[Seite 1]

Geschäftsordnung für die Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung von Hochbauvorhaben (GO Hochbau)

Bauvorhaben

1.1 Begriffsbestimmung

Bauvorhaben im Sinne dieser Geschäftsordnung sind

a) alle Neubauten, deren Gesamtkosten (ohne Grunderwerb) mehr als 100.000 Euro netto betragen

b) alle übrigen Baumaßnahmen, deren Gesamtkosten (ohne Grunderwerb) im Einzelfall mehr als 100.000 Euro netto betragen; zu den Baumaßnahmen gehört die Instandsetzung an Bauten, nicht dagegen, die Unterhaltung baulicher Anlagen. 1

1.2 Geltungsbereich

Die in dieser Geschäftsordnung getroffenen Regelungen gelten für die Stadt Salzgitter und können auch für Bauvorhaben vereinbart werden, die Dritte für die Stadt ausführen, und zwar auch dann, wenn das Bauvorhaben auf einem nicht im Eigentum der Stadt stehenden Grundstück durchgeführt wird.

Wertgrenzen

Die Wertgrenze für Investitionen von finanzieller Bedeutung nach § 12 Abs. 1 KomHKVO wird in § 6 der Haushaltssatzung festgesetzt.

Bauherr / Anfordernder / Planung

„Bauherr“ ist im Allgemeinen der EB 85 als Eigentümer der städtischen Gebäude. Wird eine Baumaßnahme durch einen anderen Eigenbetrieb oder Fachdienst geplant und durchgeführt, so gelten die für EB 85 in dieser Geschäftsordnung getroffenen Regelungen analog auch für diesen.

Als Anfordernder gilt die Organisationseinheit, die das Bauvorhaben beim „Bauherrn“ anmeldet.

Die Organisationsverfügung zur Ablauforganisation bei der Büroraumbewirtschaftung ist zu beachten.

Für die Anmeldung eines Bauvorhabens gemäß Nr. 1.1 erteilt die Leitung des zuständigen Fachdienstes an die Leitung des EB 85 einen schriftlichen Planungsauftrag mit den qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Baumaßnahme, z.B. Raumprogramm mit Darstellung der Raumzusammenhänge und Betriebsabläufe, Anforderungen an die Barrierefreiheit sowie terminliche Anforderungen. EB 85 berät und unterstützt den zuständigen Fachdienst bei der Erstellung des Planungsauftrages. EB 85 leitet eine Kopie des Planungsauftrages an FD 11 weiter, damit dieser ggf. die Personalvertretung beteiligt.

EB 85 erstellt die Planung in Abstimmung mit der anfordernden Organisationseinheit bzw. beauftragt ein Planungsbüro.

Die Leitung der anfordernden Organisationseinheit erklärt durch Unterschrift ihr Einverständnis mit der Planung.

1 Gemäß den Regelungen der Geschäftsordnung über die Aktivierung von Immateriellen Vermögensgegenständen und Vermögensgegenständen des Sachvermögens bei der Stadt Salzgitter vom 28.01.2010 1

[Seite 2]

Ausgenommen davon sind Maßnahmen des Schulsanierungsprogramms, wenn keine planerische Änderung an der Liegenschaft vorgenommen wird.

Vorbereitung von Bauvorhaben

4.1 Investitionsprogramm

4.1.1 Allgemeines

Die Haushaltsanmeldung und Fortschreibung von Baumaßnahmen (Investitionsprogramm) erfolgt nach den haushaltsrechtlichen Grundsätzen. Gemäß § 130 Abs. 3 NKomVG i.V. mit § 118 Abs. 3 NKomVG ist ein Investitionsprogramm als Grundlage für die Finanzplanung gem. § 17 EigBetrVO i.V. m. §§ 4 Nr. 3 und 5 EigBetrVO aufzustellen und jährlich fortzuschreiben. Die Festsetzung des Investitionsprogramms erfolgt nach § 13 Abs. 1 EigBetrVO i.V.m. § 58 Abs. 1 Nr. 9 NKomVG durch Beschluss des Rates.

4.1.2 Anmeldung

Bauvorhaben sind von der nach Tz. 3 zuständigen Organisationseinheit zur Aufnahme in das Investitionsprogramm anzumelden; die Termine und die Form für die Anmeldung werden jeweils gesondert bekanntgegeben.

Voraussetzung ist, dass die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gem. § 12 Abs. 1 KomHKVO durchgeführt worden ist.

4.1.2.1 Grundlagen der Anmeldung

Der erstmaligen Anmeldung zum Investitionsprogramm sollen zugrunde liegen

a) Planungsauftrag (vgl. Tz 3), nach erfolgter Freigabe durch FD 11 oder der sonst zuständigen Organisationseinheit,

b) Stellungnahme zur Frage, ob das Vorhaben im Bereich eines Bebauungsplanes oder eines sich in Aufstellung befindlichen Bebauungsplanes liegt und dort zulässig ist oder ob ein Bebauungsplan nicht erforderlich ist,

c) Stellungnahme zum Grundstücksbedarf (einschl. der Eigentumsverhältnisse und etwaiger dinglicher Belastungen, Baulasten, Leitungsrechte pp.) und zum Standort,

d) Schätzung der Investitionskosten (d. h. Grunderwerbs-, Bau- und Einrichtungskosten), ggf. der Beiträge sowie der Folgekosten,

e) bei Planungsvarianten das Ergebnis der angemessenen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung.

4.1.3 Fortschreibung

Die unter Tz. 4.1.2.1 getroffenen Regelungen gelten entsprechend für die Fortschreibung des Investitionsprogramms.

