[Seite 1]
Abschluss von Rahmenverträgen zur Transkription von audiovisu- ellen Vernehmungen der Polizei Berlin im „Open-House“-Verfahren
Einleitung:
Der Auftraggeber (AG) führt zur Gewinnung von Rahmenvertragspartnern zur Tran- skription von audiovisuellen Vernehmungen ein „Open-House-Verfahren“ durch.
Der Beitritt zum Verfahren / Abschluss einer entsprechenden Rahmenvereinbarung soll über die gesamte Laufzeit des „Open-House-Verfahrens“, welche für vier Jahre geplant ist, für alle die Anforderungen erfüllenden Auftragnehmer (AN) möglich sein.
Der Abschluss dieses Vertrags begründet keinen Anspruch auf eine feste Anzahl an Transkriptionsaufträgen. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt rollierend, wobei der Umfang der Einzelaufträge dabei unbeachtlich ist.
Mit Vertragsabschluss erklären sich die AN ausdrücklich damit einverstanden, sich mit Sachverhalten im Phänomenbereich der Sexualdelikte zu befassen, die unter Umständen emotional belastend sein können.
Leistungsbeschreibung:
Die Transkriptionen erfolgen grundsätzlich anhand der folgenden Vorgaben:
- Es erfolgt eine wortgetreue Transkription (inklusive Dialekt, sprachlichen Feh- lern etc.).
- Jede sprechende Person erhält eigene Absätze, entweder im Frage-Antwort- Stil oder mit vorangestelltem Namen / Kürzel.
- Bei mehreren Vernehmenden muss erkennbar sein, wer die Frage stellt (z.B. „Frage (Kriminaloberkommissar (KOK) Müller):“).
- Relevante Gestik / Mimik wird, sofern möglich, in Klammern notiert (z.B. Nicken, Lachen, Seufzen etc.).
- Pausen ab ca. 3 Sekunden werden durch (…) markiert.
- Unverständliche Wörter werden mit „(unv.)“ gekennzeichnet. Längere unver- ständliche Passagen werden möglichst mit der Ursache versehen: „(unv., Mik- rofon rauscht)“. Wird ein Wortlaut vermutet, wird die Passage mit einem Frage- zeichen in Klammern gesetzt, z.B. „(Axt?)“.
- Besonders betonte Begriffe werden unterstrichen.
- Sehr lautes Sprechen wird durch Großbuchstaben kenntlich gemacht.
[Seite 2]
- Zustimmende bzw. bestätigende Lautäußerungen wie „hm, aha, ja, genau“, die den Redefluss der anderen Person nicht unterbrechen, werden nicht transkri- biert, es sei denn sie werden als direkte Antwort auf eine Frage genannt.
- Nach „hm“ wird eine Beschreibung der Betonung in Klammern festgehalten: be- jahend, verneinend, nachdenkend, fragend, wohlfühlend, z.B. „hm (bejahend)“.
- Wort-/Satzabbrüche werden mit „/“ markiert: „Ich hab‘ mir Sor/ Gedanken ge- macht.“.
- Das fertiggestellte Dokument wird mit der eigenen Unterschrift und dem Zusatz, dass die Richtigkeit der Übertragung bestätigt wird („f.d.R.d.A.“), versehen.
Sonstige verfahrensrelevanten Informationen:
Jährlich sind insgesamt mind. 180 Transkriptionen anzufertigen (Tendenz stei- gend). Es besteht für die AN keine Auftragsgarantie. Die durchschnittliche Länge einer Vernehmungsaufzeichnung liegt bei ca. 85 Minuten. Der Festpreis für die beschriebene Leistung beträgt 2,20 Euro pro Minute der Aufzeichnung. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt rollierend, wobei der Umfang der ein- zelnen Aufträge dabei unberücksichtigt bleibt. Bei Unmöglichkeit der Erfüllung, z.B. Krankheit, Urlaub etc. ergeht der Auftrag rollierend an den nächsten Teilnehmenden. Ebenfalls ist eine Ablehnung ein- zelner Aufträge aus Kapazitätsgründen möglich. Ein Anrecht auf „Nachholung“ eines aus diesen Gründen nicht zustande gekommenen Auftrages besteht durch den AN nicht. Die Einzelleistung ist jeweils innerhalb von 7 Arbeitstagen abschließend zu er- bringen. Die zu verschriftenden Vernehmungen werden digital und verschlüsselt über einen Gateway des AG (z.B. Secure Hub) übermittelt. Entsprechende techni- sche Möglichkeiten müssen durch die Teilnehmenden an diesem Verfahren sichergestellt werden. Die Auftragsvergabe erfolgt beim AN zentral über einen Ansprechpartner beim Fachbereich des LKA Berlin. Es besteht ein außerordentliches Kündigungsrecht bei Nicht- oder Schlecht- leistung unter der Voraussetzung, dass eine Nachbesserung innerhalb einer vom AG gesetzten Frist nicht zur Zufriedenheit des AG erbracht wurde. Die vereinbarten Preiskonditionen gelten unabhängig von der Anzahl für die gesamte Vertragslaufzeit. Die bestehenden Verträge bleiben bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Ver- tragslaufzeit unverändert gültig und werden durch dieses Verfahren nicht berührt. Eine Teilnahme an dem neuen „Open-House-Verfahren“
[Seite 3]
sowie der Abschluss eines neuen Vertrages sind erst zum Ablauf des be- stehenden Vertrages erforderlich.
