00.Verfahrensbedingungen und Teilnahmehinweise_SektV0-02-2026.pdf

[Seite 1]

Verfahrensbedingungen

und Teilnahmehinweise

zur Ausschreibung von Reinigungsleistungen

gemäß Sektorenverordnung

durch die

Stadtverkehrsgesellschaf mbH Frankfurt (Oder)

Vergabenummer: SektVO-02/2026

1 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 2]

Inhaltsverzeichnis

I. Teilnahmephase ___________________________________________________________ 3

1. Auftraggeber _______________________________________________________________ 3

2. Verfahren _________________________________________________________________ 3 2.1. Allgemeine Beschreibung _____________________________________________________________ 3 2.2. Erklärung des Annahmevorbehalts ______________________________________________________ 3 2.3 Gültige Unterlagen ___________________________________________________________________ 3 2.5. Fristen ____________________________________________________________________________ 4 2.6. Kommunikation und Auskünfte ________________________________________________________ 4

3. Eignung ___________________________________________________________________ 4 3.1.Eignungskriterien: ____________________________________________________________________ 5 3.1.1. Eigenerklärungen ________________________________________________________________ 5 3.1.2. Eignungsnachweise ______________________________________________________________ 5

II. Angebotsphase ________________________________________________________ 7

1. Leistungsgegenstand und Losaufteilung _________________________________________ 7

2. Optionen __________________________________________________________________ 7

3. Nebenangebote ____________________________________________________________ 7

4. Form der Angebote __________________________________________________________ 7

5. Bewertung _________________________________________________________________ 7

6. Abschließende Informationen _________________________________________________ 8 6.1. Bietergemeinschaften ________________________________________________________________ 8 6.2. Nachunternehmer ___________________________________________________________________ 8 6.3. Unklarheiten, Rechtmäßigkeit und Rügefristen ____________________________________________ 8 6.4 Vergabekammer _____________________________________________________________________ 9 6.5. Kosten der Angebotserstellung _________________________________________________________ 9 6.6. Kennzeichnung von Geheimnissen ______________________________________________________ 9 6.7. Urheberrechte/Geheimhaltungspflichten ________________________________________________ 9 6.8. Datenschutz ________________________________________________________________________ 9

7. Checkliste, der mit dem Teilnahmeantrag einzureichender Unterlagen: ________________ 10

2 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 3]

I. Teilnahmephase

1. Auftraggeber Auftraggeber ist die Stadtverkehrsgesellschaft mbH Frankfurt (Oder) (im weiteren auch SVF genannt), welche der kommunale Verkehrsdienstleister der Stadt Frankfurt (Oder) und Mitglied im Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg (VBB) ist. Die SVF befördert jährlich ca. 11 Millionen Fahrgäste mit 26 Bussen und 24 Straßenbahnen. Das Unternehmen ist darauf ausgerichtet eine qualitativ bestmögliche sowie umweltfreundliche Dienstleistung zu erbringen. Die SVF verfügt über einen Betriebshof. Dort befindet sich in einem Gebäudekomplex die Verwaltung, sie Werkstätten, das Lager sowie die Abstellhallen für Busse und Straßenbahnen und die Waschanlage. In einem separaten Gebäude befindet sich die Leitstelle, die Hauptkasse und weitere Büros. Daneben gibt es im Stadtzentrum noch zwei Kundenzentren. Die SVF möchte mit dieser Ausschreibung die Reinigungsleistungen für alle Bereiche abfragen und nach Möglichkeit zum 01.02.2027 vergeben. Die einzelnen Reinigungsbereiche werden in Losen zusammengefasst.

2. Verfahren

2.1. Allgemeine Beschreibung Die Leistung wird im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 13 Abs. 1 SektVO vergeben, mit einem vorgeschalteten, offenen Aufruf zum Teilnahmewettbewerb, in dem die Eignung, also die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Teilnehmer geprüft wird. Eignungskriterien werden in Punkt 3 beschrieben. Nur geeignete Teilnehmer werden in Folge aufgefordert ein indikatives Erstangebot abzugeben. Vor der Abgabe des Erstangebotes wird bietet der Auftragnehmer eine Ortsbesichtigung am Betriebshof an, um sich mit den Örtlichkeiten und deren Verhältnissen vertraut zu machen. Die Anmeldung erfolgt über das Vergabeportal.

Hinweis: Eine Besichtigung ist im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs, das heißt vor der Einreichung des Teilnahmeantrags nicht vorgesehen!

