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Verfahrensbedingungen - Rahmenvertrag
Stand: 01.05.2022
Anforderungen an das Angebot / Kommunikation
Das Angebot hat in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst und vom Bieter/Auftragneh- mer (im Folgenden: AN) vollständig ausgefüllt zu sein. Etwaige Änderungen an Eintragungen müssen zweifelsfrei und dokumentenecht sein. Auf etwa bestehende Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, die der AN sorgfältig zu prüfen hat, hat er den Auftraggeber (im Folgenden: AG) unverzüglich hinzuwei- sen.
Die Angebotsabgabe ist ausschließlich in digitaler Form über die Vergabeplattform möglich. Bitte nutzen Sie hierfür die Funktionalitäten des „Bietercockpits“ https://vergabekooperation.berlin/NetServer/in- dex.jsp. Das digitale Angebot ist in einfacher Ausführung in Textform gem. § 126 b BGB einzureichen. Andere als auf elektronischem Wege übermittelte Angebote sind nicht zugelassen.
Bitte berücksichtigen Sie, dass nur die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe (AzA) bzw. im Angebotsschreiben aufgeführten Unterlagen dem Angebot beizufügen sind.
- Prüfung und Wertung der Angebote / Verhandlungen
Eine öffentliche Submission nach Eingang der Angebote findet nicht statt.
Die eingegangenen Angebote werden zunächst daraufhin geprüft, ob sie die formellen Anforderungen erfüllen. Dabei werden insbesondere geprüft:
• die rechtzeitige Einreichung und die richtige Form des Angebotes, • die Einhaltung der vorgegebenen Formalien des Angebotes, vollständige Ausfüllung des vorbereiteten Angebotsschreibens nebst den vorgegebenen Bietererklärungen, Eindeutigkeit der Eintragung, • die Einhaltung der ggf. geforderten Mindestanforderungen.
Angebote, die die formalen Anforderungen nicht erfüllen, können ausgeschlossen werden. Der AG be- hält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern oder eine Aufklärung über aufklärungsbedürftige/auf- klärungsfähige Inhalte der Angebote, ggf. auch mehrfach, zu betreiben.
Das Angebot ist zwingend unter Beachtung der Regelungen der beigefügten / oder verlinkten Vertrags- bedingungen auszufertigen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des AN sind im Angebot nicht in Bezug zu nehmen.
Nach Feststellung der formellen Ordnungsgemäßheit der Angebote schließt sich die inhaltliche und wirt- schaftliche Prüfung an. Der AG wird den wirtschaftlichsten AN nach den Kriterien der bekanntgemachten Bewertungskriterien ermitteln.
Die kaufmännischen Konditionen (Angebotspreise) werden grundsätzlich - vorbehaltlich einer abwei- chenden Regelung in der AzA - über beigefügte Preisblätter / Leistungsverzeichnisse abgefragt. Der Angebotspreis beinhaltet alle Positionen des Leistungsverzeichnisses / Preisblattes. Sofern Nebenan-
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gebote zugelassen sind, gilt dies entsprechend. Die Bewertung des Angebotsendpreises erfolgt aus- schließlich über die abgegebenen/eingetragenen Preispositionen ggf. unter Berücksichtigung abgefrag- ter Nebenkostenpauschalen. Ist der AN der Auffassung, dass aufgrund des geringen Arbeitsaufwandes ein Preis entbehrlich ist, so ist dieser Posten mit 0,00 € zu beziffern. Sofern ein AN von der Struktur und den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses / Preisblattes abweicht, kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Ausnahmen und/oder Sonderregelungen ergeben sich aus der jeweiligen AzA oder dem beigefügten Preisblatt.
Die fachlichen Kriterien (Qualität), deren Gewichtung und Wertung und die Art und Weise der Nach- weisführung sind in den übrigen Vergabeunterlagen aufgeführt.
Der AG behält sich bei Verhandlungsverfahren, Freihändigen Vergaben und Miniwettbewerben vor, ei- nen Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten. Für den AG besteht unter Wahrung der Gleichbehandlung im Falle von Verhandlungen die Möglichkeit, das gesamte Angebot zu verhandeln.
