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Vergabenummer FV15-26-0218-31-01
Los 2 - Leistungsbeschreibung
Inhalt
1 Gegenstand des Vergabeverfahrens..................................................................................... 1
2 Leistungsumfang und Ausführungsanforderungen ................................................................ 2
2.1 Näh- und Ausbesserungsarbeiten ................................................................................. 2
2.2 Patcharbeiten ................................................................................................................ 2
2.3 Allgemeine Anforderungen an die Ausführung .............................................................. 2
3 Abhol- und Liederadressen ................................................................................................... 3
4 Abhol- und Lieferbedingungen .............................................................................................. 3
4.1 Abhol- und Lieferorte sowie Zeitfenster ......................................................................... 3
4.2 Ausführungs- und Lieferfristen ...................................................................................... 3
4.3 Auftrags- und Lieferdokumentation ................................................................................ 4
4.4 Abnahme ....................................................................................................................... 4
5 Transport .............................................................................................................................. 4
6 Qualitätskontrollen ................................................................................................................ 5
7 Reklamationsmanagement ................................................................................................... 5
1 Gegenstand des Vergabeverfahrens
Die Deutsche Rentenversicherung Bund, nachstehend Auftraggeberin genannt, beabsichtigt den
Abschluss eines Werkvertrages über sachgemäße Durchführung von Näh- und Patcharbeiten an
Dienstbekleidung und Objektwäsche aus den Bereichen medizinischer Dienst und Handwerk.
Die Leistung umfasst neben der Durchführung der jeweils angeforderten Näh-, Ausbesserungs-
und Patcharbeiten auch die Abholung und Rücklieferung der Dienstbekleidung und
Objektwäsche.
Art und Umfang der auszuführenden Näh- und Patcharbeiten werden jeweils durch einen
Einzelauftrag festgelegt. Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin hierfür nach der
Zuschlagserteilung und rechtzeitig vor Erteilung des ersten Einzelauftrags einen geeigneten
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Vordruck in elektronischer bearbeitbarer Form zur Verfügung. Ein Anspruch des Auftragnehmers
auf eine bestimmte Anzahl oder Häufigkeit von Einzelaufträgen besteht nicht.
2 Leistungsumfang und Ausführungsanforderungen
2.1 Näh- und Ausbesserungsarbeiten
Die Näh- und Ausbesserungsarbeiten umfassen insbesondere:
-
das Reparieren beschädigter oder offener Nähte
-
das Reparieren oder Ersetzen von Reißverschlüssen
-
das Annähen oder Ersetzen von Knöpfen
-
Änderungsarbeiten an Hosen, insbesondere das Kürzen oder Engern
-
das Reparieren und erneute Annähen vorhandener Logos und Patches
-
das Aufnähen neuer Logos und Patches
2.2 Patcharbeiten
Die Patcharbeiten umfassen die fachgerechte Herstellung der im Leistungsverzeichnis
beschriebene Patches in Form von Schriftzügen und Logos sowie deren fachgerechtes
Aufbringen oder Befestigen auf Dienstbekleidung und Objektwäsche.
Die Ausführung hat entsprechend den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses und des jeweiligen
Einzelauftrags zu erfolgen.
2.3 Allgemeine Anforderungen an die Ausführung
Sämtliche Arbeiten sind fachgerecht und so auszuführen, dass die Gebrauchsfähigkeit der
bearbeiteten Textilien wiederhergestellt beziehungsweise erhalten wird.
Nach Abschluss der Arbeiten hat der Auftragnehmer die bearbeiteten Textilien auf
Vollständigkeit, ordnungsgemäße Ausführung und Gebrauchsfähigkeit zu prüfen. Die Kontrolle
umfasst insbesondere die Funktionsprüfung reparierter oder ausgetauschter Reißverschlüsse
sowie die Überprüfung angenähter Knöpfe und befestigter Patches und Logos.
Werden weitere Beschädigungen oder Flecken festgestellt, die nicht Gegenstand des jeweiligen
Einzelauftrags sind, ist die Auftraggeberin hierüber zu informieren.
Die bearbeiteten Textilien sind nach Abschluss der Arbeiten ordnungsgemäß zusammenzulegen,
zu verpacken, bis zur Rücklieferung sachgerecht zu lagern und schrankfertig zurückzuliefern.
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3 Abhol- und Liederadressen
Wäscheübergabestelle 1 → Ruhrstraße 1, 10709 Berlin
Dezernat 2573 Medizinischer Dienst – Raum 1276
Dezernat 1285 Bereich Handwerk – Raum: 0413, Hausmeisterei
Vor dem Zuritt zum Dienstgebäude hat sich der Mitarbeitende des Auftragnehmers an der
Pförtnerloge anzumelden. Der Weg zu den Räumen der Wäscheübergabe und zurück ist
ausschließlich in Begleitung eines Mitarbeitenden der Auftraggeberin zulässig.
