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Ausschreibung Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Hygieneprodukten, Der Landrat Reinigungschemie und sonstigen Produkten Fachdienst 40 - Schule, Sport und Gebäude Vergabeverfahren: 107542-2026-035
Öffentliche Ausschreibung gemäß § 8, § 9 UVgO i. V. m. NTVergG
Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Hygieneprodukten, Reinigungschemie und sonstigen Produkten für die Gebäude des
Landkreises Verden Lindhooper Straße 67 in 27283 Verden (Aller)
Allgemeine Leistungsbeschreibung
- Gegenstand des Auftrages Der Fachdienst 40 Schule, Sport und Gebäude des Landkreises Verden ist verantwortlich für die Bewirtschaftung und Reinigung von derzeit 16 Liegenschaften der Kreisverwaltung. Es handelt sich dabei überwiegend um Schulen, aber auch andere öffentliche Gebäude. Während der Lauf- zeit der Rahmenvereinbarung wird die Auflistung der zu beliefernden Gebäude und Einrichtungen bei Bedarf aufgrund von Neubauten und Umzügen geändert (siehe Anlage 1).
Die Reinigung der Gebäude erfolgt sowohl durch Fremdfirmen als auch durch eigene Reinigungs- kräfte des Landkreises Verden.
Für die Reinigung durch eigene Reinigungskräfte wird ein abgestimmtes Reinigungschemie-Sys- tem sowie weiteres Zubehör benötigt, dessen Produkte über eine Rahmenvereinbarung abgeru- fen werden. Die Rahmenvereinbarung soll außerdem die Lieferung von Sanitär-Verbrauchsma- terial für alle Gebäude beinhalten. Die Rahmenvereinbarung soll eine feste Laufzeit von zunächst zwei Jahren mit optionaler Verlängerung für maximal zwei weitere Jahre haben.
- Online-Bestellmöglichkeit / Abrufturnus / Auswertungen Für die Bestellungsabwicklung ist dem Auftraggeber eine Online-Bestellmöglichkeit zur Verfü- gung zu stellen, über welche die Abrufe wie folgt durchgeführt werden sollen:
Die Abrufmengen sollen jeweils durch einen im jeweiligen Gebäude zuständigen Mitarbeiter des AG (z.B. Hausmeister) ermittelt und im Online-Bestellsystem im Rahmen vorgegebener Höchst- mengen bzw. Budgets eingegeben werden. Die Freigabe der Bestellung erfolgt anschließend durch die Verwaltung des Fachdienst 40 Schule, Sport und Gebäudes des Landkreises Verden.
Die Bestellungen werden dem Auftragnehmer einmal pro Vierteljahr übermittelt. Ein geeigneter Zeitpunkt wird nach Auftragserteilung einvernehmlich durch die Vertragspartner bestimmt. Der Abruf erfolgt jeweils für die jeweilige Liegenschaft.
Für Ausnahmefälle muss auch die Bestellung von Einzelmengen außerhalb der vierteljährlichen Abrufe möglich sein. Das Gros wird über die vierteljährlichen Bestellungen abgedeckt.
Das Online-Bestellsystem muss für den AG die Eingabe der Höchstmengen bzw. Budgets je Lie- ferobjekt ermöglichen, sowie die Auswertung je Lieferobjekt nach erfolgten Mengen und Kosten.
- Lieferzeitpunkt Die Lieferung der bestellten Produkte hat nach Anforderung über die o.g. Online-Bestellmöglich- keit innerhalb von 10 Kalendertagen zu erfolgen.
Ausschreibung Rahmenvereinbarung Reinigungsmittel 1
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- Leistungsorte Teil der ausgeschriebenen Leistung ist die Lieferung der abgerufenen Waren an die jeweilige Liegenschaft, die Bedarf hat. Sämtliche zu beliefernde Liegenschaften liegen im Bereich des Landkreises Verden. Die für die einzelnen Liegenschaften bestellten Produkte sind in korrekter Stückzahl anzuliefern. Die Leistungsabnahme erfolgt vor Ort bei der jeweiligen Liegenschaft.
Die jeweiligen Adressen der Liegenschaften (Lieferorte) sind der Anlage 13 zu entnehmen.
