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Dienstvereinbarung Rathaus Spandau
Objektspezifische Dienstanweisung des Sicherheitsdienstes für das
Objekt: Rathaus Spandau - Carl-Schurz-Str. 2/6 in 13597 Berlin
- Allgemeine Bestimmungen
• Zielstellungen und Zweck dieser Dienstanweisung definiert klare Vorgaben und Abläufe zur Umsetzung interner Prozesse. Sie dient der Einhaltung gesetzlicher und normativer Anforderungen sowie der Qualitätssicherung und Effizienzsteigerung.
• Diese DA regelt die sicherheitsrelevanten Maßnahmen für das Rathaus Spandau Carl-Schurz-Str. 2/6 gemäß den Vorgaben des Kunden, dessen Leistungsum- fängen, relevanten Vorschriften der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversiche- rung) sowie den gesetzlichen Grundlagen nach § 34a GewO (Gewerbeordnung), der Bewachungsverordnung (BewachV) und der DIN 77200-2.
• Die Einhaltung dieser Anweisung ist für alle Sicherheitsmitarbeiter verpflichtend. Änderungen und Anpassungen erfolgen mindestens einmal jährlich oder nach Bedarf.
• Der Sicherheitsdienst hat keinerlei polizeilichen Befugnisse.
• In Not- und Ausnahmefällen sowie in Angelegenheiten des täglichen Dienstes, soweit sie die Erfüllung des Bewachungsauftrages betreffen, sind Leitung des Objektmanagement Verwalter der Serviceeinheit Facility Management weisungsbefugt.
- Begriffe und Abkürzungen
• AG: Auftraggeber
• AN: Auftragnehmer
• SE FM: Serviceeinheit Facility Management
• DA: Dienstanweisung
• MA: Mitarbeitende
• QM: Qualitätsmanagement
• DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung
- Dienstantritt / Dienstende
Die Einsatzzeiten können auf Weisung der Einsatzleitung variieren und sowohl im 12- als auch 8- Stunden-Schichtbetrieb erfolgen.
3.1 Einsatzzeiten des Pförtnerdienstes:
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Montag bis Freitag Tagdienst 2 Sicherheitsmitarbeiter 05:00 bis 22:00 Uhr Nachtdienst 1 Sicherheitsmitarbeiter 22:00 bis 05:00 Uhr Samstag / Sonn- u. Feiertag 1 Sicherheitsmitarbeiter 0:00 bis 24:00 Uhr
3.2 Dienstübergabe
Zu Beginn und zum Ende jeder Schicht erfolgt ein Übergabe-/ Übernahme- gespräch zwischen den Sicherheitsmitarbeitern weitergaben von dienstlichen Informationen, sowie die Übergaben von zum Dienst benötigten Materialien (z.B.: Mobiltelefon, Taschenlampe usw.)
- Aufgaben und Pflichten
4.1 Pförtnerdienst
• Die Wahrung des äußeren Erscheinungsbildes des Dienstgebäudes, besonders im Eingangsbereich ist ständig gewährleistet.
• Eingangskontrollen (Ausweise, Besucherausweise gegen Pfand)
• Kontrolle mitgeführter Gepäckstücke bei Bedarf, oder Auffälligkeiten (Prüfung der Größe anhand der Schablone und ggf. Nutzung der Schließfächer inkl. Unterstützung bei Problemen)
• Erster Ansprechpartner für Bürger (Auskünfte zu Sprechzeiten, Wegweisung)
• Überwachung der Hausordnung (Rauch-, Alkohol-, Fahrrad- und Hundeverbot)
• Führen von Wachbuch und Anwesenheitsbuch
• Führen des Schlüsselbestandes, inkl. Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel der Beschäftigten innerhalb der Dienstzeiten. Hierzu ist das vom AG erstellte Schlüsselausgabeprotokoll leserlich und nachvollziehbar auszufüllen.
