Organisations- und Projekthandbuch.pdf

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BAUWERT Projektmanagement GmbH & Co. KG Magistrat der Stadt Bad Soden a.Ts. Diezer Straße 50 Königsteiner Straße 73 65549 Limburg an der Lahn 65812 Bad Soden a.Ts.

Organisations- /

Projekthandbuch

Umbau und Erweiterung Medico-Palais

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Mit der Freigabe dieses Organisationshandbuches werden durch den Auftraggeber die Projektziele bestätigt und grundlegende Projektabläufe und Verantwortlichkeiten vorgegeben.

Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 1 Dieses Organisationshandbuches wurde durch die Projektleitung des Auftraggebers (PLBH) in Zusammenarbeit mit der Projektsteuerung (PS) erstellt. Bei Unstimmigkeiten ist die PLBH und/oder die PS zu informieren.

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Gliederung

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1. Vorbemerkungen

1.1. Zweck und Ziel des Organisationshandbuches 4 1.2. Vertraulichkeit 4 1.3. Geltungs- und Gültigkeitsberiech des Organisationshandbuches 4

2. Projektinformationen

2.1. Allgemeines zum Projekt 5 2.2. Projektstrukturplan und Aufbauorganisation 7 2.3. Projektbeteiligte 8 2.4. Aufgabenverteilung 9 2.4.1. Entscheidungsebene 9 2.4.2. Leitungseben 9 2.4.3. Nutzerebene 9 2.4.4. Projektsteuerung 9 2.4.5. Objekt- und Fachplanungsebene 9 2.5. Projektziele 10 2.6. Entscheidungs- und Änderungsmanagement 11 2.6.1. Entscheidungsvorlage 11 2.6.2. Änderungsantrag 11 2.7. Vergabestrukturplan 12 2.7.1. Schnittstelle Planung / Vergabestelle 12 2.7.1.1. Struktur nat. Verfahren, öffentl. Ausschreibung (Unterschwellenbereich) 13 2.7.1.2. Struktur EU-weites offenes Verfahren, (Oberschwellenbereich) 14

3. Information

3.1. Berichtswesen 15 3.1.1. Bautageberichte 15 3.1.2. Baustellenberichte 15 3.1.3. Projektstatusberichte 15 3.2. Besprechungswesen 15 3.2.1. Projektbesprechung 16 3.2.2. Bauherren-Jour fixe 16 3.2.3. Planerbesprechung 16 3.2.4. Projekt-Jour fixe 16 3.2.5. Bausitzungen 17 3.3. Einladungen 17 3.4. Schriftverkehr 17 3.5. Projektkommunikationssystem (PKS) 18 3.5.1. Nutzung 18 3.5.2. Zugang und Einladung 18 3.5.3. Kommunikation 18 3.5.4. Dokumentenmanagement 18 3.5.5. Ordnerstruktur 18 3.6. Dateinamenkonvention 19

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4. Koordination

4.1. Planprüfung und -freigabe 20 4.2. Leistungsphasenabschlussberichte 22 4.3. Schnittstellenplanung 23 4.4. Rechnungsprüfung 23 4.5. Nachtragsprüfung 25 4.6. Abnahmen 26 4.6.1. VOB Abnahme 26 4.6.2. HBO Abnahme 26 4.6.3. Bauübergabe / Inbetriebnahme 27 4.7. Kostenkontrolle 28 4.8. Terminplanung 29 4.9. Risikomanagement 30

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1 Vorbemerkung

1.1 Zweck und Ziel des Organisationshandbuches Das vorliegende Organisationshandbuch enthält in Form eines Nachschlagewerkes grundsätzliche Informationen und Verfahrensrichtlinien, die eine einheitliche und reibungsarme Projektabwicklung ermöglichen sollen. Es beinhaltet zusätzlich noch die Projektvorbereitungs-, die Planungs-, die Ausführungsvorbereitungs-, die Ausführungs- und die Projektabschlussphase. Gemäß Vorgabe der PLBH dient das Organisationshandbuch als Handlungsanweisung und - hilfe. Das Organisationshandbuch ersetzt jedoch keinesfalls die mit den Planern vertraglich vereinbarten Ziele, Vorgaben und Leistungen. Das Organisationshandbuch ist bei Widersprüchen als nachrangig zu betrachten, bzw. bei Vereinbarung des Organisationshandbuch als Vertragsanlage entsprechend der festgelegten Rangfolge. Ziel dieses Handbuches ist es, allen Projektbeteiligten die standardisierten Abläufe bestimmter Prozessaktivitäten sowie die Organisationsstrukturen, Regelungen und Vorschriften aufzuzeigen und genau zu erläutern. Die in diesem Organisationshandbuch verwendeten Abkürzungen sind in der Anlage Nummer 1.0, Abkürzungsverzeichnis, zusammengetragen.

1.2 Vertraulichkeit Der Auftragnehmer verpflichtet sich überdies, alle Informationen, das Projekt betreffend, vertraulich zu behandeln und seine Mitarbeiter einer entsprechenden Geheimhaltungs- verpflichtung zu unterwerfen. Auf seine Projektbeteiligung darf der Auftragnehmer hinweisen.

1.3 Geltungs- und Gültigkeitsbereich des Organisationshandbuches Das vorliegende Organisationshandbuch gilt für das gesamte Bauvorhaben „Umbau und Erweiterung Medico-Palais“, im Folgenden kurz als „Medico-Palais“ bezeichnet. Sofern nicht ausdrücklich anders definiert, gelten die Vorgaben dieses Handbuches für alle am Projekt beteiligten Organisationen, welche mit der Projektabwicklung befasst sind. Die Vorgaben des Handbuches gelten bis zum Projektende. Das Organisationshandbuch ist gültig ab dem Zeitpunkt der Inkraftsetzung durch die Projektleitung des AG. Zudem werden projektbezogene Änderungen und Erweiterungen in diesem Handbuch laufend nachgeführt.

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2 Projektinformationen

2.1 Allgemeines zum Projekt Das Medico-Palais im Alten Kurpark der Stadt Bad Soden am Taunus entstand 1912 und war zu dieser Zeit das größte Inhalatorium Europas. Das Gebäude steht als Kulturdenkmal unter Denkmalschutz. Nachdem es nun jahrelang einigen Arztpraxen als Standort galt, steht es seit 2019 leer und soll umgenutzt werden. So wird die Stadt Bad Soden am Taunus einen großen Teil ihrer Stadtverwaltung in das dreigeschossige Medico-Palais umziehen. Der AG sieht in der hier gestellten Aufgabe vor allem eine funktionale Modernisierung, welche eine flexible und moderne Nutzung der Räumlichkeiten durch die Verwaltung ermöglichen kann. Eine bereits erstellte Machbarkeitsstudie hat erste Vorschläge zu Sanierungs- und Erweiterungsmaßnahmen aufgestellt. So kann neben einer grundhaften Sanierung auch ein Anbau entstehen. Die digitale Transformation und die Vernetzung von Städten und Behörden sowie Mitarbeitenden, ermöglichen neue Arbeitsformen. „Die Arbeitswelt von morgen“ ist in einigen Städten und Gemeinden bereits die Realität, da neue Werkzeuge, wie Kommunikationsplattformen, Videokonferenzen und virtuelle Netze, ein flexibleres Arbeiten ermöglichen. Die Stadt Bad Soden am Taunus arbeitet bereits aktiv daran, diese neue Arbeitswelt zu implementieren. Dies bringt für uns eine Veränderung der Flexibilität, der Komplexität, von Interaktion sowie der Kompetenzanforderungen mit sich.

Die „Arbeitswelt von morgen“ verändert die Arbeitskultur der Stadt Bad Soden am Taunus in vielen Bereichen. Dazu trägt vor allem die Digitalisierung, die Einführung des Dokumentenmanagements sowie die Richtlinie zur mobilen Arbeit und Änderung der Arbeitszeitregelung bei. Die Vereinbarkeit von Familie und Arbeit (Work-Life-Balance) hat sich dadurch für die Mitarbeitenden deutlich verbessert.