- Vertragslaufzeit Der Vertrag beginnt am 01.01.2027 und wird zunächst bis zum 31.12.2028 geschlossen. Er ver- längert sich automatisch um jeweils ein Kalenderjahr, wenn er nicht von einem der Vertrags- partner mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des Vertragsjahres (31.12.) gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Spätestens endet der Vertrag am 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Der Landkreis Verden hat ein Sonderkündigungsrecht nach einer sechsmonatigen Erprobungs- phase einzelner oder aller angebotenen Produkte. Diese Sonderkündigung ist binnen des siebten Monats der Laufzeit dieses Vertrags in Schriftform zu erklären und wird zum Ablauf des achten Monats wirksam.
Das Recht der Vertragspartner zur Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund bleibt unbe- rührt.
- Preise, Abrechnung und Zahlung
6.1 Allgemeine Regelungen Die für die einzelnen unter diesem Rahmenvertrag zu erbringenden Lieferungen und Leistungen geltenden Preise sind im Preisblatt anzugeben. Im Preis enthalten sind sämtliche in der Produkt- beschreibung und im Preisblatt angegebenen Nebenleistungen, insbesondere auch die Liefe- rung.
Auf die in den Angeboten genannten Preise findet die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (PreisV 30/53) vom 21.11.1953 Anwendung (veröffentlicht im Bundes- anzeiger 1953 Nr. 244, zuletzt geändert durch Art. 70 G v. 8.12.2010).
Der Auftragnehmer hält sich für einen Zeitraum von 12 Monaten ab Vertragsbeginn an die ange- botenen Preise gebunden.
6.2 Anpassung der Preise Im Falle einer Änderung des Index für „Erzeugerpreise gewerblicher Produkte“ wird auf Antrag einer Vertragspartei eine entsprechende Erhöhung / Reduzierung der Preise vereinbart.
Preisindex = Monatlicher Index für Erzeugerpreise gewerblicher Produkte (Sparte Insgesamt) in Deutschland gemäß
https://www.destatis.de/DE/Themen/Wirtschaft/Preise/Erzeugerpreisindex-gewerbliche- Produkte/Tabellen/Erzeugerpreise-GewProdukte-Ausgewaehlte-Indizes.html#241814 Index 2021 = 100, Index bei Vertragsbeginn = xxx (wird ergänzt bei Vertragsbeginn)“
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Preisanpassungen werden maximal 2 pro Jahr, zum Beginn des 2. und 4. Kalenderquartals, durchgeführt. Darüber hinaus sind weitere Preisanpassungen nur bei Indexänderungen über +/- 5 Indexpunkten möglich. Diese Regelung gilt für beide Vertragsparteien.
6.3 Abrechnung und Zahlung Die Abrechnung über die gelieferten Produkte erfolgt vierteljährlich nachträglich durch den Auf- tragnehmer, aufgeschlüsselt nach den belieferten Objekten und den gelieferten Produkten unter Angabe der Einzelpreise, Mengen und der Gesamtpreise nach dem folgendem Muster:
Lieferobjekt 1 Produkt A Menge X Einzelpreis netto Gesamtpreis netto Produkt B Menge Y Einzelpreis netto Gesamtpreis netto
Zwischensumme Lieferobjekt 1
Lieferobjekt 2 Produkt A Menge Z Einzelpreis netto Gesamtpreis netto Produkt B Menge Y Einzelpreis netto Gesamtpreis netto
Zwischensumme Lieferobjekt 2
Gesamtsumme
Es ist für jedes einzelne zu beliefernde Objekt eine separate Rechnung zu erstellen. Die Zahlung erfolgt nach Prüfung durch den Auftraggeber innerhalb von 14 Tagen ab Eingang der Rechnung unter Abzug von 2% Skonto oder innerhalb von 30 Tagen ab Eingang der Rechnung ohne Skon- toabzug.
Im Falle der Meinungsverschiedenheiten hat der AG den unbestrittenen Teil der Forderung des AN als Abschlagszahlung vorwegzuleisten.
Der AN verpflichtet sich, für den Fall einer nachträglich festgestellten Überzahlung seiner Rech- nung infolge Rechenfehler oder sonstigen Unstimmigkeiten, den überzahlten Betrag innerhalb von 14 Tagen zurückzuzahlen.
