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Ident-Nr. RL-03 88 B GESA Management-Handbuch Rev.-Index 03 aBB GESELLSauFr ZUR EKTVICXLL}biG UND SANieRtPiGV ON ALTSTABOORTENB iB11 Insider-Regeldne r GESAm bH
Ident-Nr.: RL-03
Titel : Insider-Regeln der GESA mbH
Revisionsindex: 03
Gültig ab: 25.03.2025
Mitgeltende Unterlagen: RL-01, -04, -06, -07, 10
Verteiler: - ELO
Ersatz für: Rev.-Index 02
Inhalt
1 Definition und Geltungsbereich ........................................................................2 2 Grundsätze. ..............................................................................................2.......... 3 Betroffene RechtsgeschäHe..............................................................................3 4 Insider.................................................................................................................3 5 Nahestehende Personen ...................................................................................3 6 Anzeige- und Verhaltenspflicht..........................................,..............................4 7 Empfehlung und Entscheidung ................................................................,.......4 8 Verfahren bei bereits abgeschlossenen Rechtsgeschäften ...........................5 9 Dokumentation...................................................................................................5 10 Konsequenzen bei Insiderverstößen ................................................................5 11 Anlagen...............................................................................................................6
Staebe
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Ident-Nr. RL-03
•B • GESA Management-Handbuch Rev.-Index 03
•aB
6[sELLsotAn zuR EFiViCXLUbB UNDS hHiüttpG VONA LTSTAiDo#rrain H Insider-Regeldne r GESAm bH
1 Definition und Geltungsbereich
Die Insider-Regelnd er GESA dienen der Sicherung der Chancengleichheit Dritter gegenüber dem nach den Insiderregeln definierten Personenkreis beim Abschluss von Rechtsgeschäften mit der GESA. Sie sollen Interessenskonfliktev erhindern und schon dem Anschein einer möglichen Be- günstigung entgegenwirken. Diese Richtlinie ergänzt und dient der Einhaltung bereits bestehender interner Anweisungen und Regelungen (z.B. RL 01 – Korruptionspräventionsrichtlinie, RL_04 - Compliance-Richtlinie, RL 06
- Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern, RL_07 - Richtlinie zum Umgang mit Belohnungen und Geschenken, RL 10– Tax Compliance-Richtlinie) sowie jeweils bestehender gesetzlicher und sons- tiger Vorschriften. Diese Richtlinie ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - im folgenden auch Beschäftigte genannt – arbeitsrechtlichv erbindlich und soll den Einzelnen1 vor Gesetzesverstößen und Verletzung ver- traglicher Verpflichtungen schützen sowie helfen, Konflikte zwischen privaten und geschäftlichen Interessen zu vermeiden und das Unternehmen vor finanziellen Verlusten und Reputationsschäden zu bewahren. Sie soll für den Einzelnen insoweit auch eine Hilfestellung für ein rechtlich und wirt- schaftlich tadelloses Verhalten und Handeln sein.
2 Grundsätze
Grundlagef ür alle Rechtsgeschäftes ind die internen Richtlinien und Verfahrensregeln der GESA.
Rechtsgeschäfte von Beschäftigten mit der GESA und/oder diesen nahestehenden Personen dürfen grundsätzlich nur unter Beachtung der Insider-Regeln der GESA geschlossen werden. Insidern und nahestehenden Personen dürfen keine Vorteile gewährt werden.
Für Insider gilt ein striktes Mitwirkungsverbot für das betreffende Rechtsgeschäft.
Eine Insiderstellung ist unverzüglich nach Bekanntwerden der Geschäftsbereichsleitung und dem Compliance-Beauftragten anzuzeigen. Ein Rechtsgeschäft eines Insiders oder einer nahestehenden Person darf erst abgeschlossen wer- den, wenn
die Anzeige gem. Ziffer 6 dieser Richtlinie über ein Insidergeschäft mittels Insidererklärung •
(Anlage 01 der RL-03) vorliegt,
im Falle einer Insiderrelevanzd er Vorgang der Geschäftsbereichsleitungu nd dem Compli- • ance-Beauftragten der GESA übergeben wurde
die fehlende Insiderrelevanz durch die Geschäftsführung festgestellt wurde und •
eine positive Entscheidung der Geschäftsführung vorliegt. •
Ändert sich nachträglich der Sachverhalt auf dessen Grundlage die Entscheidung über den Ab- schluss eines Rechtsgeschäfts getroffen wurde, ist der Vorgang der Geschäftsbereichsleitung, dem Compliance-Beauftragten und der Geschäftsführung erneut zur Entscheidung vorzulegen.
