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Bewerbungsbedingungen

zum Auftrag „Reinigungs- und Hausmeisterdienstleistungen“ Vergabenummer #26-144.1-4

(Zum Verbleib beim Bieter bestimmt, nicht mit dem Angebot zurückgeben)

Inhalt

A. Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren ...................................................................................1

Zielsetzung dieser Unterlage ................................................................................................................................ 1
Darstellung des Auftragsgegenstandes ................................................................................................................ 1
Auftraggeberin und Kontakt .................................................................................................................................. 2
Art des Vergabeverfahrens: Offenes Verfahren .................................................................................................... 2
Rückfragen ............................................................................................................................................................ 2
Verfahrensablauf und mögliche Ortsbegehung ..................................................................................................... 2
Aufklärungs- und Hinweispflichten bezüglich Unklarheiten etc. ............................................................................ 3 B. Angebotsabgabe .................................................................................................................................. 3
Form und Frist der Angebotsabgabe ..................................................................................................................... 3
Gliederung und Inhalt des Angebots ..................................................................................................................... 3
Vollständigkeit, Erfüllung der Vorgaben ................................................................................................................ 3
Änderungen an den Vergabeunterlagen ............................................................................................................... 4
Verfahrenssprache ................................................................................................................................................ 4
Eigenerklärungen .................................................................................................................................................. 4
Regeln für Bietergemeinschaften .......................................................................................................................... 4 C. Angaben zur Eignung .......................................................................................................................... 4
Eignung für alle Lose ............................................................................................................................................ 4
Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 1 .................................................................................................. 5
Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 2 .................................................................................................. 6
Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 3 .................................................................................................. 6
Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 4 .................................................................................................. 7
Eignungsleihe gemäß § 47 VgV ............................................................................................................................ 7 D. Zuschlagskriterien ............................................................................................................................... 7
Los 1 - Unterhaltsreinigung inkl. ergänzender Intervallleistungen und Sonderreinigungen ................................... 7
Los 2 - Polster- und Teppichreinigungen .............................................................................................................. 8
Los 3 - Hausmeisterdienstleistungen .................................................................................................................... 8
Los 4 - Glasreinigung ............................................................................................................................................ 9 E. Zuschlag ............................................................................................................................................... 9 F. Sonstige Hinweise ............................................................................................................................. 10
Vertraulichkeit und Datenschutz.......................................................................................................................... 10
Eigentumsübergang ............................................................................................................................................ 10
Bindefrist ............................................................................................................................................................. 11
Kommunikationsverbot ........................................................................................................................................ 11
Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ........................................................................................................ 11
Preisangaben ...................................................................................................................................................... 11

A. Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

Zielsetzung dieser Unterlage

Diese Unterlage ergänzt und konkretisiert die in der Vergabebekanntmachung genannten Festlegungen und Vorgaben. Sie fasst noch einmal die Angaben und Nachweise, die ein Bieter seinem Angebot beizufügen hat, zusammen. Zudem bietet sie einen Überblick zum Ablauf des Vergabeverfahrens. Die Bieter sind aufgefordert, die aufgeführten Vorgaben einzuhalten. Die Missachtung der Vorgaben kann zum Ausschluss des jeweiligen Bieters führen. Sofern die vorliegenden Unterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmen, sind mit „Bieter“ sowohl einzelne Personen als auch Bietergemeinschaften gemeint.

Darstellung des Auftragsgegenstandes

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Erbringung von Unterhaltsreinigung und Sonderreinigungen, Polster- und Teppichreinigungen,

Bewerbungsbedingungen, Stand: 16.10.2026, Bücherhallen-VergabeNr. #26-144 Seite 1 von 11

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Hausmeisterdienstleistungen und Glasreinigung für die Zentralbibliothek einschließlich Verwaltung, derzeit 32 Stadtteilbibliotheken, zwei bis drei Bücherbusse sowie deren Bürostandort im Hamburger Stadtgebiet.

Der Auftrag ist in vier Lose unterteilt: • Los 1: Unterhaltsreinigung inkl. ergänzender Intervallleistungen und Sonderreinigungen • Los 2: Polster- und Teppichreinigungen • Los 3: Hausmeisterdienstleistungen • Los 4: Glasreinigung

Auftraggeberin und Kontakt

Auftraggeberin ist die Stiftung Öffentliche Bücherhallen Hamburg, Hühnerposten 1, 20097 Hamburg. Leiterin des Verfahrens ist die Referentin für Recht und Vergabe Karen Leppien (rechtundvergabe@buecherhallen.de).