• Ausgabe / Rücknahme der Schlüssel für die Außenstellen Galenstr. 14 und Klosterstr. 36 persönlich an/von berechtigte SMA (Kontrolle des Dienstaus- weises), jeweils Vermerk im Wachbuch.
• Aufschluss Mo-Fr 05:45 Uhr und Verschluss 20:00 sämtlicher Eingangstüren inkl. Nebengebäuden, die Tore sollen 15:00 Uhr abgeschlossen werden. Sa./So. nur Haupteingang nach Bedarf. Räume der BVV (201, 202, BVV- Saal) nur nach ausdrücklicher Anweisung.
• Bei Alarm aus Behinderten-WC (U 59) und weiteren Räumen (60, 155,0256, 351) hat SMA sofort die Pförtnerloge zu verlassen, um Hilfe zu leisten.
• Notfalltelefon (App. 6000) ist ständig freizuhalten und Anrufe sind SOFORT entgegenzunehmen. Tägliche Kontrolle der Hausnummernbeleuchtung und
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Vermerk im Wachbuch. Defekte Beleuchtung ist der Liegenschaftsverwaltung zu melden.
• Bei jedem Schichtwechsel sind Verbandkasten und Defibrillator in ordnungsgemäßem Zustand zu übergeben. Der Inhalt des Verbandkastens ist mindestens quartalsweise auf Vollständigkeit und Haltbarkeit des Inhaltes zu kontrollieren.
Wartungs- und Reparaturarbeiten sind ggf. zu begleiten/zu betreuen. Zudem • hat eine telefonische Meldung an die Liegenschaftsverwaltung zu erfolgen.
4.2 Kontrollgänge
• Die eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter verpflichten sich, sich mit der Struktur und der örtlichen Unterbringung, der Struktur sowie den Öffnungszeiten im Dienst- gebäude vertraut zu machen.
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
• Mo-Fr zw. 08:00 und 20:00 Uhr stündliche Kontrolle sämtlicher WC´s (36d, 20, 45c, U59) und des Wickelraums auf ordnungsgemäßen Zustand, sowie die „Rote Telefonzelle“ im Bürgeramt auf Unversehrtheit. Beschädigungen sind der Liegenschaftsverwaltung (liegenschaftsverwaltung@ba-spandau.berlin.de) zu melden.
• Nach Dienstschluss (zw. 20:00 – 22:00 Uhr): Fenster und Türen sind auf Verschluss zu kontrollieren und ggf. zu schließen, Beleuchtung ist auszuschalten, Betriebs- bereitschaft der Aufzüge ist abzuschalten, Prüfung, ob sich in den Räumen und Toiletten Personen aufhalten. Laufende Veranstaltungen gem. Veranstaltungsplan sind zu berücksichtigen.
• Kontrollgänge und Dokumentation im OWKS
o Unbefugte Personen o Hilflose Personen o Vorbeugender und abwehrender Brandschutz o Sachbeschädigung und Einbruch o Havarien und Umweltschutz o Ordnungsgemäßer Verschluss von Fenstern, Türen und Toren o Sämtliche Vorkommnisse sind im Wachbuch festzuhalten und an die Liegenschaftsverwaltung zu melden
4.3 Zutritts- und Einlasskontrollen
• Der Zutritt zum Gebäude für Mitarbeiter erfolgt nur innerhalb der Dienstzeiten.
• Außerhalb der Öffnungszeiten ist den im Dienstgebäude beschäftigten Mitarbeitern nur mit Dienstausweis zu gewähren.
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• Für Kundenverkehr ist der Zutritt nur zu den jeweiligen Geschäftszeiten zuzulassen.
• Den Reinigungskräften des beauftragten Reinigungsunternehmens ist gemäß Empfangsberechtigung ebenfalls der Zugang zum Gebäude zu gewährleisten.
