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Allgemeine
Bewerbungsbedingungen der
AOK Bayern
für
EU-Vergabeverfahren
Gesundheit nehmen wir persönlich. AOK Bayern. Die Gesundheitskasse. Vertraulich intern
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Inhaltsverzeichnis
-
Auftraggeber und Vergabestelle ............................................................................. 3
-
Gleichstellungsklausel ................................................................................................. 3
-
Anwendungsbereich ...................................................................................................... 3
-
Rechtlicher Rahmen ....................................................................................................... 3
-
Verfahrenssprache ......................................................................................................... 4
-
Zuständige Vergabekammer ..................................................................................... 4
-
Rügepflicht ........................................................................................................................ 4
-
Vollständigkeit der Unterlagen, Fragen zu den Vergabeunterlagen ..... 5
-
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen.......................................................... 6
-
Bieter- und Bewerbergemeinschaften .................................................................. 6
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Einsatz von Drittunternehmern (Unterauftragnehmer / Eignungsverleiher) .......................................................................................................... 7
-
Angebotsfrist .................................................................................................................... 8
-
Änderung oder Rücknahme des Angebots .......................................................... 8
-
Angebotsform, Einreichung der Angebote .......................................................... 8
-
Ausschluss von Angeboten ......................................................................................... 9
-
Öffnung der Angebote .................................................................................................. 9
-
Prüfung und Wertung der Angebote ...................................................................... 9
-
Aufklärung des Angebotsinhalts / Verhandlungsverbot........................... 10
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Verhandlungsverfahren ............................................................................................ 10
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Teststellung .................................................................................................................... 10
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Nachforderung von Unterlagen ............................................................................ 11
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Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB.................................... 11
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Zuschlagserteilung ..................................................................................................... 11
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Aufhebung des Vergabeverfahrens ..................................................................... 11
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Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote .......................................... 12
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Mitteilung über vergebene Aufträge .................................................................. 12
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Vertraulichkeit .............................................................................................................. 12
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Datenverarbeitung und -speicherung ................................................................ 12
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Liste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen .......................... 12
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- Auftraggeber und Vergabestelle
Auftraggeber ist, soweit nicht im Anschreiben oder den sonstigen Vergabeunterlagen anders angegeben:
AOK Bayern – Die Gesundheitskasse Carl-Wery-Straße 28 81739 München.
Das Vergabeverfahren wird durchgeführt von folgender Vergabestelle:
AOK Bayern – Die Gesundheitskasse Bereich Recht Fachbereich Vergabestelle Carl-Wery-Str. 28 81739 München
- Gleichstellungsklausel
Alle in diesem Dokument und den sonstigen Vergabeunterlagen verwendeten Begriffe und Formulierungen verstehen sich geschlechtsneutral. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird teilweise auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet und stattdessen das generische Maskulinum verwendet. Entsprechende Begriffe und Formulierungen gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Ge- schlechter. Die Verwendung des generischen Maskulinums hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung.
Wenn im Folgenden von Bietern die Rede ist, sind Bewerber sowie Bieter- und Bewer- bergemeinschaften gleichfalls gemeint, es sei denn, Unterscheidungen zwischen Bie- tern, Bewerbern und Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaften werden ausdrücklich an- gesprochen.
- Anwendungsbereich
Die vorliegenden Bewerbungsbedingungen gelten für die Durchführung europaweiter Vergabeverfahren.
Soweit die nachfolgenden Bestimmungen auf „Bieter“ oder „Angebote“ Anwendung finden, gelten diese für „Bewerber“ und „Teilnahmeanträge“ entsprechend.
- Rechtlicher Rahmen
Die Durchführung des Verfahrens erfolgt unter Berücksichtigung der Bestimmungen des vierten Teils (§§ 97 ff.) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV). Der Auftraggeber ist öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 Nr. 2 GWB.
Es sind die zu Beginn des Vergabeverfahrens geltenden Bestimmungen maßgeblich, auch wenn diese sich während des Verfahrens ändern sollten (§ 186 Abs. 2 GWB ana- log).
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Unternehmen aus Staaten außerhalb der EU-Mitgliedsstaaten, welche das Überein- kommen über das öffentliche Beschaffungswesen (Government Procurement Agree- ment, kurz: GPA) mit der Europäischen Union nicht geschlossen haben, sind zum Vergabeverfahren nicht zugelassen.