Sofern eine Angebotsverhandlung stattfindet, wird der AG die AN auffordern, unter Berücksichtigung der in der Verhandlung gestellten Fragen, abgegebenen Erklärungen, Vereinbarungen und sonstigen Fest- legungen, ein abschließendes Angebot einzureichen (sog. optimiertes Angebot). Ggf. sind auch meh- rere Optimierungsrunden möglich. Die abschließende Wertung erfolgt dann anhand der letztendlich ein- gereichten optimierten Angebote der AN. Eventuelle Konzepte sind nicht Bestandteil der Optimierung und werden ausschließlich im Rahmen der Abgabe des 1. Angebotes gewertet/gewichtet.
- Systematik für (Einzel)Abrufe aus dem Rahmenvertrag
Standardbeauftragungsprozess Zur Ermittlung des ‚wirtschaftlichsten Angebots‘ wird der AG bei einem Einzelauftrag nach dem Stan- dardbeauftragungsprozess ein Auftrags-Leistungsverzeichnis oder ein Auftrags-Preisblatt unter der Zu- grundelegung der jeweils benötigten Positionen aus dem Leistungsverzeichnis und/oder dem Preisblatt des Rahmenvertrages mit den zu beauftragenden voraussichtlichen Mengen erstellen. Der AG wird für den so festgestellten Leistungsumfang einen Preisspiegel erstellen, der die eingeschätzten Preise aller Rahmenvertragspartner unter Zugrundelegung der im Rahmenvertrag vereinbarten Vergütung enthält.
Soweit der Beschaffungsbedarf bei einem Standardabruf ggf. auch Leistungen umfasst, die nicht mit Positionen/Preisen des Rahmenvertrags übereinstimmen, sondern insofern als geänderte oder zusätz- liche Leistungen gemäß Vertrag zu kalkulieren sind/wären, wird der AG eine entsprechende / eigenstän- dige Einschätzung zur vertragsgerechten Preisbildung vornehmen und bei der Ermittlung des preis- günstigsten Gesamtpreises berücksichtigen. Bei dieser Einschätzung werden die jeweiligen vertraglichen Regelungen zur Kostenermittlung für Nachtragsangebote angewendet. Der AG behält sich in diesem Zusammenhang zum Abgleich vor, ein zusätzliches und vorläufiges Angebot für die geänder- ten/zusätzlichen Leistungen von dem jeweiligen Rahmenvertragspartner einzuholen. Dieses hat nach Möglichkeit den Anforderungen an ein Nachtragsangebot gem. den rahmenvertraglichen Regelungen zu entsprechen.
Der AG behält sich zudem vor, nach seinem Ermessen einen Miniwettbewerb durchzuführen.
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Der Standardabruf richtet sich grundsätzlich nach dem jeweiligen Bedarf des AG und den festgelegten Positionen des Leistungsverzeichnisses/des Preisblattes. Falls nicht allein der Preis als Zuschlagskrite- rium angewendet wurde, wird der AG zusätzlich auch die qualitativen Bewertungskriterien mit dem pro- zentualen Satz berücksichtigen, der bei der Ausschreibung des RV festgelegt wurde.
Individualbeauftragungsprozess / Miniwettbewerb Der AG wird zwischen den Rahmenvertragspartnern einen Miniwettbewerb durchzuführen, wenn
• nicht alle Bedingungen für die Erbringung der Leistungen in der Rahmenvereinbarung festgelegt sind und/oder der geschätzte Auftragswert des Einzelabrufes den jeweils einschlägigen Schwel- lenwert nach § 106 GWB erreicht oder überschreitet oder • sofern eine Überschreitung der Schwellenwerte nicht vorliegt, der AG sich aber nach freiem Ermessen für die Durchführung eines Miniwettbewerbs entschieden hat oder • wenn abweichende Wertungskriterien zum Rahmenvertrag für die Beurteilung des wirtschaft- lichsten Angebotes für die abzurufende Leistung erforderlich sind.
Der AG wird den Einzelauftrag im Miniwettbewerb grundsätzlich an denjenigen Rahmenvertragspartner erteilen, der das wirtschaftlichste Angebot legt.
