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Anlage 1 zum Vertrag –
Ergänzende Vereinbarung
BIT14-0230-1139
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
Inhaltsverzeichnis:
- Vertragsschluss und Beauftragung .................................................................. 3
a. Vertragsschluss................................................................................................ 3
b. Einzelabrufe ..................................................................................................... 3
- Vertragslaufzeit ................................................................................................ 3
a. Mindestvertragslaufzeit .................................................................................... 3
b. Optionale Vertragszeiträume ........................................................................... 3
c. Gesamtauftragsgrenze ..................................................................................... 4
-
Bezugsberechtigung ........................................................................................ 4
-
Leistungsort ..................................................................................................... 4
-
govdigital eG .................................................................................................... 4
-
Leistungsnachweis (Bei DL) ............................................................................. 5
-
Zahlungsbedingungen ...................................................................................... 5
-
Rechnungsstellung........................................................................................... 5
-
Berichtswesen an die Auftraggeberin ............................................................... 6
-
Definition Personentag ..................................................................................... 7
-
Einsatz von externen Dienstleistenden ............................................................ 7
-
Kontinuität von externen Dienstleistenden ....................................................... 7
-
Technologiegleitklausel .................................................................................... 8
-
AGG ................................................................................................................. 9
-
Unterauftragnehmer ....................................................................................... 10
-
Geheimhaltungsvereinbarung ........................................................................ 10
-
Tariftreue und Mindestentgelt ........................................................................ 11
-
Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art ................... 11
-
Vertragsänderungen ...................................................................................... 12
-
Gerichtsstand ................................................................................................. 12
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
- Vertragsschluss und Beauftragung
a. Vertragsschluss
Mit Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung auf Grundlage folgender
Bestimmungen geschlossen:
• EVB-IT Dienstvertrag nebst Anlagen
Bei Widersprüchen gelten die Bestimmungen in dieser Reihenfolge.
b. Einzelabrufe
Die einzelnen Abrufe erfolgen entsprechend den Bedingungen der
Rahmenvereinbarung. Im Bedarfsfall werden die Einzelabrufe in Form von EVB-IT
Verträgen (Kurzversion) abgeschlossen. Die Entscheidung ob ein solcher Vertrag
geschlossen werden soll obliegt der Auftraggeberin.
- Vertragslaufzeit
a. Mindestvertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung frühestens aber zum 09.01.2027 und
beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst zwei Jahre
(Mindestvertragslaufzeit).
b. Optionale Vertragszeiträume
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu
verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht
drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin
erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
c. Gesamtauftragsgrenze
Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze
von 400.000,00 € netto; 476.000,00 € brutto (inkl. optionaler Leistungen). Die geschätzte
Abnahmemenge ist der Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt zu entnehmen.
Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem.
§ 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes.
Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur
vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten
Beauftragungen.
- Bezugsberechtigung
Bezugsberechtigt ist das Land Baden-Württemberg, vertreten durch die IT Baden-
Württemberg (BITBW).
- Leistungsort
Die Leistungen sind grundsätzlich an allen Dienststellen der unmittelbaren
Landesverwaltung Baden-Württemberg zu erbringen.
Die Auftraggeberin kann bestimmen, dass Lieferleistungen durch den Auftragnehmer
auch bei anderen Dienststellen und Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg
erbracht werden.
Weitere Kosten (z. B. Reise-, Nebenkosten) wie in der Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt
angegeben, können nicht geltend gemacht werden.
Im Falle einer remoten Leistungserbringung erfolgt diese grundsätzlich von Deutschland
aus. Sofern die Leistungserbringung innerhalb der EU erfolgen soll, muss dies vor der
Leistungserbringung der AG angezeigt und von dieser vorab genehmigt werden.
- govdigital eG
Die Auftraggeberin ist Mitglied bei der govdigital eG, einer Genossenschaft der
öffentlichen IT-Dienstleister. Im Rahmen von deutschlandweiten Kooperationen besteht
die Möglichkeit, dass die Auftraggeberin Leistungen dieser Rahmenvereinbarung der
govdigital eG und diese wiederum Ihren Mitgliedern zur Verfügung stellt. Der
Auftragnehmer erteilt mit Angebotsabgabe sein Einverständnis zum Vorgehen.