Art des Vergabeverfahrens: Offenes Verfahren

Das Verfahren richtet sich wegen der geschätzten Höhe des Auftragswertes und Erreichen der EU- Schwellenwerte nach den Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und wird gem. § 119 Abs. 1 GWB iVm § 15 Abs. 1 VgV im offenen Verfahren durchgeführt.

Der Auftrag ist in mehrere Lose gemäß Leistungsbeschreibung unterteilt. Angebote können für einzelne Lose oder für mehrere Lose abgegeben werden, sofern in den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist.

Nebenangebote sind nicht zulässig.

Rückfragen

Fragen zu dem Verfahren oder den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die Deutsche Vergabeplattform (DTVP) zu stellen. Hierfür ist ein Login sowie eine Registrierung für dieses Verfahren bei DTVP erforderlich. Die Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form über DTVP an alle registrierten Bieter1 gesendet, nicht registrierte Bieter können die Fragen und Antworten auf der Plattform einsehen. Die Bieter sind verpflichtet, sich regelmäßig über mögliche Änderungen/ Aktualisierungen zu informieren.

Fragen, die die Vergabeunterlagen betreffen oder für die Erstellung des Angebotes relevant sind, sind unverzüglich zu stellen.

Die Auftraggeberin wird versuchen, alle Fragen unverzüglich zu beantworten. Fragen zu den Vergabeunterlagen sollen spätestens bis zehn Werktage vor Ablauf der Angebotsfrist eingereicht werden, damit die Antworten des Auftraggebers rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden können. Für Fragen, die erst später oder kurz vor Ende der Angebotsfrist eingehen, kann eine Antwort wegen nicht rechtzeitiger Fragestellung unterbleiben.

Es werden keine Auskünfte per Telefon oder auf andere Weise mündlich erteilt. Von entsprechenden Kontaktaufnahmen ist Abstand zu nehmen. Dennoch erteilte Auskünfte etc. sind für das Verfahren unerheblich und werden nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Auftraggeberin wird jeden Versuch der Kontaktaufnahme, der nicht auf dem elektronischen Weg per E-Mail erfolgt, zurückweisen.

Verfahrensablauf und mögliche Ortsbegehung

Die Bieter geben auf der Grundlage der zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen ihre Angebote ausschließlich über die Plattform dtvp.de ab. Alle fristgerecht abgegebenen Angebote werden entsprechend den formellen und inhaltlichen Anforderungen aus diesen Bewerbungsbedingungen auf Vollständigkeit sowie in Bezug auf den Nachweis der geforderten Eignung geprüft und anhand der in Abschnitt D dargestellten Zuschlagskriterien bewertet.

Nach aktueller Planung soll das gegenständliche Vergabeverfahren folgendem Terminplan folgen: • Veröffentlichung der Unterlagen: 20.10.2026 • Frist für garantierte Beantwortung von Fragen: 10.11.2026, 12:00 Uhr

1 wir beziehen uns in diesem Text auf „das Unternehmen“ als Anbieter bzw. Auftragnehmer, so dass männliche/sächliche Substantive verwendet werden und auf gegenderte Formulie rungen verzichtet werden kann.

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• Angebotsfrist: 19.11.2026, 22:00 Uhr • Absendung der Absage-Information (voraussichtlich) 28.12.2026 • Zuschlagserteilung voraussichtlich am 08.01.2027 • Angebotsbindefrist: 28.02.2027 • Beginn der Vertragslaufzeit: 01.04.2027

Die Auftraggeberin behält sich vor, den vorstehenden Termin- und Ablaufplan bei Bedarf zu modifizieren. Über etwaige Änderungen vor Zuschlagserteilung werden alle Bieter zeitgleich über dtvp.de informiert. Bei der Entscheidung über Änderungen wird die Auftraggeberin die allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz beachten.

Die Standorte können vor Angebotsabgabe besichtigt werden. Eine Terminabstimmung ist für die Besichtigung der Ausleihflächen (größter Anteil) nicht erforderlich; die personalbesetzten Öffnungszeiten der Standorte sind www.buecherhallen.de zu entnehmen.

Aufklärungs- und Hinweispflichten bezüglich Unklarheiten etc.

Die Auftraggeberin stellt den Beteiligten die Unterlagen in elektronischer Form zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, hat der Bieter die Auftraggeberin hierüber umgehend zu informieren. Die Unterlagen werden dann schnellstmöglich erneut elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Empfänger sind daher aufgefordert, umgehend nach Erhalt der Vergabeunterlagen zu prüfen, ob diese zu öffnen sind. Der Bieter ist darüber hinaus verpflichtet, die Vergabeunterlagen nach Erhalt auf Vollständigkeit, Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche zu prüfen und dies ggf. unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist anzuzeigen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten, Fehler oder ähnliches, so hat der Bieter rechtzeitig vor Angebotsabgabe unverzüglich die Auftraggeberin in Textform darauf hinzuweisen.

