Anlage 3 Voraussetzungen für den Rechnungsversand kubusIT (zugleich Anlage 3 zum Vertrag).pdf

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Voraussetzungen für den Rechnungsversand per E-Mail an die kubus IT eGbR

Bitte beachten Sie, dass in jedem Fall der korrekte Leistungsempfänger mit voller Firmenbezeichnung und Anschrift auf der Rechnung genannt sein muss.

Senden Sie bitte Ihre Rechnung an folgende Adresse:

rechnungen@kubus-it.de

Bitte übermitteln Sie Rechnungen in einer Datei im ZUGFeRD Format (mindestens Version 2.01) mit Leistungsnachweisen und sonstigen Anhängen. Alle relevanten Rechnungsinformationen müssen in der Datei enthalten sein.

Nutzen Sie die oben genannte Adresse ausschließlich für Rechnungen und ggf. Gutschriften.

Andere Korrespondenzen (z. B. Angebote, Informationsschreiben, etc.) senden Sie bitte wie gewohnt.

Bitte geben Sie auf allen Rechnungen immer die 5-stellige SAP-Bestellnummer an, diese finden Sie auf unseren Bestellschreiben…

Allgemeine Hinweise:

Bitte bedenken Sie, dass Textinhalte in Ihrer Rechnungs-E-Mail nicht beachtet werden. Bei einer Rechnungs-E-Mail werden automatisiert nur die Anlagen weiterverarbeitet. Verzichten Sie deshalb auf Anfragen, Hinweise etc. bei diesen speziellen Übertragungen und nehmen Sie gegebenenfalls mit uns Kontakt auf. E-Mail-Anhänge:

• Ihre Rechnung ist zwingend im ZUGFeRD-Format zu erstellen. Anderweitige Dateiformate werden nicht unterstützt und daher abgelehnt. • Anlagen zur Rechnung können Sie als Folgeseiten der jeweiligen Datei (Rechnung), oder als Anhang im XML (EmbeddedDocumentBinaryObject) liefern. Bitte verzichten Sie auf separate Dateien für Anlagen/Anhänge, da diese nicht korrekt zugeordnet werden. • Eine Datei muss genau einer physikalischen Rechnung entsprechen. Dies bedeutet, dass sich innerhalb eines ZUGFeRD -Dokuments nur eine Rechnung befindet. • Nur eine ZUGFeRD -Datei (Rechnung) pro E-Mail, weitere Anlagen werden nicht ausgelesen.

Eigenschaften der beigefügten Dokumente: • Bitte verwenden Sie ausschließlich Schriftarten von Windows. • Erstellen Sie die ZUGFeRD-Datei(en) in der Größe DIN A4. • Als Dateinamen verwenden Sie bitte Buchstaben, Zahlen und evtl. Unterstriche. • Vermeiden Sie unbedingt Leerzeichen und Punkte im Dateinamen. • Abgelehnt werden Dateinamen mit Sonderzeichen (/, , #, §, $, %, &,?, *, <, >, etc.).

Ausschlusskriterien, die Sie beachten sollten: • Keine passwortgeschützten Dokumente verwenden. • Keine signaturverschlüsselten Dokumente • Mails im RTF-Format von Microsoft. • Eigene Schriftarten vom E-Mail-Sender in der Datei. • Andere Formate als DIN A4

www.kubus-it.de