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- Leistungsnachweis (Bei DL)
Der Nachweis für erbrachte Leistungen ist mittels der Leistungsnachweisbelege
(vorzugsweise Muster Leistungsnachweis) zu erbringen. Sie sind dem zuständigen
Fachbereich der Auftraggeberin im Folgemonat – für jede Person separat – zur Prüfung
vorzulegen. Die Leistung gilt erst nach Bestätigung durch die Auftraggeberin auf dem
Leistungsnachweisbeleg als erbracht.
Pausen müssen in den Leistungsnachweisen ausgewiesen werden.
- Zahlungsbedingungen
Für die gesamte Laufzeit und für alle Abrufe gelten die vereinbarten Preise gemäß Anlage
3 zum Vertrag – Preisblatt.
Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen ab Eingang einer nachvollziehbaren und
prüffähigen Rechnung. Bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen wird ein ggf.
vereinbarter Skontoabzug in Anspruch genommen.
Im Falle der Einbindung eines Unterauftragnehmers erfolgt die Rechnungslegung
grundsätzlich vom Hauptauftragnehmer. Eine Abweichung hiervon ist nur bei
vorheriger (schriftlicher) Zustimmung der Auftraggeberin zulässig.
- Rechnungsstellung
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer USt-IdNr. der Auftraggeberin lautet:
DE814533353.
Grundlage einer fristgerechten Zahlung ist eine transparente, prüffähige
Rechnungsstellung an die Auftraggeberin. Für die gelten die Bestimmungen gemäß der
E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW). Für die elektronische
Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den zentralen Rechnungseingang
Baden-Württemberg, den Sie zusammen mit weiteren Informationen unter https://service-
bw.de/erechnung erreichen.
Das Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der
Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference
(BT-10) die Leitweg-ID 08-A8017-58 aufweisen.
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
Im Rahmen des Einzelabrufs werden Ihnen unsere Bestellnummern 45xxxxxxxx und
unsere BA-IDs JJJJ-xxxxx mitgeteilt werden. Diese sind auf jeder Rechnung/Gutschrift
anzugeben.
Darüber hinaus muss die Rechnung mindestens folgende Mindestangaben enthalten:
• Bestelldatum
• Leistungsnachweis
• Eindeutige Leistungsbezeichnung
• Netto-Stückpreis für jede einzelne Position
• Anzahl
• Eindeutige Rechnungsnummer (auch bei Storno-Rechnungen)
Die Angaben müssen dabei eindeutig sein, d. h. es dürfen keine Auftragnehmer-
spezifischen Abkürzungen verwendet werden. Es werden ausschließlich Rechnungen in
Form der genannten Kriterien akzeptiert.
Für die optionalen Vertragsverlängerungszeiträume gilt Selbiges.
Der Auftragnehmer legt im Rahmen der Rechnungsstellung die zugrundeliegenden
Leistungsnachweise, wobei jedes Ressort/interner Kunde der Auftraggeberin einzeln
ausgewiesen wird, der Rechnung bei. Erbrachte Dienstleistungen müssen auf
Stundenbasis, vgl. Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt, in Rechnung gestellt werden.
- Berichtswesen an die Auftraggeberin
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er unaufgefordert spätestens zum Ende der zweiten
Kalenderwoche nach Quartalsende einen Quartalsbericht (in Excel-Form) zu allen im
vorausgegangenen Quartal durchgeführten Bestellungen per E-Mail an ein zentrales,
nach Zuschlag noch zu benennendes, E-Mail-Postfach der Auftraggeberin liefert. Der
Bericht muss die Angaben der Rechnung beinhalten. Genauer Inhalt und Aufbau wird
nach Zuschlag mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Darüber hinaus gewährleistet der
Auftragnehmer, dass die Auftraggeberin im Rahmen der Vertragslaufzeit jederzeit
Auskunft über den aktuellen Stand der bezogenen Leistungen der Bezugsberechtigten
erhält.
In Verbund mit der Übermittlung der ausgefüllten Excel-Tabelle sind sämtliche
Rechnungen und sonstige Leistungen in pdf-Format mitzuliefern.