4.2 Projektierung

4.2.1 Projektierungspflicht

Die voraussichtlichen Ausgaben für Bauvorhaben können zuverlässig und sorgfältig nur ermittelt werden, wenn die technische Gestaltung und Durchführung der Maßnahme eingehend geplant ist und wenn auf der Grundlage der technischen Planung Kostenberechnungen aufgestellt werden. Die Pflicht, Projekte aufzustellen, besteht für alle Bauvorhaben im Sinne dieser Geschäftsordnung.

[Seite 3]

Die zuständigen Fachdienste müssen gewährleisten, dass die Baumaßnahmen rechtzeitig projektiert werden und die politischen Gremien den Projektfeststellungsbeschluss fassen können. Ferner ist sicherzustellen, dass die Bauausführung innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitraumes (Bauzeitplan) erfolgen kann und Hinderungs- oder Verzögerungsgründe nicht entgegenstehen.

4.2.2 Raumbedarfsplan

Der Neu- oder Umbauplanung von Bauvorhaben hat eine Bedarfsuntersuchung voranzugehen, deren Ergebnis dem Raumbedarfsplan voranzustellen ist.

Der Raumbedarfsplan ist, auch wenn Vorhaben im Zusammenhang mit Tiefbauvorhaben erstellt werden, von der anfordernden Organisationseinheit zu erstellen.

General- und/oder Rahmenpläne sowie die Organisationsverfügung Rahmenregelungen zur Ablauforganisation bei der Büroraumbewirtschaftung sind zu berücksichtigen.

Die Angaben im und zum Raumbedarfsplan müssen so umfassend und konkret sein, dass dem EB 85 eine Aussage über den Kostenrahmen – Kostenschätzung gemäß DIN 276 – möglich ist. Die Bedarfsbeurteilung und die voraussichtlichen Ausgaben des Vorhabens sind gegeneinander abzuwägen.

4.2.3 Projektfeststellung

Auf der Grundlage des gemäß Tz. 3 erteilten Planungsauftrags stellt EB 85 den baulichen Projektentwurf auf, der mit dem zuständigen Fachdienst, dem Fachdienst Haushalt und Finanzen, der Personalvertretung und evtl. anderen zu beteiligenden Fachdiensten abzustimmen ist. Der zuständige Fachdienst veranlasst anschließend die Projektfeststellung durch das zuständige politische Gremium. Die entsprechende Projektvorlage ist EB 85 und dem Fachdienst Haushalt und Finanzen zur Mitzeichnung vorzulegen und den zuständigen politischen Gremien zuzuleiten.

Die Vorlage hat mindestens Ausführungen zu den Kosten der vorgeschlagenen Lösung auf der Grundlage einer Kostenschätzung, zu der Bauzeit, zu den voraussichtlichen Folgekosten, zu den voraussichtlichen Erträgen sowie zu Alternativlösungen und einen Erläuterungsbericht zu enthalten.

Außerdem ist dazu Stellung zu nehmen, ob das Bauvorhaben im Bereich eines Bebauungsplanes oder eines sich in Aufstellung befindlichen Bebauungsplanes liegt und dort zulässig ist oder ob ein Bebauungsplan nicht erforderlich ist.

Sofern die Entwurfspläne und Kostenschätzungen nicht der Vorlage beigefügt werden können, sind sie bei den Beratungen bereitzuhalten und evtl. auszulegen.

Die Pläne, Kostenschätzungen, der Erläuterungsbericht und der Gremiumsbeschluss, kurz Projekt genannt, bilden die Grundlage für die Anmeldung von Haushaltsmitteln, vgl. Tz. 4.1.2 Sie entsprechen damit sinngemäß der „Entscheidungsunterlage – Bau gemäß Abschnitt F RBBau.

4.3 Wirtschaftsplan

4.3.1 Allgemeines

Vor der Entscheidung über eine Mittelanmeldung bzw. eine Aufnahme in den Wirtschaftsplanentwurf muss EB 85 eine umfassende Grundlagenermittlung und die erforderlichen Abstimmungen einschließlich der bauordnungs- und planungsrechtlichen Voraussetzungen und des Grunderwerbs durchführen.

Für die Veranschlagung von Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für Baumaßnahmen (einschl. der Instandsetzung) ist § 12 KomHKVO zu beachten.

[Seite 4]

4.3.2 Anmeldung

Die Termine und die Form für die Anmeldungen werden jeweils gesondert bekanntgegeben.

Der Anmeldung für den Wirtschaftsplan liegen die Unterlagen gemäß § 12 Abs. 2 KomHKVO zugrunde. Dabei ist die Kostenschätzung auf den neuesten Stand zu bringen. Bei Vorhaben von geringer finanzieller Bedeutung und bei dringenden Instandsetzungen kann gemäß § 12 Abs. 3 KomHKVO von der Vorlage dieser Unterlagen abgesehen werden.

Im Rahmen der Mittelanmeldungen wird geprüft, ob die Voraussetzungen für eine Mitteleinstellung, insbesondere auch die Voraussetzungen der Tz. 4.2.1 und 4.3.1, erfüllt sind.

Fehlt bei der Mittelanmeldung für den Wirtschaftsplan der Projektfeststellungsbeschluss, ist dieser gemeinsam mit dem Beschluss über die Bewilligung der Mittel einzuholen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch zu bestätigen, dass Hinderungs- oder Verzögerungsgründe für die Baumaßnahme nicht vorliegen bzw. erkennbar sind.

4.3.3 Bauvorbereitungsmittel

Sind für Zwecke der Bauvorbereitung Haushaltsmittel erforderlich oder bedarf es dafür der Veranschlagung einer Verpflichtungsermächtigung, so erfolgt die Veranschlagung nach hinreichender Begründung durch EB 85 grundsätzlich im Wirtschaftsplan an der Stelle, an der später die Baukosten für das Vorhaben auszuweisen sind; ist das im Ausnahmefall nicht möglich, so können Bauvorbereitungsmittel in Anspruch genommen werden, die im Erfolgsplan bereitgestellt werden.

