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Hinweise für die Abgabe von elektronischen Angeboten!
Grundsätzliches:
Informationen zu den zu verwendenden elektronischen Mitteln, den technischen Parametern zur Einreichung elektronischer Teilnahmeanträge und Angeboten sowie zur Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren entnehmen Sie bitte den auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW hinterlegten Nutzungsbedingungen.
Mit der Registrierung auf der Vergabeplattform erhält der/die Bewerberin/Bieterin Zugriff auf ein individuelles Postfach. Dieses wird für die Zustellung von rechtserheblichen und verfahrenserheblichen Erklärungen im Vergabeverfahren genutzt. Es wird darauf hingewiesen, dass rechtserhebliche und verfahrenserhebliche Erklärungen an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse versendet werden.
Die Ausschreibungen der Stadt Gelsenkirchen erfolgen unter der Verwendung der Vordrucke und der Vertragsbedingungen aus dem Vergabehandbuch Bund (VHB).
Elektronische Angebote sind zwingend über das Bietertool des Vergabemarktplatzes abzugeben! Eine Übermittlung der Angebote auf anderen elektronischen Wegen (z.B. per E-Mail, CD, Telefax oder über die Kommunikation der Vergabeplattform) ist nicht gestattet.
Bei elektronisch übermittelten Angeboten in Textform, ist keine Unterschrift mehr nötig!
Der/Die Bieter*in trägt das Risiko der Übermittlung und des rechtzeitigen und vollständigen Eingangs seines Angebotes.
- Übermittlung des Angebotes:
Zur Übermittlung elektronischer Angebote, die auf dem Vergabemarktplatz abgewickelt werden, ist die Nutzung eines Bietertools vorgesehen. Mit dem Bietertool stellt der Vergabemarktplatz Metropole Ruhr eine Software zur elektronischen Angebotserarbeitung und -abgabe zur Verfügung (auch für Teilnahmeanträge). Installation und Ausführung des Bietertools setzen unter Umständen eine aktuelle Java- Laufzeitumgebung voraus. Für die Installation werden dann Administrationsrechte auf dem PC benötigt. Ob eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung auf dem Computer installiert ist, auf dem das Bietertool ausgeführt werden soll, kann unter folgender Internetadresse geprüft werden: http://www.iava.com/de/download/installed.isp. Wenn keine entsprechende Laufzeitumgebung installiert ist, kann diese heruntergeladen werden. Ab der Version 8.0 des Vergabemarktplatzes ist keine Java Installation mehr nötig, um elektronische Angebote/Teilnahmeanträge abzugeben. Das Bietertool wird auf Install4J bereitgestellt.
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- Projektraum / Bietertool:
Das Bietertool wird vom Projektraum aus installiert und gestartet. Nach dem Start kann ausgewählt werden, welches Projekt bearbeitet werden soll. Bitte schalten Sie sich für das entsprechende Projekt frei. Im Bietertool gibt es keine zwingende Bearbeitungsreihenfolge. Es gilt immer: Erst wenn alle Preisangaben, Kontaktdaten oder vom Unternehmen auszufüllenden Dokumente in den „Basisdaten zum Angebot“ vollständig sind, kann das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag elektronisch abgegeben werden.
- Verqabeunterlaqen:
Im Modul „Dokumente aus den Vergabeunterlagen" können Sie die bereitgestellten Vergabeunter- lagen abrufen. Hier müssen keine Eingaben getätigt oder sonstige Einstellungen vorgenommen wer- den. Die in diesem Modul angezeigten Dokumente sind wichtige Infodokumente (z. B. Anschreiben bzw. Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung, GAEB 83 Datei, etc.).
- Einzureichende Unterlagen:
Die einzureichenden Vergabeunterlagen befinden sich in der Rubrik „Dokumente zum Angebot". Hier können Sie alle Dokumente abrufen, die von der Vergabestelle als „auszufüllen und mit dem Angebot/Teilnahmewettbewerb abzugeben" gekennzeichnet wurden.
Diese Dokumente müssen vom Unternehmen bearbeitet / ausgefüllt werden.
Sie können die Dokumente mit dem entsprechenden Programm bearbeiten, ausfüllen und speichern oder auf Ihrer Festplatte speichern und danach unter „Eigene Dokumente“ wieder hochladen.
Soweit möglich, bieten wir Ihnen hier auch eine GAEB 83 Datei zum Download an. Preise und Bieterangaben tragen Sie hier mit Ihrer eigenen Kalkulationssoftware ein.
Anschließend erzeugen Sie mit diesem Programm eine GAEB 84 Angebotsdatei und laden diese zusammen mit allen anderen geforderten Dokumenten im PDF Format im Bietertool wieder hoch.
Sofern Sie nicht über ein eigenes Kalkulationsprogramm verfügen, können Sie z.B. eine Bietersoftware von Heitker herunterladen (http://www.heitker.de/download/bieterprogramm.htm). Ebenso können Sie den Link für das Programm von Heitker über den Cosinex Support unter „Nützliche Programme“ oder als Alternative eine Bietersoftware von RIB Software AG -„Offerte_L“ - nutzen.
- Eigene Dokumente hinzufügen:
Verwenden Sie bitte für die Angebotsabgabe kein gesondertes Anschreiben!
Sämtliche Angaben, die mit dem Angebot zu machen sind, sind an den dafür vorgesehenen Stellen in den mitübersandten Vergabeunterlagen vorzunehmen.
Wenn Sie Ihrem elektronischen Angebot bzw. Teilnahmeantrag Dokumente hinzufügen möchten (z. B. Eigenerklärungen, Nachweise etc.) ist dies über den Reiter „Eigene Dokumente" möglich.
Bei zwingend abgefragten Hersteller- und Typ-Angaben tragen Sie diese bitte im Leistungs- verzeichnis ein und laden die Datei als PDF unter „Eigene Dokumente“ hoch.
Ebenso verfahren Sie bei der Nutzung von abweichenden, gleichwertigen Hersteller- und Typ-Angaben.
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- Bitte beachten vor dem Absenden:
Elektronische Angebote müssen vollständig vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Wichtig ist also nicht der Zeitpunkt an dem die Übermittlung des Angebotes begonnen wurde, sondern wann das Angebot vollständig eingegangen ist, also der „Upload“ auf dem Server abgeschlossen wurde.
Um den rechtzeitigen Eingang von elektronischen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten sicher zu stellen, sollten Sie die Kapazität Ihres Internetanschlusses sowie die Größe des Angebotes berück- sichtigen. Es ist darauf zu achten, dass die Angebotsunterlagen unbedingt vollständig mit den entspre- chenden Erklärungen sowie sonstigen Anlagen (z.B. Leistungsverzeichnis etc.) elektronisch abgegeben werden.
Die Übermittlung eines Angebotes per E-Mail, CD, Telefax oder über die Kommunikation der Vergabeplattform ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss des so übersandten Angebotes. Ebenfalls führt eine nicht zugelassene postalische Übersendung des Angebotes zum Wertungsausschluss.
Der/Die Bieter*in trägt das Risiko der Übermittlung und des rechtzeitigen und vollständigen Eingangs seines/ihres Angebotes.
- Hilfe:
Wenn Sie zum ersten Mal ein Angebot elektronisch abgeben wollen bzw. weitergehende Fragen zum elektronischen Vergabeverfahren haben, empfehlen wir Ihnen sich unter folgender Internetadresse anzumelden:
COSINEX
Service & Support-Center
oder schauen Sie die VMP Videotutorials auf dem YouTube-Kanal von Cosinex
https://www.youtube.com/channel/UCC2qSO PVjLr86u0b87emgw