Mit der Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, der Auftraggeberin alle für die Beurteilung des Angebots notwendigen zusätzlichen Auskünfte kurzfristig zu erteilen. Die Auftraggeberin behält sich vor, Bieter vom Vergabeverfahren auszuschließen, die den angemessenen Auskunftsbitten in diesem Sinne nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig Folge leisten.

B. Angebotsabgabe

Form und Frist der Angebotsabgabe

Das Angebot ist entsprechend den Anforderungen gemäß dieser Vergabeunterlagen über die Deutsche Vergabeplattform (DTVP) zu übermitteln.

Es wird darauf hingewiesen, dass die rechtzeitige Zustellung des Angebots im Verantwortungsbereich des Bieters liegt. Die in den Vergabeunterlagen genannten Fristen sind Ausschlussfristen.

Gliederung und Inhalt des Angebots

Der Bieter hat dem elektronisch eingereichten Angebot die im Dokument „Angebotsvordruck“ bezeichneten Erklärungen, Darstellungen und Unterlagen in Textform nach § 126b BGB beizufügen. Die betreffenden Dokumente sind – soweit vorgesehen – an der dafür vorgesehenen Stelle in Textform gemäß § 126b BGB zu unterzeichnen (= Namen eintragen).

Vollständigkeit, Erfüllung der Vorgaben

Das Angebot muss vollständig sein, die Preise sowie die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten, sowie sämtliche in den Vergabeunterlagen dargestellten Vorgaben erfüllen.

Der Bieter hat sicherzustellen, dass die eingereichten Unterlagen verständlich und eindeutig sind. Sämtliche Angebotsbestandteile müssen daher insbesondere strukturiert und eindeutig gekennzeichnet sein. Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden.

Ein Angebot wird ausgeschlossen, wenn im vorgegebenen Text des Angebotes Änderungen vorgenommen werden, das Angebot und sämtliche Anlagen (wenn erforderlich) nicht unterschrieben und nicht sämtliche Angebotskosten eingetragen worden sind. Angebote, bei denen im Begleitschreiben zusätzliche Bedingungen gestellt werden, sind ebenfalls ungültig.

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Änderungen an den Vergabeunterlagen

Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots.

Verfahrenssprache

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Das Angebot ist daher in deutscher Sprache abzufassen. Soweit der Bieter fremdsprachige Nachweise einreicht, hat er*sie eine Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen. Die Auftraggeberin behält sich die Nachforderung einer amtlich anerkannten Übersetzung vor.

Eigenerklärungen

Soweit zum Nachweis der Eignung zunächst nur Eigenerklärungen verlangt werden, behält sich die Auftraggeberin vor, in angemessenem Umfang ergänzende Unterlagen zu verlangen, soweit dies nach ihrer Einschätzung erforderlich erscheint.

Regeln für Bietergemeinschaften

Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss von mindestens zwei Unternehmen/Marktteilnehmer*innen zur gemeinsamen Beteiligung an einem Vergabeverfahren. An dem Vergabeverfahren können auch Personenmehrheiten (z.B. mehrere natürliche oder juristische Personen) mit dem gemeinsamen Ziel, den Auftrag zu erhalten und nach Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft (ARGE) durchzuführen, als sog. Bietergemeinschaft teilnehmen.

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, • in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, • in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, • dass derdie bevollmächtigte Vertreterin die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, • dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner*innen haften.

C. Angaben zur Eignung

Hinweis: Für jedes Los sind individuelle Eignungsnachweise einzureichen, insbesondere für die Referenzen

Hinweis: Bei Bietergemeinschaften reicht es aus, wenn die Bietergemeinschaft insgesamt die geforderten Eignungsnachweise erbringt.

Eignung für alle Lose

Öffentliche Aufträge können nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Marktteilnehmer*innen vergeben werden, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Der Bieter (umfasst auch die Bietergemeinschaft) muss daher die zur Leistungserbringung erforderliche Eignung aufweisen. Die entsprechend geforderten Nachweise zur Eignung sind dem Angebot beizufügen.

Die Abfrage beim Wettbewerbsregister nach § 6 Abs. WRegG bleibt der Auftraggeber*in für den Zuschlagsfall vorbehalten.