Die zuständigen Organisationseinheiten haben sicherzustellen, dass bei Bauvorhaben, für die Finanzierungshilfen (vgl. Tz. 5.5) erwartet werden, auch die aus Mitteln des Ergebnishaushalts gedeckten Kosten der Bauvorbereitung der bewilligenden Stelle gegenüber nachgewiesen werden können, soweit dies nach den Bewilligungsbedingungen zulässig ist.

4.4 Grundstücksbeschaffung

Bei der Auswahl von Grundstücken die bebaut werden sollen, wird der Abschnitt „Baufachliche Gutachten über das Baugrundstück“ aus den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltung (RBBau) zur entsprechenden Anwendung empfohlen.

Zusätzlich ist die Verfahrensregelung zur Grundstücksbeschaffung anzuwenden.

4.5 Kunst am Bau

Nur wenn Zweck und Bedeutung des Bauvorhabens dies rechtfertigen, können Ausgaben für Kunst am Bau in die Kostenschätzung mit besonderer Ausweisung eingesetzt werden. Bei Hochbauvorhaben können diese Ausgaben bis zu 2 v.H. der Baukosten (kein Grunderwerb, keine Einrichtungskosten) betragen.

In den Projektvorlagen sind die Ausgaben für Kunst besonders herauszustellen sowie die Gründe, die diese Ausgaben bei dem einzelnen Bauvorhaben rechtfertigen, ausführlich darzulegen. Die Ausgaben für Kunst am Bau sind zweckgebunden.

4.6 Einschaltung freiberuflich Tätiger

Aufträge an freiberuflich tätige Architektinnen und Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieure sowie sonstige Sonderfachleute (freiberuflich Tätige) dürfen nur im Rahmen der bereitgestellten Haushaltsmittel erteilt werden.

Bei der Auftragsvergabe sind die für die Stadt geltenden vergaberechtlichen Vorschriften und Regelungen von Betriebssatzungen zu beachten.

[Seite 5]

Für die Vergabe muss EB 85 die fachliche, finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Büros überprüfen. Dabei müssen die an das Büro zu stellenden Anforderungen in einem angemessenen Verhältnis zu dem zu vergebenen Auftrag stehen.

EB 85 schätzt für die Vergabe ab, welcher wirtschaftliche Haftpflichtschaden maximal entstehen kann und setzt die Höhe der vom Auftragnehmer nachzuweisenden Haftpflichtversicherung für Sach- und Vermögensschäden entsprechend fest. Für Personenschäden ist stets eine Haftpflichtversicherungssumme von 1,5 Mio. Euro zu fordern.

Die Verträge mit freiberuflich Tätigen sind durch EB 85 in Anlehnung an die Musterverträge der RBBau vorzubereiten, wenn und solange nicht eigene Vertragsmuster zur Verfügung stehen. Bei der Vertragsgestaltung ist sicherzustellen, dass die für die Stadt geltenden vergaberechtlichen und sonstigen verwaltungsmäßigen Vorschriften auch von den freiberuflich Tätigen beachtet werden.

Die freiberuflich Tätigen sind von EB 85 vor deren Tätigwerden gemäß § 1 Verpflichtungsgesetz zu verpflichten, wobei jede Person, die Zugang zu Vergabeunterlagen hat, zu verpflichten ist, auch wenn sie nicht für das Projekt arbeitet. Über die Verpflichtung ist eine Niederschrift aufzunehmen und aufzubewahren. Bereits früher durch staatliche Stellen durchgeführte Verpflichtungen sind durch Übergabe einer Kopie der Verpflichtungsniederschrift nachzuweisen und gelten auch im EB 85.

EB 85 überwacht die Vertragserfüllung der freiberuflich Tätigen. Kommt die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer ihren / seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nach, hat EB 85 unverzüglich die nach § 634 ff BGB erforderlichen Schritte einzuleiten. Die Vergaben an freiberuflich Tätige sind nach Leistungsumfang und Wert zu erfassen. Die Leistung der freiberuflich Tätigen ist förmlich abzunehmen. Über die Abnahme ist ein Vermerk zu schreiben mit Gegenüberstellung, welche Leistungen geschuldet waren und welche erbracht wurden.

4.7 Wettbewerbe

Bei bedeutenden Bauvorhaben können Wettbewerbe veranstaltet werden. Hierzu sind die einschlägigen Richtlinien zu beachten.

Ausführung von Bauvorhaben

5.1 Allgemeines

Es gilt die Dienstanweisung zur Vergabe von Aufträgen der Stadt Salzgitter.

Sofern im Rahmen von Finanzierungshilfen besondere Bedingungen vorgeschrieben oder Regelungen empfohlen werden, sind diese zu beachten und einzuhalten. Hinweis: Die Nichtbeachtung von Ausschreibungs- und Vergabepflichten führt bei Zuwendungsbaumaßnahmen im Regelfall zu Rückforderungen des Zuwendungsgebers.

5.2 Ausführungsunterlagen

Auf der Grundlage des vom zuständigen Gremium beschlossenen Projektes sind die Bauausführungsunterlagen zu erstellen.

Die Bauausführungsunterlagen bestehen aus

den Entwurfszeichnungen
den Ausführungszeichnungen
den Leistungsverzeichnissen mit Mengenberechnungen
dem geprüften Standsicherheitsnachweis mit statischer Berechnung und zugehörigen Zeichnungen

[Seite 6]

den Nachweisen über Wärme-, Schall- und Brandschutz
einem mit dem Nutzer abgestimmten Terminplan
sonstigen Berechnungen
dem schriftlichen Einverständnis des zuständigen Fachbereichs mit den Bauausführungsunterlagen.

Außerdem ist ein Kostenanschlag gemäß DIN 276 zu erstellen.