- Verfahrenssprache
Verfahrenssprache ist deutsch. Dem steht die Verwendung fremdsprachlicher Fach- begriffe nicht entgegen, soweit deren Verwendung im allgemeinen Geschäftsverkehr üblich ist.
Sofern einem Bieter bestimmte Unterlagen (z. B. technische Dokumentationen, Zertifi- kate) nur in einer anderen als der deutschen Sprache vorliegen, darf der Bieter diese mit dem Angebot einreichen. Die Vergabestelle kann jedoch verlangen, dass innerhalb einer bestimmten Frist eine deutsche Übersetzung der betreffenden Unterlagen ein- zureichen ist. Die hierdurch entstehenden Kosten hat der Bieter zu tragen. Wird die Übersetzung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist vorgelegt, gelten die betreffen- den Unterlagen als nicht eingereicht; das Angebot kann in diesem Fall ausgeschlos- sen werden.
- Zuständige Vergabekammer
Bieter können bei behaupteten Verstößen gegen Vergabebestimmungen ein Nachprü- fungsverfahren gemäß §§ 160 ff. GWB bei folgender Vergabekammer einleiten:
Vergabekammern des Bundes Bundeskanzlerplatz 2-10 53113 Bonn Fax: +49 228 9499-163
Für Amtshandlungen der Vergabekammern werden Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben (§ 182 GWB). Bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß §§ 160 ff. GWB haben alle Verfahrensbeteilig- ten grundsätzlich ein Akteneinsichtsrecht (§ 165 Abs. 1 GWB). Jeder Bieter hat daher mit der konkreten Möglichkeit zu rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen, soweit es sich in den Vergabeakten der Vergabestelle befindet, von den Verfahrens- beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Die Vergabestelle ist bei Einlei- tung eines Nachprüfungsverfahrens verpflichtet, die Vergabeakten sofort der Verga- bekammer zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 S. 4 GWB). Es liegt somit im eigenen Interesse eines jeden Bieters, schon in seinem Angebot auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen können, die Einsicht in die Akten zu versagen, insbesondere auf Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, hinzuweisen.
- Rügepflicht
Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevor- schriften, hat das Unternehmen dies gegenüber der Vergabestelle innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits auf- grund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Be- kanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden. Außerdem müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst aus den Vergabeunterlagen erkennbar sind, ebenfalls bis zum Ablauf der Frist zur Ange- botsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden. Verstößt ein Unternehmen
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gegen diese Obliegenheiten, ist ein Antrag auf Nachprüfung gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig.
Teilt die Vergabestelle auf eine Rüge eines interessierten Unternehmers mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Rügeführer hiergegen einen Antrag auf Nachprü- fung bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4. GWB). § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt. Dies bedeutet, dass die Vergabestelle den Zuschlag nach Ab- lauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auch dann erteilen wird, wenn noch keine 15 Kalendertage nach einer eventuellen Mitteilung, einer Rüge nicht abhelfen zu wol- len, abgelaufen sind. Es obliegt den Bietern, in jedem Fall vor Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB Rechtsschutz zu suchen.
- Vollständigkeit der Unterlagen, Fragen zu den Vergabeunterlagen
Die Bieter haben sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Voll- ständigkeit zu vergewissern und diese auf etwaige Unklarheiten zu überprüfen. Beste- hen nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten, Zweifel, Unsicherheiten oder Wider- sprüche in den Unterlagen, sind diese durch unverzügliche Rückfragen bei der Verga- bestelle aufzuklären. Dies gilt auch für sonstige auftretende Fragen und Probleme bei der Erstellung des Angebots, insbesondere wenn die Vergabeunterlagen Fragen auf- werfen, die für die Erstellung des Angebots relevant sein können.