Projektzeitraum: Es wird davon ausgegangen, dass nach Beauftragung der Planer mit der Bearbeitung begonnen werden kann. Die reine Planung- und Bauzeit wird auf ca. 3 Jahre geschätzt. Es wird zum Ende der LPH 2 eine Unterbrechung zur politischen Beschlussfassung geben müssen. Diese Unterbrechung ist nicht in die Projektbearbeitungszeit eingerechnet.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 6 Medico-Palais, Außenansicht

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 7 2.2 Projektstrukturplan und Aufbauorganisation Das nachfolgende Projektorganigramm stellt die Koordination der Zusammenarbeit zwischen den einzelnen beteiligten Institutionen und Personen dar.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 8 2.3 Projektbeteiligte Die Liste der Projektbeteiligten wird vom Projektsteuerer stets aktualisiert. Die Liste wird durch den AG nachgehalten und allen Projektbeteiligten im Datenraum zur Verfügung gestellt. Alle Projektbeteiligten verpflichten sich zur Mitwirkung bei der Fortschreibung, insbesondere bei Veränderungen im eigenen Team. Die Eintragung und Aktualisierung der Kontaktdaten der ausführenden Firmen erfolgt unaufgefordert spätestens nach dem Auftakt des Gewerks.

Eine detaillierte Projektbeteiligtenliste ist als Anlage Nummer 2.0 beigefügt.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 9 2.4 Aufgabenverteilung Nachfolgend werden die hierarchisch angeordneten Ebenen erläutert:

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 10 2.5 Projektziele Mitwirken bei der Festlegung der Projektziele

Die in diesem Abschnitt festgeschriebenen Projektziele (Leistung) wurden von den Projektbeteiligten als in sich schlüssig anerkannt und bilden als Soll-Vorgabe für das Projekt die Grundlage für die Steuerung der Umsetzung. Änderungen dieser Projektziele bedürfen der Zustimmung durch die Bauherren und sind in angemessener Form zu dokumentieren.

• Projektziel – Leistungen o Quantitative Ziele o Raumprogramm Die erforderliche Summe der Flächen orientiert sich am Nutzerbedarf bzw. den Nutzeranforderungen. Die einzelnen Raumflächen werden durch das Bestandsgebäude vorgegeben. Eine Vergrößerung der Nutzfläche in der Summe ergibt sich durch den 2-geschossigen Erweiterungsbau. o Qualitative Ziele o Hochbau Herrichten der Gebäudehülle und Dachkonstruktion auf energetischen Standard, Dämmung des Dachs und der Fassade (tlw. Innendämmung, Denkmalschutz), Erneuerung der Fenster und Sonnenschutzanlage unter Aufrechterhaltung der historischen Fensteranlagen (Kastenfenster), vollständige Erneuerung der raumbildenden Oberflächen (Wände, Decken, Böden), Innensanierung mit Grundrissanpassungen, Ertüchtigung des Brandschutzes nach heutigen Vorschriften; Neuordnung der Flucht- und Rettungswege mit Herstellung zusätzlicher Fluchtwege, Schadstoff- sanierung nach Erfordernis. o Haustechnik Erneuerung der technischen Anlagen Heizung, Lüftung und Elektro sowie Ertüchtigung des Blitzschutzes.

• Projektziel – Kosten o Kostenrahmen Im Zuge der Vorentwurfsplanung LPH2 wird ein Kostenrahmen erarbeitet. Dieser wird für nachfolgenden Leistungsphasen als Projektziel definiert und in diesem OHB fortgeschrieben.

• Projektziel – Termine o Rahmenterminplan Im Zuge der Vorentwurfsplanung LPH2 wird ein Rahmenterminplan erarbeitet. Dieser wird für nachfolgenden Leistungsphasen als Projektziel definiert und in diesem OHB fortgeschrieben.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 11 2.6 Entscheidungs- und Änderungsmanagement Vorschlagen, Abstimmen und Umsetzen des Entscheidungs- und Änderungsmanagements 2.6.1 Entscheidungsvorlage Zur Entscheidung über vertragsrelevante Änderungen, welche einen Mehr- / Minderpreis, Qualitätsänderungen oder Terminverschiebungen zum ursprünglichen Vertrag darstellen, werden Entscheidungsvorlagen erstellt. Entscheidungsvorlagen können durch alle Projektbeteiligte kommuniziert werden. Die Beschreibung und Bewertung des Themas erfolgt auf den von der Projektsteuerung als Anlage Nummer 3.2 vorgegebenen und beigefügten Formblättern für Entscheidungsvorlagen. Bei Bedarf werden die Formblätter jeweils durch weitere Anlagen (z.B. Zeichnungen, Datenblätter, weitere Dokumente, etc.) ergänzt. Die Erstellung der Entscheidungsvorlage erfolgt durch eine möglichst exakte Beschreibung des Themas. Die Entscheidungsvorlage wird der Projektsteuerung zur Überprüfung und Freigabeempfehlung und anschließend der Projektleitung des BH zur Freigabe über den Projektdatenraum vorgelegt. Die durch die Unterschrift freigegebene Entscheidungsvorlage wird über den Projektdatenraum kommuniziert und dokumentiert. Die von der Entscheidung Betroffenen sind mittels Benachrichtigungsfunktion des Datenraumes in Kenntnis zu setzen. Eine Beauftragung erfolgt durch die Projektleitung des BH. Entscheidungsvorlagen enthalten mindestens folgende Informationen:

• Detaillierte Beschreibungen der Änderungen • Einschätzung der Änderung zu Planung, Ausführung, Terminen, Kosten und Sicherheit • Erfassung des benötigten Budgets und Auswirkungen auf das Gesamtbudget • Freigabeempfehlung oder weitere Hinweise

Zur Erstellung einer Entscheidungsvorlage ist die als Anlage Nummer 3.2 beigefügte Vorlage zu verwenden.

2.6.2 Änderungsantrag Änderungen sind grundlegende Abweichungen von der ursprünglichen Planung. Haben diese Änderungen Auswirkungen auf Kosten, Zeit oder Leistung sind sie in Form eines Änderungsantrages zu kommunizieren und von der Projektleitung bzw. den BH/AG freizugeben. Änderungsvorschläge, Spezifikationen, Modifikationen etc. können durch alle Projektbeteiligte geäußert werden. Die Beschreibung und Bewertung des Themas erfolgt auf den von der Projektsteuerung als Anlage Nummer 3.1 vorgegebenen und beigefügten Formblättern für Änderungsanträge. Bei Bedarf werden die Formblätter jeweils durch weitere Anlagen (z.B. Zeichnungen, Datenblätter, weitere Dokumente, etc.) ergänzt. Änderungsanträge enthalten mindestens folgende Informationen:

• Detaillierte Beschreibungen der Änderungen • Einschätzung der Änderung zu Planung, Ausführung, Terminen, Kosten und Sicherheit • Erfassung des benötigten Budgets und Auswirkungen auf das Gesamtbudget • Freigabeempfehlung oder weitere Hinweise

Änderungsanträge werden der Projektsteuerung zur Überprüfung und Freigabeempfehlung und anschließend der Projektleitung des BH zur Freigabe über den Projektdatenraum vorgelegt. In der jeweils folgenden regulären Sitzung werden die Änderungsanträge besprochen und weitere Schritte festgelegt (z.B. Überarbeitung, Bewertung durch…). Die durch die Unterschrift freigegebene Änderungsanträge werden über den Projektdatenraum kommuniziert und dokumentiert. Die von der Entscheidung Betroffenen sind mittels Benachrichtigungsfunktion des Datenraumes in Kenntnis zu setzen. Eine Beauftragung erfolgt durch die Projektleitung des BH.

