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Leistungsbeschreibung
Rahmenvereinbarung
Unternehmenspublikation „EINSVIER“
2027 – 2030
Los 1:
Redaktion – Unternehmenspublikation
ProPotsdam GmbH
Pappelallee 4
14469 Potsdam
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Ausschreibung Unternehmenspublikation 2027 – 2030
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG ..................................................................................................................................... 3
2 BESCHREIBUNG DES UNTERNEHMENS ........................................................................................... 4
2.1 Kurzpräsentation ........................................................................................................................... 4
2.2 Organigramm ................................................................................................................................. 5
3 LOS 1 - TEXT- und BILDREDAKTION UNTERNEHMENSPUBLIKATION ............................................. 6
3.1 Einleitung ............................................................................................................................... 6
3.2 Arbeitsauftrag und Leistungsumfang ..................................................................................... 6
3.2.1 Leistungen der Redaktion ....................................................................................................... 8
3.3 Zielgruppen und Kommunikationsziele ............................................................................... 10
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1 EINLEITUNG
Ein Unternehmen für die ganze Stadt. Die ProPotsdam ist als kommunales Unternehmen wichtigster integrierter Dienstleister der Landeshauptstadt Potsdam für den Wohnungsbau, Wohnungsfürsorge, Stadtentwicklung und die Erfüllung sozialer sowie einzelner infrastruktureller Aufgaben. Das Unternehmen versteht sich als Gestalter des Wohnens und Lebens in Potsdam.
Die ProPotsdam vereint neun Gesellschaften und erfüllt für die Potsdamerinnen und Potsdamer ein breites Aufgabenspektrum. Neben der Verwaltung und Bewirtschaftung des großen Immobilienbestandes besorgt sie die Geschäfte des Entwicklungsträgers Bornstedter Feld, des Entwicklungsträgers Potsdam und des Sanierungsträgers Potsdam, betreibt im Auftrag der Landeshauptstadt den Volkspark Potsdam, den Neuen Lustgarten und die Biosphäre Potsdam, befasst sich im Auftrag der Landeshauptstadt mit der Entwicklung des Luftschiffhafens mit seinem Sportpark und dem Olympiastützpunkt und übernimmt mit der Sozialen Stadt gGmbH Verantwortung für soziale Angebote in den städtischen Quartieren.
Die Arbeit der ProPotsdam ist den Dimensionen der Nachhaltigkeit verpflichtet. Im Fokus steht die Balance zwischen ökologischen, ökonomischen und sozialen Zielsetzungen, um ein langfristiges Engagement für die Landeshauptstadt Potsdam zu garantieren.
Für die Außendarstellung des Unternehmensverbundes ProPotsdam als kommunales Unternehmen und führendem Dienstleister auf den Gebieten Wohnen, Bauen und Entwickeln in der Landeshauptstadt Potsdam ist die Effektivität und Effizienz der Kommunikationsarbeit von entscheidender Bedeutung. Das Unternehmen (im Folgenden: „der Auftraggeber“) sucht für den Zeitraum 2027 bis 2030 versierte Auftragnehmer zur Unterstützung der integrierten Kommunikationsarbeit der Stabsstelle Unternehmenskommunikation. Im Fokus stehen dabei die Erstellung von Unternehmenspublikationen, die Realisierung von lokalen Veranstaltungen unter der Regie oder der Beteiligung der ProPotsdam sowie die Erstellung und Verbreitung von Kommunikationsinhalten und die Unterstützung der Arbeit mit lokalen Partnern im Rahmen von Sponsoringprojekten.
Kommunikative Herausforderungen betreffen die Positionierung des Unternehmens als Vorreiter im Einsatz von Instrumenten zur Realisierung sozial gerechter Wohnraumversorgung, als Partner von Politik und Verwaltung in Fragen des sozialen Wohnungsbaus sowie bei den Aufgaben nachhaltiger Stadt- und Quartiersentwicklung.
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2 BESCHREIBUNG DES UNTERNEHMENS
2.1 KURZPRÄSENTATION
Die ProPotsdam ist mit der ProPotsdam Wohnen der zentrale kommunale Akteur für die Wohnungsversorgung in der Landeshauptstadt Potsdam. Mit mehr als 18.200 eigenen Wohnungen stellt sie als größter Vermieter der Stadt nicht nur rund 20% des Wohnungsbestands bereit, sondern übernimmt zugleich eine soziale Verantwortung für bezahlbaren Wohnraum. Ein wesentliches Ziel ist es, die Wohnraumversorgung langfristig zu sichern und den unterschiedlichen Bedürfnissen der Bevölkerung gerecht zu werden – von Familien über Studierende bis hin zu Seniorinnen und Senioren.
