B_LB_PR142301+S4HANA_V2.pdf

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Leistungsbeschreibung

für Service und Support sowie Projektbegleitung und Change

Requests

der SAP S/4HANA Private Cloud Edition inkl. relevanter

Schnittstellen

an der Humboldt-Universität zu Berlin

Vertragszeitraum: 01.01.2027 bis 31.12.2030 mit Verlängerungsoption um bis zu 24 Monate

Nr. PR142301

1 Humboldt-Universität zu Berlin – Leistungsbeschreibung SAP S/4HANA PCE

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Einführung ............................................................................................................................ 3

Inhalt

2. Gegenstand der Ausschreibung ....................................................................................... 3

2.1 Kernleistungen ............................................................................................... 3

2.2 Optionale und abrufbare Leistungen ............................................................. 4

3. SAP-Systemlandschaft und Integrationsarchitektur ab 2027 ........................................... 4

3.1 S/4HANA-Module und Komponenten im Leistungsumfang ........................... 4

3.2 Nicht-SAP-Systeme und Schnittstellen ......................................................... 5

3.3 Identity Management und Single Sign-On ..................................................... 6

3.4 Arbeitsplatz- und Netzumgebung .................................................................. 6

4. Leistungsgegenstand ....................................................................................................... 7

4.1 Applikationsservice und Support ................................................................... 7

4.2 Basis-nahe Leistungen und Patch-Management ........................................... 8

4.3 Change Requests und Weiterentwicklung ..................................................... 8

4.4 Ausblick auf geplante Projekte, System-Upgrades und Schnittstellenentwicklungen ................................................................................ 9

4.5 SAP Ariba Buying .......................................................................................... 9

4.6 Korasoft ....................................................................................................... 10

5.7. Zielarchitektur und Integration zu Fremdsystemen..................................... 10

4.8 Integrationsbeziehungen ............................................................................. 11

5. Serviceorganisation und Leistungserbringung ............................................................... 11

5.1 Zusammenarbeit und Steuerung ................................................................. 11

5.2. Grundsätze für Funktionsänderungen ........................................................ 12

5.3 Dokumentation und Wissenstransfer ........................................................... 12

5.4. Abnahme und Übergabe ............................................................................ 12

5.5 Qualitätsstandards, Personalqualifikation und Vertretungsregelung ........... 13

6. Informationssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit ............................................... 13

7. Vertragslaufzeit und Optionen ........................................................................................ 14

8. Preis- und Leistungsnachweis ........................................................................................ 15

9. Kriterien, die zum Ausschluss des Verfahrens führen .................................................. 15

2 Humboldt-Universität zu Berlin – Leistungsbeschreibung SAP S/4HANA PCE

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Einführung

Die Humboldt-Universität zu Berlin (nachfolgend „Auftraggeberin“, „Vergabestelle“ oder „HU Berlin“) führte in den Jahren 2020 bis 2024 ein SAP-System ein, um bereichsübergreifende administrative Prozesse zu strukturieren und zu unterstützen. Im Rahmen der phasenweisen Einführung des ERP auf

SAP S/4HANA und des HCM auf SAP R/3 erfolgten Hosting sowie Betreuung und Beratung über die Scheer Gruppe.

Das bisherige Hosting-Angebot wird künftig nicht fortgeführt; der bestehende Hosting-Vertrag endet zum 31.12.2026. Die HU Berlin wechselt daher zum 01.01.2027 in eine SAP-Private-Cloud-Struktur. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die fachliche und technische Betreuung der S/4HANA- Landschaft (inklusive Module, Add-ons, Schnittstellen, kundeneigenen Implementierungen sowie die Realisierung von Systemanpassungen und Projekten). Ausgeschlossen aus der Ausschreibung sind die von der SAP im Standard geschuldeten Cloud- und Infrastrukturleistungen und die Beratung und Betreuung des HCM.

Die HU Berlin beschäftigt rund 6.500 Mitarbeitende in Wissenschaft und Verwaltung. Rund 36.000 Studierende sind an der Universität eingeschrieben. Die Universität umfasst acht Fakultäten sowie weitere zentrale und dezentrale Einrichtungen und Verwaltungsstellen.

2. Gegenstand der Ausschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Erbringung von Service- und Supportleistungen für die SAP S/4HANA Private Cloud Edition (PCE) der HU Berlin. Der Leistungsumfang umfasst die fachliche und technische Betreuung aller eingesetzten SAP-Module, des Korasoft Add-ons und der relevanten Schnittstellen. Neben dem laufenden Betrieb gehören Basis-nahe Unterstützungsleistungen, die Begleitung geplanter SAP-Upgrades sowie die strukturierte Umsetzung von Change Requests und Systemoptimierungen zum geforderten Leistungsspektrum.