Ausschreibung Rahmenvereinbarung Reinigungsmittel 3
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Leistungsbeschreibung Lieferung von Hygieneprodukten, Reinigungschemie und sonstigen Produkten
- Anforderungen an zu liefernde Produkte Zu liefern sind Hygieneprodukte (Sanitär-Verbrauchsmaterial), ein abgestimmtes Reinigungsche- mie-System sowie sonstige Verbrauchsmaterialien und Zubehör für den Bedarf in den Gebäuden des Landkreises Verden. Die Lieferung soll jeweils auf Anforderung direkt an die jeweilige Be- darfsstelle (Schule, Verwaltungsgebäude, usw.) erfolgen.
Die genauen Anforderungen an den Auftragsgegenstand sowie die geplanten Verbrauchsmen- gen können der beigefügten Kalkulationsdatei entnommen werden.
Der Rahmenvertrag kann bei Bedarf um weitere benötigte Produkte, deren Spezifikation und Um- fang zum Zeitpunkt des Ausschreibungsverfahrens nicht vorhersehbar sind, ausgeweitet werden.
- Allgemeine Vorbemerkungen zur Produktbeschreibung / Preisblatt
Gegenstand des Angebots ist zum einen die Lieferung von Sanitär-Verbrauchsmaterial (u. a. Toi- lettenpapier), das für die bereits vor Ort vorhandenen Spendersysteme geeignet ist.
Produkte, die nicht zu den bereits vor Ort vorhandenen Spendersystemen passen, können nicht angeboten werden.
Gegenstand des Angebots ist ein abgestimmtes Reinigungschemiesystem für die Reinigungsob- jekte des Landkreises Verden. Als Bodenbeläge sind vornehmlich PVC, Linoleum, Laminat, Par- kett, Stein- und Fliesenböden sowie Kautschuk vorhanden.
Die Chemielinie muss auf die manuelle Reinigungssystemtechnik (einstufige und zweistufige Wischverfahren) mit modernen Microfaser-Wischbezügen, Microfasertüchern und Microfaser- pads abgestimmt sein und auch für den Einsatz in Reinigungsmaschinen. In der Regel wird als Reinigungsverfahren für die Bodenflächen das zweistufige Wischen eingesetzt.
Die Wischbezüge bestehen ca. zu je 50 % aus Synthetik und Viskosegarn. Die Microfasertücher bestehen zu Anteilen von ca. 80:20 aus Polyester und Polyamid. Die angebotenen Produkte müs- sen aufeinander abgestimmt sein.
Die in der Unterhaltsreinigung eingesetzte systemäquivalente Chemie darf in keinem Fall kenn- zeichnungspflichtig gemäß den einschlägigen gesetzlichen Regelungen und Verordnungen für Gefahrstoffe sein.
Sämtliche Beschriftungen der Produkte müssen in deutscher Sprache vorhanden sein.
Mit der ersten Auslieferung der Reinigungsmittel sowie bei jedem Produktwechsel sind dem AG unaufgefordert und kostenfrei die Sicherheitsdatenblätter der eingesetzten Reinigungsmittel, das technische Datenblatt mit Hinweisen zu den Inhaltsstoffen sowie eine Gebrauchsanweisung je- weils in deutsche Sprache zur Verfügung zu stellen.
- Technische Spezifikationen
Soweit in der Produktbeschreibung oder an anderer Stelle der Vergabeunterlagen auf technische Spezifikationen verwiesen wird, gilt bei jeder Bezugnahme der Zusatz „oder gleichwertig“. Es
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können dementsprechend statt der angegebenen Anforderung in jedem Fall auch gleichwertige Lösungen angeboten werden.
Der Bieter hat auf Anforderung des AG mit geeigneten Mitteln nachzuweisen, dass die von ihm vorgeschlagenen Lösungen den Anforderungen der technischen Spezifikationen, auf die Bezug genommen wurde, gleichermaßen entsprechen.
Die Übersendung entsprechender Muster je angebotener Position ist nicht erforderlich. Bei Be- darf werden die jeweiligen Muster (1 l/kg/St.) gesondert angefordert.
Soweit verfügbar, müssen sämtliche Reinigungsmittel als Konzentrat bzw. Hochkonzentrat ange- boten werden.
