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Rahmenschlüsselordnung der 1. Geltungsbereich Hochschule Magdeburg-Stendal (FH), Standort Magdeburg 1.1. Die vorliegende Dienstanweisung gilt für Anweisung 26/02/07 alle von der Hochschule Magdeburg- Stendal (FH) –, nachfolgend Hochschule bezeichnet, - genutzten Objekte und Präambel Räume, - außer dem Standort Stendal und zwar unabhängig von deren Rechtsträgerschaft. Sie ist verbindlich für Die vorliegende Rahmenschlüsselordnung ist alle Hochschulmitglieder und Angehörige ein Teil des Sicherheitskonzeptes der Hoch- der Hochschule sowie für Gäste und Mit- schule Magdeburg-Stendal (FH) und dient der arbeiter anderer Betriebe, Einrichtungen Gelände- und Gebäudesicherheit sowie der und Organisationen, die an der Hoch- Durchsetzung des Datenschutzes und der schule tätig sind, - nachfolgend Nutzer Datensicherheit. genannt -.

1.2. Schlüssel im Sinne dieser Anweisung sind Inhaltsverzeichnis: die herkömmlichen Schlüssel für das me- chanische Schließsystem und die Trans-

Geltungsbereich ponder für das elektronische Schließsy-
Verantwortung stem.
Aufgaben der Schlüsselbeauftragten
Verwaltung der Schließsysteme 1.3. Transponder, die wie Generalhaupschlüs-
Nutzung des elektronischen Schließ- sel einzustufen sind, werden als GHS- systems Transponder bezeichnet.
Schlussbestimmungen
Inkrafttreten
Verantwortung

Anlagen: 2.1. Für die Einhaltung dieser Anweisung sind Anlage 1: Antrag für die Erteilung von Zu- trittsberechtigungen und die Bereit-

der Kanzler stellung von Schlüssel oder Trans-
die Dekane der Fachbereiche ponder
die Leiterinnen und Leiter der zentra- Anlage 2: Schadensmeldung len Einrichtungen Anlage 3: Schadensersatzforderung bei
die Dezernentinnen und Dezernenten Schlüsselverlust/Transponder- verlust verantwortlich.

2.2. In Wahrnehmung ihrer Verantwortung haben die Verantwortlichen Schlüsselbe- auftragte zu benennen, die in ihrem Auf- trag tätig werden.

2.3. Die eingesetzten Schlüsselbeauftragten sind dem Kanzler namentlich zu melden und werden danach schriftlich bestellt.

2.4. Die ordnungsgemäße Einweisung der Schlüsselbeauftragten in das jeweilige Schließsystem und die Schlüsselverwal- tung erfolgt nachweislich durch das De- zernat IV - Technik, Bau und Liegen- schaften.

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Aufgaben der Schlüsselbeauftrag- 4.4. In Objekten und Räumen, die durch meh- ten rere Organisationseinheiten genutzt wer- den, ist eine Abstimmung durch den 3.1. Die Schlüsselbeauftragten sind Ansprech- Hauptnutzer zur Erarbeitung eines ge- partner des Dezernates IV - Technik, Bau meinsamen Schlüsselplanes zwischen und Liegenschaften in Fragen den Verantwortlichen vorzunehmen.