Der Auftragnehmer erbringt seine Leistungen komplementär zu den von SAP im Standard Service der Private Cloud Edition erbrachten Leistungen. Doppelvergütungen oder eine erneute Beauftragung von Leistungen, die bereits durch den SAP-Standard-Service abgedeckt sind, sind ausgeschlossen. Vor jeder Leistungserbringung ist der Auftragnehmer verpflichtet, eigenständig zu prüfen und abzugrenzen, ob eine Tätigkeit in den Verantwortungsbereich der SAP, der HU Berlin oder des Auftragnehmers fällt.

2.1 Kernleistungen

Zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs und zur eindeutigen Abgrenzung der Leistungspflichten gilt die folgende RACI-Matrix.

Die Matrix definiert die Schnittstellen zwischen den Standard-Leistungen der SAP (gemäß jeweils gültiger SAP Service Description für PCE), den Eigenleistungen der HU Berlin sowie den durch den Auftragnehmer zu erbringenden komplementären Leistungen.

RACI-Matrix

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2.2 Optionale und abrufbare Leistungen

Leistungen im Rahmen von Change Requests sowie sonstige projektbezogene Bedarfe werden ausschließlich nach konkretem Bedarf der HU Berlin gesondert abgerufen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf oder eine vollständige Ausschöpfung des hierfür vorgesehenen Planungsbudgets besteht nicht.

Dies gilt insbesondere für: • Systemoptimierungen und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen • Gesetzlich, regulatorisch oder organisatorisch bedingte Systemanpassungen • Zusätzliche Integrations-, Entwicklungs- und Programmierbedarfe

3. SAP-Systemlandschaft und Integrationsarchitektur ab 2027

Die SAP-Landschaft der HU ist als Dreisystemlandschaft bestehend aus Entwicklungs- (DEV), Qualitätssicherungs-/Test- (QAS) und Produktivsystem (PRD) in der SAP S/4HANA Private Cloud Edition (PCE) abgebildet. Die Umgebung ist mit universitätseigenen Diensten sowie SAP- und Non- SAP-Systemen vernetzt.

3.1 S/4HANA-Module und Komponenten im Leistungsumfang

4 Humboldt-Universität zu Berlin – Leistungsbeschreibung SAP S/4HANA PCE

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HCM-Module, insbesondere SAP PA, OM, PY und ESS, sind nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Soweit technische Schnittstellen zwischen S/4HANA und HCM bestehen, ist lediglich die S/4HANA-seitige Mitwirkung bzw. Schnittstellenkoordination geschuldet.

3.2 Nicht-SAP-Systeme und Schnittstellen

Für die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung wird xSuite eingesetzt. Der Prozess umfasst den Rechnungseingang, Prüfung und Freigabe, Verbuchung und Archivierung.

Zum bestehenden Lösungsverbund gehören insbesondere: • xSuite Basic Module Cube und Invoice Cube • Interface Invoice Cube, Interface Mail Prism und Interface XRechnung

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• Capture Prism Invoice, Capture Prism Scan Client und Capture Prism Solution Designer.

Der Auftragnehmer hat den Support und die Weiterentwicklung der SAP-seitigen Integration dieser Komponenten sicherzustellen. Bei Systemstörungen und im Rahmen von Release-Upgrades von SAP S/4HANA unterstützt der Auftragnehmer bei der Fehleranalyse und -abgrenzung zwischen den Systemen (SAP S/4HANA, xSuite, dem angebundenen DMS-/Archivsystem sowie weiteren beteiligten IT-Diensten). Er ist verpflichtet, hierbei eng und lösungsorientiert mit der xSuite GmbH sowie den internen Verantwortlichen der Hochschule zu kooperieren. 3.3 Identity Management und Single Sign-On

Die HU Berlin setzt ein eigenes Identity- und Access-Management (HU-IAM) als führendes System für die Verwaltung von Accounts ein. Die Provisionierung und Synchronisation von Identitäten und Rollen in SAP-Systemen erfolgt (teil-)automatisiert über die vorgesehenen Integrationskomponenten und Schnittstellen. Für den Zugriff auf webbasierte Anwendungen (einschließlich SAP Fiori) und SAP- Cloud-Lösungen wird Shibboleth als Identity Provider (IdP) unter Nutzung des Standards SAML 2.0 für das Single Sign-On eingesetzt.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet die vorhandenen Identitäts- und Authentifizierungsverfahren allen Arbeiten – insbesondere bei Modifikationen, Erweiterungen oder Releasewechseln von S/4HANA, Fiori, Schnittstellen und Add-ons zu berücksichtigen.

Er hat sicherzustellen, dass durch seine Leistungen die bestehenden IAM- und SSO-Funktionalitäten sowie die automatisierte Benutzeranlage nur in einem mit der HU abgestimmten Zeitpunkt beeinträchtigt oder unterbrochen werden. Anpassungen an den Schnittstellen zum HU-IAM dürfen nur in enger Abstimmung mit den zuständigen Stellen der Hochschule erfolgen.