4.4 Lieferungen
• Lieferungen sind nach Absprache mit dem Empfänger der Lieferung, dem Hausmeister oder der Liegenschaftsverwaltung entgegenzunehmen. Der Empfang ist zu quittieren
4.5 Beflaggung
• Ist gemäß der Beflaggungsordnung, Anweisung der Liegenschaftsverwaltung, oder des Bürgermeisters (bzw. Bürgermeisterbüros) durchzuführen
4.6 Streudienst
• Im Winter ist von den Pförtnern die ordnungsgemäße Ausführung der Schnee-, Schneeglätte und Eisglättebekämpfung kurz nach 7.00 Uhr zu kontrollieren.
• Bei festgestellten Mängeln ist die Liegenschaftsverwaltung zu informieren und darüber ein Vermerk im Wachbuch zu tätigen.
• Bei gefährlichen Glättesituationen ist zur Vermeidung einer Unfallgefahr in den Haupteingangsbereichen mit vom AG zur Verfügung gestelltem Streugut die Glätte zu bekämpfen.
• Bei den Rund- und Kontrollgängen in den Wintermonaten ist auf die Schnee- last (Dachlawinen) auf den Dächern, sowie eventuell vorhandene Eiszapfen zu achten. Hier ist eine Sichtkontrolle durchzuführen. Bei festgestellten eventuellen Gefährdungen ist sofort die Liegenschaftsverwaltung und bei direkter Unfallgefahr die Feuerwehr zu informieren.
4.7 Kommunikation und Berichtwesen
• Für den Dienstbetrieb befindet sich ein Handy in den Pförtnerlogen, welche vor Beginn der Schicht von der vorherigen Schicht funktionsfähig übergeben wird. Das Handy darf bei Ausfall der Telefonanlage und während Kontroll- gängen genutzt werden. Die Sicherheitsmitarbeiter/innen haben sicher zu stellen, dass das Handy funktionsfähig ist. Ein defektes Handy muss der Einsatzleitung unverzüglich gemeldet werden.
• Die vorhandenen Telefonapparate dürfen nur für Telefonate im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit genutzt werden. Private Telefongespräche sind grundsätzlich nicht gestattet.
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• Lückenlose Dokumentation aller sicherheitsrelevanten Ereignisse im Wachbuch ist sicherzustellen.
• Bei allen meldewürdigen Ereignissen sind die entsprechenden Ansprechpartner des RH Spandau sowie die Einsatzleitung zu informieren.
• Bei Feststellung eines Brandes ist die Feuerwehr telefonisch über den 112 Notruf zu alarmieren.
• Näheres regelt die Leistungsbeschreibung Pförtnerdienst vor Ort. Sie ist Bestandteil der Dienstanweisung.
- Verhalten im Dienst
5.1 Auskunftserteilung erfolgt nur in allgemeiner Art, anhand
• Internes Telefonverzeichnis der Dienstgebäude
• Organigramm des Bezirksamtes
5.2 Erscheinungsbild und Auftreten
• Tragen einer einheitlichen Dienstkleidung
• Freundliches, professionelles und bestimmtes Auftreten gegenüber Besuchern, Mitarbeitern und externen Dienstleistern.
• Verbot des Konsums von Alkohol, Drogen und privater Tätigkeiten vor und während des Dienstes.
5.3 Diskretion und Datenschutz
• Vertrauliche Behandlung aller dienstlichen Informationen gemäß Datenschutzrichtlinien und DSGVO.
• Nutzung von Kommunikationsmitteln ausschließlich zu dienstlichen Zwecken.
• Keine Weitergabe von sicherheitsrelevanten Informationen an Dritte.
• Eine Herausgabe von Namen der Mitarbeiter inkl. Ihrer Zuständigkeit und dienstlichen Telefonnummern ist gestattet
• Nutzung von privaten Mobiltelefonen, Messenger-Dienste wie WhatsApp sind untersagt.