Form und Inhalt der Pläne, Kostenberechnungen, Erläuterungen usw. ergeben sich aus Normvorschriften (DIN) bzw. aus überörtlichen Entwurfsrichtlinien für Spezialbereiche der Technik. Von weitergehenden örtlichen Regelungen wird abgesehen.

Ergeben sich bei der Erarbeitung der Ausführungsunterlagen erhebliche Mehrkosten oder deutlich höhere Folgekosten gegenüber dem Projektbeschluss, ist ein erneuter Beschluss des zuständigen Gremiums einzuholen (vgl. Tz. 4.2.3).

Die Bauausführungsunterlagen sind die Grundlagen für die Ausschreibungen (Tz. 5.6.2).

5.3 Freigabe von Haushaltsmitteln

Die Freigabe von Haushaltsmitteln erfolgt durch generelle Regelungen oder im Einzelfall auf Antrag des wirtschaftsbefugten Fachdienstes durch schriftliche Verfügung des Fachdienstes Haushalt und Finanzen.

5.4 Freigabe von Verpflichtungsermächtigungen

Die Freigabe von Verpflichtungsermächtigungen erfolgt grundsätzlich auf Antrag des wirtschaftsbefugten Fachdienstes durch den Fachdienst Haushalt und Finanzen.

5.5 Finanzierungshilfen

5.5.1 Zuweisungen und Zuschüsse

Zuweisungs- und Zuschussmöglichkeiten sind grundsätzlich auszuschöpfen. Die zuständigen Organisationseinheiten haben sich über Zuwendungsmöglichkeiten laufend zu informieren. Die Einnahmen aus Zuweisungen und Zuschüssen sollen grundsätzlich den Haushalt entlasten und nicht zu überstürzten Neuplanungen führen.

Anträge auf Zuweisungen und Zuschüsse sind von der jeweils zuständigen Organisationseinheit unter Beteiligung des Fachdienstes Haushalt und Finanzen zu stellen.

Bei Bewilligung der beantragten Zuweisungen und Zuschüsse liegt die Abwicklung in der Zuständigkeit der Organisationseinheit, die den Antrag gestellt hat. Im Rahmen der Abwicklung ist auch die Einhaltung der anerkannten Bewilligungsbedingungen zu überwachen und sicherzustellen.

5.6 Baubeginn

5.6.1 Grundsatz

Aufträge sind unter Beachtung der vergaberechtlichen Bestimmungen des Bundes und des Landes Niedersachsen zu vergeben. Das Vergabehandbuch der Stadt Salzgitter enthält eine Zusammenstellung der vergaberechtlichen Vorschriften und die im Vergabeverfahren zu verwendenden Vordrucke, Bewerbungs- und Vertragsbedingungen.

Werden Erstausstattungen mit Mobiliar und sonstigen Einrichtungsgegenstände nicht von EB 85 beschafft, so hat die beschaffende Organisationseinheit vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Zustimmung von EB 85 einzuholen, damit Bauausführung und Einrichtung zusammen passen.“ 6

[Seite 7]

5.6.2 Ausschreibungen

Ausschreibungen dürfen erst erfolgen, wenn alle erforderlichen öffentlich-rechtlichen Genehmigungen und Zustimmungen sowie die Ausführungsunterlagen gemäß Tz. 5.2 vorliegen, Anzeigen erstattet wurden und die Haushaltsmittel (Tz. 5.3) oder Verpflichtungsermächtigungen (Tz. 5.4) freigegeben sind, die Gesamtfinanzierung der Maßnahme also gesichert ist. Bei einem Erwerb des Grundstücks muss die verbindliche Mitteilung der für den Grunderwerb zuständigen Stelle vorliegen, dass einer Bebauung des Grundstücks keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen.

EB 85 hat die Kosten der auszuschreibenden Leistungen vor dem Versand eines Leistungsverzeichnisses an die Firmen positionsweise zu schätzen und die Schätzung zu dokumentieren.

Die ersten Ausschreibungen sollen im Rahmen der eingeplanten Haushaltsmittel und Verpflichtungsermächtigungen grundsätzlich alle Leistungen umfassen, die üblicherweise im Zusammenhang ausgeführt werden und deren Wert so erheblich ist (mindestens 60 % der Bausumme), dass ein Vergleich der Ausschreibungsergebnisse mit dem Kostenanschlag bzw. mit der Kostenberechnung möglich ist und beurteilt werden kann, ob die darin ermittelten Gesamtkosten eingehalten werden und das Vorhaben im Rahmen der berechneten Gesamtausgaben abgewickelt werden kann. Ergibt der Vergleich, dass die veranschlagten Ausgaben eingehalten werden können oder die Überschreitung nicht die in § 8 Abs. 5 Nr. 4 Betriebssatzung des EB 85 festgelegten Werte (z. Zt. 50.000 Euro netto) ausmacht, darf mit der Bauausführung und der Herbeiführung der notwendigen Zustimmungen gemäß § 117 NKomVG zur Haushaltsüberschreitung begonnen werden. Ist die Überschreitung größer, ist eine Entscheidung des zuständigen Gremiums einzuholen und die Zuschlagsfrist der Ausschreibung unter Beachtung der geltenden Vorschriften ggf. zu verlängern.

Bei einer Abweichung des Mindestgebots von mehr als 10 % vom zweitgünstigsten Angebot oder von mehr als 20 % von der positionsweisen Schätzung der ausschreibenden Stelle, muss eine vertiefte Preisprüfung durchgeführt und zum Vergabevermerk genommen werden. Auf ein nicht auskömmlich kalkuliertes Angebot und auf ein unwirtschaftliches Angebot darf der Zuschlag nicht erteilt werden.

5.6.3 Baubeginn

Baubeginn im Sinne der Geschäftsordnung ist die Einleitung des ersten Vergabeverfahrens für Bauleistungen.