der Anlagenerweiterung und des Er- satzes, 4.5. Um die Möglichkeit des Zutritts zu Objek-
der nachweislichen Schlüsselvergabe ten, Raumgruppen und Räumen zur Ab- und –rückgabe. wendung von Schadensfällen abzusi- chern, werden die Generalhauptschlüssel 3.2. Die unter Punkt 2 genannten Verantwortli- (GHS) des eingebauten mechanischen chen haben den Schlüsselbeauftragten Schließsystems beim Kanzler der Hoch- Gelegenheit zu geben, die nachfolgend schule Magdeburg-Stendal (FH) hinterlegt genannten Aufgaben zu erfüllen. und nur nach direkter Anweisung gegen Unterschrift ausgegeben. 3.3. Die Schlüsselbeauftragten
weisen die Nutzer in den Organisati- 4.6. Die Programmierung von GHS-Trans- onseinheiten in das Schließsystem ein, pondern erfolgt nur mit Genehmigung des
führen mindestens jährlich eine In- Kanzlers der Hochschule Magdeburg- ventur der in der Organisationseinheit Stendal (FH). vorhanden Schlüssel durch und infor- mieren über das Ergebnis das Dezer- 4.7. Um die Zutrittsmöglichkeit der Wachdien- nat IV, ste zu allen Objekten auch außerhalb der
informieren bei Schlüsselverlust un- Dienstzeit zu gewährleisten, werden in verzüglich den Verantwortlichen der erforderlicher Anzahl Gruppen- Organisationseinheit und das Dezernat /Hauptschlüssel und HS 1A-Transponder IV - Technik, Bau und Liegenschaften; für das jeweilige Schließsystem zur Ver-
sichern die Aufbewahrung aller nicht fügung gestellt. ausgegebenen Schlüssel ihrer Organi- Für die Feuerwehr werden in Feuer- sationseinheit; wehrtresoren Generalhauptschlüssel (GHS) und Haupttransponder deponiert. 3.4. Die Schlüsselbeauftragten dürfen wegen der Erfüllung der ihnen übertragenen Auf- 4.8. Die unter Pkt. 2.1. genannten Verantwort- gaben nicht benachteiligt werden. lichen erhalten neben den Schlüsseln für alle Schlösser, für das mechanische Schließsystem in Ihrem Verantwortungs-

Verwaltung der Schließsysteme bereich, den übergeordneten Schlüssel (Gruppen-/Hauptschlüssel) für das jewei- 4.1. Die Beplanung, Errichtung, Änderung und lige Schließsystem. Informationen über Schließungen der Gesamtverwaltung obliegt für das mecha- Gruppen-/Hauptschlüssel werden durch nische und elektronische Schließsystem dem Dezernat IV - Technik, Bau und Lie- den Schließplan des Herstellers definiert und können für den Standort Magdeburg genschaften. vom Dezernat IV - Technik, Bau und Lie- 4.2. Für jeden definierten Verantwortungsbe- genschaften abgefordert werden. reich ist ein Schlüsselplan zu erlassen, 4.9. Auf Antrag gemäß Anlage 1 erfolgt die der dem Anliegen dieser Anweisung 26/02/07 – Rahmenschlüsselordnung – Ausgabe von Schlüsseln für das mecha- nische Schließsystem personenbezogen entspricht. und gegen Unterschrift durch die Beauf- Der Schlüsselplan muss folgende Min- destangaben enthalten: tragten der Organisationseinheiten bzw. durch das Dezernat IV - Technik, Bau und a) Schlüsselnummer Liegenschaften. In Ausnahmefällen, wie b) Raumnummer c) Nutzung. Schicht- oder Wochenendarbeit ist die Ausgabe durch den Wachdienst möglich. Die Weitergabe von Schlüsseln an Dritte 4.3. Ein Exemplar jedes Schlüsselplanes ist an das Dezernat IV - Technik, Bau und ist untersagt. Liegenschaften zu übersenden. Änderungen sind jährlich mitzuteilen.

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4.10. Bei der kurzzeitigen Ausgabe von Rückgabe an das Dezernat IV - Technik, Schlüsseln (max. 2 Tage) kann anstelle Bau und Liegenschaften. Weitere Einzel- des Antrages ein Schlüsselnachweis mit heiten sind unter Pkt. 6.5. geregelt. folgenden Angaben geführt werden: Zeitpunkt der Schlüsselausgabe und – 5.3. Zur Nutzung der elektronischen Zutrittsbe- rückgabe (Datum/Uhrzeit) rechtigung durch Studierende können