Neben der Bewirtschaftung und Modernisierung des bestehenden Wohnungsbestands liegt ein Schwerpunkt der Arbeit im Wohnungsneubau. Die ProPotsdam entwickelt neue Quartiere und schafft in den bestehenden Kiezen neue Wohnungen, um auf die wachsende Nachfrage nach Wohnraum zu reagieren. Die Bauprojekte der ProPotsdam berücksichtigen energieeffiziente Bauweisen, sozial verträgliche Mietpreise und die Schaffung lebendiger Quartiere mit Kita-Plätzen, Grünflächen und wohnungsnaher Infrastruktur. Mit dem Entwicklungsträger Bornstedter Feld, dem Entwicklungsträger Potsdam und dem Sanierungsträger Potsdam steuert der Unternehmensverbund die größten Stadtentwicklungsprojekte der Landeshauptstadt Potsdam, darunter die inzwischen fast abgeschlossene Entwicklung des Bornstedter Felds, die Schaffung des neuen Stadtquartiers Krampnitz und die bauliche Entwicklung der Potsdamer Mitte. Die ProPotsdam steht für moderne, urbane Wohnräume, die durch ihre nachhaltige Planung und eine gute soziale Durchmischung die langfristige Lebensqualität in der Stadt stärken.
Damit verbindet die ProPotsdam die Rolle einer verantwortungsvollen Wohnungswirtschaft mit der einer aktiven Stadtentwicklerin: Sie sichert die Wohnraumversorgung heute und gestaltet gleichzeitig die Quartiere von morgen.
Die Aufgabe der Muttergesellschaft (ProPotsdam GmbH) besteht in der Steuerung des Unternehmensverbundes mit dem Ziel, Effizienz, Sachverstand und Nachhaltigkeit bei Aufgaben der Stadtentwicklung sicherzustellen. Dazu stellt die ProPotsdam die für den Geschäftsbetrieb der Einzelgesellschaften erforderlichen Dienstleistungen sowie eine moderne Informations- und Kommunikationsinfrastruktur bereit. Mit einem Bilanzvolumen von über 1 Mrd € ist die ProPotsdam der wirtschaftlich bedeutendste Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam.
Der Unternehmensverbund gibt der Landeshauptstadt die Möglichkeit, wirtschaftliche Effizienz mit den sozialen und gesellschaftlichen Zielen im Sinn einer gesamtstädtischen nachhaltigen Stadtentwicklung zu verknüpfen.
Aktuell sind in den neun Gesellschaften des Unternehmensverbunds rund 520 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Im Kernbereich der ProPotsdam Wohnen und der ProPotsdam GmbH arbeiten ca. 350 Beschäftigte.
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2.2 ORGANIGRAMM
Der Unternehmensverbund ProPotsdam
ProPotsdam ProPotsdam Soziale Stadt Wohnen ProPotsdam
Entwicklungsträger Entwicklungsträger Sanierungsträger Bornstedter Feld Potsdam Potsdam
ProPotsdam Luftschiffhafen Potsdam Naturerlebnis
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3 LOS 1 - TEXT- UND BILDREDAKTION UNTERNEHMENSPUBLIKATION
3.1 EINLEITUNG
Zu dem zentralen Kommunikationsinstrument der ProPotsdam gehört das Unternehmensmagazin EINSVIER. Die 32-seitige Publikation informiert regelmäßig über unternehmensrelevante, stadtpolitische und gesellschaftliche Themen. Die aktuelle Auflage beträgt 27.000 Exemplare.
Die Gestaltung des Heftes wird in einem eigenen Los ausgeschrieben. (Los 2)
Für die Ausgaben 2027 und 2028, mit der Option auf Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr bis maximal Februar 2031 sucht die ProPotsdam eine Agentur, welche die redaktionelle Erstellung übernimmt.
3.2 ARBEITSAUFTRAG UND LEISTUNGSUMFANG
Gegenstand der Ausschreibung ist die inhaltliche Konzeption, Planung und Erstellung sämtlicher redaktioneller Inhalte des Unternehmensmagazins EINSVIER in enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation der ProPotsdam.
Die ProPotsdam plant derzeit zwei Ausgaben pro Jahr.