Für diesen konkreten Auftrag ist ein Bieter geeignet, wenn er folgende Kriterien erfüllt:

a) Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

nachgewiesen durch

Vorlage eines aktuellen (nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens) Auszugs aus dem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis einer vergleichbaren Eintragung je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, oder Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise

oder

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alternativ Vorlage einer gültigen und nachprüfbaren Eintragung in ein anerkanntes Präqualifizierungssystem (https://amtliches-verzeichnis.ihk.de/, sofern die dort hinterlegten Nachweise die geforderten Angaben vollständig abdecken. Die von der Präqualifizierung nicht erfassten Angaben, Nachweise und Unterlagen bleiben weiterhin vorzulegen)

und

Angaben zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Nachgewiesen durch Eigenerklärungen über die Eignung (Formblatt „Anlage Anlage Eigenerklärung_Eignung LuD_EU_Reinigung“ in der Anlage)

und

Bescheinigung in Steuersachen: Nachweis des zuständigen Finanzamts, dass das Unternehmen steuerlichen Pflichten zuverlässig erfüllt und keine Steuerrückstände bestehen.

b) Betriebshaftpflichtversicherung

Nachgewiesen durch  Nachweis einer bestehenden* Betriebshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen: • Personen- und Sachschäden 3 Mio. EUR • Schlüsselverlustschäden 50.000,00 EUR • Schäden aus Datenschutzverletzung 100.000,00 EUR

*Alternativ kann durch Eigenerklärung des Bieters oder Bestätigung des Versicherers nachgewiesen werden, dass im Auftragsfall ein Abschluss der Versicherung mit den geforderten Deckungshöhen erfolgt.

c) Russland-Sanktionen

Entsprechend Verordnung (EU) 833/2014 ist es verboten, öffentliche Aufträge an Auftragnehmer zu vergeben, die Verträge mit russischen Staatsangehörigen oder russischen juristischen Personen unterhalten. Zur Bestätigung, dass die Bieter keine solchen Verträge unterhalten, tragen sie ihre Angaben in das Formblatt „Anlage Russland-Sanktionen in Vergabeverfahren“ in der Anlage ein.

d) Referenzen

Der Bieter hat mindestens drei geeignete Referenzaufträge über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge pro Los der in den letzten höchstens fünf Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen anzugeben und nachzuweisen. Geeignet sind Referenzaufträge, wenn diese mit dem hier in einem Los zu vergebenden Auftrag vergleichbar sind. Vergleichbar sind Aufträge, welche im Leistungsumfang den Schwerpunkt des jeweiligen Loses haben und in der Gesamtsumme in etwa dem vom Anbieter kalkulierten Auftragswert pro Los entsprechen.

Zum Nachweis tragen Bieter ihre Angaben möglichst unter Angabe des genauen Auftrags, der Auftragssumme, der Auftraggeberin, der Leistungsart und Leistungszeiträume in die Anlage „Referenzen nach_46_VgV“ ein. Die Auftraggeberin behält sich vor, Referenzen zu überprüfen.

Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 1

a) Mindestjahresumsatz

Der Bieter macht in der Eigenerklärung zur Eignung Angaben gemäß §§ 45 Abs. 1 Nr.1 i.V.m. Abs. 4 Nr. 4 VgV über den Gesamtnettoumsatz des Bieters und den Nettoumsatz für die mit der Ausschreibung geforderten Leistungen vergleichbaren Leistungen in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025. Hierbei ist ein Mindestjahresumsatz je abgeschlossenes Geschäftsjahr gefordert:

für Los 1 für das Unternehmen von 1,3 Mio. EUR Der Bieter nennt hierzu die entsprechenden Summen in der Anlage „Eigenerklärung_Eignung LuD_EU_Reinigung“.

b) Fachkunde

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Nachweis der Eintragung in die Handwerksrolle B der Industrie- und Handwerkskammer als Gebäudereinigungsbetrieb. bzw. IHK-Zugehörigkeit aufgrund einer Tätigkeit in einem wirtschaftlich- technischen Zusammenhang mit der hier vergebenen Leistung.

c) Sprachkenntnisse

Zumindest die eingesetzte Bereichsleitung muss Deutschkenntnisse auf B2-Niveau (GERS) haben. Das eingesetzte Reinigungspersonal muss Deutschkenntnisse auf B1-Niveau (GERS) haben. Dies kann nachgewiesen werden durch Eigenerklärung des Auftragnehmers im Angebotsvordruck und wird stichprobenartig durch die Auftraggeberin nachgeprüft.

d) Personelle Leistungsfähigkeit

Das Unternehmen erklärt im Angebotsvordruck, dass genügend Personal für die vereinbarten Reinigungszeiten zur Verfügung steht.

e) Qualitätssicherungssystem

Das Unternehmen reicht einen aktuellen Nachweis zu einem Qualitätssicherungssystem in Anlehnung an EN 13549 oder vergleichbar, um die Reinigungsergebnisse auf dem vertraglich vereinbarten Niveau zu halten und den Nachweis darüber zu führen, dass Fehlentwicklungen entgegengesteuert und systematische Fehler erkannt werden.

Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 2

Keine

Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 3

a) Mindestjahresumsatz

für Los 3 von 140.000 Euro.

Der Bieter nennt hierzu die entsprechenden Summen in der Anlage „Eigenerklärung_Eignung LuD_EU_Reinigung“.

a) Anforderungen an das eingesetzte Personal

Das eingesetzte Personal muss über ausreichende handwerkliche Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Hausmeister- und Gebäudetechnik mit Schwerpunkt Sanitär (Voraussetzung abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbar im Bereich Sanitär) verfügen.

Erforderlich sind insbesondere: • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, • handwerkliches Geschick, • technisches Verständnis, • Fähigkeit zur eigenständigen Fehleranalyse und Störungsbeseitigung, • sicherer Umgang mit üblichen Werkzeugen und Arbeitsmitteln, • zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, • kunden- und serviceorientiertes Auftreten, • Fähigkeit zur digitalen Dokumentation.

Diese Eignung wird durch den Bieter in einer Eigenerklärung bestätigt.

b) Sprachkenntnisse

Die Personen im für diesen Auftrag vorgesehen Kernteam müssen Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mindestens auf Niveau B2 (GER) haben. Diese Eignung wird durch den Bieter in einer Eigenerklärung im Angebotsvordruck bestätigt.

c) Fuhrpark

Aufgrund der baulichen Gegebenheiten an wenigen Standorten (u. a. enge Einfahrten, Tiefgaragenstellplätze mit begrenzter Durchfahrtshöhe/-breite) muss das vom AN eingesetzte Transportfahrzeug in der Größenordnung eines Mercedes Sprinter oder kleiner ausfallen; bei

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kleineren Fahrzeugen ist darauf zu achten, dass Werkzeuge und Maschinen bzw. Kleinmöbel und Materialien gut transportiert werden können.

Der Bieter erklärt in einer Eigenerklärung im Angebotsvordruck, dass er dem eingesetzten Personal ganztägig ein Transportfahrzeug zur Verfügung stellen kann, das diese Größenanforderung erfüllt und damit den reibungslosen Arbeitsablauf sicherstellt.

Zusätzliche Eignungsvoraussetzungen für Los 4: Sprachkenntnisse

Zumindest die eingesetzte Bereichsleitung muss Deutschkenntnisse auf B2-Niveau (GERS) haben. Dies kann nachgewiesen werden durch Eigenerklärung des Auftragnehmers im Angebotsvordruck und wird stichprobenartig durch die Auftraggeberin nachgeprüft. Sollte sich während der Auftragsdurchführung herausstellen, dass diese Person nicht die o.g. Qualifikationen hat, muss sie kurzfristig ersetzt werden.

Eignungsleihe gemäß § 47 VgV

Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, sind die Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, der wirtschaftlichen und finanziellen bzw. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auch für diese Unternehmen bereits mit dem Angebot vorzulegen. Darüber hinaus muss der Bieter durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung (Anlage) dieser Unternehmen nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.

Im Falle der Inanspruchnahme zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen der Bieter und das in Anspruch genommene Unternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der Verpflichtungserklärung abzugeben.

Der Bieter hat Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer vom Auftraggeber gesetzten Frist zu ersetzen.

Ist ein benanntes Unternehmen nach Einschätzung der Auftraggeberin nicht geeignet, so ist der Bieter auf Verlangen der Auftraggeberin verpflichtet, ein anderes, geeignetes Unternehmen zu benennen. Sofern ein Unternehmen das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei ihm zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, muss das Unternehmen durch den Bieter innerhalb einer vom Auftraggeber gesetzten Frist ersetzt werden. Sollten hingegen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, behält sich die Auftraggeberin vor zu verlangen, dass das Unternehmen durch den Bieter innerhalb einer zu setzenden Frist ersetzt wird.

Die Eignungsleihe ist beim vorliegenden Vergabeverfahren für folgende kritische Aufgaben gem. § 47 Abs. 5 VgV ausgeschlossen, die vom Bieter selbst zu erbringen sind:

./.

D. Zuschlagskriterien

Ziel des losweisen Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines oder mehrerer Verträge über die zuverlässige, ganzjährige und regelmäßige Erbringung von den in den Losen 1-4 genannten Dienstleistungen.

