzu- reichen.

2.4 Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen / Bieterfragen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere sol- che, die das Angebot einschließlich dessen Wertung beeinflussen, so hat der Bieter den Auf- traggeber umgehend darauf hinzuweisen. Der Bieter hat den Auftraggeber ebenso unverzüg- lich auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen und eine eventuelle Unvollständig- keit der ausgeschriebenen Leistungen aufmerksam zu machen.

Bieter haben die Möglichkeit auf die Vergabeunterlagen oder das Vergabeverfahren bezogene Rückfragen mittels der Vergabeplattform gemäß Auftragsbekanntmachung bis

22.10.2026

zu stellen. Für Fragen die nach Ablauf der vorgenannten Frist eingehen, kann der Auftraggeber nicht gewährleisten, dass die Beantwortung noch rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsabgabe- frist erfolgt, auch wenn er um rechtzeitige Beantwortung bemüht bleibt.

Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bieterfragen sowie aktualisierte oder weitere Vergabe- unterlagen, welche sämtliche Bieter betreffen, werden vom Auftraggeber auf der Vergabeplatt- form gemäß Abschnitt 5.1.11 der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt. Für die Ab- gabe des Angebots ist jeweils die aktuellste Version der auf der Vergabeplattform eingestellten Vergabeunterlagen maßgebend. Die Bieter müssen daher sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Angebots prüfen, ob seitens des Auftraggebers zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt oder Bieterfragen beantwor- tet wurden, welche für Abgabe des Angebotes zu beachten sind.

2.5 Kostenerstattung für die Teilnahme am Vergabeverfahren

Für die Teilnahme am Vergabeverfahren wird keine Entschädigung / Aufwendungsersatz ge- währt. Dies gilt sowohl für die Erstellung des Angebotes sowie alle übrigen Leistungen des Bieters aus Anlass dieses Vergabeverfahrens.

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3. Angebot

3.1 Form und Frist der Angebotsabgabe

Das Angebot muss elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Vergabeplattform gemäß Abschnitt 5.1.11 der der Auftragsbekanntmachung bis spätestens

Montag, 02.11.2026, 11.00 Uhr

vollständig mit allen Nachweisen und Anlagen eingereicht werden. Bei der Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote unterliegen dem Ausschluss- grund nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.

Es ist ausschließlich die elektronische Abgabe des Angebots mindestens in Textform nach § 126b BGB über die Vergabeplattform zugelassen. Andere Abgaben oder andere Übermitte- lungsarten des Angebots, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen. In diesem Fall wäre das Angebot schon mangels Formwahrung gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV zwingend auszuschließen, ohne dass eine Nachforderungsmöglichkeit besteht.

Bei der Abgabe des Angebotes über die Vergabeplattform ist zu berücksichtigen, dass aufgrund einer gegebenenfalls großen Datenmenge eine vollständige Übertragung des Angebotes län- gere Zeit in Anspruch nehmen kann. Es ist daher vom Bieter ausreichend Zeit für das Hochla- den des Angebotes auf die Vergabeplattform einzukalkulieren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass für die elektronische Abgabe des Angebotes über die Vergabeplattform ein kostenloses Tool erforderlich ist, welches eine separate Installation notwendig macht. Es wird deshalb emp- fohlen, rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für das Angebot die Übermittlung des Angebots zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang sind auf der Vergabeplattform weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support be- nannt.

3.2 Eignung

3.2.1 Mit dem Angebot ist von den Bietern die Eignung gemäß den Vorgaben der Auftragsbe- kanntmachung nachzuweisen. Werden die Eignungsanforderung nicht erfüllt, wird der Bieter für die Erfüllung des Auftrags als nicht geeignet angesehen und sein Angebot gemäß § 57 Absatz 1 VgV von der Wertung ausgeschlossen.

3.2.2 Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Nachweise gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Zu beachten ist allerdings, dass vorgelegte Eignungsnach- weise die zwar vollständig sind, nicht aber den inhaltlichen Anforderungen gemäß der Auftragsbekanntmachung entsprechen, nicht nachträglich nachgebessert werden kön- nen und daher einer Nachforderung nicht zugänglich sind.

3.2.3 Beteiligt sich eine Bietergemeinschaft, sind mit dem Angebot Eignungsnachweise zwin- gend von jedem Bietergemeinschaftsmitglied vorzulegen sind, sofern dies in der Auf- tragsbekanntmachung und / oder den Vergabeunterlagen jeweils ausdrücklich erwähnt wird. Andernfalls genügt es, wenn die Bietergemeinschaft als solche die Eignungsanfor- derungen erfüllt und nachweist.