Bauvorhaben, für die Finanzierungshilfen erwartet werden, dürfen nicht vor deren Bewilligung oder vor der schriftlich vorliegenden Zustimmung der Bewilligungsbehörde zum vorzeitigen Baubeginn begonnen werden; über Ausnahmen entscheidet der Fachdienst Haushalt und Finanzen soweit nicht bereits aufgrund spezieller Bewilligungsrichtlinien ein Baubeginn möglich ist.

5.7 Baudurchführung

5.7.1 Versicherung

Vor Baubeginn meldet EB 85 die Baumaßnahme mit Angabe der Kosten und des voraussichtlichen Fertigstellungstermins an FD 30 zur Versicherung an (s. auch Regelungen in der VorSa zum Versicherungsschutz v. 07.02.2017).

5.7.2 Bautagebuch

Ab Beginn der ersten Bauarbeiten ist bei Baumaßnahmen

 ab 250 T Euro netto Baukosten oder  wenn mindestens fünf Gewerke beteiligt sind

ein Bautagebuch nach den in den RBBau veröffentlichten „Richtlinien für die Führung des Bautagebuches“ zu führen.

[Seite 8]

Bei Baumaßnahmen für die kein Bautagebuch zu führen ist, sollen Bautagesberichte geführt werden, in denen wichtige Vorkommnisse, Absprachen, Stundenlohnarbeiten sowie alle für die Abrechnung relevanten Informationen dokumentiert werden.

5.7.3 Kostenkontrolle / Kostensteuerung

EB 85 führt für Baumaßnahmen für die ein Bautagebuch zu führen ist, eine Kostenkontrolle in Anlehnung an die Muster der RBBau. Die Kostenkontrolle ist mit den Buchungen der Buchhaltung abzustimmen.

5.7.4 Stundenlohnarbeiten

Stundenlohnarbeiten sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Baufirmen sind nach VOB verpflichtet, Stundenlohnarbeiten vorher anzukündigen. Jede Ankündigung von Stundenlohnarbeiten ist in den Bautagesberichten sowie im Bautagebuch mit folgenden Angaben zu vermerken:

 welche Arbeiten werden im Stundenlohn durchgeführt  wie viele Stunden wird die Firma voraussichtlich benötigen.

Wenn der Arbeitsablauf es zulässt, soll die Durchführung von Stundenlohnarbeiten vor Ort kontrolliert werden.

Die Firmen müssen Stundenlohnzettel arbeitstäglich führen und kurzfristig zur Unterschrift vorlegen. Für die zeitnahe Abzeichnung von Stundenlohnarbeiten muss auf folgende Angaben geachtet werden:

 an welchem Tag wurden die Stundenlohnarbeiten ausgeführt  Ort auf der Baustelle, wo die Arbeiten durchgeführt werden. Diese Angabe ist wichtig, um Doppelabrechnungen zu vermeiden und später ggf. Gewährleistungsansprüche geltend machen zu können.  welche Arbeiten wurden im Stundenlohn durchgeführt.  Namen der Beschäftigten, welche Ausbildung diese haben (Facharbeiter/-innen, Helfer/- innen, Auszubildende…) und wie viele Stunden sie jeweils geleistet haben.  Materialverbrauch.

5.7.5 Aufmaße

Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sind dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. Für Leistungen, die bei Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar sind, hat die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer rechtzeitig gemeinsame Feststellungen zu beantragen. Die gemeinsamen Aufmaße sind von der Auftrag gebenden und Auftrag nehmenden Stelle mit Datumsangabe abzuzeichnen und damit bindend. Sie sind im Bautagesbericht sowie im Bautagebuch zu vermerken.

5.7.6 Abrechnungszeichnungen

Die Firmen müssen Abrechnungszeichnungen vorlegen, aus denen alle aufgemessenen Maße ersichtlich sind. Diese Abrechnungszeichnungen sind einzufordern, zu prüfen und als rechnungsbegründende Unterlagen zur Schlussrechnung zu nehmen.

5.7.7 Termine

EB 85 informiert den zuständigen Fachdienst über den terminlichen Ablauf der Maßnahme und kontrolliert den Ablauf (Soll-Ist-Abgleich). Er hält den zuständigen Fachdienst bei für diesen relevanten Terminverschiebungen auf dem Laufenden.

[Seite 9]

Stellung des EB 85

EB 85 hat gegenüber dem zuständigen Fachdienst die Stellung des Bauherren. Das gilt auch bei Einschaltung freiberuflich Tätiger im Sinne von Tz. 4.6. Die Änderung von Bau- oder Einrichtungsplänen hat im Einvernehmen mit dem zuständigen Fachdienst unter Beachtung der in dieser Geschäftsordnung getroffenen Regelungen zu erfolgen.

6.1 Abweichung von festgestellten Bauplänen

6.1.1 Wesentliche Abweichungen

Abweichungen sind wesentlich, wenn sie den Lageplan, die äußere Gestaltung, die versorgungs- und betriebstechnische Grundeinrichtung verändern, wenn eine andere Raumaufteilung die geplante Nutzung verändert oder wenn sie bewirken, dass ein rechtsverbindlicher Bebauungsplan oder sonstiges Ortsrecht geändert werden muss.

Wesentliche Abweichungen – auch wenn sie die Kosten nicht verändern – bedürfen nach vorheriger Beratung in den Fachausschüssen der vorherigen Zustimmung des zuständigen Gremiums. Entsprechende Vorlagen sind vom zuständigen Fachdienst analog zu Tz. 4.2.3 zu erstellen.

6.1.2 Verfahren

Die von EB 85 zu fertigenden Vorlagen bedürfen der Mitwirkung des zuständigen Fachdienstes und des Fachdienstes Haushalt und Finanzen und bei Auswirkungen auf einen Bebauungsplan oder auf ungeplante Gebiete der Abstimmung mit Fachdienst 61.