Zur Erstellung eines Änderungsantrages ist die als Anlage Nummer 3.1 beigefügte Vorlage zu verwenden.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 12 2.7 Vergabestrukturplan Die Vergabeverfahren für Planungs- und Bauleistungen werden von der Vergabestelle der Stadt Bad Soden am Taunus durchgeführt. Der Magistrat der Stadt Bad Soden am Taunus, als Auftraggeber, vergibt Aufträge entsprechend der Vergaberichtlinien der Stadt Bad Soden im Taunus.

Die Vergaberichtlinien der Stadt Bad Soden am Taunus finden Sie unter Anlage Nummer 4.0.

2.7.1 Schnittstelle Planung / Vergabestelle BH Gemäß den vertraglichen Regelungen stellen die Planer in der LPH 6 die Ausschreibungsunterlagen und Formblätter zusammen, welche zunächst durch die Projektsteuerung und anschließend durch die Projektleitung überprüft werden. Nach finaler Überarbeitung durch die Planer und Freigabe durch die Projektleitung erfolgt die Übergabe an die Vergabestelle der Stadt Bad Soden am Taunus.

Die Vergabebetreuung bis Submission inkl. Submissionsprotokoll erfolgt durch die Vergabestelle.

Angebotsprüfung und -wertung erfolgt durch die Planer/Fachplaner und wird durch ein Prüfprotokoll sowie einem Vergabevorschlag protokolliert. Der Vergabevorschlag wird durch die Projektsteuerung überprüft und in Form einer Vergabeempfehlung protokolliert. Dieser wird anschließend durch die Projektleitung überprüft und in Form einer Gremienbeschlussvorlage zur Vergabe einer Bauleistung protokolliert.

Nach Beschlussfassung der Gremien wird die entsprechende Bauleistung durch die Vergabestelle der Stadt Bad Soden am Taunus vergeben bzw. beauftragt.

Nachfolgend sind die Vergabestrukturen von Ausschreibungen im nationalen / öffentlichen (Unterschwellenbereich) sowie europaweitem, offenem Verfahren (Oberschwellenbereich) dargestellt:

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3 Information

3.1 Berichtswesen Zur Dokumentation des jeweils aktuellen Planungsstandes sowie des Bauvortschritts sind nachfolgende Berichtsarten erforderlich. Die nachfolgenden Ausführungen zu den unterschiedlichen Berichtsarten und Verantwortlichkeiten gelten als ergänzende Erläuterung zu den vertraglichen Vereinbarungen. 3.1.1 Bautageberichte In der Ausführungsphase ist durch die Objektüberwachung ein Bautagebuch zu erstellen, wöchentlich in den Projektraum einzustellen und per Benachrichtigungsfunktion des Projektraumes sind Projektleitung und -steuerung zu informieren. Das Bautagebuch ist vom Ersteller zu unterzeichnen und dem Bauherrn regelmäßig zur Kenntnisnahme vorzulegen. 3.1.2 Baustellenberichte Durch die Objektüberwachung ist unter enger Mitwirkung der anderen Fachplaner mind. monatlich ein Baubericht (z.B. Baubesprechungsprotokoll) zu verfassen, in den Projektraum einzustellen und per Benachrichtigungsfunktion des Projektraumes sind Projektleitung und -steuerung zu informieren.

3.1.3 Projektstatusberichte Auf Grundlage der Berichterstattung der Objekt- und Fachplaner, der Statusbesprechungen im Rahmen der Planungsmeetings in allen Leistungsphasen sowie ab LPH 8 aufgrund der o.g. Berichte (Bautage- und Baustellenberichte) erstellt die Projektsteuerung, quartalsweise, zusammenfassende Projektstatusberichte zur Vorlage bei der Projektleitung. Alle Projektbeteiligten verpflichten sich, an der dafür jeweils erforderlichen Zuarbeit der Daten mitzuwirken.

3.2 Besprechungswesen Zur Koordination sämtlicher projektbezogenen Inhalte zwischen den einzelnen Projektbeteiligten, sowie zur Abstimmung mit dem Bauherrn und den zuständigen Behörden, sind, bis zur Herbeiführung von Entscheidungen, die nachfolgenden Besprechungsarten erforderlich und gelten als vereinbart. Von den regelmäßig wiederkehrenden Besprechungen sind von der Besprechungsleitung Ergebnisprotokolle zu führen. Das Ergebnisprotokoll zeichnet Inhalte und Beschlüsse einer Besprechung auf. Im Unterschied zum Verlaufsprotokoll werden nicht die einzelnen Reden und Diskussionsbeiträge aufgezeichnet, sondern diese werden zu Kerninhalten zusammengefasst. Im Gegensatz zum reinen Beschlussprotokoll, das einer „ToDo–Liste“ gleicht, ermöglicht das Ergebnisprotokoll, dass die Beschlüsse nachvollzogen werden können. Der formale Aufbau gleicht dem des Verlaufsprotokolls. Das jeweilige Protokoll wird innerhalb von wenigen Werktagen nach der entsprechenden Besprechung in den Projektdatenraum hochgeladen. Die Besprechungsteilnehmer sind über die Benachrichtigungsfunktion des Projektraumes über die Veröffentlichung des Protokolls zu informieren. Ergänzend zum Ergebnisprotokoll verpflichtet sich jeder Projektteilnehmer der jeweiligen Besprechung seine vorgezeigten Dokumente am gleichen Tag in den Projektdatenraum hochzuladen. Das Protokoll ist nicht als „Hausaufgabenbuch“ zu verstehen, die Projektbeteiligten erledigen Ihre Aufgaben aus den Besprechungen selbstständig und ohne gesonderte Erinnerung. Die nachfolgenden Ausführungen zu den unterschiedlichen Besprechungsarbeiten und Verantwortlichkeiten gelten als ergänzende Erläuterung zu den vertraglichen Vereinbarungen. Die Besprechungen werden zeitlich so gelegt, dass ein kontinuierlicher Informationsfluss gewährleistet ist.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 16 3.2.1 Projektbesprechung, Bauherren, Nutzer, Entscheidungsebene Zur Abstimmung übergeordneter Projektziele, Strategien, Entscheidungen sind Projekt- besprechungen erforderlich.

Inhalte der Projektbesprechungen: übergeordneter Projektziele, Strategien, Entscheidungen, Beantwortung themenorientierter Anfragen, Umsetzung der Raum- und Funktionsprogramme in die Planung Regelmäßige Teilnehmer: BGM, FBL, PLBH; Nutzer; PS; Besprechungsleitung: PLBH; PS; Turnus / Frequenz: nach Notwendigkeit

3.2.2 Bauherren-Jour fixe Zur Abstimmung zwischen BH und PS sind regelmäßige BH-Jour fixe erforderlich.

Inhalte der Projektbesprechungen: Abstimmung zwischen Projektleitung des Bauherrn und der Projektsteuerung Regelmäßige Teilnehmer: PLBH, PS Besprechungsleitung: PS Turnus / Frequenz: 14-tägig, jeweils Donnerstag der geraden KW

3.2.3 Planer-Besprechung Zur Abstimmung zwischen den Planern sind regelmäßige Planer Besprechungen erforderlich.

Inhalte der Projektbesprechungen: Abstimmung aller planungsrelevanten Themen, Erarbeitung einer abgestimmten Planung, Koordination der Beiträge fachlich Beteiligter, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Aufbereitung von kosten- und terminrelevanten Veränderungen Regelmäßige Teilnehmer: Objektplaner, Fachplaner nach Bedarf Besprechungsleitung: Objektplaner, Fachplaner nach Bedarf Turnus / Frequenz: 14-tägig, Beginn mit Beginn der Planungsleistung

3.2.4 Projekt-Jour fixe, Planung Zur Abstimmung aktueller Planungsthemen, zum Projektstand und zur Koordination der Fachplaner sind Projekt-Jour fixe der Planung in regelmäßigem Turnus erforderlich.