Die Insidererklärung ist für jedes Rechtsgeschäft neu abzufordern, um zwischenzeitliche Änderun- gen zu erfassen.
1 Einzelne im Sinne dieser Richtlinie sind alle fÜr die GESA mbH tätigen Personen,d .h. Vorgesetzte,M itarbeiter, Berater, Praktikanten etc.
RL_03 03_lnsiderRegeln_GESA.docx
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Ident-Nr. RL-03
•• • G ESA Management-Handbuch Rev.-Index 03
•aB
6E$ELLSaiAFr ZUR EFIVICXLuöiG UND SAHiERtPIG VON Insider-Regeldne r GESAm bH
3 Betroffene Rechtsgeschäfte
In den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen nachfolgende beabsichtigte Rechtsgeschäfte mit der GESA von Insidern und nahestehendenP ersonen, die u.a. im Zusammenhang stehen mit: a) dem Erwerb, der Sanierung, dem Rückbau, der infrastrukturellenE rschließung und der Ver- wertung von Grundstücken und Baulichkeiten sowie mit der Beratung und Erbringung von Dienstleistungen, insbesondere auf dem Gebiet der Beseitigung von ökologischen Lasten; b) den von der Bundesanstaltf ür vereinigungsbedingteS onderaufgaben( BvS) auf die Bundes- anstalt für Immobilienaufgaben (BlmA) übertragenen verbliebenen altlastenbezogenen Auf- gaben (Vertragsmanagement, Vertragsmanagement Altlasten, Freistellungsmanagement gem. VA-Altlastenfinanzierung, Pauschalierungsvereinbarungen, Gesamtvollstreckungsver- fahren), die die GESA mbH auf der Grundlage des Geschäftsbesorgungsvertragesm it der BlmA seit dem 01. Januar 2014 wahrnimmt; den von der BlmA auf die GESA übertragenen Aufgaben, die die GESA auf der Grundlage c) des Rahmenvertrages über die Erbringung von Projektmanagementleistungen im ganzheit- lichen Kontaminationsmanagement vom 15./22.12.2022 für die BlmA erbringt sowie d) allen Dienst-, Werk-, Geschäftsbesorgungsverträgem it Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Unternehmensberatern, Maklern, Investmentbanken oder solchen Gesell- schaften
4 Insider
Insider sind Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeit als Beschäftigte oder besonderen Stellung ver- trauliche, nicht allgemein zugängliche Informationen über Daten, Zusammenhänge, Vorhaben des Unternehmens erlangen und diese dazu nutzen, um sich für ein beabsichtigtes Rechtsgeschäft ei- gene Vorteile oder Dritten gegenüber zu verschaffen oder solche Informationen unbefugt weiterge- ben
Insiderwissend arf demnach weder an unbefugte Dritte außerhalb der GESA weitergeben werden noch zum persönlichen ungerechtfertigten Vorteil genutzt werden. Auch innerhalb der GESA dürfen Insiderinformationenn ur mit denjenigen Beschäftigten ausgetauscht werden, die dIese Daten zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Als Insider gelten damit Personen, die gegenwärtig in der GESA beschäftigt sind oder früher dort beschäftigt waren. Diese Definition umfasst sowohl Beschäftigte als auch Nicht-Beschäftigtew ie z.B. nahestehende Personen von Beschäftigten, BlmA-Beschäftigten. Zu den Insidern können auch Geschäftspartner oder Unternehmen aus dem Auftragnehmer-/Lieferantenumfeld zählen.