6.2 Nachtrags- und Änderungsmanagement

6.2.1 Allgemeines

Die Projektleitung bei EB 85 hat ein Nachtrags- und Änderungsmanagement zu führen.

Wird von einem der Projektbeteiligten eine Änderung gewünscht, entscheidet die Projektleitung, ob die Änderung wesentliche Auswirkungen auf Kosten, Termine oder Bauabläufe haben kann. Ist dies nicht der Fall, nimmt sie die Änderung zur Kenntnis und informiert alle Projektbeteiligten über die Änderung.

Kann die Änderung wesentliche Auswirkungen haben, setzt die Projektleitung mit Hilfe von Muster 1 das Änderungsmanagement in Gang.

Jede wesentliche Änderung ist von der Projektleitung kumulativ in einer Liste darzustellen (Muster Änderung 2). Bei Mehrkosten ist die Deckung des Fehlbetrages zu erläutern.

6.2.2 Nachträge

Alle Forderungen des Auftragnehmers zur Erbringung geänderter oder zusätzlicher Leistungen und wesentliche Mengenmehrungen sind vom Auftragnehmer dem Bauherrn schriftlich mit Begründungen und nachvollziehbaren Notwendigkeiten mitzuteilen und sodann von der Bauleitung/Projektleitung zu bewerten.

Diese Bewertung und Auswirkung der Änderung auf den Auftrag ist schriftlich im Vorgang zu dokumentieren. Entsprechendes gilt auch für die Anzeige von gestörten Bauabläufen, Bauzeitverzögerungen und Baubehinderungen oder für Veränderungswünsche des Auftraggebers.

Die Veränderungen des Auftrags sind im Rahmen eines Nachtrags zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer schriftlich unter Beachtung der Regelungen der VOB und der vergaberechtlichen Bestimmungen zu vereinbaren.

[Seite 10]

Alle Veränderungen, sowie die Anzeige von gestörten Bauabläufen, Bauzeitverzögerungen und Baubehinderungen sind im Bautagebuch, sofern dieses nicht geführt wird, im Bautagesbericht zu dokumentieren.

Führen Nachträge zu Kostenänderungen, ist dies in der Kostenkontrolle zu buchen.

6.2.3 Sonstige Abweichungen

Sonstige Abweichungen, die zu Mehrausgaben für Einzelvorhaben des Wirtschaftsplans führen, die einen Betrag von 50.000 Euro netto überschreiten, soweit keine gegenseitige Deckungsfähigkeit für verschiedene Vorhaben i. S. d. § 15 Abs. 3 Satz 2 der EigBetrVO besteht, oder zur Erhöhung der Folgekosten (Gesamtaufwendungen im Erfolgsplan) um mehr als jährlich 25.000 Euro netto führen, bedürfen, nach vorheriger Beratung in den Fachausschüssen, der Zustimmung des zuständigen Gremiums. Entsprechende Vorlagen sind vom zuständigen Fachdienst analog zu Tz. 4.2.3 zu erstellen. Erreichen die sonstigen Abweichungen nicht die vorgenannten Grenzwerte, entscheidet EB 85 im Einvernehmen mit dem zuständigen Fachdienst über die Ausführung. Wegen evtl. Mittelbereitstellung ist der Fachdienst Haushalt und Finanzen rechtzeitig einzuschalten.

6.2.4 Kostenerhöhungen

Kostenerhöhungen sind unbeschadet der Ursache

a) bei Erhöhung der Investitionskosten und/oder der Folgekosten von EB 85 und

b) bei Erhöhung der Einrichtungskosten vom zuständigen Fachdienst

unverzüglich dem Controlling des EB 85 bekanntzugeben.

Wenn erkennbar wird, dass sich die Gesamtausgaben um mehr als die in der Haushaltssatzung festgelegte Wertgrenze erhöhen, ist unter Mitwirkung des Fachdienstes Haushalt und Finanzen hierüber gemäß § 31 KomHKVO dem Rat unverzüglich zu berichten. Das gilt auch in den Fällen, in denen sich die Kostenerhöhungen auf die veranschlagten Haushaltsmittel auswirken und die Mittel für die Mehrausgaben nicht im Rahmen der Regelungen des § 117 Abs. 1 NKomVG ohne Beteiligung des Rates der Stadt bereitgestellt werden können. Bis zur Unterrichtung des Rates dürfen weitere Aufträge nur im Einvernehmen mit der Baudezernentin/dem Baudezernenten erteilt werden. Dem Rat müssen die Möglichkeiten gelassen werden, ggf. Maßnahmen zu treffen, insbesondere über Einsparungen zu beschließen.

In den Berichtspflichtvorlagen ist deshalb auch auszuführen, ob und ggf. in welchen Bereichen / Gewerken und in welchem Umfang Einsparungen vorgeschlagen werden können.

Soweit sich durch Änderungen der Maßnahmen auch die Folgekosten ändern, sind Gegenüberdarstellungen in die Berichtspflichtvorlagen einzuarbeiten. Die Tz. 6.1 dieser Geschäftsordnung bleibt unberührt.

Bauausgabenachweis

Bei Bauvorhaben im Sinne dieser Geschäftsordnung ist ein Bauausgabenachweis zu führen.

Grundsteinlegungen – Richtfeste – Einweihungsfeiern – Eröffnungsfeiern – Auskünfte an die Presse

8.1 Allgemeines

Die Ausführung und Organisation erfolgt durch den Bauherrn (Tz. 3).

[Seite 11]

8.2 Grundsteinlegungen

Grundsteinlegungen bedürfen der Entscheidung der Oberbürgermeisterin/des Oberbürgermeisters. Die Kosten sind als Baunebenkosten nachzuweisen. Grundsätzlich dürfen Ausgaben nur für eine einfache Ausschmückung des Platzes sowie Beschaffung und Einbau einer Metallkassette nebst Urkunde entstehen.

