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Datenschutzhinweise für die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren
Informationen gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679)
| 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen bzw. der verantwortlichen Vergabestelle | Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. Albert-Einstein-Straße 9 07745 Jena Deutschland Frau Bach +49 3641 206556 +49 3641 206599 saskia.bach@leibniz-ipht.de |
|---|---|
| 2. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten | Prof. Dr. Ralph Wagner Dresdner Institut für Datenschutz Hospitalstraße 4 01097 Dresden Deutschland +49 351 655772-0 +49 351 655772-22 r.wagner@dids.de |
| 3. Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten | Der Verantwortliche führt die Datenverarbeitung im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durch. Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von Vergabeverfahren zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bietern/Bewerbern (bspw. Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen) und der Dokumentation /Archivierung sowie zu Statistikzwecken (Vergabestatistik). Des Weiteren erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertrags- durchführung/-abwicklung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen. |
| 4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personen- bezogenen Daten | Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt bzw. ist erforderlich: a) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art.6 Abs.1 S.1 lit. b) DS-GVO) Eine Verarbeitung von Daten erfolgt im Zuge der Durchführung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen und in einem für die Erfüllung der entsprechenden vertraglichenVerpflichtungen/für die Vertragsabwicklung erforderlichem Umfang. |
| b) Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt (Art.6 Abs.1 S.1 lit. c) DS-GVO) Der Verantwortliche ist im Rahmen seiner Beschaffungstätigkeit verpflichtet, Vergabeverfahren auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) oder der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - Teil A (VOL/A) durchzuführen und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zu verarbeiten (z.B. personenbezogene Daten, welche in Teilnahmeanträgen oder Angeboten übermittelt werden). | |
| 5. Kategorien der verarbeiteten personenbezogener Daten | Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/erhoben bzw. verarbeitet werden: Personalien/Adress- und Kontaktdaten des Betroffenen (bspw. dienstliche Kontaktdaten), Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Betroffenen (bspw. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position/in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist), Daten zur Aus- und Weiterbildung des Betroffenen (bspw. Lebenslauf, Studien- und Ausbildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise, u.ä.), Daten aus einem zwischen dem Verantwortlichen bzw. Auftraggeber und dem Betroffenen ggf. bereits bestehenden Vertragsverhältnis. |
| 6. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personen- bezogenen Daten | - Mitarbeiter des Verantwortlichen - Mitarbeiter des Auftraggebers - Durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten, u.ä. |
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| 7. Übermittlung der personen- bezogenen Daten | Der Verantwortliche hat nicht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. |
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| 8. Dauer, für die die personen- bezogenen Daten gespeichert werden | Der Speicherzeitraum beginnt mit der erstmaligen Speicherung der personenbezogenen Daten; der Zeitpunkt der Speicherung entspricht in der Regel dem Zeitpunkt der Erhebung der personen- bezogenen Daten. In der Regel werden die Dokumentationsunterlagen (Vergabedokumentation, Vergabevermerk), die Angebote, die Teilnahmeanträge und ihre Anlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Zuschlag im jeweiligen Vergabeverfahren erteilt wurde. |
| 9. Datenschutzrechte/Rechte der betroffenen Person | Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO genannten Informationen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). Es wird darauf hingewiesen, dass die Teilnahmeanträge und Angebote gemäß § 53 Abs. 7 S. 2 VgV vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten müssen. Des Weiteren ist zu beachten, dass eine grundsätzlich im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers liegende Nachforderung von unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen/Angaben lediglich unter den Voraussetzungen des § 56 Abs. 2 VgV zulässig ist. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden; der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen bzw. entsprechende Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“). Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art.18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist. |
| Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS- GVO). Die betroffene Person hat nicht das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art.20 DS-GVO, Recht auf Datenübertragbarkeit), da die durch den Verantwortlichen durchgeführte Datenverarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt (Träger der Krankenversorgung). | |
| 10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde | Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt (Art.77 DS-GVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. |
| 11. Quelle der personenbezogenen Daten | Die personenbezogenen Daten stammen in der Regel nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen, sondern werden entweder bei der betroffenen Person oder bei Dritten (bspw. Auftraggeber von Referenzprojekten) erhoben. |
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Datenschutzhinweise für die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren
Informationen gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679)
| 12. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten | Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung (§ 122 GWB i.V.m. § 44 ff. VgV) herangezogen; bspw. können Bewerber/Bieter aufgefordert werden, Angaben zu technischen Fachkräften oder den Führungskräften des Unternehmens (u.a. Studien- und Ausbildungsnachweise, Lebensläufe, Referenzen) zu machen und/oder entsprechende Nachweise einzureichen. Des Weiteren können personenbezogene Daten auch bspw. im Rahmen von Erklärungen zum Nichtvorliegen eines Ausschlussgrundes nach §§ 123 ff. GWB und den ggf. erfolgten Selbstreinigungsmaßnahmen erhoben werden. Nicht zuletzt werden personenbezogene Daten schon als Betandteil der eigentlichen Teilnahmeantrags- oder Angebotsunterlagen erhoben (bspw. ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahme-/Vergabeunterlagen, durch den Bewerber/Bieter ggf. beigelegte Unterlagen). Die betroffenen Personen sind im Rahmen eines Vergabeverfahren verpflichtet die jeweils geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sofern die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten nicht eingereicht/bereitgestellt werden, kann ein Ausschluss des Teilnahmeantrags/des Angebotes vom weiteren Vergabeverfahren erfolgen (§ 57 VgV). Die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten sind insofern als für einen Vertragsschluss erforderlich zu betrachten. |
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| 13. Automatisierte Entscheidungs- findung/Profiling | Die betroffenen Personen werden keiner teilweise oder ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen. |
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