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Leistungsbeschreibung

Schaltung und Abwicklung von Anzeigen der Stadt Heilbronn

vom 01.01.2027 bis 31.12.2029

(Rahmenvertrag)

Name und Anschrift des Bieters

Ansprechpartner/in: Telefon:

1. Vorbemerkungen zur Leistungsbeschreibung
   1. Die Stadt Heilbronn wickelt ihre Personalwerbung seit Jahren über leistungsfähige und zuverlässige Werbeagenturen ab. Die Werbeagentur soll dabei mindestens 20 Mitarbeiter*innen beschäftigen. Aufgrund der unterschiedlichen bei der Stadt Heilbronn zu besetzenden Stellen werden Stellenanzeigen in verschiedenen Print- und Onlinemedien veröffentlicht. Die Auswahl dieser Medien hängt stark von den erforderlichen Berufsgruppen ab. Außer den Stellenanzeigen können auch sonstige Anzeigen wie Mietgesuche oder Verkäufe anfallen.
   2. Das Auftragsvolumen für einen Monat in 2026 lag bei rund 30.000 Euro netto. Hiervon entfiel der Großteil, nämlich ca. 47 % auf die Online-Medien.
   3. Für die Bearbeitung der Personalwerbung und der sonstigen Anzeigen der Stadt Heilbronn durch die Werbeagentur dürfen der Stadt Heilbronn keine Aufwendungen entstehen, da der Service der Agentur durch die branchenübliche Provision als abgegolten gilt.
   4. Die Anzeigengestaltung basiert derzeit auf den als Anlage 1 beigefügten Individuallayouts. Als Standardschrift wird Source Sans Pro verwendet.
   5. Mit der örtlichen Tageszeitung besteht ein Jahresabnahmevertrag, sodass diese Anzeigen nicht von der Agentur zu schalten sind. Ebenso werden Aufträge an lokale (kostenlos verteilte) Zeitungen direkt erteilt.
   6. Auftraggeber für die Personalwerbung ist das Personal- und Organisationsamt, der Stadt Heilbronn. Dieses erteilt die Aufträge für Stellenausschreibungen. Sonstige Anzeigen erteilen die betroffenen Dienststellen im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwortung selbst.
   7. Das Personal- und Organisationsamt übersendet der Agentur zunächst einen Vorababzug der einzelnen Stellenausschreibungen. Die Überarbeitung der mitgelieferten Bekanntmachungstexte übernimmt die Agentur. Die Agentur sendet einen entsprechenden Korrekturabzug und einen Kostenvoranschlag an den Auftraggeber zurück. Erst nach endgültiger Freigabe der Stellenanzeige durch das Personal- und Organisationsamt darf die Veröffentlichung der Stellenanzeige erfolgen.
   8. Die Einzelrechnung ist an den jeweiligen Auftraggeber (nicht allgemeine Anschrift „Stadt Heilbronn“) mit Angabe der Bestelldaten (Auftragskennziffer und -datum, Schlagzeile) und einem beigefügten Belegexemplar zu stellen. Zahlungsverzögerungen wegen Vorlage nicht prüfbarer Rechnungen, fehlender Belegexemplare usw. hat die Agentur zu vertreten.
   9. Etwaige Verfahrensänderungen können während der Vertragslaufzeit zwischen dem Auftragnehmer und dem Personal- und Organisationsamt schriftlich vereinbart werden.
   10. Von diesem Vertrag ausgenommen sind besondere Stellenausschreibungen, bei denen im Einzelfall ein Headhunter mit der Suche und Vermittlung geeigneter Kandidaten beauftragt wird oder die ausschließlich über einen solchen veröffentlicht werden. Derartige Fälle stellen eine seltene Ausnahme dar, können jedoch bei entsprechendem Bedarf zur Anwendung kommen.
2. Pflichten des AN
   1. Der Auftragnehmer ist zu den Sprechzeiten des AG telefonisch für Rückfragen, Beratungsangelegenheiten etc. erreichbar. Die (gewöhnlichen) Sprechzeiten der Stadt Heilbronn sind wie folgt:

Mo. – Fr. 08:30 – 12:00 Uhr

Do. 14:00 – 18:00 Uhr

• 1. Die grundsätzliche und durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt maximal 4 Stunden.
  2. Ausreichende Deutschkenntnisse in Sprache und Schrift sind grundlegend von AN und AG allgegenwärtig und müssen gegeben sein.

1. Leistungsbeschreibung

Leistungen (Service, Schalten und Abwicklung) von Anzeigen für die Personalwerbung und ggf. sonstige Anzeigen (Mietgesuche, Verkäufe usw.) in den jeweils einzeln beauftragten Online- bzw. Printmedien:

• 1. Vermittlung aller aufgegebenen schriftlichen Anzeigenaufträge o.g. Dienststellen einschließlich Auftragsüberwachung und -abrechnung. Text mit Signet, Werbeträger und Ausschreibungstermine werden von den Auftraggebern bestimmt. Die Auftraggeber erwarten eine höchstmögliche Sorgfalt und Flexibilität bei der termingerechten Auftragserledigung.
  2. Veranlassung und Überwachung der Gewährung der jeweils höchsten Rabatte und Boni durch die Verlage.
  3. Zurverfügungstellung der jeweils aktuellen Anzeigenpreise und Anzeigenschlusstermine der einzelnen Werbeträger an die jeweiligen Auftraggeber.
  4. Die Agentur hat eine Umsatzjahresstatistik aller Aufträge, gegliedert nach Anzeigentitel/Schlagzeile, Blatt/Online-Medium, Größe und Preis in bearbeitbarer Dateiform (.csv oder .xlsx) für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr spätestens bis Ablauf der 3. Kalenderwoche des Folgejahrs dem Personal- und Organisationsamt vorzulegen. Als Alternative kann dem Personal- und Organisationsamt auch ein Zugang auf eine Online-Plattform der Agentur eingerichtet werden, aus der die Daten abrufbar sind. Zudem sind auf Wunsch der AG jederzeit Statistiken, die einzelne Zeitspannen betreffen in einer Datei anzufertigen.

1. Rabatt und Skonto für die gesamte Dauer des Rahmenvertrages

Unter Ziff. C dieser Leistungsbeschreibung sind bei den einzeln aufgeführten Online- und Printmedien entsprechende Rabattsätze einzutragen.

Unter dem Begriff „sonstige Onlinemedien“- bzw. „sonstige Printmedien“ werden alle nicht explizit aufgeführten und in der Regel nur selten von der Stadt Heilbronn in Anspruch genommenen Medien zusammengefasst. Hier soll ein – allgemeingültiger- Rabattsatz nur für diese Sondermedien eingetragen werden. Sofern der Bieter keinen allgemeingültigen Rabattsatz angeben kann, ist auch der Wert „0“ zulässig.

Aus der den Ausschreibungsunterlagen beigefügten Wertungsmatrix ergibt sich die Gewichtung (=Anteil der einzelnen Medien am Umsatz eines Jahres.) der einzelnen Medien und damit die Wertungsreihenfolge. Das Angebot mit der höchsten erreichten Punktzahl erhält den Zuschlag. Bei gleicher erreichter Punktzahl werden jeweils die drei Online- bzw. Printmedien mit dem höchsten Faktor nochmals separat ausgewertet. Sollte dann immer noch Punktgleichstand herrschen, entscheidet

das Los.

• 1. Gewährung von Mengenrabatten bei den einzelnen Verlagen: [ ] ja [ ] nein

Anlage:

Übersichtsblatt Anzeigenvarianten des Standardlayouts (bisherige Fassung)

Wertungsmatrix