Nach Eingang der Erstangebote werden diese auf Vollständigkeit geprüft und gegebenenfalls Unterlagen nachgefordert. Anschließend werden nicht ausgeschlossene oder ausgeschiedene Bewerber zu Verhandlungen in ggf. mehreren Verhandlungsrunden eingeladen, im Endergebnis derer ein (End-)Angebot abgefordert wird. Das wirtschaftlichste (End-)Angebot erhält den Zuschlag. Die Angebotsphase wird in Punkt II. beschrieben.

2.2. Erklärung des Annahmevorbehalts Die SVF behält sich vor den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben gemäß § 15 Abs. 4 SektVO.

2.3 Gültige Unterlagen

Den Inhalt der Vergabeunterlagen und somit die Bedingungen für die Angebotserstellung beschreiben verbindlich

• der Bekanntmachungstext
• diese Verfahrensbedingungen samt allen Anlagen
• gesetzliche Vorgaben in diesem Bereich

3 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 4]

samt allen Anlagen sowie alle eventuellen weiteren Erklärungen, welche im Rahmen der Auskunftserteilung oder Verhandlungen abgegeben werden. Etwaige AGB des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil.

2.5. Fristen

Der Teilnahmeantrag ist in Textform bis zum

29.10.2026, 12.00 Uhr

einzureichen durch das Hochladen auf die Plattform „Vergabemarktplatz Brandenburg“, von der auch die Vergabeunterlagen heruntergeladen wurden.

Voraussichtliche Terminkette Vergabeverfahren:

2.6. Kommunikation und Auskünfte Jegliche Kommunikation findet ausschließlich über die Plattform „Vergabemarktplatz Brandenburg“ statt. Bieter welche sich registriert haben werden automatisch über den aktuellen Stand zu Bieterfragen und Antworten informiert. Bieter, welche sich nicht registriert haben, müssen sich selbst regelmäßig über den aktuellen Stand informieren.

Um eine rechtzeitige Beantwortung zu ermöglichen, dürfen Auskünfte nicht später als

bis zum 19.09.2026

eingereicht werden.

3. Eignung Aufträge werden ausschließlich an geeignete (fachkundige und leistungsfähige) Bieter vergeben, welche nicht gemäß §§ 123, 124 ff. GWB auszuschließen sind.

Die Eignung wird anhand von Eignungskriterien festgelegt, welche zum Nachweis von Fachkunde, wirtschaftlicher, finanzieller, technischer und personeller Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit dienen. Zur Feststellung der Eignung sind Eignungserklärungen sowie Eignungsnachweise gemäß Auflistung unten beizubringen. Das endgültige Nichtvorliegen der Eignungsnachweise führt zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren.

4 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 5]

3.1.Eignungskriterien:

Zur Beurteilung des Vorliegens der Mindestkriterien sind vom Bewerber Eigenerklärung gemäß Punkt 3.1.1. zu erbringen und Nachweise gemäß Punkt 3.1.2. vorzulegen.

3.1.1. Eigenerklärungen

 Anlage 2: Teilnahmeantrag und Erklärung zu Unternehmenskennzahlen  Anlage 3: Abwicklung in deutscher Sprache  Anlage 4.1: Erklärung zu Ausschlussgründen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied auszufüllen und zu unterschreiben, auch von qualifizierten Nachunternehmern auszufüllen)  Anlage 4.2: EU-Erklärung zur Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend)  Anlage 4.3: Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe (falls zutreffend)  Anlage 4.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (falls zutreffend)  Anlage 5.3: Erklärung zu Mindestanforderungen BbgVergG  Anlage 5.4: Mindestanforderungen Nachunternehmer Verleiher BbgVergG  Anlage 6: Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Entrichtung von Beiträgen  Anlage 7: Sonderformular Russland-Embargo

3.1.2. Eignungsnachweise Darüber hinaus sind folgende Unterlagen, welche die Mindestvoraussetzungen der Eignung nachweisen einzureichen:

 Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate) (ausländische Bewerber legen eine gleichwertige Bescheinigung eines Gerichts oder einer Verwaltungsbehörde des Heimatstaates mit amtlich anerkannter Übersetzung vor)  Nachweis der ISO 9001-Zertifizierung  Nachweis der ISO 14001-Zertifizierung  Nachweis der ISO 45001-Zertifizierung  Nachweis der ISO 18001-Zertifizierung  Nachweis über mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, welches nicht älter als 5 Jahre ist mit konzeptionellen Angaben sowie der Nennung von Ansprechpartnern vor Ort und einer Einwilligung zur Einholung von Informationen bzgl. des Referenzprojekts

5 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 6]

Hinweis Im Falle einer Bewerbergemeinschaft hat jeder Bewerber für seinen Leistungsbestandteil diesen Nachweis einzureichen. Den Handelsregisterauszug hat der Bewerber auch für seine qualifizierten Nachunternehmer vorzulegen.