3.4 Arbeitsplatz- und Netzumgebung

Der Zugriff auf die SAP-Systeme erfolgt rollen- und organisationsspezifisch. Während die zentrale Verwaltung primär über den SAP GUI arbeitet, greifen die Fakultäten und dezentralen Einheiten im Wesentlichen über webbasierte Oberflächen (z. B. SAP Fiori) aus der HU-Netzumgebung auf die Systeme zu. Die Netzinfrastruktur der zentralen Verwaltung ist in innere und äußere Verwaltungsnetzbereiche unterteilt, die unterschiedlichen restriktiven Sicherheitsvorgaben unterliegen. Zugriffe auf externe Dienste können über Proxyserver, Reverse Proxy, SAP Web Dispatcher oder vergleichbare kontrollierte Übergänge geführt werden.

Sofern Leistungen nicht vor Ort erbracht werden, erfolgt der externe Zugriff des Auftragnehmers ausschließlich über eine von der Hochschule bereitgestellte, abgesicherte Remote-Verbindung.

Die Bereitstellung erforderlicher personengebundener Zugangsdaten erfolgt nach erfolgreicher Sicherheitsverpflichtung durch die Hochschule.

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4. Leistungsgegenstand

4.1 Applikationsservice und Support

Der Auftragnehmer stellt für die in Abschnitt 3.1 genannten Module und Komponenten einen kontinuierlichen und qualitativ hochwertigen fachlich-technischen Support sicher. Primäres Ziel ist die Gewährleistung einer stabilen und performanten Nutzung der produktiven Geschäftsprozesse, sowie die nachhaltige Behebung von Fehlern und Störungen.

Der Leistungsumfang umfasst im Einzelnen die Durchführung folgender Tätigkeiten:

• Incident- und Problem-Management: Vollständige Analyse, Bewertung, Bearbeitung und Behebung von Incidents (Störungen) und Problemen (Fehlerursachen) im vereinbarten Supportbereich gemäß den definierten Service Level Agreements (SLAs); • Tiefenwirksame Fehleranalyse: Lokalisierung und Behebung von Fehlern im SAP-Standard- Customizing, in kundenspezifischen Eigenentwicklungen (z. B. ABAP/ABAP-OO, Fiori-Apps), in Workflows, Formularen (z. B. Adobe Sign/Interactive Forms, Smart Forms), Reports und Schnittstellen; • Lösungsberatung: Beratung zu fachlich-technischen Lösungsoptionen sowie die transparente Darstellung von Risiken, Abhängigkeiten und Auswirkungen geplanter Änderungen; • Systempflege und Weiterentwicklung: Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung von Customizing-Einstellungen sowie die softwareseitige Abbildung von Änderungen in den Organisationsstrukturen der HU Berlin; • Qualitätssicherung und Dokumentation: Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Funktionstests, Nachtests und Begleitung von Anwenderabnahmen (UAT) sowie die umfassende Erstellung und Aktualisierung geeigneter technischer Systemdokumentationen und Konzepte; • Schnittstellen-Koordination (Multi-Provider-Management): Technische Koordination und Eskalationsmanagement direkt mit der SAP SE (z. B. via SAP One Support Launchpad / SAP Cloud ALM) sowie mit weiteren von der HU Berlin benannten Dienstleistern, sofern eine Störung mehrere Verantwortungsbereiche betrifft; • Transportwesen und Change-Management: Operative Unterstützung und Durchführung des Transportwesens für alle betreuten Module und die fachgerechte Begleitung von Softwareänderungen von der Entwicklungs- bis zur Produktionsumgebung.

Rahmenbedingungen der Leistungserbringung (SLAs und Ticketsystem) • Service Level Agreements (SLAs): Die Leistungserbringung erfolgt auf Basis von Service Level Agreements (u. a. definiert nach Prioritäten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten). Die HU Berlin behält sich vor, die bestehenden SLAs des bisherigen Dienstleisters als Mindestanforderung anzusetzen. Der Auftragnehmer hat hierfür entsprechende Flexibilität und Standard-Supportstrukturen (z. B. innerhalb der üblichen Kernarbeitszeiten der Hochschule von Mo.–Fr., 09:00 bis 17:00 Uhr) bereitzuhalten. • Ticketsystem und Toolnutzung: Die Erfassung, Zuweisung und Dokumentation aller Supportfälle erfolgt über ein elektronisches Ticketsystem. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, zur Nutzung des Systems. Ein zusätzlicher Pflegeaufwand für die Toolnutzung wird nicht gesondert vergütet.

• Dokumentenablage

Die Dateiablage ist über die von der HU Berlin bereitgestellte HU-Box (auf Basis des Softwareprodukts „Seafile“) zu nutzen.