Voraussetzungen zur Teilnahme am Verfahren:
Die AN müssen Erfahrung auf dem Gebiet der professionellen Verschriftung haben, diese Eignung ist nachzuweisen.
Hierfür sind mindestens drei Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren mit Anga- ben über die wesentlichen Inhalte der erbrachten Leistungen, den Auftragswert, Auf- tragszeitraum sowie dem Auftraggeber mit Kontakttelefonnummer beizubringen.
Der Nachweis von Referenzprojekten entfällt, wenn der Bieter bereits Tran- skriptionsleistungen für die Polizei Berlin im Rahmen des vorangegangenen Rahmenvertrages (PolBln 128_23) erbracht hat. Der Bieter hat dies mit einer Ei- generklärung mit Nennung des Datums des Vertragsschlusses und seiner An- sprechperson bei der Polizei Berlin zu belegen.
Die AN müssen ihren Hauptwohnsitz innerhalb des Geltungsbereichs der StPO ha- ben. Eine Weiterleitung der durch den AG zur Verfügung gestellten Dateien an an- dere Personen/Institutionen ist nicht gestattet. Die AN erklären sich damit einverstan- den und sagen Ihre Verschwiegenheit in Form einer Eigenerklärung schriftlich zu. Das Verschicken der Dateien sowohl vom AG als auch der AN erfolgt stets ver- schlüsselt über einen Gateway des AG (z.B. Secure Hub).
Da die zu verschriftenden audiovisuellen Vernehmungen Bestandteil von Ermittlungs- vorgängen sind, in denen u.a. kindliche und jugendliche Personen Geschädigte sind, ist ein behördliches Führungszeugnis des AN - bzw. bei Teilnahme eines Dienstleis- tungsunternehmens des jeweils ausführenden Mitarbeitenden – erforderlich. Dieses ist durch den AN zu beantragen. Als Zieladresse für das behördliche Führungszeug- nis ist folgender Empfänger anzugeben: Landeskriminalamt Berlin, LKA St 51, Tem- pelhofer Damm 12, 12101 Berlin.
Die AN - bzw. bei Teilnahme eines Dienstleistungsunternehmens des jeweils ausfüh- renden Mitarbeitenden – müssen sich entsprechend des Verpflichtungsgesetz (Wirt 240P) belehren lassen und dies anschließend mit ihrer Unterschrift bestätigen. Die entsprechende Verpflichtung erfolgt in den Diensträumen der Fachdienststelle in Ber- lin, unter der Anschrift: Keithstraße 30, 10787 Berlin. Gegebenenfalls anfallende Rei- sekosten hierfür werden nicht ersetzt.
Die Bereitschaft zur Verpflichtung ist mit einer entsprechenden Eigenerklärung zu be- legen.
Darüber hinaus wird mit den AN eine Vereinbarung hinsichtlich der Verarbeitung per- sonenbezogener Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung
[Seite 4]
(DSGVO) geschlossen. Die personenbezogenen Daten sind gem. Art 17 Abs. 1 a) DSGVO unverzüglich zu löschen, sofern sie für die Zwecke der Transkription nicht mehr notwendig sind. Die Löschung der personenbezogenen Daten ist dem AG schriftlich mitzuteilen.
Die für die Teilnahme an diesem Verfahren geforderten Unterlagen
Referenzliste Eigenerklärung hinsichtlich der Abgabe einer Erklärung zur Verschwie- genheit bei Vertragsschluss Kopie des Antrages für das Behördliche Führungszeugnis Eigenerklärung, hinsichtlich der Bereitschaft des Bewerbers, sich (bzw. die entsprechenden Mitarbeiter/innen) gemäß Verpflichtungsgesetzes belehren zu lassen und dies schriftlich zu bestätigen (Wirt 240)
sind auf dem Postweg an folgende Anschrift zu senden:
Polizei Berlin
Vergabestelle-Dir ZS Fin 5
PolBln 263_26
Platz der Luftbrücke 6
12109 Berlin
Alternativ können die Dokumente auch an folgende Mailanschrift gesandt wer- den:
vergabestelle@poizei.berlin.de
(Nähere Informationen hierzu sind dem Dokument „Teilnahmebedingungen“ zu ent- nehmen)