Aufforderung zur Angebotsabgabe_EINSVIER_2026.pdf

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

Verhandlungsverfahren mit öffentlichem

Teilnahmewettbewerb

Rahmenvereinbarung Unternehmens-

publikation „EINSVIER“

Los 1 – Redaktion

Los 2 – Gestaltung

Vergabe-Nr.: EINSVIER_2026

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1. Einführung

Die Bekanntmachung im EU-Amtsblatt erfolgte am tt.mm.jjjj unter der

2. Losweise Vergabe

Es handelt sich um die folgende Losaufteilung:

• Los 1 - Redaktion
• Los 2 - Gestaltung

Eine Bewerbung ist auf ein oder mehrere Lose möglich. Im Falle der Bewerbung auf beide Lose sind die Eignungsanforderungen in Summe zu erfüllen. Den Zuschlag erhält für jedes Los der jeweilige Bestbieter.

3. Angebotsabgabe

1 6.12.2026, 10:00 Uhr einzureichen.

Mit dem Angebot sind die nachfolgenden Unterlagen einzureichen:

Los 1 – Redaktion

I) 633 – Angebotsschreiben

II) Preisblatt – Los 1

• Übersicht zu den Pauschalpreisen je erforderlicher Leistung pro Ausgabe sowie Angabe der Stundensätze je Funktion. Bitte nutzen Sie dazu das beigefügte Preisblatt.

III) Konzept – Los 1

• Erläuterung der Vorgehensweise bei der Konzeption, Planung, Erstellung und Qualitätssicherung eines 2x jährlich erscheinenden Unternehmensmagazins in Form einer PowerPoint von max. 20 Folien entsprechend der Leistungsbeschreibung und Darstellung des internen Qualitätsmanagements.
• Das Konzept muss folgende Punkte beinhalten: • Redaktions- und Kommunikationskonzept (Themenfindung und Redaktionsplanung, Sicherstellung einer zielgruppengerechten Kommunikation, Einbindung der Fachbereiche, Umgang mit komplexen Fachthemen, Qualitätssicherungsprozess) • Projektorganisation und Zusammenarbeit (Kommunikationswege, Abstimmungsprozesse, Reaktionszeiten, Vertretungsregelungen, Umgang mit kurzfristigen Änderungen, Terminsteuerung) • Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Qualitätssicherung (welche Arbeitsschritte bei der Erstellung des Unternehmensmagazins vorgesehen sind, bei welchen Arbeitsschritten KI-Systeme eingesetzt werden sollen, welche konkreten KI- Anwendungen genutzt werden, welche Ergebnisse durch den KI-Einsatz erzielt werden sollen, welche Risiken des KI-Einsatzes erkannt wurden, welche Maßnahmen zur Sicherstellung der fachlichen, redaktionellen, rechtlichen und sprachlichen Qualität vorgesehen sind, wie sichergestellt wird, dass KI-generierte Inhalte vor ihrer Veröffentlichung geprüft und freigegeben werden.)

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IV) Erstellen eines beispielhaften Schwerpunktartikels für das Unternehmensmagazin EINSVIER Bitte erstellen Sie einen Schwerpunktartikel für die EINSVIER zum Thema soziale Wohnungsfürsorge bei der ProPotsdam.

Bitte berücksichtigen Sie u.a. bei der Erstellung des Schwerpunktartikels folgende Fragen: • Wie muss das Thema aufbereitet werden, um es einer externen Zielgruppe verständlich zu vermitteln. • Welche Rolle spielt die ProPotsdam bei dem Thema? • Informieren Sie sich bitte über bereits bestehende Instrumente für die soziale Wohnungsvergabe. • Bitte nutzen Sie das Design-Manual, um die Zeichenanzahl oder das benötigte Bildmaterial einschätzen zu können. Definieren bzw. beschreiben Sie mögliche Bild- oder Grafikmotive. Sollten Fotoaufnahmen geplant werden müssen, erstellen Sie ein Briefing für den Fotografen.

Umfang: • 2 aufeinanderfolgende Doppelseiten (insgesamt 4 Seiten) • Format entsprechend dem bestehenden Magazin Aufgabe: • Entwickeln Sie ein redaktionelles Format, das die Inhalte ansprechend, verständlich und zeitgemäß vermittelt.

Ziel der Aufgabe:

Die Aufgabe dient insbesondere der Beurteilung der Kompetenzen der Agentur in den Bereichen: • Recherche • Verständlicher Schreibstil • Storytelling • Konzeptionelle Verknüpfung von Text- und Bild

Einzureichende Unterlagen: • Artikel als Textdatei oder PDF • Gegebenenfalls Fotografenbriefing oder Vorschau Bildauswahl

V) Präsentationsdatei für das Verhandlungsgespräch

• Inhalt und Kriterien sind den Hinweisen zu den Verhandlungsgesprächen gemäß Punkt 4. Zuschlagskriterien zu entnehmen.

