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Bezirksamt Pankow von Berlin Abteilung Finanzen, Personal, Kultur und Wirtschaft Zentrale Vergabestelle
Information über die Datenverarbeitung / Datenschutzerklärung
Hiermit werden Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Ausschreibungen und die Ihnen nach den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) zustehenden Rechte informiert.
Name und Anschrift des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung Bezirksamt Pankow von Berlin
Ihr Ansprechpartner bei Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Bezirksamt Pankow von Berlin Abteilung Finanzen, Personal, Kultur, Wirtschaft Zentrale Vergabestelle Dienstort: Fröbelstr. 17 in 10405 Berlin E-Mail: vergabestelle@ba-pankow.berlin.de
Name und Anschrift des Behördlichen Datenschutzbeauftragten im Bezirksamt Bezirksamt Pankow von Berlin, Abteilung Finanzen, Personal, Kultur, Wirtschaft Rechtsamt, Herr Hube Dienstort: Breite Str. 24A-26; 13187 Berlin Tel.: +49 30 90295-2791; E-Mail: datenschutz@ba-pankow.berlin.de
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung bei der Teilnahme am Vergabeverfahren (Bau, Liefer- und Dienstleistungen) sowie nach Zuschlags- bzw. Auftragserteilung
Art und Umfang der Daten Bei der Registrierung bei der e-Vergabe (Vergabeplattform) werden insbesondere Daten zu Ihrem Unternehmen (z. B. Firmenname, Kontaktdaten, Anschrift, Umsatzsteuer-ID-USt.–IdNr.) und zu Ihren Ansprechpartnern, (z. B. Name, Kontaktdaten, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) erhoben. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden Daten zur Qualifikation und Eignung der Unternehmen (z.B. Gründungsjahr, Umsatzzahlen) und ihrer Mitarbeiter abgefragt (z.B. Namen, Kontaktdaten, Versicherungsnummern, Berufserfahrung, Studien- und Berufsabschlüsse, besondere Qualifikationen). Zum Zweck der Eignungsprüfung können außerdem persönliche Referenzen ausgewertet und Kontaktdaten von Referenzgebern erhoben werden. Zudem werden vor und nach dem Zustandekommen eines Vertrages über Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen weitere Daten (z. B. die Bestätigung Ihrer Berufshaftpflicht und Ihre Kontodaten) von Ihnen erhoben.
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Durchführung von Vergabeverfahren, der späteren Vertragsgestaltung und der damit in
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Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe
Zusammenhang stehenden Prozesse sowie der späteren Durchführung der Bau-, Liefer- oder Dienstleistung erforderlich ist: insbesondere Bewerbungs-, Angebotsphase, Zuschlag, Vertragsausführung, Rechnungslegung, Dokumentation. Die im Rahmen der eVergabe (Vergabeplattform) eingegebenen Daten werden zur Identifizierung als Teilnehmer in einem Vergabeverfahren erhoben und gespeichert. Zudem werden sie im weiteren Verfahrensablauf zur Kontaktaufnahme verwendet bzw. sind zur Erfüllung eines Vertrages zwischen den Vertragsparteien oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sie werden ausschließlich zu diesen Zwecken von RIB an uns weitergeleitet.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertrags- Partei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen - wie einem Vergabeverfahren - erforderlich sind. Darüber hinaus kann sich die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Art 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO durch Ihre Einwilligung und aus Art 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO aus einer rechtlichen Verpflichtung ergeben. Bei Vergabeverfahren mit Auftragswerten oberhalb der EU-Schwellenwerte sind öffentliche Auftraggeber zur grundsätzlichen Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren verpflichtet (gem. § 97 Abs. 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen GWB i. V. m. § 9 Vergabeverordnung VgV). Das gleiche gilt bei Vergaben mit Auftragswerten unterhalb der EU-Schwellenwerte für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Dateien in einem Vergabeverfahren (gem. § 7 Unterschwellenvergabeordnung UVgO). Der Berliner Senat hat mit Beschluss vom 3. Mai 2016 die Anwendungspflicht der elektronischen Vergabe (e-Vergabe) auf der Bekanntmachungs- und Vergabeplattform www.vergabe.berlin.de im Land Berlin für alle Ausschreibungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen mit Rundschreiben SenStadtWohn V M Nr. 06 / 2017 festgelegt. Die Nutzungsbedingungen der Vergabeplattform des Landes Berlin finden Sie unter www.vergabe.berlin.de.
Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte/ Empfänger Eine gesetzliche Pflicht der Weitergabe besteht z. B. nach Abschluss des Vergabeverfahrens. Gemäß § 18 Abs. 3 VOB/A-EG (Bauleistungen) bzw. § 39 Abs. 1 VgV (Liefer- und Dienstleistungen) muss der öffentliche Auftraggeber nach Vergabe eines Auftrags eine Vergabebekanntmachung mit dem Ergebnis des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln. Diese wird dann im Supplement zum Amtsblatt der EU bekannt geben (TED). Im Rahmen des Vergabeverfahrens sowie der Vertragsbearbeitung werden personenbezogene Daten (z. B. zur Eignungsprüfung oder Kontodaten zu Buchungszwecken) an externe Dienstleister (z. B. Auswerter oder Projektsteuerer) weitergeleitet, die im Rahmen der Bearbeitung von delegierbaren Bauherrenleistungen tätig werden und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Im Übrigen erfolgt keine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte, insbesondere nicht zu Zwecken des Profilings oder der Werbung.
Dauer der Speicherung Die Daten werden für die Dauer der Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung, z. B. für das Durchführen von Vergabeverfahren, zum Durchführen vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags, aufbewahrt. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
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Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen für drei Jahre ergibt sich im Oberschwellenbereich aus § 8 Abs. 4 VgV. Landesweit gelten jedoch die strengeren haushalts- rechtlichen Vorgaben, wonach die Aufbewahrung aller Vergabeunterlagen vorbehaltlich besonderer Regelungen grundsätzlich für sechs Jahre erforderlich ist. Diese stimmen mit den besonderen Regelungen in der Richtlinie VI 140 der Anweisung Bau (eABau) überein, nach denen Bauakten (z. B. Rechnungsunterlagen) in der Regel 6 Jahre aufzubewahren sind. Ausnahmen bestehen für sonstige wichtige Unterlagen wie die genehmigten Haushaltsunterlagen, gerichtliche Entscheidungen oder genehmigungsrechtliche Unterlagen sowie Zweitschriften der Verträge: diese sind dauerhaft bzw. 3 Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung des Bauwerks aufzubewahren. Davon abweichend gilt: Prozess- und Pfändungsakten 30 Jahre ab Rechtskraft eines Urteils. Alle erhobenen Daten werden entsprechend gelöscht.
Ihre Rechte als betroffene Person: Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns, dem Verantwortlichen, zu:
- Sie können bei uns Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir für welchen Zeitraum über Sie zu welchen Zwecken verarbeiten und wem diese bereits offengelegt oder an wen diese weitergeben wurden bzw. werden oder von wem wir sie erhalten haben (Art 15 DSGVO).
- Sie können bei uns die Berichtigung fehlerhafter Angaben zu Ihrer Person verlangen (Art 16 DSGVO).
- Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z. B. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen/die Daten bei uns für den oben angegebenen Zweck nicht mehr benötigt werden und es auch keine gesetzliche Grundlage mehr für die längere Speicherung bei uns gibt (Art 17 DSGVO).
- Unter bestimmten Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bei uns verlangen; die Daten werden dann nicht gelöscht, aber nicht weiter genutzt (Art 18 DSGVO).
- Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden (Art 19 DSGVO).
- Aus Gründen, die sich auf Ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben, können Sie gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen (Art 21 DSGVO).
- Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsfindungsverfahren eingesetzt (Art 22 DSGVO).
- Wenn Sie nicht zufrieden mit der Datenverarbeitung bei uns sind, können Sie sich an unseren Behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden und auch bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, Telefon: +49 30 13889 0 und Telefax: +49 30 2155050 mailbox@datenschutz-berlin.de) Beschwerde einreichen (Art 77 DSGVO).
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