5 Nahestehende Personen
Nahestehende Personen werden wie Insider behandelt. Hierzu zählen insbesondere:
- als persönlich nahestehende Personen a) Ehegatten oder Partner in einer eheähnlichen Gemeinschaft und gleichgeschlechtlich eingetragene Lebenspartnerschaften, b) Verwandte des Insiders oder seines Ehegatten in aufsteigender, absteigender oder Sei- tenlinie (2. Verwandtschaftsgrad- Geschwister, Abkömmlinge und Eltern) sowie deren Ehegatten ,
RL 03 03 InsiderRegeln_GESA.docx
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Ident-Nr RL-03
• GE SA Management-Handbuch
B• Rev.-Index 03 888 6ESELLsotAFr ZEn ErMCXLUöiG UND SAHIÜltPeG VON ALTSrAPDORTa BiU Insider-Regeldne r GESAm bH
c) Personen, die in häuslicher Gemeinschaft mit dem Insider oder seinem Verwandten gem. b) leben,
d) Personen, die zu dem Insider in einer sonstigen persönlichen Beziehung stehen. 2) Mitglieder von Organen oder Beschäftigte von Gesellschaftend er GESA, die im Auftrag und für Rechnung der GESA-Rechtsgeschäfte anbahnen oder abschließen, 3) Personen oder Gesellschaften, die mit der GESA in Vertragsbeziehungen stehen, bspw. Wirt- schaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Makler, Altlastensach- verständige, Grundstückssachverständige und entsprechende Gesellschaften, 4) andere natürliche Personen, Personenzusammenschlüsse oder juristische Personen, die sich aufgrund ihrer geschäftlichen Nähe zur GESA / zum Insider Vorteile gegenüber Außenste- henden verschaffen können.
Die in den Ziffer 1) bis 4) genannten Personen oder Gesellschaften gelten dann nicht als naheste- hende Personen, wenn der Zeitraum zwischen der Beendigung ihres Verhältnisses zur GESA und der Entscheidung der Geschäftsführung gemäß Ziffer 7 mehr als 1 Jahr beträgt.
6 Anzeige- und Verhaltenspflicht
Die Einleitungv on Rechtsgeschäftenm it der GESA nach Ziffer 3 von Insidern oder nahestehenden Personen unterliegt der Anzeigepflicht.
Sind Insider selbst oder ihnen nahestehende Personen betroffen, sind sie anzeigepflichtig. Ferner sind anzeigepflichtigd ie Beschäftigtend er GESA und Dienstleister,d ie mit dem Vorgang in irgend- einer Art und Weise befasst sind oder Kenntnis von einem Insidergeschäft haben.
Die Anzeige hat schriftlich mittels Insidererklärung (Anlage 01 der RL-03) unter Darlegung der insi- derrelevanten Umstände an die zuständige Geschäftsbereichsleitung und den Compliance-Beauf- tragten der GESA zu erfolgen. Weitere Regelungen sind in der Hinweisgeberrichtlinie RL-06 darge- stellt
Vorgesetzte, die von einem Insidergeschäft persönlich betroffen sind, haben dies direkt der Ge- schäftsführung und dem Compliance-Beauftragten der GESA anzuzeigen und sich jeder Mitwirkung zu enthalten.
Sind die Geschäftsführer der GESA von einem Insidergeschäft persönlich betroffen, sind sie gegen- über dem Aufsichtsrat der Gesellschaft anzeigepflichtig und haben sich jeder Mitwirkung zu enthal- ten. Über die Mitteilung an den Aufsichtsrat ist dem Compliance-Beauftragten eine Kopie zur Doku- mentations- und Statistikzwecken zu übergeben. Die Beteiligten Personen haben sich jeglicher Einflussnahme, die dem Insider oder der ihm nahe- stehenden Personen einen Vorteil verschaffen könnte, zu enthalten. Sämtliche Insiderinformationen sind vertraulich zu behandeln.
Ein Verstoß gegen die Verhaltenspflichten kann zu rechtlichen Konsequenzen führen (z.B. Scha- densersatzforderungen, Abmahnung, Kündigung, Strafanzeige).