Die Bieter werden gebeten, etwaige Fragen an die Vergabestelle ausschließlich über den Kommunikationsbereich der E-Vergabelösung zu stellen. Hierzu ist die kosten- lose Registrierung des Unternehmens auf www.dtvp.de erforderlich. Fragen und Hin- weise sind in deutscher Sprache zu formulieren. Soweit die Fragen auf die Identität oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Fragenstellers schließen lassen, wer- den die Bieter gebeten, ihre Fragen entsprechend zu anonymisieren. Auf der Internet- seite www.dtvp.de werden im Kommunikationsbereich zu diesem Vergabeverfahren zeitnah Antwortlisten erstellt, die die Bieter ohne Registrierung einsehen können und die sie dort selbstständig herunterladen müssen. Es obliegt den Bietern, sich regel- mäßig zu informieren und die entsprechenden Informationen abzurufen. Bieter, die sich bei Abruf dieser Vergabeunterlagen registriert haben, werden per E-Mail benachrich- tigt, wenn abrufbare Informationen vorhanden sind.
Ausschließlich für den Fall technischer Probleme mit der vorgenannten E-Vergabe- lösung können sich Bieter unter der E-Mail-Adresse
an die Vergabestelle wenden.
Auskünfte und Antworten anderer Stellen als der oben genannten Kontaktstelle sowie Auskünfte und Antworten, die außerhalb des hier beschriebenen Verfahrens gegeben werden, sind nicht verbindlich. Insbesondere telefonische Auskünfte werden nicht er- teilt, sie wären – falls sie dennoch erteilt würden – nicht verbindlich.
Der letztmögliche Termin für das Einreichen von Fragen ist dem Anschreiben zu ent- nehmen. Nach diesem Zeitpunkt eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Grund hierfür ist, dass die Fragen und Antworten allen Bietern so rechtzeitig
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zur Verfügung gestellt werden müssen, dass sie bei der Erstellung des Angebots be- rücksichtigt werden können.
- Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen in Bezug auf die Vergabe sind unzulässig und können gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB zum Angebotsausschluss führen. Als unzu- lässige Wettbewerbsbeschränkung gelten insbesondere Verabredungen und Ver- handlungen mit anderen Bietern über • die Abgabe oder Nichtabgabe eines Angebotes, • die Vergütung sowie • die Vertragsbedingungen (z. B. Zahlungs- und Lieferungsbedingungen, soweit diese unmittelbar oder mittelbar die Vergütung beeinflussen).
Solchen Handlungen des Bieters selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.
- Bieter- und Bewerbergemeinschaften
Bieter- und Bewerbergemeinschaften (nachfolgend einheitlich „BG“) werden wie Ein- zelbieter bzw. Einzelbewerber behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Eine BG hat unter Ver- wendung der Anlage „Erklärung der Bieter- bzw. Bewerbergemeinschaft“ eine von allen ihren Mitgliedern mit dem Namen des Erklärenden versehene Erklärung abzuge- ben, die die einzelnen Mitglieder der BG benennt und eines ihrer Mitglieder bevoll- mächtigt, alle Mitglieder der BG in vergaberechtlicher und vertragsrechtlicher Hin- sicht zu vertreten, insbesondere in Bezug auf die Durchführung des Vergabeverfahrens und den Abschluss und die Durchführung des Vertrags. Ferner erklären die Mitglieder der BG in dem vorgenannten Formblatt für den Fall der Auftragserteilung, dass alle ihre Mitglieder gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten haf- ten.
Es gilt das Gebot des Geheimwettbewerbs. Mitglieder einer BG können, wenn sie als solche ein Angebot abgegeben haben, daher nur dann zugleich auch als Einzelbieter oder als Mitglied einer anderen Bietergemeinschaft an dem vorliegenden Vergabever- fahren teilnehmen (und umgekehrt), wenn sie mit dem Angebot jeweils nachweisen, dass ihre Angebote jeweils völlig unabhängig voneinander formuliert worden sind und folglich eine Gefahr einer Beeinflussung des Geheimwettbewerbs unter Bietern nicht besteht. Wird dieser Nachweis nicht zur Überzeugung der Vergabestelle erbracht, sind alle betroffenen Angebote auszuschließen.