(1) Lediglich nach Aufforderung seitens des Auftraggebers folgende Nachweise einzureichen:

• Unbedenklichkeitserklärung der zuständigen Stellen über die ordnungsgemäße Entrichtung der Beiträge zur sozialen Kranken- und Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung (nicht älter als drei Monate und nur der Versicherungen, bei der der überwiegende Teil der Angestellten versichert ist!) –

• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Entrichtung der Beiträge. Ausländische Bewerber haben eine Bescheinigung des für sie zuständigen Versicherungsträgers vorzulegen.

• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (nicht älter als 3 Monate).

Die Auftraggeber behalten sich weiterhin das Recht vor, weitere Auskünfte die Eignung des Bewerbers betreffend einzuholen. Bei ausländischen Bewerbern können entsprechende Auskünfte in ihren Heimatländern eingeholt werden.

6 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 7]

II. Angebotsphase

1. Leistungsgegenstand und Losaufteilung Den Leistungsgegenstand beschreibt ausführlich das Leistungsverzeichnis in Anlage 1 mit den dazugehörigen Anlagen 1, 2, 3, 3.1, 3.2 Die Vorgaben sind zwingend und bedingungslos einzuhalten.

Es erfolgt eine Aufteilung in 3 Lose:

• Los 1: Fahrzeugreinigung

• Los 2: Gebäudereinigung

• Los 3: Reinigung von Haltestellen und WC-Anlagen in den Wendeschleifen

Jeder Bieter kann Angebote für alle Lose abgegeben.

2. Optionen Optional wird die Betriebshofreinigung ausgeschrieben

3. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen

4. Form der Angebote Vor der Erstellung der Erstangebote ist eine Ortsbesichtigung notwendig.

Für die Erstellung des Angebots und soweit gefordert alle Erklärungen sind die, von der SVF zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, allen voran das Angebotsschreiben. In den Anlagen zum Lastenheft (Excel-Dateien) sind in den entsprechenden Tabellenblättern (Preisblättern) Preiseintragungen vorzunehmen; daneben müssen dort auch die einzelnen Leistungen, in der dafür vorgesehenen Spalte entweder bestätigt oder Abweichungen begründet werden. Des Weiteren sind Reinigungskonzepte gemäß den Vorgaben aus dem Leistungsverzeichnis für die einzelnen Lose zu erstellen und beizubringen. Sollten Formulare fehlen, darf der Bewerber/Bieter eigene Unterlagen verwenden. Die Bieter werden jedoch gebeten ihre Darstellung klar und umfassend aber auch so kurz wie möglich zu gestalten.

Im Falle von auftretenden Widersprüchen, Lücken zwischen den übermittelten Vordrucken und dem Bieter abgegebenen Exemplar ist ausschließlich die von den Auftraggebern überreichte Fassung der Vordrucke maßgeblich.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Sämtliche Kommunikation, d. h., Schriftverkehr sowie Gespräche und Verhandlungen im Rahmen des Vergabeverfahrens und der Vertragsdurchführung, werden ausschließlich in deutscher Sprache geführt. Das Formular zum Angebotsschreiben wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersandt.

5. Bewertung Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, wobei der Preis mit 50 % gewichtet wird und die Qualität mit 50 %. Die Qualität wird anhand der beizubringenden 7 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 8]

Reinigungskonzepte bewertet, wobei in Los 1 und Los drei zusätzlich die Einsatzreaktionszeiten einer Bewertung unterliegen.

In den Anlagen zum LV (Exceltabellen) befinden sind Tabellenblätter mit der jeweils für das Los gültigen Bewertungsmatrix. In der Anlage 1 werden die Bewertungskriterien für das jeweilige Los umfassend beschrieben.

6. Abschließende Informationen

6.1. Bietergemeinschaften Die Bildung von Bietergemeinschaften ist gestattet. Eine bestimmte Rechtsform wird nicht vorausgesetzt. Ist in den Vergabeunterlagen von Bietern die Rede, sind hiervon auch Bietergemeinschaften umfasst, wenn nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. Die Bietergemeinschaft hat zusätzlich das von allen Mitgliedern unterschriebene Formblatt in der Anlage 4.2 beizubringen. Daneben sind alle Formblätter von der Bietergemeinschaft einzureichen, welche nicht explizit von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft gefordert werden.