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4.2 Basis-nahe Leistungen und Patch-Management

Der Auftragnehmer unterstützt die HU Berlin bei der Durchführung und Koordination von anwendungs- und basisnahen Tätigkeiten soweit diese nicht als Standardleistung durch SAP SE im Rahmen des Cloud-Vertrages (Private Cloud Edition) erbracht werden.

Leistungen, die die SAP SE als Betreiber der Private Cloud Edition standardmäßig schuldet, dürfen vom Auftragnehmer nicht als eigene Basisleistung abgerechnet werden. Der Auftragnehmer übernimmt hier insbesondere die Koordination und die applikationsseitigen Tätigkeiten.

In diesem Rahmen unterstützt der Auftragnehmer bei den folgenden Tätigkeiten: • Planung und Abstimmung: Frühzeitige Analyse, Bewertung und Abstimmung von Abhängigkeiten und Auswirkungen geplanter Updates, Support Packages oder Security Patches der SAP SE auf das Gesamtsystem der Hochschule. • Wartungsunterstützung: Fachlich-technische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Patches und sonstigen Updates

• Incident-Handling bei Updates: Umgehende Analyse und Behebung von Fehlern oder Funktionseinschränkungen im Betreuungsbereich des Auftragnehmers, die durch die Wartungsmaßnahmen induziert wurden. • Testmanagement und Qualitätssicherung: Unterstützung bei der Durchführung der erforderlichen Regressionstests nach Einspielen von Updates, um den unterbrechungsfreien Fortbetrieb der Geschäftsprozesse zu garantieren. • Schnittstellenkommunikation zur SAP: Unterstützung bei der Kommunikation mit SAP SE bei komplexen Problemen, die die Cloud-Infrastruktur oder das Basis-System betreffen.

4.3 Change Requests und Weiterentwicklung

Die HU Berlin erwartet während der Vertragslaufzeit fortlaufenden Anpassungs- und Weiterentwicklungsbedarf. Dieser resultiert insbesondere aus gesetzlichen Änderungen (z. B. im Steuer-, Vergabe- oder Hochschulrecht), Modifikationen hochschulinterner Regelungen und Satzungen, kontinuierlichen Prozessoptimierungen, neuen Berichtserfordernissen, sowie aus Anpassungen von Schnittstellen oder technischen Vorgaben.

Der strukturierte Prozess für Change Requests (CR) umfasst je nach Anforderung die folgenden, vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungsphasen: • Vorstudie & Konzeption: Fachlich-technische Analyse, Machbarkeitsprüfung und Erstellung eines detaillierten Umsetzungskonzepts. • Kalkulation: Vorlage einer detaillierten und nachvollziehbaren Aufwandsschätzung inkl. aufgeteilt nach Personaltagen/-stunden und Stundensätzen

• Realisierung: Durchführung des erforderlichen Customizings sowie der Programmierung und Eigenentwicklung (z. B. ABAP, Fiori). • Qualitätssicherung: Lückenlose technische Dokumentation, Unterstützung bei Funktionstests sowie bei der Anwenderabnahme. • Deployment: ggf. Unterstützung bei der Durchführung des Transportwesens und kontrollierte Produktivsetzung.

Vor jeder Umsetzung ist der Hochschule eine verbindliche und nachvollziehbare Aufwandsschätzung zur Prüfung vorzulegen. Die Umsetzung darf erst nach erfolgter, schriftlicher Freigabe durch die zuständigen Stellen der HU Berlin begonnen werden. Notfalländerungen sind gesondert zu dokumentieren.

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Der Auftragnehmer ist an seine Aufwandsschätzung gebunden. Sollte diese Aufwandschätzung im Rahmen der Umsetzung durch nicht vorhersehbare Umstände überschritten werden, muss dies vor Überschreitung mit der HU Berlin abgestimmt werden.

4.4 Ausblick auf geplante Projekte, System-Upgrades und Schnittstellenentwicklungen

Während der Vertragslaufzeit sind an der Hochschule verschiedene strategische Projekte und Systemveränderungen geplant. Die Mitwirkung des Auftragnehmers wird hierbei differenziert betrachtet: • Roll-out des Travel Managements

Im ersten Quartal 2027 (geplant 01.02.27) soll das SAP Travel Management eingeführt werden. Die Projektleitung und die primäre operative Umsetzung verbleiben bei der HU Berlin selbst. Dennoch erfordert dieses Vorhaben eine punktuelle Unterstützung durch den Auftragnehmer. Der Auftragnehmer muss nachweislich über fundierte, praxiserprobte Erfahrungen in der Beratung, dem Customizing sowie der Eigenentwicklung im Umfeld des SAP Travel Managements (FI-TV) verfügen. • Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Im Zuge des Roll-outs sowie im laufenden Betrieb ist eine tiefe Integration in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem der HU Berlin erforderlich. Der Auftragnehmer sollte technische Erfahrungen und Referenzen in der SAP-seitigen Anbindung und Schnittstellengestaltung an das DMS des Herstellers Optimal Systems GmbH (Produkt: enaio) nachweisen können. • SAP-System-Upgrade