Der Zuschlag erfolgt in jedem Los individuell auf das jeweils wirtschaftlichste Angebot. Dies wird ermittelt auf Grundlage der folgenden Zuschlagskriterien:

Los 1 - Unterhaltsreinigung inkl. ergänzender Intervallleistungen und Sonderreinigungen

a) der Preis im Sinne eines Gesamtpreises auf Grundlage eines Stundenverrechnungspreises für die monatliche Unterhaltsreinigung aller Standorte inkl. einer einheitlichen Tariferhöhung (Schätzwert), siehe Preisblatt für Los 1 (Gewichtung: 40 %).

Der günstigste Anbieter erhält 50 Bewertungspunkte (BP). Die Bewertung der anderen Bieter erfolgt nach der Dreisatzmethode, das heißt, die Angebote werden folgender Verhältnisbetrachtung unterzogen: Die Bewertung der jeweils anderen Bieter ergibt sich daraus, dass ihr Angebot ins Verhältnis zum Angebot des besten Bieters gesetzt wird (Preis bester Bieter / Preis Bieter N = x; x * 50 = BP Bieter N). Anschließend werden die erlangten Punkte mit der o.g. Gewichtung verrechnet.

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Die Stundenlöhne sowie die Offenlegung der Kalkulation tragen die Bieter im beigefügten „Preisblatt Los1_U-Reinigung“ (Anlage) ein.

b) Ein Konzept zur Organisation der Auftragsausführung (ca. 2–5 Seiten, Gewichtung: 40 %) Das Konzept wird gewertet gemäß den Unterkriterien: i) Personalkonzept (Schulungen der eingesetzten Mitarbeitenden zu Reinigungsmethoden, Hygiene, Arbeitsschutz und Materialverträglichkeit, Aufgaben der Bereichsleitung inkl. Erreichbarkeit und Einsatzplanung, Ausfallmanagement, Einsatz digitaler Zeiterfassung / An- und Abmeldesystem und Sicherstellung lückenloser Nutzung, Einarbeitung neuer Mitarbeitender) ii) Qualitätssicherung (Eigenkontrollen durch Reinigungskräfte, Kontrollen durch Objektleitung, Reklamationsmanagement, Qualitätsgespräche mit dem AG, Umgang mit festgestellten Mängeln)

Vergeben werden bis zu 50 Bewertungspunkte (BP) in folgender Abstufung: • 0–10 BP: Mangelhafte/ungenügende Qualität • 11–20 BP: Ausreichende Qualität • 21–30 BP: Befriedigende Qualität • 31–40 BP: Gute Qualität • 41–50 BP: Sehr gute Qualität

c) Ein Konzept zum Umwelt- und Ressourcenschutz (ca. 2 Seiten, Gewichtung: 20 %) Das Konzept wird gewertet gemäß den Unterkriterien: i) Auswahl und Maßnahmen beim Einsatz der Reinigungsmittel ii) Maßnahmen im Umgang mit Verpackungen und Abfall iii) Maßnahmen beim Einsatz von Maschinen und Reinigungsgeräten Hinweis: Der Nachweis über das erfolgreiche Erlangen des Gütezeichens „EU-Umweltzeichen für Gebäudereinigungsdienste” (EU) 2018/680 bringt die volle Punktzahl in der Bewertung dieses Kriteriums, ein Konzept kann dann entfallen.

Alle in Abs. b) und c) genannten Unterkriterien werden gleich gewichtet.

Los 2 - Polster- und Teppichreinigungen

Einziges Kriterium ist der fiktive Gesamtpreis auf Grundlage eines Einheitspreises je m² bzw. je Möbelstück (Gewichtung: 100 %)

Die Bieter tragen im beigefügten „Preisblatt Los2_Polster-Teppichreinigung“ (Anlage) ihre Einheitspreise für die dort aufgeführten Positionen (Polsterreinigung je Stück, Teppich- und Laminat- /Kautschukgrundreinigung je m² nach Flächengröße, sowie den Stundenpreis für abweichende Reinigung) ein.

Ergänzend ist die Preiskalkulation in % nach Personalkosten und Verwaltungskosten (inkl. Materialien und Werkzeuge) offenzulegen.

Der für die Angebotswertung herangezogene Vergleichswert ist die Summe aller im Preisblatt eingetragenen Einheitspreise multipliziert mit einer angenommenen Menge für den Zeitraum (04- 12/2027-12/2030). Diese Vergleichssumme dient ausschließlich der Angebotswertung; abgerechnet wird später nach tatsächlichem Aufwand gemäß den jeweils angebotenen Einheitspreisen.

Los 3 - Hausmeisterdienstleistungen

a) der fiktive Gesamtpreis auf Grundlage des im Preisblatt angebotenen Stundensatzes für den vereinbarten Regelbetrieb (7:00–16:00 Uhr) zzgl. ggf. angebotener Sätze für planbare Sonderaufträge und Rufbereitschaft. (Gewichtung: 40 %).