Auch für eine BG gilt das Verbot wettbewerbsbeschränkender Absprachen (siehe oben). Die Vergabestelle behält sich vor, von einer BG zu verlangen, dass diese die Gründe angeben, die zu der Kooperation geführt haben, und darlegen, dass mit der gemeinsamen Bewerbung um den Auftrag keine unzulässige wettbewerbsbeschrän- kende Abrede im Sinne des § 1 GWB getroffen wurde. Hierzu hat jedes Mitglied der BG auf Verlangen der Vergabestelle zu begründen, inwiefern sein Entschluss zur Beteili- gung an der Bietergemeinschaft eine im Rahmen des zweckmäßigen und kaufmän- nisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z.B. weil das jeweilige Mitglied zur Zeit der Bildung der BG nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrags verfügt oder aus anderen Gründen erst die Zu- sammenarbeit der Bietergemeinschaft das jeweilige Mitglied in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.
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- Einsatz von Drittunternehmern (Unterauftragnehmer / Eignungsverleiher)
Ein Bieter kann im Rahmen der Auftragsdurchführung Drittunternehmer zur Erbrin- gung von Leistungen (Unterauftragnehmer) und/oder zur Bereitstellung von Kapazitä- ten (Eignungsverleiher) einsetzen.
Auch mit dem Bieter verbundene Unternehmen im Sinne des Konzernrechts können Drittunternehmer sein, sofern diese zur Erbringung von Leistungen oder zur Bereitstel- lung von Kapazitäten im Rahmen der Auftragsdurchführung eingesetzt werden sollen.
Es gilt das Gebot des Geheimwettbewerbs. Drittunternehmer eines Einzelbieters oder einer BG können daher nur dann zugleich auch als Einzelbieter oder als Mitglied einer BG an der Ausschreibung teilnehmen (und umgekehrt), wenn gewährleistet wird, dass die Angebote nicht in Kenntnis des Inhalts des jeweils anderen Angebots abgegeben werden.
Ebenso gilt das Verbot wettbewerbsbeschränkender Absprachen (siehe oben).
a) Einsatz von Unterauftragnehmern Beabsichtigt ein Bieter Teile des Auftrags an Unterauftragnehmer zu vergeben, so muss er dies bei Angebotsabgabe unter Verwendung der Anlage „Drittunterneh- merverzeichnis“ mitteilen. Die Leistungen, die durch den Unterauftragnehmer er- bracht werden sollen, sind im „Drittunternehmerverzeichnis“ genau anzugeben. Die namentliche Bezeichnung des Unterauftragnehmers muss nicht zwingend bei Ab- gabe des Angebotes erfolgen; sie ist jedoch spätestes auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle nachzuholen.
Spätestens auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, hat der Bieter die Anla- gen • „Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“, • „Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen der EU“ • „Verpflichtungserklärung Drittunternehmer“ einzureichen, wobei diese Erklärungen durch den Drittunternehmer ordnungsge- mäß auszufüllen sind.
Nach Zuschlagserteilung (= Vertragsschluss) ist eine Übertragung von vertragli- chen Leistungspflichten auf Unterauftragnehmer - ebenso wie der Austausch eines Unterauftragnehmers - nur unter der Voraussetzung zulässig, dass der Auftragge- ber bzw. die Vergabestelle im Einzelfall mindestens in Textform gemäß § 126b BGB zugestimmt hat. Die Zustimmung darf nur aus wichtigem Grund (z. B. aufgrund des Vorliegens von Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123, 124 GWB) verweigert wer- den. Weitere Einzelheiten zum Einsatz von Unterauftragnehmern ergeben sich aus dem Vertrag.
b) Einsatz von Eignungsverleihern Im Falle einer Eignungsleihe im Sinne des § 47 VgV werden sog. Kapazitäten durch einen Dritten („Eignungsverleiher“) zur Verfügung gestellt. Diese können aus- schließlich Eignungskriterien betreffen, welche sich auf die wirtschaftliche und fi- nanzielle Leistungsfähigkeit (z. B. Nachweis eines bestimmten Jahresumsatzes oder einer Haftpflichtversicherung mit bestimmten Deckungssummen) oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (z. B. Nachweis einer bestimmten An- zahl geeigneter Referenzen oder einer bestimmten Anzahl von Fachkräften oder
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Maschinen) beziehen. Welche Eignungskriterien von der Vergabestelle jeweils vo- rausgesetzt werden, ergibt sich aus der Auftragsbekanntmachung und dem An- schreiben.