Für 2028 (ggf. 2029) ist ein SAP-Upgrade (Release-Wechsel) als gesondertes Projekt vorgesehen. Die Begleitung dieses Upgrades durch den Auftragnehmer (z. B. technische Vorbereitung, SPAU/SPDD- Abgleich, Code-Anpassungen, Modifikationsabgleich) wird bei Bedarf über das Change-Request- Verfahren separat beauftragt. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass über die Laufzeit entsprechende Upgrade-Kapazitäten bereitgestellt werden können. • Abgrenzung des Leistungsumfangs

Die folgenden, mittel- bis langfristig geplanten Großprojekte sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieses Vergabeverfahrens und der daraus resultierenden Grundbeauftragung:

Die Einführung der SAP-Zeiterfassung (SAP PT)

Die strategische Transformation und Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4-Migration)

Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, bei betrieblichen Überschneidungen oder vorbereitenden Architekturentscheidungen im Rahmen des Standard-Supports lösungsorientiert mit den von der HU Berlin gesondert beauftragten Projekt-Dienstleistern dieser Vorhaben zu kooperieren.

4.5 SAP Ariba Buying

Die Cloud-Lösung SAP Ariba Buying ist als bestehende SAP-Cloud-Lösung in die S/4HANA-seitige Betreuung und das Incident-Management einzubeziehen.

Gesonderte Lizenz- oder Standard-Serviceleistungen von der SAP SE im Rahmen des Standard-Cloud- Betriebs geschuldeten Infrastruktur- und Supportleistungen (SaaS-Standard-Services) sind ausdrücklich nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.

Leistungspflichten des Auftragnehmers: Der Auftragnehmer schuldet im Rahmen des Supports und der Change Requests die folgenden applikationsseitigen Leistungen:

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• Die qualifizierte Fach- und Prozessberatung zu den Funktionen von SAP Ariba Buying sowie die Unterstützung beim operativen Katalogmanagement (z. B. Einbindung und Optimierung von Lieferantenkatalogen).

• Die Betreuung und Überwachung der S/4HANA-seitigen Integration (über Cloud Integration Gateway CIG). • Die tiefgehende Schnittstellenanalyse und Fehlerabgrenzung bei Systemstörungen, Datenübertragungsfehlern (fehlerhafte Bestellanforderungen oder Bestätigungen zwischen S/4HANA und Ariba) sowie bei geplanten Prozessänderungen.

4.6 Korasoft

Das im Einsatz befindliche SAP-Add-on der Korasoft GmbH ist vollumfänglich in den Service- und Supportumfang einzubeziehen.

Der Leistungsumfang des Auftragnehmers umfasst hierbei insbesondere: • Funktionserhalt: Die Sicherstellung der vollständigen SAP-seitigen Funktionsfähigkeit des Korasoft Add-ons im laufenden Betrieb. • Incident- & Fehleranalyse: Die qualifizierte Fehleranalyse und -behebung bei Störungen innerhalb des Add-ons sowie an dessen Schnittstellen zu den SAP-Kernmodulen. • Multi-Provider-Koordination: Die technische Abstimmung und Koordination bei komplexen Problemstellungen direkt mit dem Produkthersteller (Korasoft GmbH) bzw. dessen beauftragten Leistungserbringern. • Lifecycle- & Change-Management: Die zwingende Berücksichtigung und technische Überprüfung (Regressionstests) des Add-ons bei sämtlichen Systemveränderungen, insbesondere bei dem Einspielen von SAP-Patches, Support Packages, Release-Upgrades (S/4HANA-Upgrades) sowie bei der Umsetzung hochschulspezifischer Change Requests. 5.7. Zielarchitektur und Integration zu Fremdsystemen

Die nachfolgende Darstellung ist aus der vorhandenen Architekturunterlage abgeleitet und dient ausschließlich als schematische Orientierung für die zu betreuende Systeme.

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Abbildung 1: Architekturskizze

4.8 Integrationsbeziehungen

Die Ausschreibung umfasst auch die Beratung und Erweiterung der vorhandenen Schnittstellen. Für diese Schnittstellen stehen 11 Integration Suite Packages ab 2027 zur Verfügung.

Über die Integration Suite sind die Schnittstellen zu und von FIS (Forschungsinformationssystem Converis), ALMA (Bibliotheksmanagementsystem), Agnes (Campus Management System), HISSOS (Studierendenverwaltung) und zukünftig auch Elster angebunden. Ab Ende 2027 ist die Anbindung des DMS-Systems von Optimal System geplant.

