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Humboldt-Universität zu Berlin
Datenschutzerklärung
Information über die Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Bau-, Liefer- und Dienst- leistungen der Humboldt Universität zu Berlin – Technische Abteilung V.
Mit diesem Schreiben möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen erheben, wofür wir diese benöti- gen und wie sie bei uns verarbeitet werden. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Da- tenschutzrecht.
I. Begriffsbestimmungen und Erläuterung der eingesetzten Fachverfahren
Die Datenschutzerklärung der Humboldt-Universität zu Berlin – Technische Abteilung V beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO vom 27. April 2016) verwendet wurden.
Nicht alle Daten eines Bewerbers, Bieters oder Vertragspartners sind durch die DSGVO geschützt, sondern nur die „personenbezogenen Daten“ von „betroffenen natürlichen Personen“. Weitere Begriffsdefinitionen sind Art 4 DSGVO zu entnehmen.
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Durchführung eines Vergabeverfahrens und die Vertragsdurch- führung, unter anderem auf das folgende Verfahren: e-Vergabe
Die eVergabe bildet vergaberechtskonform den gesamten Vergabeprozess elektronisch ab. Voraussetzung für die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren (elektronische Einreichung eines Teilnahmeantrages, einer Interessenbekundung oder eines Angebotes) ist eine kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform unter: https://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/registrierung-firma/. Hierzu erfolgt eine Weiterleitung auf die Metaplattform für Ausschreibungen „iTWO tender“ der Firma RIB Software SE. iTWO tender bietet hierfür den Service einer zentralen Anmeldung für mehrere Vergabeplattformen. Im Rahmen des Registrierungsprozes- ses wird eine Datenschutzerklärung der Firma RIB Software SE gesondert abgebildet. Die Abgabe der Angebote erfolgt in der Regel in Textform, so dass eine elektronische Signatur nur in Ausnahmefällen erforderlich ist.
II. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Humboldt-Universität zu Berlin Technische Abteilung – V Unter den Linden 6 10099 Berlin Email: ta.verdingung@uv.hu-berlin.de
III. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Humboldt Universität zu Berlin
Email: datenschutz@uv.hu-berlin.de Telefon: 030 2093-20020 Unter den Linden 6 10099 Berlin
IV. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung bei der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie bei der Vertragsdurchführung (jeweils Bau-, Liefer- und Dienstleistungen)
- Art und Umfang der Daten
Bei der Registrierung bei iTWO tender werden insbesondere Daten zu Ihrem Unternehmen (z. B. Firmenname, Kontaktdaten, Anschrift, Umsatzsteuer-ID-USt-IdNr, E-Mail-Adresse) und zu Ihren Ansprechpartnern (z. B. Na- me, Kontaktdaten) erhoben.
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Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden Daten zur Qualifikation und Eignung der Unternehmen (z.B. Grün- dungsjahr, Umsatzzahlen) und ihrer Mitarbeiter abgefragt (z.B. Namen, Kontaktdaten, Versicherungsnummern, Berufserfahrung, Studien- und Berufsabschlüsse, besondere Qualifikationen). Zum Zweck der Eignungsprüfung können außerdem persönliche Referenzen ausgewertet und Kontaktdaten von Referenzgebern erhoben werden.
Zudem werden vor und nach dem Zustandekommen eines Vertrages über Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen weitere Daten (z. B. die Bestätigung Ihrer Berufshaftpflicht und Ihre Kontodaten) von Ihnen erhoben.
- Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Durchführung von Vergabeverfahren, der späteren Vertragsgestaltung und der damit in Zusammenhang stehenden Prozesse sowie der späteren Durchführung der Bau-, Liefer- oder Dienstleistung erforderlich ist: insbesondere Bewerbungs-, An- gebotsphase, Zuschlag, Vertragsausführung, Rechnungslegung, Dokumentation.
Die im Rahmen der eVergabe bei „iTWO tender“ eingegebenen Daten werden zur Identifizierung als Teilnehmer in einem Vergabeverfahren erhoben und gespeichert. Zudem werden sie im weiteren Verfahrensablauf zur Kon- taktaufnahme verwendet bzw. sind zur Erfüllung eines Vertrages zwischen den Vertragsparteien oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sie werden ausschließlich zu diesen Zwecken von RIB an uns weitergeleitet.
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 der DSGVO als Rechtsgrundlage. Für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung eines Vergabeverfahrens erforderlich sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und §§ 97 ff. des Gesetztes gegen Wettbewerbsbe- schränkungen (GWB) Rechtsgrundlage.
