20220805_dsgvo_und_vertraulichkeit_anlage_zu_vergabeunterlage.docx

Anlage

Vertraulichkeitsvereinbarung und Datenverarbeitung

Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit

1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten sowie von Betriebs- und Geschäftsinformationen, zu denen er Zugang oder Kenntnis erlangt (Art. 5 Abs. 1 f, Art. 32 Abs. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie § 35 des Ersten Sozialgesetzbuchs (SGB I)). Durch diese Verpflichtung ist es untersagt, unbefugt die oben genannten Daten bzw. Informationen zu kopieren, weiterzuverbreiten oder sonst irgendwie zu verarbeiten (vergleiche hierzu Anhang Verpflichtungserklärung Seite 5). Der Auftraggeber behält sich vor, diese Verpflichtungserklärung jederzeit vom Auftragnehmer abzufordern.
2. Diese Verpflichtung gilt ab dem Zeitpunkt der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren einschließlich einer anschließenden Vertragslaufzeit und unbegrenzt darüber hinaus.
3. Diese Verpflichtung erstreckt sich auf alle Personen, die im Zuge der Vertragsanbahnung oder Vertragsabwicklung für den Auftragnehmer tätig werden; der Auftragnehmer gewährleistet, dass dieser Personenkreis von ihm entsprechend verpflichtet wird. Auf Anforderung wird der Auftragnehmer einen Nachweis hierüber vorlegen.
4. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber alle ihm im Zusammenhang mit der Auftragserfüllung übergebenen Unterlagen einschließlich etwaiger Vervielfältigungen spätestens drei Monate nach Vertragsbeendigung herauszugeben; es besteht keinerlei Zurückbehaltungsrecht an diesen Unterlagen. Gleiches gilt für Informationen und Unterlagen, die der Auftraggeber im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung selbst erzeugt hat; sie sind Eigentum des Auftraggebers.
5. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, eine elektronische Verarbeitung der unter Ziff. 4 genannten Unterlagen nur mit Einwilligung des Auftraggebers vorzunehmen und alle in seinem Verantwortungsbereich vorgenommenen Speicherungen spätestens drei Monate nach Vertragsbeendigung unwiderruflich zu löschen.
6. Im Zuge der Vertragsabwicklung sind Individualregelungen zu Ziff. 4 und 5 zulässig; hierfür besteht das Schriftformerfordernis.
7. Verstöße gegen die Vertraulichkeit werden zur Anzeige gebracht und können nach Art. 83 Abs. 4 DS-GVO, §§ 42, 43 BDSG sowie nach § 85 Zehntes Sozialgesetzbuch (SGB X) mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.
8. Darüber hinaus ist der Auftragnehmer verpflichtet, auf Verlangen der Auftraggeberin die betreffenden Personen für die weitere Vertragserfüllung nicht weiter einzusetzen.
9. Datenverarbeitung

Sie erhalten von der Deutschen Rentenversicherung Rheinland diese Hinweise, da wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten bzw. die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten zu speichern.

Mit den nachfolgenden Erläuterungen wollen wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Rechte im Rahmen des Datenschutzes geben.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die

Deutsche Rentenversicherung Rheinland, vertreten durch die Geschäftsführung

Ansprechpartner ist die

Abteilung Gebäudemanagement

Herr Michael Luse

Königsallee 71

40215 Düsseldorf

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Deutschen Rentenversicherung ist

Herr Peter Lindow (komissarisch), zu erreichen über:

Deutsche Rentenversicherung Rheinland

Königsallee 71

40215 Düsseldorf

Tel: 0211/ 937-4576, E-Mail: peter.lindow@drv-rheinland.de oder datenschutzbeauftragter@drv-rheinland.de

1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Für die Anbahnung, Abwicklung oder Beendigung von Geschäftsbeziehungen und für die Erfüllung uns rechtlich bindender Vorgaben erheben wir folgende Informationen:

• Firmenname,
• Ansprechpartner / Beschäftigte: Anrede, Titel, Vorname, Nachname,
• Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Berufsbezeichnung),
• ggf. weitere Informationen, die für die o.g. Zwecke notwendig sind oder von Ihnen mitgeteilt wurden.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre oder unsere Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder c DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung von Geschäftsprozessen und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen erforderlich.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von rechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

1. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nur in dem erforderlichen Umfang statt. Eine Weitergabe zu anderen als den oben aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den oben aufgeführten Zwecken verwendet werden.

1. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus
• Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
• Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierzu können Sie sich auch an folgende Stelle werden: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf

1. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an michael.luse@drv-rheinland.de.

Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit

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Name des Verpflichteten

Sehr geehrte(r) Frau/Herr.....................

ich verpflichte Sie auf die Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten sowie Betriebs- und Geschäftsinformationen, zu denen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Zugang erhalten oder Kenntnis erlangen, nach Art. 5 Abs. 1 f, Art. 32 Abs. 4 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie § 35 des Ersten Sozialgesetzbuchs (SGB I). Es ist Ihnen untersagt, unbefugt die oben genannten Daten/Informationen zu kopieren, weiterzuverbreiten oder sonst irgendwie zu verarbeiten.

Diese Verpflichtung gilt während Ihrer Tätigkeit bei der Deutschen Rentenversicherung Rheinland, besteht aber auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit unbefristet fort.

Verstöße gegen die Vertraulichkeit werden zur Anzeige gebracht und können nach Art. 83 Abs. 4 DS-GVO, §§ 42, 43 BDSG sowie nach § 85 Zehntes Sozialgesetzbuch (SGB X) mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.

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Datum, Unterschrift des Auftraggebers

Über die Verpflichtung zur Vertraulichkeit und die sich daraus ergebenden Verhaltensweisen wurde ich unterrichtet.

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Datum, Unterschrift des Verpflichteten