Neben den Schnittstellen, die über die Integration Suite laufen, gibt es die Integrationen zu

• S/4HANA zu xSuite • Korasoft/ AutoCAD • sowie SAP Ariba und weiteren freigegebenen SAP-Cloud-Services

Der Auftragnehmer muss bei allen Änderungen die bestehenden Schnittstellen und Abhängigkeiten berücksichtigen und Auswirkungen auf angrenzende Systeme frühzeitig anzeigen. Schnittstellenänderungen sind zu dokumentieren.

5. Serviceorganisation und Leistungserbringung 5.1 Zusammenarbeit und Steuerung

Die Leistungserbringung erfolgt in enger Abstimmung mit der Stabsstelle SAP Betrieb der HU Berlin. Der Auftragnehmer benennt eine zentrale Serviceverantwortung sowie fachlich und technisch 11 Humboldt-Universität zu Berlin – Leistungsbeschreibung SAP S/4HANA PCE

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qualifizierte, feste Ansprechpersonen für die betreuten Module. Für das operative Tagesgeschäft sind regelmäßige Abstimmungen (z. B. zweiwöchentlich) vorzusehen; bei größeren Changes und Projekten erfolgt eine gesonderte Projektsteuerung.

Die Steuerung der Zusammenarbeit umfasst insbesondere folgende Pflichten des Auftragnehmers:

• transparente Ticket- und Aufgabensteuerung: Dokumentation des Bearbeitungsstatus aller Vorgänge im vereinbarten Ticketsystem; • regelmäßiges Reporting: Bereitstellung von strukturierten Statusberichten zu offenen Incidents, Problemen und Changes; • Proaktives Risikomanagement: frühzeitige Eskalation von Risiken, drohenden Terminabweichungen, Budgetüberschreitungen oder Abhängigkeiten; • Dokumentation: nachvollziehbare Dokumentation von sämtlichen Systemänderungen, Customizing-Einstellungen, Quelltexte und Entscheidungen; • Nachhaltiger Wissenstransfer: Kontinuierlicher und strukturierter Wissenstransfer (z. B. durch Dokumentationen, Walkthroughs oder Workshops) an die Mitarbeitenden des SAP Betriebs der HU Berlin.

5.2 Grundsätze für Funktionsänderungen

Der Auftragnehmer darf Änderungen nicht eigenständig vornehmen. Vorschläge zur Optimierung sind mit Auswirkungen, Risiken, Sicherheitsaspekten und Aufwand darzustellen und bedürfen vor Umsetzung der Freigabe durch die HU Berlin.

5.3 Dokumentation und Wissenstransfer

Alle wesentlichen Änderungen sind vom Auftragnehmer so zu dokumentieren, dass der laufende Betrieb, der Support sowie spätere Weiterentwicklung durch die HU Berlin oder einen potenziellen Folgedienstleister fortgeführt werden können. Die Dokumentation ist in deutscher Sprache bereitzustellen. Sie hat mindestens folgende Artefakte zu umfassen:

• Technische Architekturbeschreibungen und Quelltextdokumentationen (z. B. für ABAP- Eigenentwicklungen, Fiori-Erweiterungen),

• Vollständige Customizing-Dokumentationen,

• Detaillierte Schnittstellenbeschreibungen (inkl. Datenmapping und Protokollen),

• Spezifische Betriebsinformationen, Handbücher und Administrationsleitfäden.

Der Auftragnehmer unterstützt den systematischen Wissensaufbau innerhalb der Stabsstelle SAP Betrieb der HU Berlin. Dies umfasst die strukturierte Durchführung von technischen Übergaben, detaillierten Code-Kommentierungen sowie bei Bedarf die Konzeption und Durchführung von Schulungs-, Workshop- oder Enablement-Einheiten. 5.4. Abnahme und Übergabe

Projekt-, Upgrade- und Change-Leistungen gelten erst nach fachlicher bzw. technischer Abnahme durch die HU Berlin als abgeschlossen. Voraussetzung sind die vereinbarten Arbeitsergebnisse, eine vollständige Dokumentation, erfolgreich durchgeführte Tests sowie die Übergabe der für Betrieb und Support erforderlichen Informationen.

Zum Ende des Vertrages oder bei einem Wechsel des Leistungserbringers unterstützt der Auftragnehmer eine geordnete Übergabe. Hierzu gehören insbesondere die Übergabe aktueller Dokumentationen, offener Vorgänge, Konfigurationen und kundenspezifischer Entwicklungen sowie ein angemessener Wissenstransfer an die HU Berlin oder einen von ihr benannten Nachfolger.

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5.5 Qualitätsstandards, Personalqualifikation und Vertretungsregelung

Mindestanforderungen an die Personalqualifikation

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für die Leistungserbringung ausschließlich fachlich und technisch qualifiziertes Personal einzusetzen. Alle eingesetzten Berater und Entwickler müssen über nachweisbare mehrjährige Erfahrung in den jeweils von ihnen betreuten SAP-Modulen und in produktiven S/4HANA-Umgebungen verfügen. Das eingesetzte Personal muss die Rechts- und Verwaltungssprache Deutsch sicher in Wort und Schrift beherrschen (mindestens Sprachniveau B2 nach GER), um eine reibungslose Kommunikation mit der Stabsstelle SAP Betrieb und den Fachbereichen der HU Berlin zu gewährleisten.