Die nachstehenden Regelungen zur Preisermittlung gelten bei einem Rahmenvertrag mit nur einem Vertragspartner bei einer Angebotseinholung entsprechend.
Die Preisermittlung für diesbezügliche Angebote hat den vereinbarten Preisen / Preispositionen des Rahmenvertrages zu entsprechen. Für geänderte oder zusätzliche Leistungen hat die Preisbildung den Vorschriften des Rahmenvertrages zur Bildung von Nachtragspreisen zu entsprechen. Die danach ermittelten Preise können durch die Rahmenvertragspartner für im Miniwettbewerb abzu- gebende Angebote jedoch insgesamt oder in einzelnen Positionen gesenkt bzw. unterschritten werden. Der AG kann zum Prüfen der Angebotspreise auch eine Angebotskalkulation gemäß den Preisbildungs- vorschriften des Rahmenvertrages verlangen und überprüfen.
Der AG behält sich im Rahmen des Miniwettbewerbs vor, neben dem Preis weitere qualitative Kriterien zu werten. Hierzu gehören u.a. die folgenden Kriterien. Die Auflistung ist nicht abschließend.
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einzelauftragsbezogenes Konzept /Personaleinsatzkonzept
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Zusicherung bestimmter Vertragstermine (Liefertermine, Leistungszeiträume etc.)
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Testprogrammierung
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Muster
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Personaleinsatzkonzept
Die genaue Gewichtung und Gewichtungsfaktoren für die einzelnen Kriterien werden den AN im Mini- wettbewerb mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes bekanntgegeben. Der Preis wird dabei eine Gewichtung von 60 bis 100 % erhalten. Die qualitativen Zuschlagkriterien erfahren einzeln oder in Summe eine Gewichtung von 0 bis 40%.
Die obigen Regelungen zur formalen Prüfung der Angebote, die Hinweise für einen Zuschlag auf ein Erstangebot und die Hinweise zu möglichen Optimierungen gelten im Miniwettbewerb entsprechend.
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Der AG wird die AN, deren Angebote nicht berücksichtigt werden können, entsprechend § 134 GWB, über den AN, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat, und die Gründe für die Nichtberücksich- tigung des jeweiligen AN informieren, sofern der Anwendungsbereich des 4. Teils des GWB für den jeweiligen Miniwettbewerb gegeben ist; vgl. §§ 106, 136 GWB.
- Umgang mit Daten des AN
Der AN erklärt sich mit seiner Verfahrensteilnahme damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können.
- Wettbewerbsbeschränkende Abreden
Wettbewerbsbeschränkende Abreden führen zum Ausschluss des Angebotes.
- Nachprüfungen / Einsicht im Nachprüfungsverfahren (EU)
AN können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße an folgende Stellen wenden. Nur bei Verga- ben oberhalb der Schwellenwerte kann Rechtschutz mit Wirkung des § 155 ff. GWB durch Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer des Landes Brandenburg erhoben werden:
Flughafen Berlin Brandenburg GmbH Bereich Recht und Compliance Flughafen Schönefeld 12521 Berlin
Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie Heinrich-Mann-Allee 107 14473 Potsdam
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 ff. GWB allen Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB grundsätzlich ein Akteneinsichtsrecht zu- kommt.
Mit der Abgabe des Angebotes wird dieses Angebot in die Akte des Auftraggebers aufgenommen. Jeder AN muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot, mit allen wesentlichen Be- standteilen, von den Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden AN, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Die Entscheidung über den Umfang der Akteneinsicht obliegt allein der Vergabekammer.
- Allgemeine Hinweise im Auftragsfall
Es sind die folgenden / verlinkten Rechnungsanforderungen zu berücksichtigen:
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https://corporate.berlin-airport.de/content/dam/corporate/de/geschaeftspartner/einkauf/anfor- derungen-rechnungsstellung.pdf
Es wird darauf hingewiesen, dass mit Angebotslegung/Zuschlagserteilung oder später im Rahmen der Vertragsabwicklung gegebenenfalls eine Pflicht bestehen kann, am Gutschriftenverfahren (§ 14 Abs. 2 UStG) teilzunehmen.
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