3.2.4 Sofern der Bieter sich für den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungs- fähigkeit und/oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgVauf die Kapazitäten anderer Unternehmen beruft (Eignungsleihe), hat er die Verpflichtungs- erklärung gemäß Formblatt 236 auszufüllen und in Textform, d.h. es muss die Person

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des jeweils Erklärenden des anderen Unternehmens genannt sein, dem Angebot beizu- fügen sowie für das andere Unternehmen die bekanntgemachten Eignungsanforderun- gen nachzuweisen, die sich der Bieter zu eigen machen möchte. Gleiches gilt, wenn sich eine Bietergemeinschaft zum Zwecke des Nachweises der wirtschaftlichen und finanzi- ellen oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeiten auf Kapazitäten anderer Unternehmen beruft, die nicht Mitglied der Bietergemeinschaft sind.

Beabsichtigt der Bieter im Auftragsfall Teile der Leistung an Unterauftragnehmer zu ver- geben, ohne dass sich der Bieter zugleich zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapa- zitäten der Unterauftragnehmer beruft, ist vom Bieter das Formblatt „Unterauftragneh- mer“ ausgefüllt und in Textform mit dem Angebot einzureichen. Dabei sind die Unterauf- tragnehmer namentlich zu benennen und Eignungsnachweise der Unterauftragnehmer vorzulegen. Die vorzulegenden Eignungsnachweise der Unterauftragnehmer beziehen sich auf die bekanntgemachten Einungsanforderungen gemäß Auftragsbekanntma- chung unter Berücksichtigung der Unterauftragnehmerleistungen.

3.3 Inhalt des Angebots

Mit der Angebotsabgabe sind neben den Eignungsnachweisen gemäß vorstehender Ziffer 3.2 auch die Unterlagen zu den Zuschlagskriterien (Preisblatt etc.) vorzulegen. Anders als bei den Eignungsnachweisen ist eine Nachforderung von Angebotsunterlagen, die die Zuschlagskrite- rien betreffen, gemäß § 51 Abs. 3 S. 1 VgV ausgeschlossen. Abweichendes gilt nach § 51 Abs. 3 S. 2 VgV nur für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen han- delt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Wegen der mit dem Angebot insgesamt vorzulegenden Eignungsnachweisen und Angebots- unterlagen wird auch auf die Checkliste unter Ziffer 3.8 dieses Verfahrensbriefes verwiesen.

3.4 Eröffnungstermin der Angebote

Zu dem Eröffnungsterminen der Angebote sind Bieter oder deren Bevollmächtigte nicht zuge- lassen.

3.5 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

3.6 Prüfung und Wertung der Angebote

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt anhand des nachfolgend dargestellten Wer- tungssystems:

• Formale Prüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote zunächst anhand der in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen in formaler Hinsicht überprüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass bei einem Angebot Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, behält sich der der Auftraggeber vor, im Rahmen des § 56 VgV den betroffenen Bieter aufzufordern, Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, sofern dies vergabe- rechtlich zulässig sein sollte. • Angemessenheitsprüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote rechne- risch, technisch und wirtschaftlich prüfen. Hierzu wird der Auftraggeber die von den Bietern angegebenen Preise auf deren Angemessenheit überprüfen. Soweit sich daraus ergibt,

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dass ein Angebot unangemessen niedrig erscheint, wird der Auftraggeber den Bieter auf- fordern, die angebotenen Preise gemäß § 60 VgV aufzuklären. Der Auftraggeber behält sich vor, dazu von den Bietern Kalkulationsunterlagen anzufordern. • Wertung anhand der Zuschlagskriterien: Die weitere Wertung der Angebote erfolgt an- hand der von den Bietern zu den nachfolgend genannten Zuschlagskriterien einzureichen- den Unterlagen.

Wegen der Zuschlagskriterien nebst Unterkriterien, Gewichtung und Bewertung wird auf das Dokument „Zuschlagskriterien“ verwiesen.

3.7 Zuschlags und Bindefrist

Die Zuschlags- und Bindefrist beträgt zwei Monate ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote. Bis zum Ende dieser Zuschlags- und Bindefrist sind die Bieter an ihr Angebot ge- bunden.