Schlüsselpersonal und Verfügbarkeit Die vom Auftragnehmer im Angebot namentlich benannten zentralen Leistungsträger gelten als Schlüsselpersonal. Sie bilden die personelle Mindestvoraussetzung für die Vertragserfüllung. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass dieses Schlüsselpersonal für die Vertragslaufzeit in dem vereinbarten Kapazitätsumfang zur Verfügung steht.

Risikofreie Vertretungsregelung

Für alle kritischen Leistungsbereiche und Module (insbesondere bei Systemstörungen/Incidents im Tagesgeschäft) hat der Auftragnehmer eine lückenlose und angemessene Vertretungsregelung (z. B. bei Urlaub, Krankheit oder geplanter Abwesenheit) sicherzustellen. Die Vertreter müssen das gleichwertige Qualifikationsprofil der Hauptansprechpartner aufweisen. Eine Einarbeitung von Vertretern in die hochschulspezifischen Prozesse und die Systemumgebung der HU Berlin hat vorab und für die Hochschule kostenneutral zu erfolgen.

Regulierung bei Personalwechsel

Ein geplanter Wechsel von zentralen Leistungsträgern (Schlüsselpersonal) ist der HU Berlin unverzüglich, spätestens jedoch vier Wochen vor dem geplanten Ausscheiden, anzuzeigen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für das ausscheidende Personal ein mindestens gleichwertig qualifiziertes Ersatzpersonal vorzuschlagen.

Der Austausch bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der HU Berlin.

Der Auftragnehmer trägt das vollständige Risiko sowie alle Aufwände für eine strukturierte Übergabe und die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Die kontinuierliche Leistungserbringung und die Einhaltung der vereinbarten SLAs dürfen durch den Personalwechsel zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt oder unterbrochen werden.

6. Informationssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit

7. Allgemeine Verpflichtung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sämtliche jeweils geltenden gesetzlichen, vertraglichen und hochschulinternen Anforderungen an Informationssicherheit und den Datenschutz vollumfänglich einzuhalten. Dies gilt uneingeschränkt für alle Zugriffe auf Systeme und Daten der HU Berlin, für den Remote-Support, den Umgang mit Testdaten (Anonymisierungsgebot) sowie den Umgang mit Supportinformationen.

2. Nachweise zur Informationssicherheit

Zum Nachweis eines angemessenen Sicherheitsniveaus hat der Auftragnehmer folgende Kriterien zu erfüllen und zu dokumentieren:

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• Sicherheitszertifizierung: Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder ein gleichwertiger anerkannter Nachweis (z. B. BSI IT-Grundschutz) für den relevanten Leistungsbereich; • Internes Kontrollsystem (IKS): Vorlage geeigneter Nachweise zu internen Kontrollsystemen und IT-Sicherheitsmaßnahmen (z. B. ISAE 3402 / SOC 2 Report), soweit für die angebotenen Leistungen einschlägig; • Verschlüsselung: Konsequenter Einsatz aktueller Verschlüsselungstechnologien für sämtliche Datenübertragungen und Kommunikationswege; • Need-to-know-Prinzip: Striktes Einhalten von rollen- und berechtigungsbasierten Zugriffen. Der Auftragnehmer erhält nur Zugriff auf Daten und Systemteile, die für die Erfüllung der jeweiligen spezifischen Support- oder Projektaufgabe zwingend erforderlich sind;

3. Datenschutz und Unterauftragsverhältnisse

• DSGVO & BDSG Compliance: Der Auftragnehmer garantiert die strikte Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der Berliner Datenschutzgesetze in der jeweils gültigen Fassung; • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Soweit der Auftragnehmer im Rahmen des Supports oder der Projektarbeit personenbezogene Daten im Auftrag der HU Berlin verarbeitet (z. B. bei der Analyse von Echtdaten im Supportfall), ist vor Beginn der Leistungserbringung eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) abzuschließen. • Unterauftragnehmer (Subunternehmer): Der Einsatz von Unterauftragnehmern für datenschutz- oder sicherheitsrelevante Leistungen ist dem Grunde nach anzeigepflichtig. Er bedarf der vorherigen, ausdrücklichen und schriftlichen Freigabe durch die HU Berlin. Der Auftragnehmer hat seinen Unterauftragnehmern dieselben strengen Pflichten aufzuerlegen, die er gegenüber der Hochschule eingegangen ist.

