Verfahrensleitfaden

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie die Vergabeunterlagen für folgende Maßnahme:

Vergabe-Nr.: 26-061EU-L66 Schadstoffsammlung und Entsorgung im Landkreis Cuxhaven für den Zeitraum 01.01.2027 bis zum 31.12.2029

Bitte lesen Sie diesen Verfahrensleitfaden sorgfältig durch! Er beschreibt die Formalitäten des Vergabeverfahrens und gibt Ihnen wichtige Hinweise, die Sie bei der Erstellung Ihres Angebots unbedingt beachten sollten.

Allgemeines

Das Vergabeverfahren wird nach § 15 VgV als „Offenes Verfahren“ durchgeführt.

Die vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieses Verfahrens verwendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers gebunden.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so haben Sie die Vergabestelle umgehend darauf hinzuweisen. Ebenso ist unverzüglich auf evtl. Widersprüche in den Vergabeunterlagen und die evtl. Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistung aufmerksam zu machen.

Abwicklung des Vergabeverfahrens

Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die Vergabeplattform subreport ELViS abgewickelt.

Folgende Verfahrenspunkte sind in die elektronische Abwicklung einbezogen:

Bereitstellung der Vergabe- und Vertragsunterlagen und aller Anlagen für den Bieter zum Download auf der Internetseite www.subreport.de.
Beantwortung der Bieterfragen über die Bieterkommunikation in Form von Bieterrundschreiben
Bereitstellung von wichtigen Informationen zu den Vergabeunterlagen oder zum Ablauf des Vergabeverfahrens
Einreichung der Angebote nebst Anlagen und Nachweisen

Bitte beachten Sie: Sofern die Vergabeunterlagen von Ihnen ohne vorherige Registrierung bzw. Anmeldung auf dem Vergabeportal heruntergeladen wurden, erhalten Sie keine E-Mailbenachrichtigung über Änderungen und Antworten auf Bieterfragen während des laufenden Verfahrens. Sie sind dann in der Pflicht, sich selbstständig die entsprechenden Informationen auf dem Vergabeportal einzuholen (Holschuld). Vor diesem Hintergrund wird eine Registrierung bzw. Anmeldung auf der Vergabeplattform empfohlen, damit wir Sie automatisch über Änderungen und Bieterfragen per E-Mail informieren können.

Verfahrensleitfaden Offenes Verfahren VgV

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Sollten Sie bereits mit Ihrem Firmenprofil auf der Bieterdatenbank des Vergabeportals Subreport registriert sein, achten Sie bitte darauf, dass ihre Kontaktdaten aktuell sind.

Die vor Ablauf der Angebotsfrist auf oben genannter Plattform veröffentlichten Antworten sind im Rahmen der Angebotserstellung und bei der Leistungserbringung zu beachten und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Form der Angebote und deren Einreichung

Angebote sind ausschließlich in elektronischer Form über die Vergabeplattform subreport ELViS einzureichen.

Angebote per Fax oder per E-Mail oder schriftlich in Papierform sind nicht zugelassen.

Die Angebotsfrist endet am 03.11.2026 um 9:00 Uhr.

Achten Sie auf die Vollständigkeit Ihres Angebots. Alle Unterlagen, die mit Angebotsabgabe einzureichen sind, finden Sie zusammengefasst in der „Checkliste für den Bieter“.

Änderungen an den Vergabe- und Vertragsunterlagen sind nicht zulässig.

Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe

Die elektronische Angebotsabgabe erfolgt kostenlos auf der Vergabeplattform Subreport ELViS! Um die Plattform bedienen zu können, benötigen Sie kein Abo und keine vertragliche Bindung.

Die verschlüsselte Angebotsabgabe erfolgt grundsätzlich direkt im Browser – ohne jegliche Zusatzsoftware!

Lediglich bei älteren oder inkompatiblen Browserversionen sollten Sie sicherstellen, dass auf ihrem PC „Open Web Start (Version 1.1.6.)“ oder „Java“ installiert sind. Denn bei der Angebotsabgabe erfolgt die Verschlüsselung Ihrer Angebotsdokumente über die browserbasierte „Open Web Start- Anwendung“.

Für die Abgabe des elektronischen Angebotes ist keine digitale Signatur erforderlich. Die Übermittlung des elektronischen Angebots erfolgt in Textform nach § 126b BGB. Das elektronische Angebot bedarf deshalb keiner handschriftlichen Unterschrift.

Loggen Sie sich nun auf der Seite https://www.subreport.de/EE44985686 ein. Über den Button „Angebote abgeben“ können Sie die „Angebotsabgabe ohne Signatur starten“.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie das beigefügte Angebotsschreiben (Formblatt 633) zur Angebotsabgabe verwenden! Dies fügen Sie in dem dafür vorgesehenen Fenster ein. In dem zweiten Fenster fügen Sie alle weiteren Unterlagen, die zum Angebot einzureichen sind, zusammengefügt als ZIP-Datei ein. Verwenden Sie bitte kurze Dateinamen!

Dann starten Sie die verschlüsselte Angebotsabgabe.

Zur Bestätigung Ihrer übertragenen Dokumente können Sie im System eine Empfangs- bescheinigung anfordern.

Sie können Ihr Angebot bis zum Eröffnungstermin zurückziehen und/oder austauschen.

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Tipp für Sie: Beginnen Sie rechtzeitig mit der elektronischen Angebotsabgabe in subreport ELViS, denn die Übermittlung eines elektronischen Angebots kann in Abhängigkeit von der Geschwindigkeit des Internetanschlusses sowie der Größe der zu übermittelnden Angebotsunterlagen unterschiedlich lange dauern. Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig in subreport ELViS eingegangen sein.

Information über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Sofern Sie in diesem Vergabeverfahren personenbezogene Daten wie beispielsweise Namen, Vornamen oder Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter/innen angeben, werden diese durch die Vergabestelle des Landkreises Cuxhaven erhoben, verarbeitet und gespeichert. Die Erhebung der personenbezogenen Daten dient ausschließlich dem Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Landkreis Cuxhaven Vergabestelle

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Verfahrensleitfaden