Aktuelle Ausgaben des Unternehmensmagazins sind auf der Homepage einzusehen: https://www.propotsdam.de/ueber-uns/unternehmensmagazin
Redaktionelle Struktur (analog zur Magazinsystematik)
Die Agentur erstellt sämtliche Inhalte für folgende Rubriken:
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Seiten Rubrik Themen
1 Titelbild Themenentwicklung, Bildidee, Headline, Teasertext
2 Im Überblick Inhalts-, Kurz- bzw. Teasertexte
3 Auf ein Wort Vorwort der Geschäftsführung
4 + 5 Kurz und Knapp Recherche und Verfassen von Kurznachrichten
6 + 7 Kurz und Knapp Recherche und Verfassen monothematischer Artikel (u.U. auch gebündelte Texte zu einem Oberthema)
8 - 11 Schwerpunktthema Hauptartikel inkl. Recherche & Interviews
12 + 13 Umfrage und Konzeption, Umfrage (Interviews) Infografik
14 - 15 Aus den Kiezen Recherche und Verfassen von lokalen Themen, Kurzformate (monothematisch)
16 - 17 Aus den Kiezen Recherche und Verfassen von lokalen Themen, Kurzformate (Einzelartikel)
18 - 19 Zu Besuch bei Recherche und Erstellen einer Reportage inkl. Vor-Ort-Termin
20 - 21 Kultur erleben Erstellen von redaktionellen Beiträgen
22 - 23 Lokal Sozial Recherche und Erstellen einer Reportage
24 - 25 Gut gebaut Vorstellen von Bauprojekten der ProPotsdam, inkl. Interviewterminen, Rücksprachen mit Fachabteilungen
26 - 27 In Potsdam Zu Hause Recherche und Erstellung von Ausflugstipps an besondere Potsdamer Orte in Abstimmung mit einer zu interviewenden Person
28 - 29 Gute Unterhaltung Recherche und Erstellung von Unterhaltungstipps (Bücher, Filme, Führungen, Apps etc.) sowie Ausarbeitung eines inhaltlichen Konzeptes für eine Kinderseite (z.B. Bastel- und Spielanleitungen)
30 - 31 Tipps und Service Recherche und Erstellung von wohnbezogenen Tipps
32 Rückseite Teil der Vorderseite / Verbindung zum Titel
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3.2.1 Leistungen der Redaktion
Angefragt werden die thematische, konzeptionelle und textliche Ausarbeitung aller Rubriken auf insgesamt 32 Seiten in enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation der ProPotsdam auf Basis eines im Vorfeld stattzufindenden Briefings und im Kontext der aktuellen wohnungspolitischen Zusammenhänge und Geschehnisse der Stadt insbesondere die des Unternehmensverbundes der ProPotsdam.
Darüberhinaus wird von der Redaktion die dazugehörige Bildrecherche verantwortet. Sollte kein geeignetes Bildmaterial vorhanden sein, erfolgt eine Planung der Fototermine seitens der Agentur in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Ziel ist es, neben dem textlichen Kontext einen Bildredaktionsplan abzustimmen.
Die Struktur und der Umfang des Unternehmensmagazins stehen bereits fest und folgen einer festen Rubrikenplanung innerhalb einer Heftdramaturgie. Jede Ausgabe steht unter einem spezifischen Oberthema. (Beispiele vergangener Ausgaben: Bornstedter Feld, Ehrenamt, Ausbildung, Am Stern, Jüdisches Leben, Frauen in Potsdam)
Der Abstimmungsaufwand zwischen Redaktion und ProPotsdam ist gerade am Anfang der Themenfindung und am Ende bei Finalisierung als hoch einzustufen. Es kann von einem wöchentlichen Jour Fixe von 1,5 h ausgegangen werden. Im Schnitt finden pro Ausgabe 4 Termine vor Ort und 2 Termine online via MS-Teams statt.
Der Zeitraum für die redaktionellen Arbeiten an einer Arbeit beträgt vom Kickoff bis Abgabe der letzten Inhalte ca. 3-4 Monate.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere:
- Themenplanung und Konzeption
• Eigenständige Themenvorschläge in Abhängigkeit unternehmensrelevanter Zusammenhänge
• Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation
• Vorschläge zur Ausarbeitung der darzustellenden Kommunikationsziele
- Recherche
• Selbstständige Recherche aller Inhalte
• Aufbereitung komplexer Themen (Stadtentwicklung, Wohnen etc.)