Inhalte der Projektbesprechungen: Vorlage/Präsentation von Planungsergebnissen, Abstimmung von Planungsinhalten, Kontrolle der Einhaltung der Planungsvorgaben, Abstimmung der Termine und Abläufe, Festlegung und Vorbereitung von Entscheidungen für die Projektleitung, Koordination von Schnittstellen, Erörterung des aktuellen Kostenstandes, Erörterung des aktuellen Terminstandes Regelmäßige Teilnehmer: PLBH, PS, Objektplanung, Fachplaner nach Bedarf, Nutzer nach Bedarf, Berater nach Bedarf Besprechungsleitung: PS Turnus / Frequenz: 14-tägig, Beginn mit Beginn der Planungsleistung Zum aktuellen Stand sind Projekt-Jour fixe regelmäßig auf den Projekttag „Montag der ungeraden Kalenderwochen“ festgelegt

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 17 3.2.5 Bausitzungen (Planungs-/Ausführungsebene) Zur Abstimmung aktueller Baustellenthemen zwischen den Planern und den ausführenden Unternehmen sind Baustellensitzungen in regelmäßigem Turnus erforderlich.

Inhalte der Projektbesprechungen: Abstimmung aller Ausführungs-/Baustellenthemen zwischen Planung und ausführenden Unternehmen, Koordination des Bauablaufs, Sicherstellung des Planlaufs, Qualitätskontrolle, Überprüfung der Kostensituation, Überprüfung der terminlichen Abwicklung, Dokumentation der Abläufe, Arbeitssicherheit auf der Baustelle Regelmäßige Teilnehmer: Objektplanung, Fachplaner nach Bedarf, ausführende Unternehmen, SiGeKo Besprechungsleitung: Objektplanung, Fachplaner nach Bedarf Turnus / Frequenz: wöchentlich, Beginn mit Beauftragung Bauleistung

3.3 Einladungen Zur Organisation (Einladung, Änderung oder Absage) von Besprechungen ist der elektronische Informationsweg zu verwenden. Grundsätzlich sind elektronische Besprechungseinladungen über Outlook inkl. Tagesordnungen von der Projektsteuerung zu versenden. Der Einladende ist für Tagesordnung und Raum verantwortlich. Eventuelle Ergänzungen der Teilnehmer an der Tagesordnung sind im Vorfeld bekannt zu geben. Die Einladung ist inkl. Tagesordnung jeweils mindestens 2 Arbeitstage vor der jeweiligen Besprechung zu versenden.

3.4 Schriftverkehr Die Kommunikationsstruktur innerhalb eines Projektes ist eine wesentliche Voraussetzung eines effektiven Projektablaufes. Eine Projektabwicklung ohne differenzierte, durchgängige und verbindliche Kommunikationsstrukturen führt zu Problemen im Projektablauf. Dazu gehören ebenso Festlegungen zum Schriftverkehr der Projektbeteiligten. Grundsätzlich ist bei Schriftverkehr entsprechend der nachfolgenden Kategorien mit den entsprechenden Erwartungen zu verfahren:

• „Aufgabe“ mit der Veranlassung „Wahrnehmung, Auftrag, Erledigung“ und der Erwartung „Erteilte Aufgaben sind von den jeweiligen Projektbeteiligten sorgfältig, ordnungsgemäß und komplett bis zur vereinbarten Deadline zu erledigen“ • „Information“ mit der Veranlassung „Wissen, Erkenntnis, Aufklärung und der Erwartung „Alle Projektbeteiligten sind über alle projektspezifischen Informationen und Vorgängen rechtzeitig zu informieren. Die Information erfolgt entweder mündlich (z.B. in den Besprechungen) oder schriftlich (z.B. über E-Mail, Protokolle)“ • „Entscheidung“ mit der Veranlassung „Treffen, Festlegung, Umsetzung“ und der Erwartung „Entscheidungen werden gemeinsam abgestimmt, dann getroffen und anschließend vereinbart“ Nachfolgend sind allg. Regeln festgelegt, welche beim Verfassen einer E-Mail einzuhalten sind.

• Je E-Mail soll nur ein Thema behandelt werden • E-Mails sollen möglichst kurzgefasst sein • Bezeichnung der Betreffzeile: Medico-Palais + Thema • Der Verteiler soll exakt gewählt werden • Unüberlegtes Weiterleiten von E-Mails ist zu unterlassen • Personen sind gezielt anzusprechen – bei Bedarf sind Zusammenfassungen zu erstellen § AN: zur Erledigung, Beantwortung, Rückmeldung § Cc: zur Kenntnisnahme (keine weitere Aktion)

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 18 3.5 Projektkommunikationssystem (PKS) Vorschlagen, Abstimmen und Umsetzen der Kommunikationsstruktur, Informations-, Berichts- und Protokollwesen einschließlich Mitwirken bei der Auswahl eines Projektkommunikationssystems

Das Projekt-Kommunikation-System soll dem gesamten Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten auf einer internetbasierenden Plattform dienen und sicherstellen. Der BH hat das System Bricsys 24/7 ausgewählt. Das System wird von der PS betrieben. Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet, das System zum Datenaustausch (Schriftverkehr, Pläne, CAD u.a.) sowie zur Dokumentation und Kommunikation zu verwenden.

3.5.1 Nutzung Die Teilnahme und regelmäßige Nutzung des Projektraumes „Bricsys 24/7“ ist verbindlich für alle Projektteilnehmer. Die nachfolgenden Nutzungsregeln sind einzuhalten:

· es gilt eine „Bringpflicht“ · Alle Dokumente werden mit folgenden Informationen an die Beteiligten eingestellt: was wurde eingestellt, was ist zu tun, wer ist verantwortlich, bis wann wird eine Bearbeitung erwartet Die einfache und vollständige Sicherung der Dokumentation am Projektende auf Festplatte ist möglich. 3.5.2 Zugang und Einladung um Projektraum Jeder Projektbeteiligte benötigt ein persönliches, separates Konto. Der Zugang zum Projektraum erfolgt per Einladung durch den Projekt–Administrator (PS). Die aufgeforderten Projektbeteiligten registrieren sich innerhalb einer Woche. 3.5.3 Kommunikation Projektrelevante Kommunikation hat über die Nachrichtenfunktion des Datenraumes zu erfolgen. Darunter versteht sich der Datenaustausch (Schriftverkehr, Pläne, CAD u.a.) sowie zur Dokumentation alle Protokolle, Berichte, u.a. 3.5.4 Dokumentenmanagement Alle wichtigen Informationen, Dateien, Pläne, Protokolle, Dokumentationen, Mängelmanagement, Ausschreibungsunterlagen, Verträge usw. sind durch die Projektbeteiligten unaufgefordert im Projektraum abzulegen. Unterlagen (Dokumente, Pläne usw.), die zur Dokumentation des Projektes zählen, sind – so weit nicht in Absprache mit dem Projektmanagement anders festgelegt – bei Abgabe gemäß der Dateien- bzw. Plannamenkonvention zu benennen. Beim Hochladen von Dokumenten ist darauf zu achten, dass alle Stände des gleichen Dokuments mit dem passenden Datum und einer eindeutigen Beschreibung hochgeladen werden. 3.5.5 Ordnerstruktur Die Ordnerstruktur im Projektraum ist inhaltsbezogen und selbsterklärend.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 19 3.6 Dateiennamenkonvention Alle Dateien dürfen nur in regulären, erkennbaren und korrekten Formaten übermittelt werden. Dabei sollten zusätzlich noch folgende Regeln beachtet werden.

