20240205 Anleitung eRechnung für Lieferanten.docx

Hinweise zur Übermittlung einer E-Rechnung an die deutsche Rentenversicherung Rheinland

Inhalt

1 Verfahren zur Einreichung elektronischer Rechnungen über das Portal 1

1.1 Anmeldung im Portal 1

1.2 unbedingt erforderliche Angaben in der elektronischen Rechnung 3

2 Verfahren zur Einreichung von Rechnungen als E-Mail oder als PDF-Anhang in einer E-Mail 9

Verfahren zur Einreichung elektronischer Rechnungen über das Portal

Anmeldung im Portal

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen müssen Sie sich kostenfrei bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) registrieren.

Die Antragsformulare dafür können Sie unter www.erechnung-drv.de herunterladen. Den ausgefüllten Antrag senden Sie bitte an folgende Adresse:

Deutsche Rentenversicherung Bund

Team Authentifizierung

Berner Straße 1

97084 Würzburg

Alternativ kann auch eine Zusendung an folgende E-Mail-Adresse erfolgen:

drvlogin@deutsche-rentenversicherung.de

Sie erhalten von dort

• eine Benutzerkennung,
• ein Passwort und

Mit diesen Zugangsdaten können Sie sich über die URL https://www.eservice-drv.de/eLogin/ anmelden.

Hier wählen Sie dann die Rolle „eRechnungen für betriebswirtschaftliche Leistungen“ aus und Klicken auf Anmelden.

Über „Neueingabe“ können Sie nun Ihre Rechnungsdaten erfassen:

Im Reiter „Upload“ können Sie extern erstellte xRechnungen Hochladen.

In der „Anzeige“ erhalten Sie die Übersicht Ihrer zwischengespeicherten oder bereits eingereichten Rechnungen.

Auch haben Sie die Möglichkeit bereits erfasste Rechnungen als „Vorlage“ zu benutzen, um ähnliche Rechnungen zu erfassen bzw. um sich die Eingabe von Stammdaten zu ersparen.

Wir möchten darauf hinweisen, dass die in der Web-Maske erfassten Rechnungen einen Datensatz der Version xRechnung (V3.0.1) erzeugen.

Auch die Rechnungen die über den Upload eingereicht werden, müssen mit dieser Version des Datensatzes der xRechnung erstellt sein.

Bitte beachten Sie, dass die für die xRechnung halbjährlich neue Versionen bereitgestellt werden, die dann zu einem festen Termin die aktuelle Version ablösen.

In unserem Portal werden dann jeweils entsprechende Anpassungen vorgenommen.

Die aktuelle Version 3.0.1 ist weiterhin für die Versionen 2.0 bis 2.3 sind noch bis zum 01.02.2025 Abwärtskompatibilität.

Die Größe der Dateien inklusive der Anhänge darf 11 MB nicht überschreiten.

Aus Datenschutzgründen werden erfolgreich eingereichte Rechnungen, die 90 Tage oder älter sind, gelöscht.

unbedingt erforderliche Angaben in der elektronischen Rechnung

Neben den gesetzlich vorgegebenen Rechnungsinhalten (§14 UStG) achten Sie bitte darauf, folgende Angaben zu machen:

• Leitweg-ID (BT-10; Muss-Feld)

Bitte geben Sie unbedingt die richtige Leitweg-ID in der XRechnung an. Damit wird sichergestellt, dass Übermittlung in unser Rechnungsbearbeitungssystem erfolgt.

Zur Erleichterung ist im Portal eine Auswahl hinterlegt:

Unsere Leitweg-ID‘s lauten:

• für den Buchungskreis 1000: (Hauptverwaltung, Düsseldorf und Service-Zentren) 05000000-13BW100000000002-73
• für den Buchungskreis 9000: (Nordseeklinik, Borkum) 05000000-13BW900000000002-50
• für den Buchungskreis 9100: (Aggertalklinik, Engelskirchen) 05000000-13BW910000000002-97
• für den Buchungskreis 9200 Klinik Roderbirken, Leichlingen 05000000-13BW920000000002-47
• für den Buchungskreis 9300 (Eifelklinik, Manderscheid) 05000000-13BW930000000002-94
• für den Buchungskreis 9400: (Lahntalklinik, Bad Ems) 05000000-13BW940000000002-44
• für den Buchungskreis 9500: (Klinik Niederrhein, Bad-Neuenahr) 05000000-13BW950000000002-91

Sie ist im Auftrag an folgender Stelle zu finden:

• Erfassung der Anschrift in XRechnungen beim Upload

Hinweis: Gilt nur für Dateien, die außerhalb des Portals erstellt und dann im Portal hochgeladen werden.