3.8 Checkliste

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Darstellung zum auftragsbezogenen Aussagekräftige Darstellung nebst An- 14 Qualitäts- und Sicherheitsmanagement lagen. Auf das Dokument Zuschlags- einschließlich Unterkriterien kriterien wird verwiesen

4. Rügepflicht und rechtl. Grundlagen

4.1 Zulässigkeit Nachprüfungsantrag

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einrei- chen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen- über dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

4.2 Vergabekammer

Der Bieter kann sich zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße an folgende Stelle wen- den:

Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe Kapellenstr. 17, 76131 Karlsruhe Leitweg ID: 08-A9866-40 E-Mail: Vergabekammer@rpk.bwl.de Tel. 0721 926-8730 Fax: 0721/926-3985

4.3 Rechtsgrundlagen

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des GWB:

§ 134 Informations- und Wartepflicht

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur

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Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die be- troffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versen- det, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Ab- sendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffe- nen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dring- lichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge kön- nen öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagser- teilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offen- legung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Vertei- digungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprü- fungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bie- ter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäi- schen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu- lässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerech- net ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

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§ 160 Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden ent- standen ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein- reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsab- gabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

4.4 Weiterleitung von Vergabeunterlagen

Der Auftraggeber ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Teilnahmeanträge und Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Gemäß § 165 GWB haben die Verfahrensbeteiligten unter Umständen An- spruch auf Akteneinsicht und können sich gegebenenfalls Ausfertigungen, Auszüge oder Ab- schriften erteilen lassen. Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist. Es ist daher im Interesse des Bewerbers oder Bieters, bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags oder Angebotes eine entsprechende Kennzeichnung der Stellen vorzunehmen, die Fabrikations-, Betriebs- oder Ge- schäftsgeheimnisse enthalten.

4.5 Datenschutz

Die Vergabestelle nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und bewahrt grundsätzlich Verschwiegenheit über die ihr bei ihrer Aufgabenwahrnehmung bekannt gewor- denen Angelegenheiten. Bei der Durchführung von Vergabeverfahren verarbeitet die Vergabe- stelle Daten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern. Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten informieren.

1. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

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Durchführung eines Vergabeverfahrens, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c i.V.m. Artikel 6 Ab- satz 3 DSGVO und §§ 97ff des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

2. Empfänger von personenbezogenen Daten: Die Vergabestelle ist die zentrale Stelle, bei der alle Angebote und Teilnahmeanträge europa- weiter Ausschreibungen eingehen. Diese Angebote und Teilnahmeanträge enthalten regelmä- ßig personenbezogene Daten, wie z.B. Referenzen, berufliche Qualifikationen des vom Bieter bzw. Bewerber zur Leistungserbringung vorgeschlagenen Personals etc., die zur Auswertung und Begründung der Auswahl und Zuschlagsentscheidungen benötigt werden. Diese Auswer- tung erfolgt in den Fachbereichen, die Bedarfsträger sind. Der Kreis der Personen, die Einblick in diese Unterlagen erhalten, ist auf den Kreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschränkt, die zur Auswertung der Unterlagen zwingend erforderlich sind. Die Vergabestelle ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern. Nach § 134 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen informiert die Verga- bestelle die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ableh- nung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlags- entscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Nach § 62 Absatz 1 Satz 1 Vergabever- ordnung teilt die Vergabestelle jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entschei- dungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zu- lassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit. Nach § 62 Absatz 2 Nummer 3 Vergabeverordnung unterrichtet die Vergabestelle auf Verlangen des Bieters unver- züglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Nach § 39 Absatz 1 Vergabeverordnung übermittelt die Vergabestelle spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. Hier werden auch Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht. Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer hat die Vergabestelle nach § 163 Absatz 2 Satz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für das Verfahren der sofortigen Beschwerde vor dem zuständigen Oberlandes- gericht nach § 171 GWB. In diesen Verfahren werden personenbezogene Daten ggf. auch an andere Verfahrensbeteiligte weitergegeben.

3. Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten: Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushalts- und vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen; die Vergabestelle speichert die eingegangen Teil- nahmeanträge und Angebote nicht länger als 10 Jahre.

4. Rechte der betroffenen Personen: Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten. Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/ Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (siehe oben Dauer der Speicherung). Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbei- tung der Daten des Bewerbers/ Bieters zu verlangen. Es besteht ein Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/ Bieters ergeben, der Verarbeitung der die- sen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Inte- resse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

• Ende Verfahrensbrief -

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