6.2. Nachunternehmer Bieter dürfen Nachunternehmer einsetzen. Die mehrfache Beteiligung eines Unternehmens als Nachunternehmen verschiedener Bewerber oder sowohl als Einzelbewerber als auch als Nachunternehmen kann zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen, sofern der so beteiligte Bewerber auf Nachfrage nicht nachweisen kann, dass eine Beeinträchtigung des Geheimwettbewerbs infolge der mehrfachen Teilnahme ausgeschlossen ist.

Wenn und soweit sich der Bewerber für die Eignungsprüfung auf die Fachkunde, Referenzen oder die Leistungsfähigkeit dieser berufen möchten (Eignungsleihe), ist dies im Anlage 4.3 anzuzeigen (Qualifizierte Nachunternehmer). Qualifizierte Nachunternehmer haben die Anlagen 2 bis 7 auszufüllen. Diese sind mit dem Erstangebot des Bieters einzureichen. Daneben sind die Nachweise gemäß Punkt 3.1.2. des qualifizierten Nachunternehmers vom Bewerber beizulegen. Ein Bieter kann gemäß § 47 Abs. 1 Satz 3 SektVO im Hinblick auf die Nachweise für die erforderliche Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung tatsächlich auch erbringen werden.

6.3. Unklarheiten, Rechtmäßigkeit und Rügefristen Enthalten diese Verfahrensbedingungen nebst Anlagen nach Auffassung des Bewerbers/ Bieters unklare, unvollständige oder widersprüchliche Aussagen, welche einen Bewerber von der Teilnahme abhalten könnten, so hat der Bewerber die SVF darauf unverzüglich hinzuweisen. Insoweit wird auf die Rügepflichten nach § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ein Nachprüfungsantrag nur zulässig ist, wenn er spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren (s. Pkt. 10.8) eingereicht wird.

Im Falle, dass die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Vergabevorschriften verletzen hat er die SVF unverzüglich, schriftlich und fristgemäß darauf hinzuweisen.

8 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 9]

6.4 Vergabekammer Für das Nachprüfungsverfahren ist folgende Vergabekammer zuständig:

Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie Heinrich-Mann-Allee 107 14473 Potsdam Deutschland

Telefon: 0049 331 866-1719 Fax: 0049 331 866-1652

6.5. Kosten der Angebotserstellung Der Bewerber/Bieter erhält für das Erstellen und Versenden des Angebotes keine Entschädigung.

6.6. Kennzeichnung von Geheimnissen Der Bewerber/Bieter hat die Teile seines Teilnahmeantrages, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite bzw. an den betreffenden Stellen explizit kenntlich zu machen. Andernfalls kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte ausgehen. Angebotenen Preise werden jedoch auch ohne Hinweis des Bieters geschwärzt.

6.7. Urheberrechte/Geheimhaltungspflichten Diese Vergabeunterlagen nebst Anlagen unterliegen als geistiges Eigentum der SVF dem Urheberrechtsschutz. Die gewerbliche Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Einwilligung erlaubt, ausgenommen Handlungen zum Zwecke der Erstellung des Angebotes für die ausgeschriebene Leistung. Die Vergabeunterlagen sind vertraulich zu behandeln. Bei Verstößen gegen die Gemeinhaltungspflicht hat die SVF einen Anspruch auf Ersatz eines hieraus erwachsenen Schadens. Die SVF behandelt die Angebote ebenfalls vertraulich.

6.8. Datenschutz Die Datenschutzhinweise sind in der Anlage 8 Abgebildet.

9 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026

[Seite 10]

7. Checkliste, der mit dem Teilnahmeantrag einzureichender Unterlagen:

8. Teilnahmeantrag mit Unternehmenskennzahlen gemäß Anlage 2

9. Eigenerklärung gemäß Anlagen 3,4.1, 5.3, 5.4, 6 und 7

10. bei Bietergemeinschaften und Nachunternehmern Anlage 4.2, 4.3, 4.4, 5.4

11. Aktueller Auszug (nicht älter als 3 Monate) aus dem Handelsregister

12. Nachweis Referenzprojekt

13. Nachweis der ISO 9001-Zertifizierung

14. Nachweis der ISO 14001-Zertifizierung

15. Nachweis der ISO 45001-Zertifizierung

16. Nachweis der ISO 18001-Zertifizierung

10 SVF, September 2026 Ausschreibung Reinigungsleistungen Vergabenummer: SektVO-02/2026