Bewerbungsbedingungen, Stand: 16.10.2026, Bücherhallen-VergabeNr. #26-144 Seite 8 von 11

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Verhältnis zum Angebot des besten Bieters gesetzt wird (Preis bester Bieter / Preis Bieter N = x; x * 60 = BP Bieter N). Anschließend werden die erlangten Punkte mit der o.g. Gewichtung verrechnet.

Die Stundenlöhne tragen die Bieter im beigefügten „Preisblatt Los3_Hausmeister“ (Anlage) ein.

Der für die Angebotswertung herangezogene Gesamtpreis (04-12/2027-12/2030) ist der im Preisblatt automatisch errechnete Gesamtpreis, zusammengesetzt aus dem Stundenverrechnungssatz für den Regelbetrieb inkl. Fahrzeug, dem Stundensatz für zusätzlichen Personalbedarf, der Rufbereitschaftspauschale sowie der Fahrkostenpauschale (auf Grundlage der geschätzten Anzahl Einsätze p. a.). Ergänzend ist die Preiskalkulation in % nach Personalkosten und Verwaltungskosten (inkl. Materialien und Werkzeuge) offenzulegen. Abgerechnet werden kann später nur die tatsächlich anfallende Einsatzzeit bzw. der tatsächlich anfallende Verrechnungssatz, vorbehaltlich offizieller Tariferhöhungen. b) Ein Kurzkonzept zur Organisation der Auftragsausführung (ca. 2–5 Seiten, Gewichtung: 50 %) Das Konzept wird gewertet gemäß den Unterkriterien: i) Qualifikation und Einarbeitungskonzept des eingesetzten Personals, Schulung des eingesetzten Personals im Bereich Arbeitsschutz und Unfallverhütung, ii) Leistungskonzept (AN interne Organisation: der Arbeitsaufträge, Feststellung/Abarbeitung und Dokumentation von Schäden und Mängeln, Objektleitung wie Eskalationsverfahren bei wiederholten Problemen iii) Umwelt- und Ressourcenschutz

Alle in Abs. b) genannten Unterkriterien werden gleich gewichtet.

c) Ein Konzept zum Umwelt- und Ressourcenschutz (ca. 2 Seiten, Gewichtung: 10 %) Das Konzept wird gewertet gemäß den Unterkriterien: i) Umgang bzgl. Wasser- und Energieverbrauch ii) Umgang mit Arbeitsmitteln und Fahrzeugen

Alle in Abs. b) und c) genannten Unterkriterien werden gleich gewichtet.

Los 4 - Glasreinigung Einziges Kriterium ist der fiktive Gesamtpreis auf Grundlage des angegebenen Preises/m2 (Gewichtung: 100 %) Die Bieter tragen im beigefügten „Preisblatt Los4_Glasreinigung“ den Preis pro m2 Glasreinigung sowie Preise/m² für Mehraufwand ein. Der für die Angebotswertung herangezogene Gesamtpreis ist der im Preisblatt automatisch errechnete Gesamtpreis für den Zeitraum 04-12/2027-12/2030 (Summe aller Standorte). Abgerechnet werden können später nur die tatsächlich vereinbarten/anfallenden m² pro Standort gemäß Vertrag, vorbehaltlich offizieller Tariferhöhungen sowie vertraglich zulässiger Anpassungen bei Änderungen von Anzahl oder Größe (Glasflächen) der zu reinigenden Objekte.

E. Zuschlag

Die Entscheidung erfolgt in jedem Los individuell auf der Grundlage eines zuschlagfähigen Angebotes.

Alle geeigneten Angebote, die den Vergabeunterlagen in Gestalt vor allem der Bewerbungs- und

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Vertragsbedingungen entsprechen und preislich angemessen sind, also eine Chance auf Zuschlag haben, werden abschließend vergleichend bewertet.

Der Zuschlag wird elektronisch erteilt und gilt als rechtsgültige Annahme des Angebots. Ein möglicherweise anschließend unterzeichneter schriftlicher Vertrag stellt eine individuelle Konkretisierung der in diesem Verfahren gegenständlichen Leistungsbeschreibung dar, eine Verhandlung über zuschlagsbildende Kriterien findet nicht mehr statt.

F. Sonstige Hinweise

Vertraulichkeit und Datenschutz

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung der Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Vervielfältigung, Verbreitung oder Ausstellung ist unzulässig.