Umweltkriterien für Reinigungsmittel Ein wesentlicher Bestandteil der Anforderungen an das Reinigungschemiesystem ist die Umwelt- verträglichkeit im Einklang mit § 10 NTVergG. Sie bezieht sich auf die Inhaltsstoffe ebenso wie auf die Entsorgung und kann durch das Umweltzeichen EU Ecolabel oder durch andere geeig- nete Beweismittel (Gutachten, Prüfberichte anerkannter Stellen) nachgewiesen werden. Liegt kein Zertifikat vor, sind die nachfolgenden Kriterien hinsichtlich Inhaltsstoffen und Verpackung zu erfüllen:
Das Produkt darf Biozide nur zur Haltbarmachung und lediglich in der dafür notwendigen Dosierung enthalten.
Biozide, die der Haltbarmachung dienen und denen gemäß der CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 die Gefahrenhinweise H410 (sehr giftig für Wasserorganismen, mit langfristi- ger Wirkung) oder H411 (giftig für Wasserorganismen, mit langfristiger Wirkung) zugewie- sen wurden, dürfen nicht potenziell bioakkumulierbar sein (log POW ≥ 3,0), es sei denn, der experimentell bestimmte Biokonzentrationsfaktor (BCF) beträgt ≤ 100.
Es dürfen nur Farbstoffe verwendet werden, die gemäß der Kosmetik-Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 oder der Lebensmittelzusatzstoff-Verordnung (EG) Nr. 1333/2008 zuge- lassen sind, oder Farbstoffe, deren Umwelteigenschaften keine Einstufung mit H410/H411 gemäß CLP-Verordnung erfordern.
Keine Verwendung von Nitromoschus- oder polyzyklischen Moschusverbindungen, u. a. Moschus-Xylol (CAS-Nr. 81-15-2), Moskusambrette (CAS-Nr. 83-66-9), Moskene (CAS- Nr. 116-66-5), Moskustibetin (CAS-Nr. 145-39-1), Moskusketone (CAS-Nr. 81-14-1), HHCB (CAS-Nr. 1222-05-5), AHTN (CAS-Nr. 1506-02-1).
Den angebotenen Reinigungsmitteln dürfen nicht die Gefahrenhinweise H317 (kann aller- gische Hautreaktionen verursachen) und/oder H334 (kann bei Einatmen Allergie, asthma- artige Symptome oder Atembeschwerden verursachen) gemäß CLP-Verordnung zuge- wiesen sein. Bei Stoffen, denen diese Gefahrenhinweise zugewiesen wurden, darf die Konzentration einen Massenanteil von 0,1 % des Endprodukts nicht übersteigen.
Folgende Inhaltsstoffe dürfen nicht enthalten sein: APEO (Alkylphenolethoxylate) und De- rivate; EDTA (Ethylendiamintetraessigsäure) und ihre Salze; NTA (Nitrilotriessigsäure); nicht leicht biologisch abbaubare, quartäre Ammoniumsalze; Inhaltsstoffe mit einem Mas- seanteil von über 0,01 %, denen gemäß der CLP-Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 einer oder mehrere der folgenden Gefahrenhinweise zugeordnet wurden: H301/H311/H331
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(giftig), H350/H350i (kann Krebs erzeugen), H340 (kann genetische Defekte verursa- chen), H360F/H360D (kann die Fruchtbarkeit beeinträchtigen/das Kind im Mutterleib schädigen), H410/H411 (gewässergefährdend, langfristige Wirkung), H400 (sehr giftig für Wasserorganismen), H361f/H361d, H362, H341, H351.
Sprühmittel dürfen keine kohlenwasserstoffhaltigen Treibmittel enthalten.
Kunststoffe müssen entsprechend der EU-Verordnung über Verpackungen und Verpa- ckungsabfälle entsprechend der geltenden EU-Verpackungsverordnung (PPWR – Pack- aging and Packaging Waste Regulation) sowie ergänzend DIN 6120 Teile 1/2 i. V. m. DIN 7728 Teil 1 gekennzeichnet sein.
Besteht die Primärverpackung aus wiederverwerteten Altstoffen, sind entsprechende An- gaben gemäß ISO-Norm 14021 auf der Verpackung anzubringen.
Die Primärverpackung muss sich leicht in ihre Einzelstoffe zerlegen lassen.
Der Landkreis Verden ist bestrebt, Reinigungsmittel möglichst ohne Lösungsmittelgehalt und mit geringem Duftstoffanteil einzusetzen. Werden Reinigungsmittel mit Lösungsmit- telanteilen angeboten, sind – soweit keine Zertifizierung vorliegt – Angaben zum Lösungs- mittelgehalt zu machen.