• Pläne werden ausschließlich als CAD-Dateien im *.dwg-, bzw. *.dxf-Format übermittelt • Zusätzlich sind alle Pläne als PDF-Dateien zu übermitteln • Die restlichen Unterlagen, Berechnungen, Dokumente, etc. sind als PDF-Dateien zu übermitteln (Ausnahmen gelten für Leistungsverzeichnisse auf Basis einschlägiger Dateiformate (GAEB xx) • Handschriftliche Notizen, Skizze o.ä. sind in eingescannter Form als PDF-Dateien zu übermitteln • Unbedeutende Dokumentenbezeichnungen wie „Scan_413786.pdf“ o.ä. sind nicht erlaubt

Die zu verwendende Dateinamenkonvention für Planunterlagen und Dokumente richtet sich nachfolgendem Schema:

• Planunterlagen (gem. Anlage Nummer 5.0 - Plancodierung / Planbezeichnung): Datum_Projektbezeichnung_Gewerk_Leistungsphase_Planart/Geschoss_Index_Freitext • Dokumente: Datum_ Projektbezeichnung_Kürzel Verfasser_Freitext

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4 Koordination

4.1 Planprüfung und -freigabe Die Planprüfung ist ein wiederkehrender Prozess, der in einem größeren Umfang durchgeführt wird. Jegliche Planunterlagen hat die zuständige Person auf folgende Punkte zu prüfen:

• Unstimmigkeiten in den Plänen der Fachplaner und -ingenieure • Widersprüche im Vergleich mit anderen Unterlagen zum Bauvorhaben • Planungsfehler im Bauplan, die zu den Beeinträchtigungen bei der Ausführung führen könnten

Voraussetzungen Um mit der Planprüfung zum festgelegten Planliefertermin starten zu können, müssen die Pläne dem zuständigen Prüfer rechtzeitig vorliegen. Sollten diese nicht unaufgefordert vor dem Termin eingehen, kann dieser an die Planer zwei Wochen davor eine schriftliche Erinnerung verschicken. In dem Schreiben bekommen die Planer den Hinweis, dass eine Behinderungsanzeige folgt, wenn der Planliefertermin nicht eingehalten wird.

Ablauf Wenn die Pläne vorliegen, beginnt die eigentliche Planprüfung. Diese folgt einem klaren Schema:

• Dokumentation des Eingangs der Pläne • Die eingegangenen Pläne erhalten üblicherweise einen Eingangsstempel und werden in einer sogenannten Planeingangsliste festgehalten. Diese erfolgt in den meisten Fällen noch manuell in Excel Tabellen. Die Baupläne landen dann auf dem Planserver. • Überprüfung auf Richtig- und Vollständigkeit • In diesem Schritt wird überprüft, ob die Pläne mit der Baubeschreibung und den Vorstellungen des Auftraggebers übereinstimmen. Wenn der Auftraggeber in der Baubesprechung Anmerkungen oder Änderungswünsche hat, werden diese meist im Bauplan-PDF festgehalten. Außerdem kontrolliert der zuständige Planprüfer in diesem Zuge auch die Unterlagen auf Vollständigkeit. • Kontrolle der Planinhalte auf Stimmigkeit mit anderen Plänen • Die Planung aller fachlich Beteiligten wird miteinander verglichen, um mögliche Unstimmigkeiten fest- und diese richtigzustellen. Ein Punkt, der dabei überprüft wird, ist, ob die Fachplaner die Maße aus dem Architekturplan richtig übernommen haben. • Freigabe durch den Auftraggeber • Wenn der zuständige „Planprüfer“ keine Abweichungen in der Planinhalten festgestellt und der Auftraggeber keine Anmerkungen zu den vorliegenden Plänen hat, steht der Freigabe der Pläne nichts mehr im Weg. Auf dieser Basis kann dann in die nächste Planungsphase übergegangen werden.

Ablauf bei Abweichungen

• Schriftliche Mitteilung an den Auftraggeber • Stellt der Planprüfer in seiner Prüfung einen Planfehler oder Mangel in den Plänen fest, sollte er unbedingt seiner Pflicht nach VOB/B §3 Abs.3 nachkommen und diese dem Auftraggeber mitteilen. Die Schriftform ist nicht zwingenden vorgeschrieben, wird aber aufgrund der Nachvollziehbarkeit und aus Beweisgründen dringend empfohlen. • Erneute Durchführung der Planprüfung • Wenn die neuen Pläne vorliegen, beginnt das gesamte Planprüfungsprozedere wieder von vorne. Ist der neue Planeingang vollständig und entspricht der Baubeschreibung, kann die nächste Phase im Bauprojekt starten. Stellt der Planprüfer bei erneuten Plandurchgang weitere Mängel fest, muss dieses erneut berichtigt werden. • Archivierung der Pläne • Zum Schluss sind die neuen und der Baubeschreibung entsprechenden Pläne zu archivieren, sowie an die entsprechenden Stellen zu verteilen. Damit die beteiligten Personen mit den aktuellen Plänen weiterarbeiten können.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 21 Verantwortlichkeiten

• Entwurfs-, Genehmigungs-, Ausführungsplanung Objektplanung: Die Objektplanung ist als Ersteller der jeweiligen Entwurfs-, Genehmigungs-, sowie Ausführungsplanung und deren Inhalt verantwortlich.

1. Überprüfung (formell, inhaltlich) der Planungsleistungen auf Plausibilität, Vollständigkeit, Einhaltung Projektziele, mit Prüfbericht / -vermerk durch Projektsteuerung und Weiterleitung an die PLBH bzw. Rücklauf an den jeweiligen Planersteller bei Unstimmigkeiten. Bearbeitungszeit 10 AT

2. Überprüfung von Planungsleistungen und Prüfergebnis der Projektsteuerung durch PLBH; anschließend Rückgabe an die Ersteller über die Projektsteuerung zur Einarbeitung / Berücksichtigung der dokumentierten Prüfergebnisse in die Planungsleistung. Bearbeitungszeit 10 AT

3. Freigabe nach Überprüfung der überarbeiteten Planungsleistungen auf Einarbeitung der Prüfergebnisse mit Freigabestempel und Versand der Unterlagen an die dafür vorgesehenen Adressaten durch PLBH über den Projektdatenraum. Bearbeitungszeit 3 AT

• Entwurfs-, Genehmigungs-, Ausführungsplanung TGA: Die Fachplanung ist als Ersteller der jeweiligen Entwurfs-, Genehmigungs-, sowie Ausführungsplanung und deren Inhalt verantwortlich.

1. Fachtechnische Prüfung der Planungsleistungen auf Plausibilität, Vollständigkeit, Einhaltung Projektziele durch Objektplanung mit Rücklauf an den jeweiligen Planersteller zur Einarbeitung / Berücksichtigung der dokumentierten Prüfergebnisse in die Planungsleistung. Bearbeitungszeit 10 AT

2. Überprüfung der Planungsleistungen auf Plausibilität, Vollständigkeit, Einhaltung Projektziele, mit Prüfbericht / -vermerk durch Projektsteuerung und Weiterleitung an die PLBH bzw. Rücklauf an den jeweiligen Planersteller bei Unstimmigkeiten. Bearbeitungszeit 10 AT

3. Freigabe nach Überprüfung der überarbeiteten Planungsleistungen auf Einarbeitung der Prüfergebnisse mit Freigabestempel und Versand der Unterlagen an die dafür vorgesehenen Adressaten durch PLBH über den Projektdatenraum. Bearbeitungszeit 3 AT

• Schal- und Bewehrungsplanung TWP: Die Fachplanung ist als Ersteller der jeweiligen Schal- und Bewehrungsplanung und deren Inhalt verantwortlich. Prüffolge analog zu Ausführungsplanung TGA.

• Schlitz- und Durchbruchsplanung TWP: Die Fachplanung ist als Ersteller der jeweiligen Schlitz- und Durchbruchsplanung und deren Inhalt verantwortlich. Prüffolge analog zu Ausführungsplanung TGA.

• Leistungsverzeichnisse: Die Fachplanung ist als Ersteller der jeweiligen Leistungsverzeichnisse und deren Inhalt verantwortlich. Prüffolge analog zu „Entwurfs-, Genehmigungs-, Ausführungsplanung Objektplanung“.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 22 4.2 Leistungsphasenabschlussberichte Leistungsphasenabschlussberichte dienen der Ergebnisdokumentation der jeweiligen Leistungs- phasen der Planungsbeteiligten und sind zum Abschluss einer jeden Leistungsphase erforderlich.

Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Planungsbeteiligten der Grundlagenermittlung Die Grundlagenermittlung ist die erste Tätigkeit der Planungsbeteiligten im Projekt. Versäumnisse bei dieser Leistung führen zu Planungsfehlern und können in späteren Projektphasen zu Störungen führen.

Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Planungsbeteiligten zum Abschluss der Leistungsphasen der Planung Abweichungen und Widersprüche müssen zunächst mit dem Projektbeteiligten geklärt und die notwendigen Anpassungen vorgeschlagen werden. Abweichungen von den Projektzielen und deren mögliche Alternativen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen und durch diesen freizugeben. Durch diese planungsbegleitende Konformitätsprüfung werden Änderungsprozesse in der weiteren Planung und auch in der Ausführung deutlich reduziert und damit Nachtragsrisiken gemindert.

Die Ergebnisberichte des Projektsteuerers erfolgen schriftlich zum Phasenabschluss der jeweiligen Leistungsphase gemäß HOAI und enthalten neben den Prüfergebnissen bzgl. u.a. Plausibilität, Vollständigkeit, Einhaltung Projektziele, eine Empfehlung an den Auftraggeber zur weiteren Vorgehensweise.

Der Projektsteuerer hat dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse der Vorplanung systematisch und vollständig von den jeweiligen Planern zusammengestellt und nach Klärung der sich aus der Plausibilitätsprüfung des Projektsteuerers ergebenden Fragen vom Auftraggeber genehmigt werden.

Der Projektsteuerer hat dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse der Entwurfsplanung systematisch und vollständig von den jeweiligen Planern zusammengestellt und nach Klärung der sich aus der Plausibilitätsprüfung des Projektsteuerers ergebenden Fragen vom Auftraggeber genehmigt werden. Das Ergebnis stellt das Bau-Soll mit dem Reifegrad der Entwurfsplanung dar. Es ist maßgebend für alle weiteren Planungsphasen und die Honorierung der Projektbeteiligten.

Des Weiteren ist die Konformität der Genehmigungsplanung (LPH 4, HOAI) mit den Projektzielen vom Projektsteuerer zu überprüfen.

Überprüfen der Ergebnisdokumentation der Planungsbeteiligten der Ausführungsplanung Die Ergebnisdokumentation der Ausführungsplanung kann i.d.R. nicht wie bei der Vorplanung oder Entwurfsplanung in einem Zuge, sondern nur in Abschnitten erfolgen.

Die Zeitpunkte der Überprüfung ergeben sich aus den Planungsvorgaben. Man kann die Ausführungsplanung in vier wesentliche Bereiche unterteilen, die durch die Projektsteuerung zu überprüfen sind:

1. Ausführungsplanung
2. Detailplanung nach Gewerken
3. Fortschreibung der Planung im Rahmen der LPH 6 – 8 HOAI
4. Werk- und Montageplanung der ausführenden Firmen

Bei der Ausführungsplanung ist insbesondere darauf zu achten, dass die Planungen des Objektplaners mit den Planungen der anderen fachlich Beteiligten, insbesondere des Tragwerkplaners und der TGA-Planer, koordiniert und integriert werden. Der Kollisionsplanung in der TGA kommt dabei im Zusammenhang mit der Schlitz- und Durchbruchplanung eine besondere Bedeutung zu. Diese muss durch die Projektsteuerung eingefordert und stichprobenhaft überprüft werden, damit auf der Baustelle keine Störungen entstehen.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 23 Die Detailplanung nach Gewerken ist wesentliche Voraussetzung für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse und für die Ausführung auf der Baustelle. Die Projektsteuerung hat bei der Überprüfung darauf zu achten, ob die wesentlichen Detailpunkte für das jeweilige Gewerk erfasst sind, eine Koordination mit den anderen an der Planung fachlich Beteiligten erfolgt ist und die qualitativen Vorgaben aus der Entwurfsplanung sowie der Bemusterung richtig umgesetzt wurden.

Aufgabe der Projektsteuerung ist auch, bei den Planungsbeteiligten die Fortschreibung der Ausführungsplanung mindestens auf den Stand der Leistungsverzeichnisse einzufordern. Weiterhin ergibt sich i.d.R. die Notwendigkeit von ergänzenden Details während der Bauausführung.

Abschließend ist durch die Projektsteuerung zu überprüfen, ob die Werk- und Montageplanung der ausführenden Firmen durch den Objektplaner und den TGA-Planer fach- und termingerecht geprüft werden. Die dafür notwendigen und gewerkeweise unterschiedlichen Zeiträume müssen in der Terminplanung ausreichend berücksichtigt sein, damit bei der Materialbestellung, bei der Vorproduktion und bei der Ausführung auf der Baustelle keine Verzögerungen entstehen.

Sämtliche Ergebnisse der Überprüfungen sind durch die Projektsteuerung in entsprechenden Berichten zu dokumentieren.

4.3 Schnittstellenplanung Zu Beginn der Planung sind die relevanten Grundlagen sowie Planumläufe für die einzelnen Leistungsphasen der Planung abzustimmen. Dieser Abstimmungsprozess zwischen den Projektbeteiligten ist in den Organisationsvorgaben gesondert zu dokumentieren.

Der Schnittstellenkatalog wird permanent durch die Planungsbeteiligten im Rahmen der Leistungsphase 3 erarbeitet. Der Standardschnittstellenkatalog ist als Anlage Nummer 6.0 angehängt, welcher auf das Projekt angepasst werden muss. Die Anpassung des Schnittstellenkatalogs erfolgt durch die jeweiligen Fachplaner.

4.4 Rechnungsprüfung Die sachliche, kaufmännische, technische und rechnerische Prüfung der eingereichten Rechnungen erfolgt durch den Projektsteuerer. Verantwortlich für die Koordination ist der Projektsteuerer.

Der Projektsteuerer dokumentiert die Prüfung der Mengenaufstellung /-berechnung durch Korrekturvermerke und Setzen von „Haken“ an der Menge, dem EP und dem GP und farbliche Kennzeichnung der Abrechnungspläne. Die Prüfung wird mit dem Zusatz „Sachlich, kaufmännisch, technisch und rechnerisch geprüft, zur Zahlung freigegeben“.

Wurde die Prüfung durch den Fachplaner vorgenommen, so hat er die Rechnung immer an den Projektsteuerer weiterzuleiten, dieser prüft, gibt frei und reicht die Rechnung an den Bauherrn zur weiteren Bearbeitung weiter.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 24 Routine der Rechnungsbearbeitung bei

• Freiberuflich Tätigen (FbT):

1. Rechnungsstellung durch Objekt-/ Fachplaner, Gutachter (FbT) an Projektsteuerung und in Kopie an die PLBH
2. Fachtechnische und rechnerische Prüfung mit Freigabe und Erfassung in der Kostenüberwachung durch die Projektsteuerung und Weiterleitung der Rechnung samt Prüfprotokoll an die PLBH
3. Prüfung und Anweisung der Zahlung durch die PLBH sowie Info an Projektsteuerung (zur Kenntnis) und FbT (zur Kenntnisnahme des Rechnungsrückläufers sowie zur Beachtung der Prüfergebnisse bei der Folgerechnung) bei abweichender Zahlung.