Wäscheübergabestelle 2 → Seesener Str. 61-62, 10709 Berlin
Dezernat 1285 Bereich Handwerk – Heizkraftwerk
Der Mitarbeitende des Auftragnehmers hat sich an der Pförtnerloge anzumelden. Ein Zutritt zum
Dienstgebäude/Heizkraftwerk erfolgt nicht, da die Wäsche am Tor durch einen Mitarbeitenden
der Auftraggeberin übergeben und entgegengenommen wird.
Während der Vertragslaufzeit können sich einzelne Abhol- und Lieferadressen aus
organisatorischen Gründen (z. B. Ab- bzw. Anmietung von Dienstgebäuden) ändern. Sofern sich
die neue Adresse ebenfalls innerhalb des Landes Berlin befindet, begründet die Änderung keine
Anpassung der vereinbarten Preise oder der Vertragsbedingungen.
Die örtlichen Kontaktdaten der Ansprechpersonen werden dem Auftragnehmer nach
Zuschlagserteilung mitgeteilt.
4 Abhol- und Lieferbedingungen
4.1 Abhol- und Lieferorte sowie Zeitfenster
Der Auftragnehmer hat die zur Durchführung der beauftragten Näh- und Patcharbeiten bestimmte
Dienstbekleidung und Objektwäsche an den unter Punkt 2. benannten Dienstgebäuden/Räumen
der Auftraggeberin abzuholen und nach Abschluss der Arbeiten dorthin zurückzuliefern.
Die Abholung und Rücklieferung erfolgen montags bis freitags an einem mit der Auftraggeberin
abgestimmten Arbeitstag in der Zeit von 9:00 Uhr bis 12:15 Uhr. Fällt der vereinbarte Termin auf
einen gesetzlichen Feiertag, erfolgt die Abholung bzw. Rücklieferung am davorliegenden
Arbeitstag, sofern dieser kein gesetzlicher Feiertag ist.
4.2 Ausführungs- und Lieferfristen
Die bearbeitete Dienstbekleidung und Objektwäsche ist spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen
nach der Abholung schrankfertig zurückzuliefern. Die für den jeweiligen Einzelauftrag geltenden
Ausführungs- und Lieferfristen sind verbindlich.
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Der Auftragnehmer hat die im jeweiligen Einzelauftrag festgelegten Leistungen innerhalb der
vereinbarten Frist vollständig und frei Verwendungsstelle zu erbringen.
Sobald erkennbar wird, dass eine vereinbarte Ausführungs- oder Lieferfrist nicht eingehalten
werden kann, hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich per E-Mail, über den Grund
der Verzögerung und den voraussichtlichen Liefertermin zu informieren.
Die Leistungen eines Einzelauftrags sind grundsätzlich vollständig zu erbringen. Teilleistungen
sind nur in begründeten Ausnahmefällen und nach vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in
Textform zulässig.
4.3 Auftrags- und Lieferdokumentation
Bei jeder Abholung übergibt die Auftraggeberin dem Auftragnehmer den ausgefüllten, von
Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Vordruck (Abholübersicht) mit einer genauen Aufstellung
der einzelnen Teile der Dienstbekleidung bzw. Objektwäsche sowie der jeweils beauftragten
Positionen des Leistungsverzeichnisses und der dazugehörigen Mengen (siehe Punkt 1.).
Für jeden Einzelauftrag hat der Auftragnehmer bei der Rücklieferung der fertiggestellten Näh-
und Patcharbeiten an der Dienstbekleidung und Objektwäsche einen Lieferschein zu erstellen.
Auf diesem sind die jeweils zurückgelieferten Teile unter Angabe der beauftragten Positionen des
Leistungsverzeichnisses und der dazugehörigen Mengen aufzuführen.
Die Lieferscheine müssen den jeweiligen Abholübersichten eindeutig zugeordnet werden können.
Die Entgegennahme der Lieferung wird von einem Mitarbeitenden der Auftraggeberin auf dem
Lieferschein unter Angabe des Datums bestätigt. Die Empfangsbestätigung stellt keine Abnahme
der Werkleistung dar.
4.4 Abnahme
Die Abnahme erfolgt nach Prüfung der vertragsgemäßen Ausführung der im jeweiligen
Einzelauftrag beauftragten Leistungen durch die Auftraggeberin.
Die individuellen Gegebenheiten am Abhol- und Lieferort sind zu berücksichtigen. Mehrkosten,
die durch die Nichtbeachtung der festgelegten Abhol- und Lieferbedingungen entstehen, trägt der
Auftragnehmer.