VI) 236 – Verpflichtungserklärung (sofern erforderlich)

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Los 2 – Gestaltung

I) 633 – Angebotsschreiben

II) Preisblatt – Los 2

• Übersicht zu den Pauschalpreisen je erforderlicher Leistung pro Ausgabe sowie Angabe der Stundensätze je Funktion. Bitte nutzen Sie dazu das beigefügte Preisblatt.

III) Gestaltung eines beispielhaften Schwerpunktartikels für das Unternehmensmagazin EINSVIER Thema: WBSplus

Bitte gestalten Sie auf Basis des bereitgestellten Text- und unter Berücksichtigung des Bildmaterials sowie des Corporate-Design-Manuals der EINSVIER einen beispielhaften Schwerpunktartikel für das Unternehmensmagazin.

Umfang: • 2 aufeinanderfolgende Doppelseiten (insgesamt 4 Seiten, davon eine vollseitige Infografik, siehe Infografik Seite 13) • Format entsprechend dem bestehenden Magazin

Aufgabe: • Entwickeln Sie ein eigenständiges redaktionelles Layout, das die Inhalte ansprechend, verständlich und zeitgemäß vermittelt. Entscheiden Sie selbst wie viele und welche Bilder Sie nutzen möchten.

Berücksichtigen Sie dabei insbesondere folgende Elemente: • Auswahl und Platzierung eines geeigneten Aufmacherbildes • Einsatz weiterer Bilder innerhalb des Artikels • Typografische Gliederung und Leserführung • Hervorhebung mindestens eines prägnanten Zitats • Entwicklung mindestens eines zusätzlichen illustrativen Elements zur Unterstützung der Inhalte • Entwicklung einer ganzseitigen Infografik zum Thema „WBSplus“

Die Infografik soll die bereitgestellten Informationen (siehe PP-WBS- Kommunikation_Flyer_RZ) visuell aufbereiten und verdeutlichen, wie ein WBS funktioniert. Sie soll zeigen, wie komplexe Informationen verständlich, attraktiv und markengerecht vermittelt werden können. Die Infografik soll nicht die Gestaltung des Flyers aufgreifen. Vielmehr soll eine eigene zum Unternehmensmagazin passende Gestaltung erstellt werden.

Ziel der Aufgabe: Die Aufgabe dient insbesondere der Beurteilung der Kompetenzen der Agentur in den Bereichen: • Editorial Design • Informationsdesign • Illustration • Visuelles Storytelling • Typografie und Leserführung • Umgang mit komplexen Inhalten

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Einzureichende Unterlagen: • PDF-Präsentation der vier gestalteten Seiten • Erläuterung der gestalterischen Idee und des konzeptionellen Ansatzes (max. 1 DIN- A4-Seite)

IV) Präsentationsdatei für das Verhandlungsgespräch

• Inhalt und Kriterien sind den Hinweisen zu den Verhandlungsgesprächen gemäß Punkt 4. Zuschlagskriterien zu entnehmen.

V) 236 – Verpflichtungserklärung (sofern erforderlich)

4. Zuschlagskriterien

Die Bewertung der Angebote erfolgt auf Basis der Bewertungsmatrix Zuschlagskriterien gemäß Anlagen je Los.

Los 1 - Redaktion:

Los 2 - Gestaltung:

5. Verhandlungsgespräche

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Auftrag auf Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.

Wir behalten uns vor, die Bieter (pro Los) zu einem Verhandlungsgespräch einzuladen. Ein Schreiben mit Bekanntgabe des voraussichtlichen Termins für das Verhandlungsgespräch geht Ihnen gesondert zu.

Zum Los 1 ist eine persönliche Anwesenheit des/der Redaktionsleitersin und des/der Projektleitersin gefordert. Zum Los 2 ist eine persönliche Anwesenheit des/der 5

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Designdirektorsin und des/der Projektleitersin gefordert.

Für das Gespräch ist ca. 1 Stunde vorgesehen. Es ist eine Präsentation des Bieters zu seinem Angebot in den ersten 30 Minuten des Gesprächs gefordert. Im Anschluss erfolgt eine 30- minütige Diskussion. Die einzelnen Kriterien können der Bewertungsmatrix Zuschlagskriterien je Los entnommen werden. Aufwendungen für das Verhandlungsverfahren sowie Nebenkosten werden nicht erstattet.

6. Unterlagen, die dem Bieter zur Verfügung gestellt werden

Folgende Unterlagen werden den Bietern zur Verfügung gestellt:

• 633 – Angebotsschreiben
• 236 – Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen
• 632EU – VgV – Bewerbungsbedingungen EU
• Preisblatt Los 1 und Los 2
• Bewertungsmatrix Zuschlagskriterien Los 1 und Los 2
• Leistungsbeschreibung Los 1 und Los 2
• Unterlagen zur Kreativaufgabe Los 1 und Los 2
• Vertragsentwurf Los 1 und Los 2
• Datenschutzinformation_Vergaben

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