Auf den Einsatz von Eignungsverleihern finden die für den Einsatz von Unterauf- tragnehmern geltenden Bestimmungen - insbesondere in Bezug auf die einzu- reichenden Anlagen - entsprechend Anwendung.
Die Vergabestelle überprüft im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Eignungsver- leiher die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vor- liegen.
- Angebotsfrist
Die Angebote sind innerhalb der Angebotsfrist einzureichen. Für den rechtzeitigen Ein- gang kommt es auf den Zeitpunkt des Zugangs an. Angebote, die nicht fristgerecht eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertre- ten (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV). Die Bieter werden gebeten, ausreichend Zeit für die Über- mittlung des Angebots einzuplanen. Die Dauer hängt unter anderem von der Größe der Dateien sowie der Geschwindigkeit des eigenen Internetanschlusses ab.
- Änderung oder Rücknahme des Angebots
Eine Änderung oder Rücknahme des Angebots ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Danach sind die Bieter bis zum Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist an ihr Angebot gebunden.
- Angebotsform, Einreichung der Angebote
Die Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform gemäß § 126b BGB über das Vergabeportal www.dtvp.de einzureichen. Die Textform ist gewahrt, wenn der Name des Erklärenden in das dafür vorgesehene Feld eines Formblattes eingetragen wird.
Die Abgabe von Angeboten kann entweder mit einer lokal installierten Version des Bietertools oder webbasiert direkt im Browser erfolgen. Nähere Informationen zur An- gebotseinreichung über das Bietertool stehen unter folgenden Links zur Verfügung:
• Anleitung webbasierte Angebotsabgabe: https://support.cosinex.de/unterneh- men/display/company/webbasierte+Abgabe+-+Anleitung
• Anleitung lokale Installation des Bietertools: https://support.cosinex.de/unter- nehmen/display/company/Bietertool
Die Angebote dürfen keinesfalls über den Kommunikationsbereich des Vergabepor- tals (Button „Kommunikation“) hochgeladen werden.
Für die Angebotsabgabe sind zwingend die von der Vergabestelle bereitgestellten An- lagen bzw. Formblätter zu verwenden.
Die vorgenannten Formvorschriften gelten auch für Angebotsänderungen bzw. -er- gänzungen sowie für die Rücknahme von Angeboten vor Ablauf der Angebotsfrist. Nach Ablauf der Angebotsfrist sind Änderungen und Ergänzungen des Angebots nicht mehr möglich. Ebenso ist eine Rücknahme des Angebots nach Ablauf der Angebots- frist ausgeschlossen.
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Nebenangebote sind, ebenso wie mehrere Hauptangebote, unzulässig, soweit nichts anderes in den Vergabeunterlagen angegeben ist.
- Ausschluss von Angeboten
Auf die Ausschlussgründe des § 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 VgV wird hingewiesen. Danach werden insbesondere Angebote ausgeschlossen, die • nicht form- und fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (Nr. 1), • nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten (Nr. 2) oder • unzulässige Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen enthalten (Nr. 4).
Ein Ausschluss nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV wegen unzulässiger Änderung der Verga- beunterlagen kommt insbesondere in Betracht, wenn in einem offenen oder nicht offenen Verfahren ein Bieter seinem Angebot eigene Vertragsbedingungen (z. B. All- gemeine Geschäftsbedingungen – AGB) beifügt.
- Öffnung der Angebote
Die Vergabestelle gewährleistet nach Eingang die Unversehrtheit und Vertraulichkeit der Angebote. Elektronisch übermittelte Angebote werden auf geeignete Weise ge- kennzeichnet und verschlüsselt gespeichert (§ 54 S. 1 VgV). Vom Inhalt der Angebote wird die Vergabestelle erst nach Ablauf der Angebotsfrist Kenntnis nehmen (§ 55 Abs. 1 VgV). Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern der Vergabe- stelle gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durch- geführt (§ 55 Abs. 2 S. 1 VgV). Bieter sind nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 S. 2 VgV).