• Nutzung und Einordnung interner Informationen
- Interviews
• Identifikation geeigneter Gesprächspartner
• Organisation und Durchführung von Interviews
• Abstimmung und Freigabeprozesse
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- Texterstellung
• Erstellung sämtlicher redaktioneller Inhalte
• Zielgruppengerechte, verständliche und markengerechte Sprache mit Magazincharakter
• Einhaltung der Corporate Language
- Bildredaktion
• Entwicklung von Bildideen als Teil des Storytellings
• Aufbereitung eines Bildredaktionsplans in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber
• Recherche geeigneter Fotografinnen und Fotografen
• Terminliche und organisatorische Abstimmung von Fototerminen
• Einholung von Angeboten
• Nachhalten der Fotoeinverständiserklärungen
• Erstellung von Briefings für Fotografinnen und Fotografen in enger Absprache mit der Unternehmenskommunikation
• Beauftragung von Fotografinnen und Fotografen durch den Auftragnehmer nach Freigabe durch den Auftraggeber
• Fotografinnen und Fotografen stellen grundsätzlich die Arbeiten mit den zeitlich und örtlich uneingeschränkten Nutzungsrechten für den Auftraggeber (ProPotsdam Unternehmensverbund) zur Verfügung, die Kosten für die Nutzungsrechte sind mit den Stundensätzen abgegolten
- Qualitätsmanagement
• Redaktionelles Lektorat und Korrektorat
• Sicherstellung von:
• sprachlicher Qualität
• inhaltlicher Richtigkeit
• Konsistenz im Stil
- Schnittstellenmanagement
• Enge Abstimmung mit:
• Unternehmenskommunikation, der die gestalterische Leitung und damit die Steuerung der Gestaltungsagentur obliegt.
• Teilnahme an regelmäßigen Abstimmungsterminen
• Gemeinsames Arbeiten in dem Projektsteuerungstool Microsoft-Teams
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3.3 ZIELGRUPPEN UND KOMMUNIKATIONSZIELE
Die EINSVIER ist das Unternehmensmagazin der ProPotsdam. Es informiert über die Aufgaben, Projekte und gesellschaftlichen Beiträge des Unternehmensverbundes und vermittelt die Rolle der ProPotsdam als kommunale Partnerin der Landeshauptstadt Potsdam.
Das Magazin richtet sich an unterschiedliche Zielgruppen mit teilweise unterschiedlichen Informationsbedürfnissen. Die Gestaltung muss diesen heterogenen Adressatenkreis berücksichtigen und komplexe Inhalte verständlich, attraktiv und zugänglich aufbereiten.
Zielgruppen:
Mieterinnen und Mieter
• rund 30.600 Menschen leben in Wohnungen des Unternehmensverbundes
• Bewohnerinnen und Bewohner aller Altersgruppen
• rund 300 Gewerbemietende, insbesondere aus den Bereichen Gesundheit, Gastronomie und Einzelhandel
Informationsinteressen
o Entwicklungen in den Wohnquartieren
o Sanierungen und Neubauprojekte
o Nachbarschaften und Menschen im Quartier
o Serviceangebote der ProPotsdam
o Einblicke in das Unternehmen und seine Mitarbeitenden
o soziale Projekte und Kooperationen
o Informationen zu Miete, Nebenkosten, Wohngeld, WBS und Bonusprogrammen
Öffentlichkeit und Stakeholder:
• regionale Medien
• Stakeholder
• Stadtverwaltung
• Stadtverordnete
• politische Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger
Informationsinteressen
o Beitrag der ProPotsdam zur Stadtentwicklung
o Umsetzung kommunaler Ziele, insbesondere Wohnungsneubau und soziale Wohnraumversorgung
o Entwicklung neuer Stadtquartiere
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o Sanierungs- und Entwicklungsmaßnahmen
o Kooperationen und gesellschaftliches Engagement
o Leistungen für Mieterinnen und Mieter
o Themen rund um bezahlbares Wohnen, Nebenkosten, Wohngeld und WBS
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• rund 350 Beschäftigte
• Altersspanne von 18 bis 65 Jahren
Informationsinteressen
o Projekte und Entwicklungen im Unternehmensverbund
o Engagement der ProPotsdam für Potsdam
o Entwicklungen in den Quartieren
o soziale und gesellschaftliche Initiativen
o die ProPotsdam als Arbeitgeberin
o Leistungen für Mieterinnen und Mieter
Kommunikationsauftrag
Die EINSVIER soll die vielfältigen Aufgaben der ProPotsdam verständlich vermitteln, Identifikation schaffen und die Bedeutung des Unternehmensverbundes für die Entwicklung der Landeshauptstadt Potsdam sichtbar machen.
Der Inhalt muss sowohl informationsstark als auch emotional ansprechend sein und unterschiedliche Themenfelder – von Stadtentwicklung und Wohnen über Serviceinformationen bis hin zu gesellschaftlichem Engagement – für verschiedene Zielgruppen zugänglich aufbereiten.
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