8.3 Richtfeste

Richtfeste finden nicht statt.

8.4 Einweihungsfeiern – Eröffnungsfeiern

Über Durchführung und Umfang von Einweihungsfeiern und Eröffnungsfeiern entscheidet die Oberbürgermeisterin/der Oberbürgermeister. Bauausgabemittel dürfen hierfür nicht in Anspruch genommen werden.

8.5 Pressearbeit

Die Einladung und Betreuung der Medienvertretungen erfolgt durch das Referat 01.4. Auskünfte an die Presse erteilen ausschließlich die Pressestelle, die Dezernentinnen und Dezernenten bzw. die von ihnen ausdrücklich Beauftragten.

Bauabnahme

9.1 Allgemeines

Für die Abnahme der Leistungen sind insbesondere die VOB/B und ZVB sowie die Bedingungen in den für die Leistung maßgebenden zusätzlichen technischen Vertragsbedingungen zu beachten.

Bauübergabe

10.1 Allgemeines

EB 85 übergibt nach Fertigstellung und Einweisung des Nutzers das gesamte Bauvorhaben oder einzelne Abschnitte dem zuständigen Fachdienst. Die Bauübergabe erfolgt nach einer örtlichen Besichtigung.

Zeitgleich meldet EB 85 die Fertigstellung des Gebäudes an FD 30 für die Versicherung (s. auch Regelungen in der VorSa zum Versicherungsschutz v. 07.02.2017) sowie an das Controlling des EB 85 für die Anlagenbuchhaltung. Außerdem werden relevante Daten zur Erfassung in CAFM bereitgestellt.

Zum Übergabetermin erstellt EB 85 jeweils zwei Übergabeordner, mit allen das Gebäude betreffenden Unterlagen. Der Ordner mit den Originalunterlagen verbleibt bei EB 85, ein Ordner mit Kopien wird zu den Unterlagen für die Rechnungslegung genommen. Die Ordner sind dauerhaft aufzubewahren und enthalten folgende Unterlagen:

 systematische Zusammenstellung der genehmigten zeichnerischen Darstellungen der Baumaßnahme,  geprüfte statische Berechnung,  Auflistung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche mit Name, Adresse, Telefonnummer der ausführenden Firma und der jeweiligen Ansprechpartnerin bzw. dem jeweiligen Ansprechpartner,  öffentlich-rechtliche Abnahmebescheinigungen,  gesetzlich erforderliche Erlaubnis- und Genehmigungsbescheide sowie alle genehmigten Nachträge  Ausrüstungs-, Inventar- oder Geräteverzeichnis, 11

[Seite 12]

 Energiebedarfsausweis (auf Grundlage der tatsächlichen Bauausführung),  Mietverträge (sofern bereits vorhanden)  Zusammenstellung über die EB 85 während der Durchführung der Baumaßnahme bekannt gewordenen Auflagen, Rechte und Pflichten. In diese Übersicht sind insbesondere aufzunehmen Angaben über:  Befristung oder Widerruflichkeit von wasserrechtlichen Bescheiden,  Auflagen, Rechte und Pflichten für Zufahrtsstraßen, Wege, Wasserversorgungs- und Abwasseranlagen (auch außerhalb der Anlagen),  einmalige Erschließungsbeiträge für Straßen und Wege nach dem BauGB,  Anschlussgebühren für die Abwasserbeseitigung,  Anschlussgebühren für eine öffentliche oder private Wasserversorgung und  Rohrnetzkostenbeiträge,  Anschlusskosten für Stromversorgung, Gasversorgung usw.,  Zusammenstellung der Auflagen der Brandschutzbehörden, soweit sie die Nutzung betreffen,  Ergebnis der Trinkwasseruntersuchung  sonstige behördliche Auflagen,  durchzuführende Kontroll- und Wartungsarbeiten,

zusätzlich bei technischen Anlagen:  Anlagen- und Funktionsbeschreibungen,  Prüfbücher mit dem Ergebnis der vor der Inbetriebnahme durchgeführten Abnahmeprüfungen,  Betriebsanweisungen, einschließlich Bedienungs- und Instandhaltungsanleitungen der Anlagenhersteller,  Liste der Anlagen, die einer Überwachungspflicht auf Grund öffentlich- rechtlicher Vorschriften unterliegen, einschließlich der vorgesehenen Prüftermine,  Aufstellung von Bauteilen, die der Wartung bedürfen,  Auflistung aller Technischen Anlagen,  Fristenpläne für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten,  Zusammenstellung von Vorschriften für Arbeitsschutz und Unfallverhütung,  Energielieferverträge,  Instandhaltungsverträge.

10.2 Niederschrift

Über die Bauübergabe ist von EB 85 eine Niederschrift zu fertigen, die von den Vertreterinnen und Vertretern von EB 85 und des zuständigen Fachdienstes zu unterzeichnen ist.

Die Niederschrift soll die für eine ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme wesentlicher Merkmale, insbesondere festgestellte Mängel, enthalten.

Je eine Ausfertigung der Niederschrift erhalten EB 85, der zuständige Fachdienst, der Fachdienst Haushalt und Finanzen und der Fachdienst Rechnungsprüfung. Eine Ausfertigung ist in die Unterlagen zur Rechnungslegung zu nehmen.

10.3 Aktivierung

Nach Übergabe des Bauvorhabens veranlasst EB 85 die Aktivierung des Bauvorhabens im Anlagevermögen gemäß der Geschäftsordnung über die Aktivierung von Immateriellen Vermögensgegenständen und Vermögensgegenständen des Sachvermögens bei der Stadt Salzgitter.