Um eine fehlerfreie Zuordnung der Rechnungen zu ermöglichen, ist es erforderlich in der XRechnung die Bezeichnung des Auftraggebers analog der Erfassung im SAP System vorzugeben.

Für unsere xRechnungen bedeutet dies, dass als Name und Anschrift des Rechnungsempfängers unbedingt folgende Daten vorzugeben ist:

DRV Rheinland

Königsallee 71

40194 Düsseldorf

• Ihre Lieferanten-/Kreditorennummer bei uns (BT-29-)

Sie ist im Auftrag an folgender Stelle zu finden:

Bitte geben Sie die Lieferanten-/Kreditorennummer in der Rechnung immer an.

• IBAN (BT-84-)

Bitte geben Sie die IBAN ohne Leerzeichen vor:

• Bestellnummer (BT-13; für Rechnungen mit Bestell-/Auftragsbezug)

Bitte beachten Sie: Im Ihnen zugesandten Auftrag entspricht die Auftragsnummer der Bestellnummer in der E-Rechnung.

Bitte geben Sie die Bestellnummer in der Rechnung immer an.

• Rechnungsnummer (BT-1)

Die Rechnungsnummer bitten wir, wenn möglich, nur max. 16 stellig vorzugeben, damit eine schnellere Bearbeitung in unserem System erfolgen kann.

• Kontraktnummer (Feld BT-12) und Vergabenummer (Feld BT-17)

Um die Kontraktnummer und/ oder die Vergabenummer vorzugeben, muss im Reiter Rechnungsdaten der Haken im Feld Rechnungsreferenzen gesetzt werden. Dadurch werden die für einen Eintrag erforderlichen Felder aufgeblendet.

• Bezeichnung (BT-153)

Bitte geben Sie bei Rechnungen mit Bestell-/Auftragsbezug im Feld Bezeichnung unbedingt den Text der Bestellposition aus dem Ihnen übersendeten Auftrag ein.

Soweit Sie nicht zur Einreichung von E-Rechnungen verpflichtet sind und diese Möglichkeit auch nicht nutzen möchten, können Sie Ihre Rechnungen auch weiterhin über den Postweg an uns senden.

Für den Support zum E-Rechnungsportal sind die Kollegen wie folgt erreichbar:

Verfahren zur Einreichung von Rechnungen als E-Mail oder als PDF-Anhang in einer E-Mail

Es besteht die Möglichkeit Rechnungen durch Versand als PDF-Anhänge in E-Mails an die folgende Adresse zu senden:

rechnungen@drv-rheinland.de

Dabei sind folgende Vorgaben zu beachten:

1. Es dürfen ausschließlich E-Mails, denen die Rechnung als PDF-Dokument beigefügt wurden, an die Adresse gesendet werden.

Mails mit Rechnungsanhängen in anderen Formaten (z.B. xml, xlsx, docx, dif, jpeg) werden nicht anerkannt und können nicht verarbeitet werden.

1. Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Lieferscheine oder Detailaufstellungen müssen in das PDF als Sammeldokumente eingebettet werden oder separat an die E-Mail Adresse

einkauf@drv-rheinland.de

gesandt werden.

Sie dürfen nicht als eigenständiges PDF in der Rechnungs-Mail oder in einer anderen an die Rechnungs-Mail-Adresse gerichteten Mail gesandt werden.

Bitte geben Sie grundsätzlich bei diesen E-Mails mit an, ob es sich um eine Rechnung für die HV in Düsseldorf incl. Service-Zentren oder eine Klinik handelt, damit die E-Mail weitergeleitet werden kann.

1. Sofern zusätzliche Dokumente in einem anderen Format als PDF (z.B. Detailaufstellungen in Excel-Format) zur Rechnungsverarbeitung erforderlich sind, müssen diese ebenfalls separat an die E-Mail Adresse einkauf@drv-rheinland.de gesandt werden.

Hier ist unbedingt der Vermerk der zugehörigen Rechnungsnummer im Betreff und in der Datei erforderlich.

1. Bitte verwenden Sie als Rechnungsadresse auf der PDF-Rechnung für Rechnungen der Hauptverwaltung oder der Service-Zentren immer die Adresse:

   Deutsche Rentenversicherung Rheinland Königsallee 71 40210 Düsseldorf

   Bei Rechnungen, die Lieferungen an eine unserer Kliniken enthalten, geben Sie bitte auf der PDF-Rechnung die Rechnungsadresse der jeweiligen Klinik an (und schicken die Rechnung trotzdem an die E-Mailadresse rechnungen@drv-rheinland.de ).