• Ausführenden Firmen, Abschlags- (AR) und Schlussrechnungen: (grundsätzlich gleiche Routine jedoch abweichende Bearbeitungszeiten)

1. Rechnungsstellung inkl. Aufmaß durch ausführende Firmen an Bau-/ Fachüberwachung mit Kopie (ohne Aufmaß) an Projektsteuerung zur Erfassung der ungeprüften Rechnung sowie an die PLBH (ohne Aufmaß) zur Rechnungserfassung und zur Dokumentation des Eingangs mittels Eingangsstempel.
2. Feststellung der Prüffähigkeit. Sachliche, fachtechnische und rechnerische Prüfung durch die Bau-/ Fachbauüberwachung der Mengen, EPs, Leistung / Leistungsstand / Zahlungsanspruch, Belastungen / Einbehalte / Skonti sowie Zusammenstellung aller Aufmaße im Original durch Bau-/ Fachüberwachung. Weiterleitung der Rechnung inkl. Aufmaß und Prüfprotokoll der Bau-/ Fachbauüberwachung an die PLBH sowie in Kopie zur weiteren Überprüfung an die Projektsteuerung. Bearbeitungszeit bei AR = 8 KT, bei SR = 17 KT
3. Überprüfung / Kontrolle der Rechnungsnummer, Plausibilitätskontrolle der Rechnungs- prüfung, Erstellung der Zahlungsfreigabe sowie die Erfassung in der Kostenüberwachung durch die Projektsteuerung. Weiterleitung der Zahlungsfreigabe an die PLBH. Bearbeitungszeit 6 KT
4. Prüfung und Rechnungsanweisung durch die PLBH. Weiterleitung der Originalrechnung inkl. Aufmaß an die Kasse (Haushalt) sowie in Kopie an die Bauüberwachung, Projektsteuerung sowie, bei Änderungen, an die ausführenden Firmen. Zahlung der Abschlagszahlung. Bearbeitungszeit 6 KT

Nachfolgende Struktur der Rechnungsbearbeitung ist zu beachten:

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 25 4.5 Nachtragsprüfung Ergänzend zur VOB/B und zum Leitfaden gemäß Vergabe- und Vertragshandbuch für Baumaßnahmen des Bundes (VHB) Abschnitt 5, 510 ist folgendes zu beachten: Jeder Nachtrag ist immer dahingehend zu prüfen, ob die erforderlichen zusätzlichen oder geänderten Leistungen vergaberechtlich in Form eines Nachtrages beauftragt werden dürfen. In enger Abstimmung mit der Projektleitung bzw. dem Projektsteuerer ist ggf. ein separates Vergabeverfahren erforderlich. Nachtragsangebote haben grundsätzlich die folgenden Informationen zu beinhalten:

• Mengenänderung von Teilleistungen, Mehr- oder Mindermengen (§2 Nr.3 VOB/B), geänderte Leistung (§2 Nr.5 VOB/B), zusätzliche Leistung (§2 Nr.6 VOB/B), Vergütung Zusätzliche Vergütungsforderungen infolge von Zusatz- oder Änderungsleistungen müssen vom Auftragnehmer grundsätzlich vor der Ausführung der jeweiligen Leistung angemeldet und von der Projektleitung freigegeben und beauftragt werden. Nachtragsangebote sind durch Hochladen im Projektraum mit Information an die zuständige Objektüberwachung, an die Projektleitung und an die Projektsteuerung einzureichen. Die Nachtragsprüfung der ausführenden Firmen erfolgt durch die jeweils zuständige Objektüberwachung innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Eingang der Information im Projektraum. Die Nachtragsprüfung der Planer erfolgt durch den Projektsteuerer innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Eingang der Information im Projektraum. Eine Verlängerung dieser Fristen kann in begründeten Einzelfällen vereinbart werden. Nachtragsprüfungen enthalten neben der Preisprüfung auch Vergabevorschläge und eine ausführliche Begründung des Nachtrags. Nachtragsleistungen, welche auf Grund mangelnder oder unzureichender Planung bzw. Leistungsverzeichnisse erforderlich werden, sind der Projektleitung unverzüglich mitzuteilen. Die entsprechenden Leistungen sind in Form eines Nachtrags-LVs durch die Fachplaner bzw. die Objektüberwachung zu erstellen und an den Auftragnehmer zu übermitteln, sodass dieser ein Angebot erstellen kann. Das Ergebnis der Nachtragsprüfung ist in einem schriftlichen Prüfbericht sowie unter Verwendung des Formblatts „FB 521 - Vergütungszuordnung“, welches in Anlage Nummer 7.0 angehängt ist, zu dokumentieren. Die Dokumentation ist Grundlage für die Erstellung der Entscheidungsvorlage für den Bauherrn durch die Projektsteuerung.

Nachfolgend wird der Regelablauf einer Nachtragsbearbeitung dargestellt.

1. Identifizieren der Nachtragsleistung sowie Erstellung eines Nachtrags-LVs inkl. Begründung des Nachtrages (Erfordernis) durch die Bau-/ Fachbauüberwachung. Weiterleitung (in Kopie an PLBH und PS) des Nachtrags-LVs zur Erstellung eines Nachtragsangebotes inkl. Kalkulation und Erstellung einer Nachtragsnummer an die jeweils ausführenden Firmen.
2. Das durch das ausführende Unternehmen erarbeitete Nachtragsangebot geht zur Prüfung im Original der Bau-/ Fachbauleitung sowie in Kopie der PLBH und PS zu.
3. Das Nachtragsangebot wird durch die Bau-/ Fachbauleitung auf Vollständigkeit und Prüffähigkeit sowie positionsweise fachlich / preislich geprüft. Anschließend wird durch die Bau-/ Fachbauleitung Vergabevermerk inkl. Begründung erstellt, wobei ggf. Nachtragsverhandlungen veranlasst werden. Anschließend wird durch die Bau-/ Fachbauleitung ein Nachtrags-Auftrags-LV erstellt. Weiterleitung des geprüften Nachtragsangebotes inkl. Prüfprotoll und Begründung der Bau- / Fachbauleitung an die Projektsteuerung sowie in Kopie an die PLBH. Bearbeitungszeit i.d.R. 5 AT
4. Überprüfung des durch die Bau-/ Fachbauleitung geprüften Nachtragsangebotes inkl. Prüfprotoll und Begründung durch die Projektsteuerung gemäß AHO. Erstellung einer Stellungnahme inkl. Deckungsbestätigung durch die PS mit Weiterleitung an die PLBH. Bearbeitungszeit 5 AT
5. Prüfung inkl. ggf. abschließendem Prüfvermerk und Erstellung eines Nachtrags- Auftragsschreibens durch die PLBH mit Weiterleitung an die ausführende Firma im Original sowie in Kopie an die Bau-/ Fachbauleitung und Projektsteuerung. Bearbeitungszeit i.d.R. 10 AT

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 26 4.6 Abnahmen 4.6.1 VOB Abnahme Ergänzend zu den Regelungen der VOB/B ist folgendes zu beachten.

Grundsätzlich ist in den Verträgen mit den Auftragnehmern eine formelle Abnahme der Leistungen zu vereinbaren. Die Abnahme ist demnach für alle Leistungen auch ohne Aufforderung durch den Unternehmer durchzuführen. Die Objektleitung / Fachbauleitung trägt im Rahmen ihrer Bauleitungstätigkeit eigenverantwortlich für eine Mangelfreiheit der Leistung Sorge. Die Art und Weise dieser bauleitenden Tätigkeit obliegt den Planern. Es ist zu unterscheiden zwischen der technischen Abnahme im Rahmen einer Vorbegehung durch die Objektleitung/ Fachbauleitung im Rahmen ihrer Aufgaben nach HOAI und der rechtsgeschäftlichen Abnahme durch den Bauherrn. Die technische Abnahme ist Voraussetzung für die förmliche Abnahme gem. VOB/B. Die förmliche Abnahme kann demnach verlangt werden, wenn der Planer das abzunehmende Gewerk dem Bauherrn schriftlich als „frei von wesentlichen Mängeln“ gemeldet und die Vollständigkeit und Richtigkeit der Abschlussdokumentation bestätig hat. Der AN kann das förmliche Abnahmeverlangen frühstens zum Zeitpunkt dieser Bestätigung einreichen. Im Übrigen gelten die Reglungen der VOB/B. Zur Protokollierung der Abnahme und anschließenden Mängelbeseitigung können die in Anlage befindlichen Formblätter FB 442, Abnahmeprotokoll (Anlage Nummer 8.0) sowie FB 443 Abnahme Mängelbeseitigung (Anlage Nummer 9.0) des VHB genutzt werden.