Bei Vergabeverfahren mit Auftragswerten oberhalb der EU-Schwellenwerte sind öffentliche Auftraggeber zur grundsätzlichen Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren verpflichtet (gem. § 97 Abs. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB i.V.m. § 9 Vergabeverordnung VgV zur Umsetzung von Art. 22 der EU-Richtlinie 2014/24/EU). Das gleiche gilt bei Vergaben mit Auftragswerten unterhalb der EU-Schwellenwerte für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Dateien in einem Vergabeverfahren (gem. § 7 Un- terschwellenvergabeordnung UVgO).
Der Berliner Senat hat mit Beschluss vom 3. Mai 2016 die Anwendungspflicht der elektronischen Vergabe (eVergabe) auf der Bekanntmachungs- und Vergabeplattform www.vergabe.berlin.de im Land Berlin für alle Aus- schreibungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen festgelegt (siehe Rundschreiben SenStadtWohn V M Nr. 06 / 2017).
- Weitergabe der personengebundenen Daten an Dritte/ Empfänger
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn Sie in die Übermittlung eingewilligt haben oder wenn die Weitergabe ‒ zur Vertragsdurchführung im Sinn des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO oder anderer Rechtsgrundla- gen ‒ gesetzlich zugelassen ist.
Eine gesetzliche Pflicht der Weitergabe besteht z. B. nach Abschluss des Vergabeverfahrens. Gemäß § 18 Abs. 3 VOB/A-EG (Bauleistungen) bzw. § 39 Abs. 1 VgV (Liefer- und Dienstleistungen) muss der öffentliche Auftrag- geber nach Vergabe eines Auftrags eine Vergabebekanntmachung mit dem Ergebnis des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln. Diese wird dann im Supplement zum Amts- blatt der EU bekannt geben (TED).
Im Rahmen des Vergabeverfahrens sowie der Vertragsbearbeitung werden personenbezogene Daten (z. B. zur Eignungsprüfung oder Kontodaten zu Buchungszwecken) an externe Dienstleister (z. B. Auswerter und Fachpla- ner) weitergeleitet, die im Rahmen der Bearbeitung von delegierbaren Bauherrenleistungen für die Humboldt Uni- versität zu Berlin – Technische Abteilung V tätig werden und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Im Übrigen erfolgt keine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte, insbesondere nicht zu Zwecken des Profilings oder der Werbung.
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- Dauer der Speicherung
Die Daten werden für die Dauer der Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung, z. B. für das Durchführen von Vergabeverfahren, zum Durchführen vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags, aufbewahrt. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Eine gesetzliche Ver- pflichtung zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen für drei Jahre ergibt sich im Oberschwellenbereich aus § 8 Abs. 4 VgV. Landesweit gelten jedoch die strengeren haushaltsrechtlichen Vorgaben, wonach die Aufbewahrung aller Vergabeunterlagen vorbehaltlich besonderer Regelungen grundsätzlich für sechs Jahre erforderlich ist. Die- se stimmen mit den besonderen Regelungen in der Richtlinie VI 140 der Anweisung Bau (eABau) überein, nach denen Bauakten (z.B. Rechnungsunterlagen) in der Regel 6 Jahre aufzubewahren sind. Ausnahmen bestehen für sonstige wichtige Unterlagen wie die genehmigten Haushaltsunterlagen, gerichtliche Entscheidungen oder genehmigungsrechtliche Unterlagen sowie Zweitschriften der Verträge: diese sind dauer- haft bzw. 3 Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung des Bauwerks aufzubewahren. Davon abweichend gilt: Prozess- und Pfändungsakten 30 Jahre ab Rechtskraft eines Urteils. Alle erhobenen Daten werden entsprechend gelöscht.
V. Rechte der betroffenen Person
Die folgende Auflistung umfasst die Rechte der Betroffenen nach der DSGVO. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, stehen der betroffenen Person u. a. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Recht auf Auskunft –Art. 15 DSGVO
Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung.
- Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO
Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personen- bezogene Daten korrigieren zu lassen.
- Recht auf Löschung - Art. 17 DSGVO
Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Art. 18 DSGVO
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, eine weitere Ver- arbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.
- Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person einem Verantwortlichen bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbarem Format zu erhalten.
- Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO
Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentli- cher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen rechtfertigt ist. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht einer betroffenen Person im Sinne der DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mit- gliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für Berlin zuständige Aufsichtsbehörde ist: der/ die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfrei- heit.
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