14 Merkblatt Art. 13 DS-GVO.pdf

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Stadtverwaltung Bad Berka

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)

Verantwortlicher: Stadtverwaltung Bad Berka, vertreten durch den Bürgermeister, Am Markt 10,

99438 Bad Berka Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Geschäftsbereich/ Amt: Vergabestelle

Kontakt: E-Mail: vergabestelle@bad-berka.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)

Behördliche Datenschutzbeauftragte, Dienstsitz: Landratsamt Weimarer Land, Bahnhofstraße 28, 99510 Apolda

E-Mail: Post.Datenschutzbeauftragter@wl.thueringen.de

3. Zweck der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c) HS 1 DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:

1. zur Durchführung von Vergabeverfahren, insbesondere:

• Bereitstellung von Vergabeunterlagen
• Beantwortung von Bieteranfragen
• Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen
• Abfrage und Überprüfung der Eignung
• Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen

2. Vertragsmanagement
3. Vertragsabwicklung
4. Bestandsverwaltung
5. Führung sachdienlicher Kommunikation
6. Dokumentation/Archivierung
7. Erteilung des Vergabezuschlags
8. Statistikzwecken (Vergabestatistik)
9. Bekanntmachungspflichten

Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/ erhoben bzw. verarbeitet werden: • Personalien/Adress- und Kontaktdaten der betroffenen Person (bspw. dienstliche Kontaktdaten Ansprechpartner), • Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit der betroffenen Person (bspw. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position/in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist), • Daten zur Aus- und Weiterbildung der betroffenen Person (bspw. Studien- und Ausbildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise, u. ä.) sowie • Daten aus einem zwischen der Stadtverwaltung Bad Berka und der betroffenen Person ggf. bereits bestehenden Vertragsverhältnis.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c) HS 2 DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt bzw. ist erforderlich:

a) zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO) Eine Verarbeitung von Daten erfolgt im Zuge der Durchführung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen und in einem für die Erfüllung der entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen/für die Vertragsabwicklung erforderlichem Umfang.

b) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO) Der Verantwortliche ist im Rahmen seiner Beschaffungstätigkeit verpflichtet, Vergabeverfahren auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), dem Thüringer Vergabesetz (ThürVgG) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Thüringer Verordnung über das Haushalts- , Kassen- und Rechnungswesen der Gemeinden (ThürGemHV) durchzuführen und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zu verarbeiten (z. B. personenbezogene Daten, welche in Teilnahmeanträgen oder Angeboten übermittelt werden).

c) zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO) Der Verantwortliche ist zuständig für die Durchführung von Vergabeverfahren zur Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen sowie Betreuung von Vergabeverfahren zur Vergabe von freiberuflichen Leistungen. Ziel ist es, vertragliche Beziehungen zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Betroffenen herzustellen. Die Beschaffungstätigkeit des Verantwortlichen, innerhalb der eine Verarbeitung personenbezogener Daten des/der Betroffenen ausgeführt wird, erfolgt im Zusammenhang mit den genannten öffentlichen Aufgaben (Aufgaben im öffentlichen Interesse) und gewährleistet deren Erfüllung.

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5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e) DS-GVO)

Ihre personenbezogenen Daten erhalten folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern:

☒ innerhalb des Verantwortlichen: für die Beschaffung zuständigen Personen der Verwaltung insbesondere der Vergabestelle, des Amtes, welches die zu vergebene Leistung für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt, Mitglieder des Stadtrates, Haupt- und Finanzausschusses und des Bürgermeisters ☒ Auftragsverarbeiter: Betreiber der Online-Vergabeplattformen www.evergabe-online.de; https://app.vergabe-suite.de/ ☒ Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): beauftragte /vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten, Fördermittelgeber, Rechtsanwälte, Wettbewerbsregister, Vergabekammer des Thüringer Landesverwaltungsamtes, Rechnungsprüfungsamt; unterlegene Bieter, die über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind; allen Bietern: bei Bauvergaben – die Mitteilung des ungeprüften Submissionsergebnisses Entsprechend der gesetzlichen Vorgaben erfolgen Veröffentlichungen zu vergebenen Aufträgen (Homepage Bad Berka/ Statistischen Bundesamt/ Amt für Veröffentlichungen (TED).

6. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Ihre personenbezogenen Daten werden an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt: ☐ ja ☒ nein

7. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a) DS-GVO)

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Für die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die haushalts- und vergaberechtlichen sowie handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und ggf. förderrechtliche Bestimmungen. In der Regel werden die Dokumentationsunterlagen, die Angebote, die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt/ Bei Zuwendungen werden sämtliche Vergabeunterlagen bis zur abschließenden Prüfung aufbewahrt.

8. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. b) DS-GVO)

Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO in den einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO in den einzelnen aufgeführten Gründen zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) oder f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DS-GVO).

9. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO

☐ Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruht auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DS-GVO). Daher haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

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10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d) DS-GVO)

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

11. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e) DS-GVO)

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist

☐ gesetzlich vorgeschrieben ☐ vertraglich vorgeschrieben ☒ für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sie sind verpflichtet Ihre personenbezogen Daten bereitzustellen: ☐ ja ☒ nein

Es besteht grundsätzlich keine Rechtspflicht zur Angabe von personenbezogenen Daten. Die im Verfahren geforderten personenbezogenen Daten sind jedoch erforderlich, um das Vergabeverfahren ordnungsgemäß durchführen und dokumentieren sowie ggf. dem Bestbieter den Zuschlag erteilen zu können. Die Erhebung der Daten ist insbesondere erforderlich, um die Eignung der Bewerber (auch noch nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs) und die Angebote prüfen sowie das Verhandlungsverfahren insgesamt durchführen zu können.

Folgen bei Nichtbereitstellung: Ohne die Angabe der erforderlichen, personenbezogenen Daten können sich für die Bewerber/ Bieter im Rahmen des Vergabeverfahrens Nachteile ergeben (z. B. bei der Wertung der mitarbeiterbezogenen Angaben) bis hin zum Ausschluss des Bewerbers/ Bieters aus dem Verfahren (insbesondere bei unvollständigen Angeboten).

12. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs.1, 4 DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. f) DS-GVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1, 4 DS-GVO: ☐ ja ☒ nein

13. Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck (Art. 13 Abs. 3 DS-GVO)

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben wurden.

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