Für Reinigungsmittel, die nicht unverdünnt verwendet werden, sind geeignete Dosierhilfen mitzuliefern (Richtwert: je 10 Stück 1-Liter-Flaschen mindestens eine Dosierhilfe, sofern nicht in der Flasche installiert).
Es sind nur Produkte zulässig, die ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO- Konvention 182 hergestellt wurden, bzw. deren Hersteller/Verkäufer aktive, zielführende Maßnahmen zum Ausstieg aus ausbeuterischer Kinderarbeit eingeleitet haben (Nachweis gemäß Nr. 6 und Nr. 13).
Ggf. zu liefernde Hygiene-/Desinfektionsmittel müssen in der aktuellen VAH-Liste (Ver- bund für angewandte Hygiene) geführt sein; der Einsatz ist nur in bestimmten Sonderbe- reichen (z. B. Gesundheitsamt, Veterinäramt) vorgesehen.
- Mengen
Die tägliche Unterhaltsreinigung durch eigene Reinigungskräfte des Landkreises Verden wird in derzeit 16 Liegenschaften durchgeführt. Es handelt sich dabei überwiegend um Schulen, aber auch andere öffentliche Gebäude. Es sind vornehmlich folgende Bodenbeläge vorhanden:
• Steinböden, Feinsteinzeug, Fliesen • elastische Böden (Linoleum, PVC, Kautschuk) • Textilböden (Teppich, Nadelfilz, Kugelgarn) • Holzböden / Parkettböden / Laminat / Vinyl • Böden mit Epoxidharzbeschichtung
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die hier und in der Kalkulationsdatei genannten Mengen auf einer Schätzung auf der Grundlage von Vorjahreswerten beruhen. Sie sollen lediglich der Information des Bieters dienen, damit sich dieser einen Eindruck von der Größenordnung machen kann. Die Abnahme einer Mindestmenge kann nicht zugesichert werden. Der AG sichert zu, für dieselbe Leistung nicht mehrere Rahmenvereinbarungen abschließen.
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Als Höchstwert für Bestellungen wird der in der Kalkulation genannte Gesamtpreis zuzüglich einer Überschreitung um 20 % gewertet. Mit Erreichen dieses Höchstwerts erlischt die Rahmenverein- barung automatisch, ohne dass es einer Kündigung durch eine der Vertragsparteien bedarf; wei- tere Einzelabrufe sind ab diesem Zeitpunkt ausgeschlossen. Bereits vor Erreichen des Höchst- werts erteilte Einzelabrufe bleiben von diesem Erlöschen unberührt und sind vom Auftragnehmer vollständig zu erfüllen. Die in der Kalkulationsdatei (Anlage 1) ausgewiesenen Jahresmengen je Produktposition sind unverbindliche Schätzmengen ohne eigenständige Erschöpfungswirkung; maßgeblich für das Erlöschen ist ausschließlich der kumulierte Gesamtwert sämtlicher Einzelab- rufe. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, sobald der kumulierte Abruf- wert 85 % des Höchstwerts erreicht hat. Preissteigerungen während der Vertragslaufzeit sind im Verhältnis herauszurechnen. 5. Anwendungsschulungen
Für die Produkte aus der Produktgruppe „Reinigungschemie“ ist mindestens 2 x jährlich durch den AN eine Schulung aller Anwender (ca. 100 Reinigungskräfte und Hausmeister des Objektes) durchzuführen mit folgenden Inhalten:
• Umgang mit Reinigungs- und Pflegemitteln • Anwendungsbereiche der Reinigungsmittel • Inhaltsstoffe und Wirkungsweise • Dosierung und sichere Anwendung des Reinigungsmittels • Hautschutzmaßnahmen • Unfallverhütung und Notfallmaßnahmen
Aufgrund der Anzahl der Reinigungskräfte und Gebäude ist von 5 Schulungen auszugehen, also insgesamt 10 Termine.
- Produktbeschreibungen Siehe jeweils Beschreibung in der Kalkulationsdatei.
Hinweis zur Vergleichbarkeit der Produkte: die Vergleichbarkeit der angebotenen Produkte zu den angegebenen Produktbeispielen bezieht sich auf die Produkt- und Umwelteigenschaften und die Dosierung des Produktes gemäß Herstellervorgabe
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