Gewährleistungsverzeichnis

Zur rechtzeitigen Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen ist von EB 85 ein Gewährleistungsverzeichnis zu führen. Das Verzeichnis enthält mindestens folgende Angaben:

 Lfd. Nr. 12

[Seite 13]

 Bezeichnung des Bauvorhabens bzw. –abschnitts  des Gegenstandes der Haftpflicht  Name und Anschrift der Unternehmerin bzw. des Unternehmers  Tag der Abnahme/Teilabnahme  Ende der Verjährungsfrist  Bemerkungen.

EB 85 veranlasst sechs Monate vor Ablauf der Gewährleistungsfrist eine Begehung des Gebäudes mit dem zuständigen Fachdienst bzw. der Nutzerin oder dem Nutzer. Über die Begehung und die festgestellten Mängel ist eine Niederschrift zu fertigen. EB 85 sorgt für die Beseitigung der Mängel innerhalb der Gewährleistungsfrist.

Treten innerhalb der Gewährleistungsfrist Mängel auf, haben der zuständige Fachdienst bzw. die Nutzerin oder der Nutzer den EB 85 unverzüglich darüber zu informieren.

Abrechnung von Bauvorhaben

12.1 Allgemeines

Die von EB 85 zu fertigende Endabrechnung (Rechnungslegung) eines Bauvorhabens besteht aus

a) den Unterlagen gemäß § 12 Abs. 2 KomHKVO,

b) den Protokollauszügen über Beratungsergebnisse und Beschlüsse sowie etwaige Genehmigungsurkunden,

c) einer Zusammenstellung aller das Bauvorhaben betreffenden Schriftstücke,

d) den Auftragsunterlagen mit folgenden Anlagen:

 Vergabe- und Vertragsunterlagen:  die Aufforderung zur Angebotsabgabe,  Ergebnisse der Verdingungsverhandlung,  Wertung der Angebote,  Dokumentation nach § 20 VOB/A,  Gegenüberstellung der Angebotspreise (Preisspiegel),  Vorlage- und Genehmigungsschreiben zur Auftragserteilung/Aufhebung der Ausschreibung,  Vergabeunterlagen, bestehend aus den Formblättern zur Vorbereitung und Durchführung der Vergabe, der Leistungsbeschreibung und ggf. den Anlagen,  Auftragsschreiben, Bestellscheine,  Nachtragsvereinbarungen,  wichtiger Schriftverkehr für Vergabe und Vertragsabwicklung (Vermerke, Begründungen usw.).

e) einem Hinweis auf Art und Umfang vereinbarter Sicherheitsleistungen,

f) den Ausführungszeichnungen und den Bestandszeichnungen,

g) den Schlussabnahmebescheinigungen,

h) der Niederschrift über die Übergabe des Bauvorhabens an den zuständigen Fachdienst (vgl. Tz. 10.2),

i) den Abschlags- und Schlussrechnungen mit den dazugehörigen rechnungsbegründenden Unterlagen wie Aufmaßblättern, Mengenberechnungen, Abrechnungszeichnungen, Stundenlohnzetteln, Liefer- und Wiegescheinen, Entsorgungsnachweisen, Abnahmebescheinigung und Bescheinigung über die Mängelbeseitigung.

[Seite 14]

j) einer Kostenzusammenstellung, in der die geleisteten Abschlagszahlungen kenntlich gemacht sein müssen und

k) eine Gegenüberstellung der bereitgestellten und bei der Ausführung des Bauvorhabens tatsächlich ausgegebenen Mittel, unterteilt nach Bautiteln.

Die Endabrechnung hat, sofern möglich, spätestens zehn Monate nach dem Zeitpunkt vorzuliegen, in dem das Bauvorhaben in allen Teilen in Benutzung genommen werden kann.

12.2 Verwendungsnachweise

Verwendungsnachweise für Finanzierungshilfen (Kredite, Zuweisungen) dritter Stellen sind fristgerecht grundsätzlich vom EB 85 im Einvernehmen mit dem zuständigen Fachdienst aufzustellen. Sind mehrere Fachdienste bzw. Eigenbetriebe an der Bauausführung beteiligt, so wird der Verwendungsnachweis von dem Fachdienst bzw. Eigenbetrieb erstellt, in dessen Bereich der größte Anteil am jeweiligen Investitionsvolumen liegt; im Zweifelsfalle entscheidet die Baudezernentin bzw. der Baudezernent.

Soweit erforderlich wirkt der Fachdienst Haushalt und Finanzen mit.

Verwendungsnachweise sind ohne weitere Aufforderung bis zu den in den Bewilligungsbedingungen genannten Terminen der Bewilligungsbehörde zu übersenden. Spätestens sind sie jedoch sechs Monate, nachdem das Bauvorhaben in Nutzung genommen wurde, vorzulegen. Ist die termingerechte Vorlage im Ausnahmefall nicht möglich, so hat der zuständige Fachdienst rechtzeitig vor dem Termin eine Fristverlängerung zu beantragen; über diesen Antrag sowie über die Entscheidung ist der Fachdienst Haushalt und Finanzen zu unterrichten.

Verwendungsnachweise sind der Bewilligungsbehörde nach den Vorgaben des Förderbescheides bzw. der Förderrichtlinien vorzulegen.

Schlussbestimmungen

13.1 Abweichungen

Von dieser Geschäftsordnung darf nur mit Zustimmung der Oberbürgermeisterin bzw. des Oberbürgermeisters abgewichen werden. Die Gründe, die eine Abweichung erforderlich machen, sind bei Einholung der Zustimmung ausführlich schriftlich darzulegen.

13.2 Außerkrafttreten

Diese Geschäftsordnung ersetzt die bisher geltenden Regelungen der Geschäftsordnung für die Vorbereitung, Ausführung und Abrechnung von Hochbauvorhaben (GO-Hochbau) vom 30.04.1986.

13.3 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 01.02.2018 in Kraft.

Salzgitter, den 17.01.2018 Gez. Frank Klingebiel Oberbürgermeister

GO Hochbau.pdf