7 Empfehlung und Entscheidung
Wurde durch die Geschäftsbereichsleitungu nd dem Compliance-Beauftragtend as Vorliegen eines Insidergeschäfts festgestellt und liegt ein Zustimmungserfordernis durch die Geschäftsführung vor, geben sie eine Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise ab und legen den gesamten Vorgang der Geschäftsführung zur Entscheidung vor. Die Empfehlungen dienen der Herstellung der Transparenz
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• Ident-Nr. RL-03 B• G ESA Management-Handbuch Rev,-Index 03 •IBB ZUR EvrvicxLWG UND SUIUILPyG VON ALTSTABDORTENB IB11 Insider-Regeldne r GESAm bH
und Chancengleichheit außenstehender Interessenten gegenüber dem nach den Insiderregeln de- finierten Personenkreis.
Die Geschäftsführung entscheidet abschließend darüber, ob das Rechtsgeschäft den Insiderregeln unterfällt und ob diesem zugestimmt oder abgelehnt wird.
Die Geschäftsführung kann dem geplanten Rechtsgeschäft zustimmen, wenn ein Wettbewerbsvor- teil für die/dem Beschäftigte(n)o der ihr/ihm nahestehendenP erson nicht erkennbar ist und eine Beeinträchtigung der Belange der GESA ausgeschlossen werden kann. Darunter fallen z.B. Rechts- geschäfte, bei denen betroffene Personen beabsichtigen,
-
eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie gegen Entrichtung der marktüblichen Miete zum Zwecke der Selbstnutzung zu mieten,
-
eine Wohn- oder Gewerbeimmobilie unter Beachtung der Verkaufsrichtlinien der GESA zum Zwecke der Selbstnutzung zu erwerben,
-
an einer Immobilienauktion durch einen öffentlich bestellten und vereidigten Grundstücksver- steigerer teilzunehmen. Die Zustimmung oder Ablehnung kann mit Auflagen verbunden werden. Sie erfolgt in schriftlicher Form durch die Geschäftsführung. In den Entscheidungsgründen für das beabsichtigte oder bereits abgeschlossene Rechtsgeschäft ist von der Geschäftsführung darzulegen, inwieweit es sich um ein Rechtsgeschäft mit einem Insider oder einer nahestehenden Person handelt und bestimmt die wei- tere Vorgehensweise. Der Compliance-Beauftragtes owie die betreffende Geschäftsbereichsleitunge rhalten jeweils eine Kopie der Entscheidung.
8 Verfahren bei bereits abgeschlossenen Rechtsgeschäften
Ist ein Insidergeschäft bereits rechtsverbindlich abgeschlossen worden, ohne dass das dafür vorge- sehene Verfahren beachtet wurde, so entscheiden die Geschäftsbereichsleitung, der Compliance- Beauftragte sowie die Geschäftsführung gemeinsam über das weitere Vorgehen bspw., wie die da- mit ggf. verbundenen Nachteile zu Lasten der GESA zu verringern sind. Insbesondere kann dem zuständigen Geschäftsbereich auferlegt werden, in Nachverhandlungen mit dem Insider oder der nahestehenden Person einzutreten oder den Fall an einen anderen Geschäftsbereich abzugeben.
9 Dokumentation
Alle behandeltenI nsiderfällew erden vom Compliance-Beauftragtend okumentiert und archiviert. Jede Meldunge rhält eine Nummerb eginnend jährlich neu mit 1 zzgl. der Jahreszahl, und zwar wie folgt
„1l2025“.
Der Compliance-Beauftragte führt eine Statistik und berichtet bis zum 28.02. eines jeden Jahres an die Geschäftsführung. Stichtag für die Auswertung ist das Kalenderjahr, jeweils vom 01.01. – 31.12.
10 Konsequenzen bei Insiderverstößen
Verstöße gegen die Insiderregeln können für Beschäftigte der GESA arbeitsrechtliche Konsequen- zen, bei den begünstigten nahestehenden Personen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzun- gen insbesondere Schadenersatzverpflichtungen oder Beendigung der Zusammenarbeit zur Folge
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Ident-Nr RL-03
Management-Handbuch
GESA Rev.-Index 03 qr)L•iFr Firrbfl unD SAhlüUp8G VON ALTyrAiOORTDI nH Insider-Regeldne r GESAm bH
haben. Im Falle einer strafbaren Handlung wird der Sachverhalt an die zuständigen Ermittlungsbe- hörden übergeben.
11 Anlagen
Anlage 01 Insidererklärung
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