5.4 Radio-/Fernseher oder andere Elektronischen Medien
• Das Radiohören ist in der Pförtnerloge ist nicht erlaubt.
• Das Betreiben eines Fernsehers oder anderer elektronischer Medien ist ebenfalls untersagt.
• Bei der Durchführung des Kontrollganges ist die Benutzung eines elektronischen Abspielgerätes mit oder ohne Kopfhörer o. ä. nicht erlaubt.
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5.5 Rauchverbot
• Es wird darauf hingewiesen, dass gemäß Nichtraucherschutzgesetz das Rauchen im Dienstgebäude verboten ist. Das Rauchen ist auf den dafür vorgesehenen Plätzen gestattet.
- Arbeitsmittel und Ausrüstung
6.1 Vom Auftraggeber bereitgestellte Ausrüstung:
• Internes Telefonverzeichnis der Dienstgebäude
• Organigramm des Bezirksamtes
• Verbandskasten
• Defibrillator
6.2 Vom Auftragnehmer bereitgestellte Ausrüstung:
• Dienstkleidung
• Schlüsselbuch
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) gemäß DGUV Vorschrift 1.
• Handlampe
• (Elektronisches) Wachbuch zur Dokumentation.
- Notfallmaßnahmen
7.1 Brandfall (gemäß DGUV Vorschrift 49 "Feuerwehren")
• Sofortige Alarmierung der Feuerwehr (112) und der Einsatzzentrale.
• Evakuierung des Objekts gemäß Evakuierungsplan.
• Einweisung der Feuerwehr und Bereitstellung der Feuerwehrlaufkarten.
7.2 Einbruch, Sachbeschädigung
• Bei Einbruch, Sachbeschädigung, bereits verwiesener Personen oder sonstigen Rechtsvorschriften wird zusätzlich die Polizei im Namen des AG angefordert
• Die Feuerwehr oder hilfeleistende Einrichtungen bei Feststellung von Brand, Sturm- oder Wasserschäden bzw. Informationen zuständiger Störungsdienste bei Feststellung von Gasgeruch, oder Störungen der Energieversorgung angefordert.
• Sollte sich ein solcher Fall zutragen ist die Verkehrssicherheit durch die informierten Behörden zu gewährleisten.
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7.3 Medizinische Notfälle (gemäß DGUV Vorschrift 1 und § 323c StGB – Unterlassene Hilfeleistung)
• Erste-Hilfe-Maßnahmen nach den gültigen Schulungsrichtlinien durchführen.
• Notruf 112 absetzen und Lagebeschreibung für Rettungskräfte vorbereiten.
• Sicherstellung der Betreuung des Betroffenen bis zum Eintreffen der Rettungs- kräfte.
• Bei jedem Vorfall ist die eingeleitete Maßnahme in einem Verbandsbuch zu dokumentieren
• Alle im Gebäude eingesetzten Sicherheitsmitarbeiter sind ausgebildete Ersthelfer.
• Im Gebäude befinden sich mehrere Defibrillatoren, welche durch geschultes Sicherheitspersonal im Notfall genutzt werden soll.
- Meldeketten und Berichtspflichten
8.1 Tägliche Berichterstattung
• Meldung besonderer Vorkommnisse an den zuständigen Einsatzleiter.
• Einhaltung der Anwesenheitskontrollen
8.2 Meldung außergewöhnlicher Ereignisse
• Unverzügliche Information der zuständigen Stelle bei Vorfällen wie Einbruch, Diebstahl oder Vandalismus.
• Bei schwerwiegenden Zwischenfällen sofortige Alarmierung der Polizei oder Feuerwehr.
- Schlussbestimmungen
• Diese Dienstanweisung ist objektbezogen für das Rathaus Spandau und wird regelmäßig überprüft und aktualisiert.
• Verstöße gegen diese Anweisung können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
• Rückfragen oder Unklarheiten sind der Einsatzleitung oder dem verantwortlichen Objektleiter zu melden.
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