bei Mitarbeitern und Angehörigen: Transponder durch die Organisationsein- Schlüssel-Nr., Name, Vorname, Or- heiten über das Dezernat IV, Technik, ganisationseinheit Bau, Liegenschaften an Studierende leih-
bei Studenten: Schlüssel-Nr., Matri- weise überlassen werden. Die Ausgabe kelnummer, Organisationseinheit und der Nachweis erfolgt in den betref-
bei Dritten: Schlüssel-Nr., Name, An- fenden Organisationseinheiten. schrift, Firmenanschrift 5.4. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung 4.11 Bei Beendigung des Arbeits-/Vertrags- personenbezogener Daten dient aus- verhältnisses erfolgt die unverzügliche schließlich der Schlüsselverwaltung. Das Rückgabe an das Dezernat IV - Technik, Auslesen elektronischer Schlösser darf Bau und Liegenschaften. Weitere Ein- nur in anonymisierter Form durch den zu- zelheiten sind unter Pkt. 6.5. geregelt. ständigen Mitarbeiter im Dezernat IV - Bei Dritten, z. B. Gästen und Fremdbe- Technik, Bau und Liegenschaften erfol- trieben, erfolgt die Rückgabe der gen. Ein Abgleich mit der Datei der Zu- Schlüssel täglich. trittsberechtigten darf nur bei begründeten Verdacht auf eine Straftat oder Verstoß 4.12. Die Rücknahme von Schlüsseln ist gegen das Hausrecht durch den Kanzler nachweislich zu führen. nach Absprache mit dem Personalrat ver- anlasst werden. 4.13. Den Verantwortlichen wird durch das Dezernat IV, Technik, Bau, Liegen- 5.5. Mit Ablauf der Zutrittsberechtigung sind schaften ein verschließbarer Schlüssel- die Transponder von den Nutzern unver- schrank zur Aufbewahrung aller Schlüs- züglich an das Dezernat IV - Technik, Bau sel des jeweiligen Schließsystems zur und Liegenschaften zurückzugeben. Verfügung gestellt.

Schlussbestimmungen
Nutzung des elektronischen Schließsystems 6.1. Schlüssel und Schließanlagen als Teil der Schließsysteme im Geltungsbereich die- 5.1. Mit Aufnahme der Tätigkeit erhält das an ser Anweisung sind Eigentum der Hoch- der Hochschule hauptamtlich oder haupt- schule Magdeburg-Stendal (FH). beruflich tätige Personal im Dezernat IV - Technik, Bau und Liegenschaften einen 6.2. Der Verlust von Schlüsseln ist durch den Transponder mit der Grundprogrammie- Schlüsselinhaber dem Wachdienst inner- rung – Betätigung Poller- und Schranken- halb eines Arbeitstages fernmündlich un- anlage - und für Teilnehmer am Zeiterfas- ter Tel.: 0391/886-4990 und danach in- sungssystem – Betätigung Zeiterfas- nerhalb von 5 Arbeitstagen dem Dezernat sungsgerät -. IV - Technik, Bau und Liegenschaften mit einer Verlustmeldung (Anlage 2) anzuzei- 5.2. Mitglieder und Angehörige der Hochschu- gen. le, die Objekte, Raumgruppen und Räume mit elektronischer Zutrittsberechtigung 6.3. Der Schlüsselverlust kann Schadenser- nutzen möchten, stellen einen Antrag ge- satzansprüche nach den in der Anlage 3 mäß der Anlage 1 mit der schriftlichen genannten Kategorien auslösen. Darüber Zustimmung des Verantwortlichen der hinaus gelten für Mitglieder und Angehö- betreffenden Organisationseinheit beim rige der Hochschule die tarifrechtlichen Dezernat IV - Technik, Bau und Liegen- Regelungen. Die Einzelfallprüfung führt schaften. der Justitiar der Hochschule durch, das Dritte stellen den Antrag direkt beim De- Ergebnis ist dem Kanzler mitzuteilen. zernat IV - Technik, Bau und Liegen- schaften. Bei Beendigung des Arbeits-/Vertrags- verhältnisses erfolgt die unverzügliche

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6.4. Darüber hinaus kann der Verstoß gegen die Regelungen dieser Anweisung ar- beitsrechtliche Konsequenzen und die Sperrung der Zutrittsberechtigung zur Folge haben.