- Prüfung und Wertung der Angebote
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgen gemäß §§ 56 ff. VgV im Wege eines vierstufigen Verfahrens: • Auf der ersten Stufe („formelle Angebotsprüfung“) werden die Angebote auf Voll- ständigkeit und fachliche sowie rechnerische Richtigkeit geprüft (§ 56 Abs. 1 VgV). Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach Maßgabe des § 56 Abs. 2 bis 5 VgV. Angebote, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV (Form und Übermittlung der Angebote) genügen, werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 VgV). Dazu zählen insbesondere Angebote, die nicht form- und fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten, und Angebote, bei denen (unzu- lässige) Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4 VgV). • Auf der zweiten Stufe („Eignungsprüfung“) überprüft der öffentliche Auftraggeber die Eignung der Bieter anhand der in der Auftragsbekanntmachung und den Verga- beunterlagen festgelegten Eignungskriterien und das Nichtvorliegen von Aus- schlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB. Angebote von Unternehmen, die die Eignungskriterien nicht erfüllen, werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 VgV). • Auf der dritten Stufe („Preisprüfung“) prüft der öffentliche Auftraggeber die Ange- messenheit des Angebotspreises; er kann den Zuschlag auf ein Angebot ablehnen, dessen auffallend geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufgeklärt werden kann (§ 60 Abs. 3 S. 1 VgV). • Auf der vierten Wertungsstufe („Wirtschaftlichkeitsbewertung“) wählt der öf- fentliche Auftraggeber unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung das wirtschaftlichste Angebot aus (§ 127 GWB, § 58 VgV).
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Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sowie die zur Anwendung kommende Wertungsmethode sind den Vergabeunterlagen (in der Regel dem Anschreiben) zu ent- nehmen.
- Aufklärung des Angebotsinhalts / Verhandlungsverbot
Im Rahmen eines offenen und nicht offenen Verfahrens darf die Vergabestelle von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen; Ver- handlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzuläs- sig (§ 15 Abs. 5, § 16 Abs. 9 VgV).
- Verhandlungsverfahren
Abweichend von vorstehender Ziffer darf die Vergabestelle im Rahmen eines Ver- handlungsverfahrens (§ 17 VgV) mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Er- stangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen (finalen) Ange- bote mit dem Ziel verhandeln, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Inhalt verhandelt werden mit Ausnahme der in den Vergabeunterla- gen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 10 VgV).
Soweit nichts anderes angegeben ist, gelten im Rahmen der ersten (indikativen) An- gebotsphase eines Verhandlungsverfahrens alle Leistungsanforderungen ein- schließlich sog. Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und „Muss-Kriterien“ als verhandel- bar, es sei denn, es handelt sich um Leistungsanforderungen, die ausdrücklich als „Mindestanforderungen“ oder als „nicht verhandelbar“ gekennzeichnet sind.
Im Rahmen der finalen Angebotsphase müssen alle zwingenden Anforderungen (A- Kriterien bzw. Muss-Kriterien) erfüllt sein. Abweichungen von zwingenden Anforde- rungen führen zum Ausschluss des betreffenden (finalen) Angebots (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
Die Vergabestelle behält sich in einem Verhandlungsverfahren ausdrücklich vor, auf Verhandlungen zu verzichten und den Auftrag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben (§ 17 Abs. 11 VgV).
- Teststellung
Die Vergabestelle behält sich vor, zur Verifizierung der in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindestanforderungen sowie der im Angebot genannten Eigenschaften, von den Bietern die Einreichung von Teststellungen (z. B. Angebotsmuster, Proexemp- lare oder Testversionen) zu fordern. Diese Anforderung erfolgt in der Regel nur für die Bieter, deren Angebot nach Prüfung der Angebotsunterlagen für den Zuschlag in Be- tracht kommt.
Soweit in den Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmt ist, gilt für die Durchfüh- rung einer Teststellung folgendes: • Aufforderung und Frist: Die Anforderung erfolgt in Textform gemäß § 126b BGB. Der Bieter hat die Teststellung unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Werk- tagen nach Zugang der Aufforderung auf eigene Kosten an die von der Verga- bestelle genannte Adresse zu liefern oder zur Verfügung zu stellen. • Prüfumfang: Im Rahmen der Teststellung wird überprüft, ob die angebotene Leistung/das Produkt den in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanfor- derungen entspricht.