4. Gesetzliche Anforderungen an die Barrierefreiheit

• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei allen angebotenen digitalen Leistungen, Anpassungen, Eigenentwicklungen (z. B. Fiori-UIs, Web-Formulare) und Dokumentationen die einschlägigen Anforderungen an die Barrierefreiheit strikt zu beachten. • Maßgeblich sind hierbei die Vorgaben der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) sowie die europäischen Anforderungen gemäß DIN EN 301 549 (basierend auf den WCAG 2.1 Richtlinien auf Konformitätsstufe AA). Entwicklungen und Anpassungen dürfen die bestehende Barrierefreiheit des SAP-Standards zu keinem Zeitpunkt verschlechtern.

7. Vertragslaufzeit und Optionen

Die Grundlaufzeit des Vertrages beträgt vier Jahre. Sie beginnt am 01.01.2027 und endet mit Ablauf des 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Die HU Berlin erhält das einseitige Recht (Option), den Vertrag zu den gleichen Konditionen um insgesamt bis zu 24 Monate zu verlängern. Die Option kann – sofern die Vergabeunterlagen dies vorsehen – nach Wahl der HU Berlin wie folgt ausgeübt werden: • Entweder einmalig um einen zusammenhängenden Zeitraum von 24 Monaten (Laufzeit bis zum 31.12.2032) • in zwei getrennten Abschnitten von jeweils 12 Monaten (Laufzeit zunächst bis zum 31.12.2031, mit der Option auf ein weiteres Jahr bis zum 31.12.2032)

Die Ausübung der Option erfolgt durch einseitige, schriftliche Erklärung der HU Berlin. Diese Erklärung muss dem Auftragnehmer spätestens sechs (6) Monate vor dem Ablauf der jeweiligen (Grund-)Laufzeit zugehen.

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Für die Optionsjahre sind mit dem Angebot verbindliche Preis- bzw. Preisfortschreibungsregelungen anzugeben. Aus der Einräumung dieser Option erwächst dem Auftragnehmer kein Rechtsanspruch auf eine tatsächliche Vertragsverlängerung.

8. Preis- und Leistungsnachweis

Das Angebot des Bieters muss die unterschiedlichen Leistungsarten voneinander trennen. Eine Vermischung der Kostenpositionen ist unzulässig. Die Preisangaben haben sich an folgende Struktur zu halten: • Position A: Service & Support: wiederkehrenden Serviceleistungen: Monatliches Kontingent für den kontinuierlichen fachlich-technischen Standard-Support (Incident- und Problem- Management) der vereinbarten SAP-Module gemäß den definierten Service Levels. • Position B: Anwendungs- und Basisnahe Tätigkeiten • Position C: Abrufbare Projekt- und Change-Leistungen (Change Requests): Angabe von verbindlichen Stundensätzen und Tagessätzen (basierend auf einem standardisierten Personaltag von 8 Zeitstunden) unterteilt nach den geforderten Berater- und Entwicklerprofilen (z. B. Projektleiter, Senior-Berater, Entwickler).

Anforderungen an den Leistungsnachweis bei Abrechnung Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt monatlich nachträglich. Voraussetzung für die Freigabe der Zahlung durch die Hochschule ist die Vorlage eines detaillierten, elektronischen Leistungsnachweises durch den Auftragnehmer. Dieser hat mindestens zu enthalten:

• Eine zugehörige Ticket- oder Change-Request-ID,

• Das Datum und die exakte Dauer der Leistungserbringung (aufgeschlüsselt in 15-Minuten- Intervallen),

• Eine kurze, aussagekräftige und nachvollziehbare Beschreibung der durchgeführten Tätigkeit,

• Den Namen und das Qualifikationsprofil des ausführenden Mitarbeiters.

Alle angebotenen Preise verstehen sich grundsätzlich als All-inclusive-Preise am Erfüllungsort (Remote-Arbeitsplatz des Auftragnehmers bzw. digitaler Zugriff). Sofern Vor-Ort-Einsätze an der Hochschule (HU Berlin) ausdrücklich und schriftlich durch die Stabsstelle SAP Betrieb angefordert werden, sind die entstehenden Reise- und Nebenkosten entsprechend den Vergabeunterlagen separat und transparent auszuweisen.

9. Kriterien, die zum Ausschluss des Verfahrens führen

Die in der Anlage „Generelle Anforderungen“ als K.-o.-Kriterien gekennzeichneten Anforderungen stellen verbindliche Mindestanforderungen an die Leistungserbringung dar.

Die vollständige Erfüllung sämtlicher K.-o.-Kriterien ist zwingende Voraussetzung für die weitere Berücksichtigung des Angebots im Vergabeverfahren. Wird auch nur ein K.-o.-Kriterium nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Angebots vom weiteren Vergabeverfahren.

Die Bietenden haben die Erfüllung der K.-o.-Kriterien entsprechend den in der Anlage „Generelle Anforderungen“ vorgegebenen Angaben und Nachweisen zu bestätigen bzw. nachzuweisen.

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