6.5. Auf dem Laufzettel zur “Einstellung/Been- digung des Arbeitsverhältnisses” bzw. “Antrag auf Exmatrikulation” (Laufzettel) ist die Bestätigung des Schlüsselbeauf- tragten über die Rückgabe der ausgege- benen Schlüssel vorzunehmen.

Inkrafttreten

7.1. Alle in dieser Anweisung enthaltenen Per- sonen-, Amts- und Funktionsbezeichnun- gen in der männlichen Sprachform gelten gleichermaßen in der weiblichen Form.

7.2. Diese Anweisung tritt nach ihrer Veröffent- lichung in Kraft.

7.3. Die Anweisung 10/10/03 tritt damit außer Kraft.

Der Kanzler

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Anlage 1 zur Anweisung 26/02/07 – Rahmenschlüsselordnung - Zutreffendes bitte ankreuzen bzw. ausfüllen!

An das: Dezernat IV - Technik, Bau und Liegenschaften

Antrag für die Erteilung von Zutrittsberechtigungen und Bereitstellung von

Schlüssel oder Transponder

Für Mitglied / Angehörige / Dritte Hauptberuflich Nebenberuflich Wiss. Hilfskräfte/ Studierende Sonstige tätiges Personal tätiges Personal Drittmittelprojekte (bitte angeben)

Antragsteller: Name, Vorname:

Matrikelnummer:

Straße:

PLZ, Ort:

Telefonnummer:

E-Mail:

Transponder vorhanden? Ja Nein Wenn ja, Nr.:

Zu nutzende Organisationseinheit

SGW	KuM		IWID				WKW	BW	Zentr. Einr.	Ver- waltung
	FK	JMM	CH/PT	ET	ID	MB

Hauszuordnung: Nachteingang: Einbruchmeldeanlage: ja nein ja nein

Raumnummer:

Zufahrtsberechtigung: Ja Nein

Voraussichtliche Nutzungsdauer:

Die Anweisung 26/02/07 - Rahmenschlüsselordnung - erkenne ich hiermit an.

Ort/Datum Zustimmung erteilt:

Unterschrift des Antragstellers Unterschrift des Verantwortlichen der zu nutzenden Organisations- einheit

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Anlage 2 zur Anweisung 26/02/07 - Rahmenschlüsselordnung -

An: Dezernat IV - Technik, Bau, Liegenschaften

Schadensmeldung (Zutreffendes bitte ankreuzen bzw. ausfüllen!)

Schlüssel oder Transponder

Name, Vorname

Wohnanschrift/Firma/Matrikelnummer

Schlüssel-Nr.:

Transponder-Nr.:

Bitte schildern Sie kurz:

wann und wo haben Sie den Schlüssel / Transponder zuletzt benutzt?
seit wann vermissen Sie den Schlüssel / Transponder?
wo wurde der Schlüssel / Transponder aufbewahrt?
wer hatte - außer Ihnen - Zugang bzw. Zugriff auf den Schlüssel / Transponder?
welche Maßnahmen wurden von Ihnen eingeleitet? (z. B. Anzeige bei der Polizei, Meldung an die Versicherung. Bitte beifügen!)

Die Richtigkeit der Angaben wird hiermit bestätigt

Ort/Datum

Unterschrift

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Anlage 3 zur Anweisung 26/02/07 – Rahmenschlüsselordnung -

Schadensersatzforderungen bei Schlüsselverlust / Transponderverlust

Einzelzylinder incl. 5 Schlüssel 240,00 €

Einzelschlüssel 36,00 €

Medientischschlüssel, Aufzugsschlüssel 10,00 €

Gruppenschlüssel, Hauptschlüssel und Generalhauptschlüssel - Kostenumlage entsprechend Wiederbeschaffungswert

Transponder 32,00 €

Stand April 2007

Anlage_Rahmenschluesselordnung_MD.pdf