Durchführung:

• Technische Vorbegehung Die technische Vorbegehung als Vorbereitung für die Durchführung der förmlichen Abnahme wird von der jeweils verantwortlichen Objektleitung / Fachbauleitung durchgeführt. In den Begehungen werden festgestellte Mängel protokolliert und im Projektraum erfasst. Alle Firmen haben Zugang zum Projektraum, können kommentieren und den Bearbeitungsstatus ändern. Die Anmeldung, Fristsetzung, Verfolgung und Kontrolle der Beseitigung der Mängel obliegt der Objektleitung / Fachbauleitung.

• Förmliche Abnahme Mit erfolgreicher technischer Abnahme kann der AN die Fertigstellung seiner Leistung anzeigen und die förmliche Abnahme verlangen. Die Objektleitung / Fachbauleitung lädt dann zur Abnahme durch den Bauherrn, vertreten durch die PL, ein. Das Führen des Abnahmeprotokolls obliegt der Objektleitung / Fachbauleitung.

4.6.2 HBO Abnahme

Rohbauabnahme • Vor Beginn des Innenausbaus ist am Bauwerk eine Rohbauabnahme durchzuführen. Vorbereitet wird die Rohbauabnahme, indem die Objektüberwachung / Fachbauleitung alle erforderlichen Unterlagen und Nachweise zur Errichtung aller statisch notwendigen Bauteile bereit hat. Dann wird die Prüfung der Rohbauabnahme durch eine Bescheinigung beim Bauamt rechtzeitig beantragt. • Der Rohbau gilt als fertiggestellt und abnahmereif, wenn die Standsicherheit und der konstruktive Brandschutz gewährleistet werden können.

Gebrauchsabnahme • Die Gebrauchsabnahme ist die Abnahme durch das Bauamt mit der Bestätigung, dass alle Vorschriften und Auflagen bei der Errichtung des Bauwerks eingehalten wurden und ob es mit dem genehmigten Bauantrag übereinstimmt. Das Protokoll ist der Gebrauchsabnahmeschein, dieser berechtigt zur Nutzung des Bauwerks. Der Bauherr muss die Gebrauchsabnahme beantragen.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 27 4.6.3 Bauübergabe / Inbetriebnahme Nachfolgend wird der Regelablauf von Abnahme bis Bauübergabe/ Inbetriebnahme dargestellt:

1. Das Ausführende Unternehmen stellt einen Antrag auf Abnahme bei der Objekt-/ Fachbauleitung.
2. Die Objekt-/ Fachbauleitung stimmt das weitere Vorgehen mit der PLBH sowie PS ab. Dabei ist zu entschieden, wer für den BH berechtigt ist, die formale Abnahme zu vollziehen (gewerkeweise). Generelle Ermächtigung der Bauleitung durch den BH. Generelle Teilnahme eines Vertreters des BH an Abnahmen.
3. Die Abnahme wird durch die Objekt-/ Fachbauleitung organisiert, durchgeführt und protokolliert. Bei erfolgter Abnahme beginnt die Gewehrleistungsdauer. Bei wesentlichen Mängeln erfolgt ein Abbruch der Abnahme. Das Abnahmeprotokoll wird im Original an die PLBH sowie in Kopie an die PS weitergeleitet.
4. Bei einem Abbruch der Abnahme wird nach erfolgter Mängelbeseitigung ein Antrag auf Restabnahme durch die ausführende Firma über die Objekt-/ Fachbauleitung.
5. Die Objekt-/ Fachbauleitung stimmt das weitere Vorgehen mit der PLBH sowie PS ab. Der BH entscheidet über Teilnahme Restabnahme. Die Objekt-/ Fachbauleitung stimmt Termin für Restabnahme mit allen erforderlichen Beteiligten ab.
6. Überprüfung der Mängelbeseitigung und Abnahme der festgestellten Mängel durch die Objekt-/ Fachbauleitung mit Erstellung eines Abnahmeprotokoll. Das Abnahmeprotokoll wird im Original an die PLBH sowie in Kopie an die PS weitergeleitet.
7. Im Falle der Beauftragung der Objektbetreuung (LPH9) ist vor Ablauf der Gewährleistungsfrist eine Bestätigung zur Freigabe des evtl. gestellten Sicherheitseinbehalts durch die Objekt-/ Fachbauleitung zu erfolgen.
8. Die Freigabe des Sicherheitseinbehalts erfolgt durch den BH

Vor der Inbetriebnahme sind der PLBH bzw. dem BH sämtliche Dokumentationsunterlagen zu übergeben. Außerdem ist die PLBH bzw. der BH in sämtliche technische Anlagen einzuweisen.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 28 4.7 Kostenkontrolle (LPH 8) Abstimmen und Einrichten der projektspezifischen Kostenverfolgung

Die Kostenkontrolle hat auf der Grundlage, der vom BH genehmigte Soll-Kosten aus der Kostenberechnung zu erfolgen. Die Kostenverfolgung wird vom Projektsteuerer auf Basis der von den Planern eingeforderten und zur Verfügung gestellten Daten durchgeführt.

Sie umfasst im Wesentlichen nachfolgende Punkte: Kostenschätzung, Budget, Kostenberechnung, Kostenanschlag, Nachträge, Prognose, Abrechnung

Alle Projektbeteiligten sind verpflichtet, die für die Kostenverfolgung erforderlichen Daten dem Projektsteuerer unaufgefordert in periodischen Abständen von jeweils 4 Wochen zur Verfügung zu stellen.

Die Gliederung für die Kostenberichte nach DIN 276 ist nachfolgend zu entnehmen:

Alle Angaben in Kostenermittlungen und der Kostenverfolgung sind Brutto-Werte.

Die Projektsteuerung führt die Kostenverfolgung und damit die Kostenkontrolle gemäß den Vorgaben der PLBH.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 29 4.8 Terminplanung Die nachfolgenden Terminplantypen bauen jeweils aufeinander auf und stellen die Informationsgrundlage für die Projektbeteiligten in den entsprechenden Hierarchiestufen der Projektorganisation dar.

Im Einzelnen erfolgt die Terminplanung in folgenden Schritten:

Zielsetzungen der Terminplanung

• Gewährleistung einer phasen- und nutzergerechten Terminübersicht • Grundlage einer nachvollziehbaren Projektabwicklung • Koordination Ablauf- und Entscheidungsplanung Bauherr und Planer • Termincontrolling (Soll-Ist, Einhaltung Projektziele) • Der Projektsteuerer ist für die ordnungsgemäße Terminplanung verantwortlich. Der Aufbau und die Struktur der Terminplanung ist mit dem Projektleiter des BH abzusprechen und vom BH freizugeben.

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Organisationshandbuch Umbau und Erweiterung Medico-Palais 30 4.9 Risikomanagement Das Mitwirken beim Risikomanagement beinhaltet die Beratung des Auftraggebers bei der Identifikation von Risiken unter Berücksichtigung der Beiträge der weiteren Projektbeteiligten und Sonderfachleute / Gutachter. Der Projektsteuerer hat die Unsicherheiten, die sich im Hinblick auf die Projektziele gleichermaßen positiv wie auch negativ auf das Projekt auswirken können, durch ein systematisches Risikomanagement unter Integration der Beiträge der anderen Projektbeteiligten zusammenzufassen, um diese mit einer eigenen Bewertung dem BH zur Entscheidung zu übergeben. Hierbei ist neben der Prozessdefinition (Risiken identifizieren, Risiken analysieren, Maßnahmen planen, Maßnahmencontrolling), auch eine differenzierte Risikostrategie vorzuschlagen.

Das Risikomanagement beinhaltet ferner die laufende Bewertung der Risiken und das Vorschlagen von Maßnahmen zur Eingrenzung der Risiken unter Berücksichtigung der Beiträge der weiteren Projektbeteiligten.

Die Entscheidung über die Bewertung von Risiken und den endgültigen Umgang mit den vorgeschlagenen Maßnahmen führt allein der BH herbei.