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• Kosten und Rückgabe: Die Teststellung (einschließlich notwendiger Testunter- stützungsleistungen oder Dokumentationen) erfolgt für die Vergabestelle kos- tenfrei. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens werden die Testmuster auf Kos- ten des Bieters zurückgesandt. • Ausschlusskriterium: Kann die angeforderte Teststellung aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, nicht zum geforderten Termin durchgeführt werden oder zeigt sich hierbei, dass die Mindestanforderungen nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Verfahren. • Haftung: Für Schäden an den Testprodukten, die durch übliche und sachge- rechte Prüfungen oder durch Bedienfehler der Gutachter entstehen, wird eine Haftung der Vergabestelle ausgeschlossen, sofern diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
- Nachforderung von Unterlagen
Die Vergabestelle kann die Bieter nach Maßgabe des § 56 Abs. 2 bis 5 VgV auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbe- sondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollstän- dige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Ein Nachforderungsanspruch der Bieter besteht nicht.
Jede geforderte, aber nicht oder nicht fristgerecht (unter Berücksichtigung einer even- tuellen Nachfristsetzung) erbrachte Unterlage führt zum Ausschluss des Angebots (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 Alt. 2 VgV).
- Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB
Die Vergabestelle wird sich rechtzeitig vor Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist für ein Angebot entscheiden. Danach wird die Vergabestelle gemäß § 134 Abs. 1 S. 1 GWB die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Un- ternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgese- henen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform informieren.
Die Übersendung vorstehender Information erfolgt elektronisch in Textform via DTVP.
- Zuschlagserteilung
Die Zuschlagserteilung (= Vertragsschluss) erfolgt gemäß § 134 Abs. 2 S. 2 GWB frü- hestens zehn Kalendertage nach Absendung der Information; sie kann sich insbeson- dere aufgrund der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß §§ 160 ff. GWB verzögern.
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle hat der obsiegende Bieter nach Zu- schlagserteilung eine Ausfertigung des Vertrags in schriftlicher (§ 126 BGB) Form ein- zureichen.
- Aufhebung des Vergabeverfahrens
Die Vergabestelle behält sich vor, insbesondere bei Vorliegen der in § 63 Abs. 1 VgV genannten Umstände das Vergabeverfahren ganz oder für einzelne Lose aufzuheben. Eine etwaige Aufhebung des Vergabeverfahrens wird den Bietern unter Bekanntgabe
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der Gründe unverzüglich in Textform mitgeteilt. Ein Recht der Bieter auf Aufhebung der Ausschreibung wird dadurch nicht begründet.
- Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote
Unbeschadet des § 134 GWB wird die Vergabestelle jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich ihre Entscheidung über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zu- schlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaf- fungssystem mitteilen (§ 62 Abs. 1 S. 1 VgV). Gleiches gilt für die Entscheidung, ein Vergabeverfahren aufzuheben oder erneut einzuleiten einschließlich der Gründe dafür, sofern eine Auftragsbekanntmachung oder Vorinformation veröffentlicht wurde (§ 62 Abs. 1 S. 2 VgV).
- Mitteilung über vergebene Aufträge
Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot und unter den Voraussetzungen des § 39 VgV die Vergabestelle dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union Mitteilung über die Auftragsvergabe macht. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Vergabestelle hierüber nach pflichtgemäßem Ermessen.
- Vertraulichkeit
Die Vergabestelle sichert nach Maßgabe von § 5 Abs. 1 VgV die vertrauliche Behand- lung aller Unterlagen und Informationen (insbesondere von Betriebs- und Geschäfts- geheimnissen) zu, die ihr im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vergabever- fahrens bekannt werden.
Mit dem Zugang der vorliegenden Vergabeunterlagen sind die Bewerber und Bieter gleichfalls verpflichtet, sämtliche im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren bekanntwerdenden Unterlagen und Informationen der Vergabestelle vertraulich zu behandeln.
- Datenverarbeitung und -speicherung
Die von den Bewerbern und Bietern erbetenen Angaben (auch solche mit Personenbe- zug) können von der Vergabestelle zum Zwecke der Durchführung dieses Vergabever- fahrens und – im Fall des Zuschlags – zum Zwecke der Vertragsdurchführung elektro- nisch verarbeitet und gespeichert werden.
- Liste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
Eine abschließende Liste der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen (insbeson- dere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise) ist dem Anschreiben zu entnehmen.
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