Der Quartalsbericht muss über folgende Inhalte verfügen:
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• Auflistung der abgerechneten Leistungen des Quartals sowie kumuliert (inkl.
beauftragende Person, Auftragsinhalt, Auftragsvolumen, Personentage,
Rechnungsinhalte, siehe Ziffer 7)
Jeweilig zu Quartalsende wird der Auftraggeberin eine Quartalsübersicht unaufgefordert
zur Verfügung gestellt.
- Definition Personentag
Ein Personentag umfasst 8 Zeitstunden ohne Pausen. Die Verrechnung erfolgt auch auf
Teile von Personentagen (1/4-stündliche Verrechnung). Die Leistungserbringung erfolgt
in der Regel innerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag 06:00 Uhr bis
20:00 Uhr).
- Einsatz von externen Dienstleistenden
Die vom Auftragnehmer eingesetzten Personen treten in kein Arbeitsverhältnis zur
Auftraggeberin, auch nicht soweit sie Leistungen in deren Räumen erbringen. Die
Personen werden sowohl nach innen als auch nach außen als externe Dienstleistende
gekennzeichnet. Die Auftraggeberin übernimmt ihnen gegenüber kein Direktionsrecht
und erteilt ihnen keine arbeitsrechtlichen bzw. disziplinarischen Weisungen. Zeitliche,
örtliche sowie sonstige Vorgaben werden nicht im Rahmen von arbeitsrechtlichen
Weisungen, sondern aufgrund projektbedingter Notwendigkeiten erfolgen.
Beim Einsatz von selbständigen Nachunternehmern ist der Auftragnehmer für die
korrekte Auftragsdurchführung verantwortlich und für die Auftraggeberin der
Ansprechperson bzgl. der Einhaltung aller Vereinbarungen. Dies gilt auch für
arbeitsrechtliche Weisungen des Auftragnehmers, sofern diese erforderlich werden.
Weisungs- und Direktionsbefugnisse verbleiben beim Auftragnehmer. Dieser ist für eine
sachgerechte Leistungserbringung unter eigener Einteilung seiner Ressourcen
verantwortlich. Eine Einbeziehung der Auftraggeberin erfolgt lediglich aus administrativen
Gründen.
- Kontinuität von externen Dienstleistenden
Die Auftraggeberin legt hohen Wert auf den kontinuierlichen Einsatz der für die
Leistungserbringung eingesetzten Personen.
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Der Auftragnehmer muss spätestens innerhalb 14 Tagen nach dem jeweiligen Abruf
durch den Auftraggeber, auf Wunsch des Auftraggebers allerdings auch früher, mit der
Leistungserbringung beginnen. Die Dauer des Einsatzes wird im Abruf festgelegt.
Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, die Qualifikationen aller von den
Auftragnehmern eingesetzten Mitarbeitenden vor Beginn oder während der
Leistungserbringung zu prüfen. Die Auftragnehmer stellen sicher, dass nur qualifiziertes
und zertifiziertes Personal gemäß den Anforderungen in den jeweiligen Losen eingesetzt
wird.
Sollte ein Einsatz weiterer oder ggf. anderer Personen für die Leistungserbringung
notwendig sein, so muss eine ebenso qualifizierte Ersatzperson zum Einsatz kommen.
Die entsprechende Sachkunde bzw. Qualifikation ist vor der Auftragserbringung oder bei
einem Wechsel mindestens zwei Wochen vor Einsatzbeginn schriftlich und
unaufgefordert anzuzeigen.
Sollte/n die Person/en bzw. deren Ersatz die Erwartungen der Auftraggeberin nicht
erfüllen, kann ein weiterer Ersatz seitens des Auftragnehmers vorgeschlagen werden.
Falls dieser auch nicht die Erwartungen der Auftraggeberin erfüllt, so kann die
Auftraggeberin den Vertrag außerordentlich kündigen.
Sofern ein Wechsel der Person erfolgt, bzw. erforderlich wird, gewährleistet der
Auftragnehmer eine umfängliche Übergabe der Sachstände in den laufenden Projekten.
Arbeitsmittel und Arbeitsplatz werden von der Auftraggeberin, sofern erforderlich,
bereitgestellt.