5 Transport
Die Fahrzeuge und Transportbehältnisse für den Hin- und Rücktransport werden vom
Auftragnehmer gestellt. Für den Transport sind geeignete, für den Transport von
Dienstbekleidung und Objektwäsche bestimmte Behältnisse zu verwenden. Diese sind der
Auftraggeberin ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung zu stellen und entsprechend den
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Vorgaben der Auftraggeberin eindeutig mit der Bezeichnung des jeweiligen Dezernats und der
jeweiligen Raumnummer zu kennzeichnen.
Für die Durchführung der Abhol- und Lieferfahrten dürfen ausschließlich Fahrzeuge mit einem
zulässigen Gesamtgewicht von maximal 7,5 t eingesetzt werden. Die Fahrzeuge müssen zum
Zeitpunkt ihres Einsatzes den geltenden gesetzlichen Umwelt- und Emissionsvorschriften
entsprechen.
6 Qualitätskontrollen
Die Auftraggeberin ist berechtigt, die vertragsgemäße Ausführung der beauftragten Näh-,
Ausbesserungs- und Patcharbeiten zu kontrollieren.
Die Kontrollen können insbesondere die Vollständigkeit, Gebrauchsfähigkeit und
ordnungsgemäße Ausführung der beauftragten Arbeiten umfassen.
Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin vor, nach vorheriger Ankündigung die
Betriebsstätte des Auftragnehmers, in der die Arbeiten ausgeführt werden, während der üblichen
Betriebszeiten zu besichtigen. Der Auftragnehmer hat die hierfür erforderlichen Zutritts- und
Kontrollmöglichkeiten zu gewährleisten.
Textilien, bei denen die beauftragten Arbeiten nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden konnten
oder deren Gebrauchsfähigkeit nicht wiederhergestellt werden konnte, sind getrennt von den
gebrauchsfähigen Textilien zurückzuliefern und eindeutig zu kennzeichnen. Auf der
Kennzeichnung ist der Grund anzugeben, aus dem die ordnungsgemäße Bearbeitung nicht
möglich war.
7 Reklamationsmanagement
Die Auftraggeberin und der Auftragnehmer benennen zu Vertragsbeginn die für die Bearbeitung
von Reklamationen zuständigen Ansprechpersonen und stimmen die organisatorischen
Kommunikationswege ab. Die Festlegungen werden in Textform dokumentiert.
Reklamationen werden dem Auftragnehmer nach Feststellung des Mangels in Textform,
insbesondere per E-Mail, mitgeteilt. Die Mitteilung soll mindestens die Nummer des betreffenden
Einzelauftrags, die Bezeichnung und Menge der betroffenen Textilien sowie eine Beschreibung
des festgestellten Mangels enthalten:
-
die Nummer des betreffenden Einzelauftrags
-
die Bezeichnung und Menge der betroffenen Textilien sowie
-
eine Beschreibung des festgestellten Mangels.
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Der Auftragnehmer bestätigt den Eingang der Reklamation innerhalb von zwei Arbeitstagen und
teilt der Auftraggeberin mit, welche Maßnahmen zur Bearbeitung vorgesehen sind und bis wann
die Reklamation erledigt wird.
Die beanstandeten Textilien sind auf Kosten des Auftragnehmers abzuholen, ordnungsgemäß
nachzubessern und spätestens zum nächsten vereinbarten Liefertermin zurückzuliefern, sofern
mit der Auftraggeberin keine abweichende Frist vereinbart wurde.
Kann ein Mangel nicht durch Nachbesserung beseitigt werden, stimmt der Auftragnehmer das
weitere Vorgehen unverzüglich mit der Auftraggeberin ab. Die gesetzlichen und vertraglichen
Rechte der Auftraggeberin bleiben unberührt.
Der Auftragnehmer dokumentiert sämtliche Reklamationen, deren Bearbeitungsstand, die
ergriffenen Maßnahmen und den Zeitpunkt der Erledigung. Die Dokumentation ist der
Auftraggeberin auf Verlangen vorzulegen.
Als Reklamationsfälle gelten insbesondere:
-
während der Bearbeitung oder des Transports entstandene Verschmutzungen
-
nicht beseitigte oder neu entstandene Perforationen und Risse
-
nicht ordnungsgemäß ausgeführte oder weiterhin ausgefranste Nähte
-
nicht ordnungsgemäß reparierte oder weiterhin defekte Verschlüsse, insbesondere Knöpfe
und Reißverschlüsse
- fehlerhaft, nicht haltbar oder nicht entsprechend dem Einzelauftrag angebrachte Patches
oder Logos
-
nicht oder nur unvollständig ausgeführte Leistungen des Einzelauftrags
-
fehlende, vertauschte oder nicht zur Auftraggeberin gehörende Textilien
-
nicht eingehaltene Ausführungs- oder Lieferfristen
Die Auftraggeberin und der Auftragnehmer wirken während der gesamten Vertragslaufzeit auf
eine verlässliche, konstruktive und lösungsorientierte Zusammenarbeit hin.
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