Alle Bieter haben auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens über die ihnen bei der Vergabe bekannt gewordenen Angelegenheiten der Auftraggeberin Verschwiegenheit zu bewahren. Sie haben hierzu auch die bei der Erstellung des Angebots beschäftigten Mitarbeiter:innen zu verpflichten.

Die Unterlagen und etwaige erstellte Kopien von den in elektronischer Form übermittelten Unterlagen haben die Bieter nach Ende des Vergabeverfahrens unaufgefordert und unverzüglich zu vernichten.

Im Rahmen eines Vergabeverfahrens werden Kontaktdaten (z.B. Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) bzw. weitere personenbezogene Daten (z.B. aus Referenzen, Qualifikationsnachwei- sen und Lebensläufen) i.S.d. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO verarbeitet. Die Auftraggeberin nutzt diese Daten ausschließlich zur Durchführung dieses Vergabeverfahrens.

Mit der Einreichung des Angebots erklären die Bieter, dass im Angebot erwähnte Personen gem. Art. 13 DSGVO über die Absicht einer Übermittlung von Daten zu ihrer Person an eine ausschreibende Stelle im Rahmen eines Vergabeverfahrens informiert worden sind. Die Vergabeunterlagen werden gem. § 8 Abs. 4 VgV und entsprechend den Fristen für Steuerprüfungen grundsätzlich 10 Jahre nach der Zuschlagserteilung gelöscht bzw. vernichtet.

Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Karen Leppien, Stiftung Hamburger Öffentliche Bücherhallen Hühnerposten 1, 20097 Hamburg, Telefon: 040-42606-540 Email: rechtundvergabe@buecherhallen.de

Datenschutzbeauftragter ist: Oliver Stutz, datenschutz nord GmbH, Email: office@datenschutz-nord.de

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO). Außerdem können Sie die Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Übertragung (Art. 20 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Sie sind berechtigt, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Art. 21 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Geltendmachung der vorstehenden Rechte wenden Sie sich bitte an die Verantwortlichen unter Verwendung der oben aufgeführten Kontaktdaten. Ferner haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Die Bieter haben diejenigen Teile des Angebots, die ein Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung zur Einsichtnahme durch andere Verfahrensbe- teiligte (etwa durch andere Bieter) ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 GWB).

Eigentumsübergang

Die im Rahmen des Angebots von den Bietern vorgelegten Unterlagen, Erklärungen etc. gehen in das Eigentum der Auftraggeberin über. Die Erstattung der Kosten für die Vergabeunterlagen oder die Erstellung des Angebots ist ausgeschlossen.

Bewerbungsbedingungen, Stand: 16.10.2026, Bücherhallen-VergabeNr. #26-144 Seite 10 von 11

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Bindefrist

Mit Abgabe des Angebotes binden sich die Bieter entsprechend der in der Bekanntmachung genannten Bindefrist an die in ihrem Angebot gemachten Zusagen und Preise.

Kommunikationsverbot

Bietern sowie Unterauftragnehmern, Beratern oder sonstigen durch den Bieter involvierten Mitwirkenden, ist folgendes untersagt: • die direkte oder indirekte Einflussnahme auf übergeordnete Stellen der Auftraggeberin, Angestellte der Auftraggeberin, beteiligte Berater, Behörden usw. in Bezug auf das Vergabeverfahren, • die direkte oder indirekte Kommunikation mit anderen Bietern oder deren Mitwirkenden. Bieter müssen den Geheimwettbewerb wahren.

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden vom Verfahren ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

Wir weisen auf § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB hin.

Preisangaben

Die Bieter sind aufgefordert, Preisangaben vorzunehmen. Alle Preise sind in Euro mit zwei Nachkommastellen anzugeben.

Angebote, die einen Preisvorbehalt (z. B. „freibleibend“) enthalten, werden nicht berücksichtigt. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die ohne Bedingungen (z. B. auch Skonto) als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden.

Nicht gewertete Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung dennoch Vertragsinhalt.

Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungspositionen geforderten Einheitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Deshalb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einheitspreise einzelner Leistungspositionen in „Mischkalkulationen“ auf andere Leistungspositionen umlegt, grundsätzlich von der Wertung ausgeschlossen (§ 56 VgV).

Der Auftrag wird nur an ein Unternehmen erteilt, dessen Kalkulation begründet ist mit mind. dem Lohn nach den einschlägigen Rahmen- und Lohntarifverträgen, soweit diese zwingend vorgeschrieben sind, ansonsten dem gesetzlichen Mindestlohn.

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Bewerbungsbedingungen, Stand: 16.10.2026, Bücherhallen-VergabeNr. #26-144 Seite 11 von 11

2. Bewerbungsbedingungen Ausschreibung Reinigung etc.pdf

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