- Technologiegleitklausel
Bedingt durch Technologieveränderungen und Weiterentwicklungen, aber auch der
Verfügbarkeit von Komponenten auf dem Weltmarkt, unterliegen auch die
ausgeschriebenen Komponenten kontinuierlichen Veränderungen hinsichtlich ihrer
technischen Spezifikationen und Leistungsfähigkeit. Nur falls Produkte definitiv nicht
mehr beschafft werden können (z. B. durch Abkündigung des Herstellers), sind
Nachfolgemodelle, nach Rücksprache mit der und Genehmigung durch die
Auftraggeberin, ausnahmsweise auch Alternativen, zu liefern.
Im Rahmen der für die Ausschreibung vereinbarten Laufzeit möchte die Auftraggeberin
für Erweiterungen des Systems an technologischen Neuerungen und Preisanpassungen
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
partizipieren. Grundsätzlich erwartet die Auftraggeberin, dass Preissenkungen vom
Auftragnehmer unmittelbar kommuniziert und weitergegeben werden.
Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der technologische Fortschritt und der
Preisverfall der Komponenten über die Vertragsdauer im Wesentlichen dafür sorgen,
dass bei Lieferengpässen von einzelnen Komponenten adäquate Alternativen geliefert
werden können.
Diese Alternativen müssen mindestens gleichwertig oder höherwertiger als die bisher
angebotenen bzw. bislang gelieferten Komponenten sein (Nachweise sind entsprechend
der Angebotsunterlagen vom Auftragnehmer zu liefern). Der Austausch von
Komponenten wird im Einzelfall vom Auftragnehmer mit der Auftraggeberin abgestimmt
und die Auftraggeberin muss dem Austausch zustimmen. Es ist jedoch anzumerken, dass
von der Auftraggeberin nur Komponenten freigegeben werden, die sämtlichen
Anforderungen (A-Kriterien) der Ausschreibung entsprechen und in jedem bewerteten
Leistungskriterium gleich oder besser im Vergleich zu dem bezuschlagten Produkt sind.
Grundsätzlich darf maximal zum angebotenen Preis gemäß Anlage 3 zum Vertrag –
Preisblatt geliefert werden (Preisobergrenze ist der Zuschlagspreis).
Der Auftragnehmer hat deswegen bei Angebotsabgabe zu berücksichtigen, dass
Komponenten seitens des Herstellers abgekündigt werden können oder Komponenten
evtl. nicht weiter produziert werden. Er hat dies wie auch mögliche oder vermutete
Preiserhöhungen auf Herstellerseite als sein unternehmerisches Risiko in seine
Kalkulation und damit bei Benennung seiner während der Laufzeit verbindlichen
Angebotspreise einzubeziehen.
Die Auftraggeberin erhält bei genehmigten Nachfolgemodellen unaufgefordert eine
komplette Produktbeschreibung.
- AGG
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle bei der Auftraggeberin einzusetzenden
Mitarbeitenden in geeigneter Art und Weise im Sinne des § 12 Allgemeines
Gleichbehandlungsgesetz (Gesetz vom 14.08.2006, BGB1. I, S. 1897) geschult wurden,
um Benachteiligungen wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes zu verhindern. Bei
Haftungsansprüchen gegen die Auftraggeberin wegen Verletzung des
Benachteiligungsverbots durch die vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeitenden hat
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
der Auftragnehmer die Auftraggeberin im Falle eines Schadensersatz- oder
Entschädigungsanspruches schadlos zu halten.
- Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer hat jede im Rahmen der Auftragsausführung eintretende Änderung
auf Ebene der Unterauftragnehmer mitzuteilen. Die Einschaltung weiterer Unterauftrag-
nehmer, die vom Auftragnehmer nicht vor Zuschlagserteilung benannt worden sind,
bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Auftraggeberin.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Übertragung eines Unterauftrags
• die VOL/B zum Vertragsinhalt zu machen,
• nach wettbewerbsrechtlichen Gesichtspunkten zu verfahren, insbesondere
unter Beachtung des § 97 GWB,
• dem Unterauftragnehmer auf Verlangen die Auftraggeberin zu benennen,
• dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen –
insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – zu
stellen als zwischen ihm und der Auftraggeberin vereinbart sind.
Bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge sind regelmäßig kleine und mittlere
Unternehmen angemessen zu beteiligen. Der Auftragnehmer bemüht sich ferner, Unter-
aufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie er es mit der
vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann.
Die Haftung des (Haupt-)Auftragnehmers gegenüber der Auftraggeberin bleibt unberührt
(§ 36 Abs. 2 VgV).
- Geheimhaltungsvereinbarung
Es gelten die Bestimmungen der Geheimhaltungsvereinbarung (Anlage 4 zum Vertrag –
Geheimhaltungsvereinbarung).
Ergänzend gilt, dass die Weitergabe von Unterlagen, die der Auftragnehmer im Rahmen
der Auftragsabwicklung von der Auftraggeberin erhält, an von der Auftraggeberin
genehmigte Unterauftragnehmer zulässig ist, sofern dies zur Leistungserbringung
erforderlich ist.
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
- Tariftreue und Mindestentgelt
Es gelten die besonderen Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und
Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestentgeltgesetz für
öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Anlage 7 zum Vertrag – Besondere
Vertragsbedingungen).
- Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art
Im Falle von vorzeitigen Vertragsbeendigungen jeglicher Art und insbesondere bei einem
Insolvenzverfahren gegen den Auftragnehmer treffen diesen die im Folgenden
aufgeführten Pflichten.
Über die Einreichung eines Insolvenzantrags sowie über die Eröffnung eines Insolvenz-
verfahrens hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich zu unterrichten.
Außerdem hat er unverzüglich alle Daten und Unterlagen, die für die Auftraggeberin zur
eigenständigen Aufrechterhaltung des Betriebs oder zur Ermöglichung der Betriebs-
aufrechterhaltung durch einen Dritten notwendig sind, an die Auftraggeberin in Papier-
form und / oder in elektronischer Form herauszugeben. Hierzu gehören insbesondere
• Betriebsdokumentationen, Betriebshandbücher, Betriebsanweisungen etc.,
• Konfigurationsdaten,
• Planungsunterlagen,
• notwendige Betriebsmittel (z. B. spezifische Software, Skripten, Routinen),
• etwaige Nutzdaten (Verfahrensdaten),
• etwaige überlassene Arbeitsmittel.
Bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung oder einem Insolvenzantrag bzw. einem
laufenden Insolvenzverfahren des Auftragnehmers kann die Auftraggeberin die Über-
eignung bzw. die Übertragung der Nutzungsrechte bezüglich der eingesetzten Hard- und
Softwarekomponenten verlangen, soweit die Auftraggeberin nicht bereits über das
Sicherungseigentum verfügt. Hierfür wird dem Auftragnehmer von der Auftraggeberin der
Zeitwert der Komponenten ersetzt.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund sowie die Regelungen
des § 8 VOL/B bleiben unberührt. Als wichtiger Grund im Sinne der EVB-IT ohne das
Erfordernis einer weiteren Fristsetzung gilt insbesondere,
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
• wenn die im Angebot des Auftragnehmers beschriebenen Leistungen oder
Vorgaben der Leistungsbeschreibung in schwerwiegender Weise oder
wiederholter Form nicht erfüllt werden und eine vom Auftraggeber gesetzte
angemessene Frist zur Abhilfe erfolglos verstrichen ist,
• wenn nach Zuschlagserteilung nachweislich wettbewerbsbeschränkende
Absprachen des Auftragnehmers bekannt werden,
• wenn Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften vom Auftragnehmer in
schwerwiegender Weise oder wiederholter Form verletzt werden,
• wenn die Eigenerklärungen und Zusicherungen zur Zuverlässigkeit des
Bieters nicht eingehalten werden oder sonstige die Zuverlässigkeit erheblich
beeinträchtigende Umstände eintreten.
- Vertragsänderungen
Änderungen und Ergänzungen nach Vertragsschluss bedürfen der Schriftform. Dies gilt
auch für das Schriftformerfordernis selbst.
- Gerichtsstand
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist das Landgericht Stuttgart.
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